Preskočite na glavni sadržaj

Sinhronizacija više Teachworks računa s jednim QuickBooks računom

Napisao Teachworks Support

Ako imate glavni račun za upravljanje više Teachworks računa i želite sinhronizirati ove Teachworks račune s jednim QuickBooks računom, možete slijediti upute opisane u ovom članku.

NAPOMENA: Sinhronizacija više Teachworks računa zahtijeva pretplatu na QuickBooks Online Plus kako bi praćenje lokacije i nastave bilo dostupno. Više informacija možete pronaći ovdje: Praćenje lokacija i nastave .

Povezivanje na QuickBooks s vašeg glavnog računa

Kada sinhronizujete jedan Teachworks račun sa jednim QuickBooks računom, povezali biste se na QuickBooks sa svog Teachworks administratorskog računa.

Međutim, ako imate više Teachworks računa i želite ih sinhronizirati s jednim QuickBooks računom, potrebno je da se povežete na QuickBooks sa svog Master Teachworks računa. To možete učiniti slijedeći korake u nastavku:

  1. Ako je vaš QuickBooks račun već povezan s jednim od vaših Teachworks računa, prvo ga morate isključiti slijedeći ove upute: Isključivanje iz QuickBooksa.

  2. Prijavite se na svoj glavni račun.

  3. Kliknite na "Postavke", a zatim kliknite na "Postavke QuickBooksa".

  4. Kliknite na dugme "Poveži se sa QuickBooksom" i slijedite upute da biste povezali svoj račun sa QuickBooksom.

Postavke veze

Nakon povezivanja na QuickBooks sa vašeg Master računa, bit ćete usmjereni na obrazac s postavkama veze.

Postavke glavnog računa

  1. Odaberite "Prodaja" i "Računi popusta" sa svog QuickBooks računa koje ćete koristiti za praćenje prodaje i popusta. Prodaja svake poslovnice bit će zabilježena na ovim računima i označena prema vlastitoj lokaciji.

  2. Odaberite Teachworks račune koje želite sinhronizirati s povezanim QuickBooks računom. Ako ćete sinhronizirati bilo koji od svojih Teachworks računa s vlastitom QuickBooks datotekom kompanije, ostavite kućicu za kompaniju neoznačenu i moći ćete povezati taj Teachworks račun s QuickBooksom unutar tog računa.

  3. Pošaljite obrazac da biste sačuvali postavke.

Postavke QuickBooksa

Prilikom sinhronizacije više poslovnica s jednim QuickBooks računom, morat ćete koristiti funkcije QuickBooks "Lokacije" ili "Razredi" za praćenje prodaje sa svakog od vaših Teachworks računa.

  1. Prijavite se na svoj QuickBooks račun.

  2. Idite na stranicu "Postavke kompanije".

  3. Na stranici "Kompanija", skrolujte prema dolje do odjeljka "Kategorije" i omogućite "Lokacije staza" i/ili "Klasovi staza".

  4. Ako koristite postavku "Klase", odaberite opciju za dodjeljivanje klasa "Jedna cijeloj transakciji".

  5. Pošaljite obrazac da biste sačuvali promjene.

Nakon što omogućite postavke "Praćenje lokacija" i/ili "Praćenje klasa", idite na stranicu "Liste".

  • Ako pratite po lokacijama, kliknite na vezu "Lokacije" i dodajte lokacije za svaki od Teachworks računa podružnice koji ćete sinhronizirati s ovim QuickBooks računom.

  • Ako pratite po razredima, kliknite na link "Razredi" i dodajte razrede za svaki od Teachworks grana računa koje ćete sinhronizirati s ovim QuickBooks računom.

Brojevi faktura i kreditnih memoranduma

Fakture i kreditne note u Teachworksu povećavaju brojeve faktura na svakom računu zasebno. To stvara mogućnost dupliranja brojeva.

Ako želite dozvoliti duplirane brojeve, morat ćete prilagoditi postavku u svom QuickBooks računu slijedeći korake u nastavku:

  1. Kliknite na stranicu "Postavke kompanije".

  2. Na stranici "Prodaja" u odjeljku "Sadržaj prodajnog obrasca", postavite postavku "Prilagođeni brojevi transakcija" na "Isključeno".

  3. Pošaljite obrazac da biste sačuvali promjene.

Ako ne želite dozvoliti dupliranje brojeva, morat ćete osigurati da svaki od vaših Teachworks računa ima različite brojeve faktura.

To se može postići korištenjem različitih "prefiksa" faktura i kreditnih nota ili razmacima između početnih brojeva za svaki od vaših Teachworks računa tako da nikada neće imati duplikate. Više informacija možete pronaći ovdje: Numerisanje faktura .

Postavke računa poslovnice

Kada Teachworks poslovni račun koristi vezu uspostavljenu s glavnog računa, postavke će biti malo drugačije nego da je povezan sa svojim vlastitim QuickBooks računom.

  1. Prijavite se na Teachworks račun podružnice koji koristi vezu uspostavljenu u glavnom računu.

  2. Kliknite na "Račun i postavke", a zatim kliknite na "Integracije i dodaci".

  3. Kliknite na "Postavke" pod QuickBooks Integracija.

  4. Odaberite lokaciju i/ili razred u odgovarajućim poljima. Ovi meniji će prikazati lokacije i/ili razrede koje ste kreirali u svom QuickBooks računu.

  5. Odaberite porezni kod i depozitni račun koji želite koristiti. Računi prodaje i popusta koji se obično prikazuju na ovoj stranici postavljeni su u glavnom računu za sve račune poslovnica Teachworksa koji koriste tu vezu.

  6. Odaberite "Datum početka" za datume transakcija koje želite sinhronizirati.

    NAPOMENA: Ako ste već sinhronizovali transakcije sa ovog Teachworks naloga na vaš QuickBooks nalog, trebali biste postaviti ovaj datum kako biste isključili sve transakcije koje su već sinhronizovane.

  7. Ako želite isključiti plaćanja iz sinhronizacije, omogućite postavku "Isključi plaćanja".

  8. Pošaljite obrazac da biste sačuvali postavke.

  9. Ponovite ove korake za svaku od vaših grana.

Sinhronizacija sa QuickBooksom

Metoda za sinhronizaciju Teachworks računa sa QuickBooks-om korištenjem veze uspostavljene u glavnom računu ista je kao i za sinhronizaciju jednog računa.

  1. Kliknite na "Račun i postavke", a zatim kliknite na "Integracije i dodaci".

  2. Kliknite na "Sinhronizacija" pod QuickBooks integracijom.

  3. Vidjet ćete tabelu s tipovima zapisa koji nisu sinhronizirani. Pojedinačne nesinhronizirane zapise možete pregledati klikom na ikonu "Prikaži" u redu tipa zapisa.

  4. Kliknite na dugme "Sinhronizacija".

Logika i pravila za sinhronizaciju tipova zapisa

Kada sinhronizujete više Teachworks računa sa jednim QuickBooks računom, logika i pravila koja se primjenjuju na sinhronizaciju zapisa razlikuju se od onih kada sinhronizujete jedan Teachworks račun sa jednim QuickBooks računom.

Kupci

  • Novi zapisi - Ako zapis o kupcu nije sinhronizovan sa QuickBooksom, Teachworks će pretražiti vaš QuickBooks račun za postojećeg kupca sa istim imenom, prezimenom I adresom e-pošte.

    • Ako se pronađe odgovarajući zapis, on će biti povezan sa zapisom kupca u Teachworksu, a račun kupca u QuickBooksu će biti ažuriran svim poljima za kontakt podatke za tog kupca u Teachworksu koja nisu prazna.

    • Ako se ne pronađe podudaranje, Teachworks će pokušati kreirati novi korisnički račun u QuickBooksu.

  • Ažuriranje zapisa - Ako je zapis već sinhronizovan sa QuickBooksom, bit će ažuriran sa svim promjenama napravljenim na profilu kupca u Teachworksu. Samo polja za kontakt podatke koja nisu prazna u Teachworksu bit će ažurirana na računu kupca u QuickBooksu.

  • Brisanje - Ako se korisnik koji je sinhronizovan sa QuickBooks-om kasnije izbriše u Teachworks-u, softver će provjeriti da li je taj QuickBooks korisnički račun povezan sa nekim aktivnim korisnicima vaših drugih Teachworks računa. Ako je taj korisnik izbrisan ili je neaktivan u svim povezanim Teachworks računima, tada će korisnik biti postavljen na Neaktivan u vašem QuickBooks računu.

SAVJET: Ako neki od vaših kupaca imaju profile na više od jednog vašeg Teachworks računa i imaju isto ime, prezime i adresu e-pošte – bit će povezani s jednim korisničkim računom u QuickBooksu.

SAVJET: Da bi se fakture i plaćanja uspješno sinhronizirali, vaši kupci moraju biti aktivni. Stoga biste trebali deaktivirati kupce u Teachworksu tek nakon što ste sinhronizirali sve njihove nesinhronizirane fakture i/ili plaćanja s QuickBooksom.

Usluge

Usluge se dodaju na vaš QuickBooks račun kao servisne stavke.

  • Novi zapisi - Ako zapis nije sinhronizovan sa QuickBooksom, Teachworks će prvo provjeriti da li u QuickBooksu postoji stavka sa istim nazivom kao i servis.

    • Ako se pronađe usluga s istim nazivom, bit će povezana s uslugom na vašem Teachworks računu.

    • Ako se ne pronađe usluga s istim nazivom, nova će biti kreirana u QuickBooksu.

SAVJET: Ako vaši Teachworks računi imaju usluge s istim nazivom, one će biti povezane s istom stavkom usluge na vašem QuickBooks računu.

  • Ažuriranje zapisa - Ako je usluga već sinhronizovana sa QuickBooks-om i promijenite naziv usluge u Teachworksu, softver će izvršiti ove korake:

    • Provjerite da li već postoje neke stavke usluge u QuickBooksu s novim nazivom usluge. Ako se pronađe podudaranje, usluga u Teachworksu će biti povezana s uslugom u QuickBooksu. Ako se ne pronađe podudaranje, softver prelazi na sljedeći korak.

    • Provjerite da li su neke usluge na vašem drugom Teachworks računu povezane s ovom uslugom u QuickBooksu i da li se njihovi nazivi usluga podudaraju s novim nazivom. Ako je odgovor da, naziv stavke usluge će biti ažuriran u QuickBooksu. Ako nije, softver prelazi na sljedeći korak.

    • Nova stavka usluge bit će kreirana s novim nazivom usluge Teachworks.

  • Usluge izbrisane u Teachworksu neće biti izbrisane u QuickBooksu. Ako ih želite izbrisati u QuickBooksu, to morate učiniti ručno.

  • Nazivi usluga moraju imati 100 znakova ili manje.

Fakture

  • Novi zapisi - Ako faktura nije sinhronizovana sa QuickBooksom, Teachworks će kreirati novu fakturu u QuickBooksu.

NAPOMENA: Prilikom sinhronizacije više poslovnica s jednim QuickBooks računom, Teachworks će pokušati kreirati novu fakturu čak i ako se pronađe faktura s istim brojem.

Ako ne želite dozvoliti fakture sa duplim brojevima, pogledajte uputstva u odeljku "Numerisanje" ispod.

  • Ažuriranje zapisa - Ako se faktura koja je prethodno sinhronizovana sa QuickBooksom promijeni u Teachworksu, odgovarajuća faktura u QuickBooksu će biti ažurirana sa promjenama.

  • Izbrisane i poništene fakture - Fakture izbrisane ili poništene u Teachworksu moraju se ručno poništiti u QuickBooksu.

  • Lokacija i/ili razred koji ste postavili za Teachworks račun bit će dodijeljeni svim fakturama i kreditnim notama koje su sinhronizirane s QuickBooksom.

  • Numerisanje - Brojevi faktura i kreditnih nota se sekvencijalno povećavaju u svakom od vaših Teachworks računa. Ovo stvara mogućnost dupliranja brojeva između Teachworks računa.

  • Generisanje jedinstvenih brojeva - Ako želite imati jedinstvene brojeve faktura na svom QuickBooks računu, potrebno je osigurati da su brojevi faktura na vašim Teachworks poslovnicama jedinstveni. To se može postići na jedan od sljedećih načina:

    • Korištenje različitih prefiksa faktura i kreditnih nota za svaki Teachworks račun

    • Razmakom između početnih brojeva za svaki od vaših Teachworks računa kako nikada ne bi imali duplikate.

  • Ako pokušate sinhronizirati fakturu s istim brojem kao faktura sinhronizirana s drugog Teachworks računa, QuickBooks će vratiti poruku o grešci i morat ćete promijeniti duplicirani broj fakture.

  • Sprečavanje duplih brojeva - Ako želite spriječiti dupliranje brojeva faktura, morat ćete prilagoditi sljedeću postavku u svom QuickBooks računu:

    • Idite na stranicu "Postavke kompanije"

    • Na stranici "Prodaja" u odjeljku "Sadržaj prodajnog obrasca", postavite "Prilagođeni brojevi transakcija" na "Uključeno".

    • Kada je ovo postavljeno na "Uključeno", ako pokušate sinhronizirati fakture s istim brojevima s različitih Teachworks računa, QuickBooks će vratiti poruku o grešci i neće sinhronizirati fakture.

Kreditne napomene

Gore navedena pravila za fakture primjenjuju se i na kreditne note.

  • Kreditne notice se u QuickBooksu kreiraju kao kreditne notacije.

  • Kreditne note koje su dodijeljene fakturama ne dodjeljuju se automatski prilikom sinhronizacije s QuickBooksom -- dodjeljivanje se mora izvršiti u QuickBooksu.

Plaćanja

  • Novo plaćanje kreirano u TeachWorksu će kreirati novo plaćanje u QuickBooksu sa odgovarajućim detaljima.

  • Plaćanja se ne dodjeljuju fakturama kada se sinhronizuju sa QuickBooksom - dodjeljivanje se mora izvršiti u QuickBooksu.

  • Plaćanja koja su izbrisana u Teachworksu nakon sinhronizacije s QuickBooksom potrebno je ručno izbrisati u QuickBooksu.

Da li je ovo odgovor na vaše pitanje?