Si teniu un compte mestre per gestionar diversos comptes de Teachworks i voleu sincronitzar aquests comptes de Teachworks amb un únic compte de QuickBooks, podeu seguir les instruccions que es descriuen en aquest article.
NOTA: La sincronització de diversos comptes de Teachworks requereix una subscripció a QuickBooks Online Plus perquè el seguiment d'ubicacions i classes estigui disponible. Podeu trobar més informació aquí: Seguiment d'ubicacions i classes .
Connexió a QuickBooks des del vostre compte principal
Quan sincronitzeu un únic compte de Teachworks amb un únic compte de QuickBooks, us connectaríeu a QuickBooks des del vostre compte d'administrador de Teachworks.
Tanmateix, si teniu diversos comptes de Teachworks i voleu sincronitzar-los amb un únic compte de QuickBooks, heu de connectar-vos a QuickBooks des del vostre compte principal de Teachworks. Podeu fer-ho seguint els passos següents:
Si el vostre compte de QuickBooks ja està connectat a un dels vostres comptes de Teachworks, primer l'haureu de desconnectar seguint aquestes instruccions: Desconnexió de QuickBooks.
Inicia la sessió al teu compte Màster.
Feu clic a "Configuració" i després feu clic a "Configuració de QuickBooks".
Feu clic al botó "Connecta a QuickBooks" i seguiu les instruccions per connectar el vostre compte a QuickBooks.
Configuració de connexió
Després de connectar-vos a QuickBooks des del vostre compte principal, se us dirigirà a un formulari amb la configuració de connexió.
Configuració del compte principal
Seleccioneu els comptes "Vendes" i "Descomptes" del vostre compte de QuickBooks que utilitzareu per fer un seguiment de les vendes i els descomptes. Les vendes de cada sucursal es registraran en aquests comptes i es designaran per la seva pròpia ubicació.
Seleccioneu els comptes de Teachworks que voleu sincronitzar amb el compte de QuickBooks connectat. Si sincronitzareu algun dels vostres comptes de Teachworks amb el seu propi fitxer d'empresa de QuickBooks, deixeu la casella de selecció de l'empresa sense marcar i podreu connectar aquest compte de Teachworks a QuickBooks des d'aquest compte.
Envieu el formulari per desar la configuració.
Configuració de QuickBooks
Quan sincronitzeu diverses sucursals amb un compte de QuickBooks, haureu d'utilitzar les funcions "Ubicacions" o "Classes" de QuickBooks per fer un seguiment de les vendes de cadascun dels vostres comptes de Teachworks.
Inicieu la sessió al vostre compte de QuickBooks.
Aneu a la pàgina "Configuració de l'empresa".
A la pàgina "Empresa", desplaceu-vos cap avall fins a la secció "Categories" i activeu "Seguiment d'ubicacions" i/o "Seguiment de classes".
Si feu servir l'opció "Classes", trieu l'opció per assignar classes "Una a tota la transacció".
Envieu el formulari per desar els canvis.
Després d'haver activat la configuració "Seguiment d'ubicacions" i/o "Seguiment de classes", aneu a la pàgina "Llistes".
Si feu el seguiment per ubicacions, feu clic a l'enllaç "Ubicacions" i afegiu ubicacions per a cadascun dels comptes de sucursal de Teachworks que sincronitzareu amb aquest compte de QuickBooks.
Si feu el seguiment per classe, feu clic a l'enllaç "Classes" i afegiu classes per a cadascun dels comptes de sucursal de Teachworks que sincronitzareu amb aquest compte de QuickBooks.
Números de factura i nota de crèdit
Les factures i les notes de crèdit de Teachworks incrementen els números de factura de cada compte per separat. Això crea la possibilitat que hi hagi números duplicats.
Si voleu permetre números duplicats, haureu d'ajustar la configuració al vostre compte de QuickBooks seguint els passos següents:
Feu clic a la pàgina "Configuració de l'empresa".
A la pàgina "Vendes", a la secció "Contingut del formulari de vendes", configureu l'opció "Números de transacció personalitzats" a "Desactivat".
Envieu el formulari per desar els canvis.
Si no voleu permetre números duplicats, haureu d'assegurar-vos que cadascun dels vostres comptes de Teachworks tingui números de factura diferents.
Això es pot aconseguir utilitzant diferents "prefixos" de factures i notes de crèdit o espaiant el número inicial de cadascun dels vostres comptes de Teachworks perquè mai no tinguin duplicats. Podeu trobar més informació aquí: Numeració de factures .
Configuració del compte de la sucursal
Quan un compte de sucursal de Teachworks utilitza la connexió establerta des d'un compte mestre, la configuració serà lleugerament diferent que si es connectés al seu propi compte de QuickBooks.
Inicieu la sessió a un compte de sucursal de Teachworks que utilitzi la connexió establerta al compte mestre.
Feu clic a "Compte i configuració" i després feu clic a "Integracions i complements".
Feu clic a "Configuració" a la secció Integració de QuickBooks.
Seleccioneu una ubicació i/o una classe als camps respectius. Aquests menús mostraran les ubicacions i/o les classes que heu creat al vostre compte de QuickBooks.
Seleccioneu el codi fiscal i el compte de dipòsit que voleu utilitzar. Els comptes de vendes i descomptes que normalment apareixen en aquesta pàgina es configuren al compte principal per a tots els comptes de sucursal de Teachworks que utilitzen aquesta connexió.
Seleccioneu la "Data d'inici" de les dates de les transaccions que voleu sincronitzar.
NOTA: Si ja heu sincronitzat transaccions d'aquest compte de Teachworks amb el vostre compte de QuickBooks, heu de definir aquesta data per excloure les transaccions que ja s'hagin sincronitzat.
Si voleu excloure els pagaments de la sincronització, activeu l'opció "Exclou pagaments".
Envieu el formulari per desar la configuració.
Repetiu aquests passos per a cadascuna de les vostres branques.
Sincronització amb QuickBooks
El mètode per sincronitzar un compte de Teachworks amb QuickBooks mitjançant la connexió establerta al compte mestre és el mateix que per sincronitzar un sol compte.
Feu clic a "Compte i configuració" i després feu clic a "Integracions i complements".
Feu clic a "Sincronitza" a la secció Integració de QuickBooks.
Veureu una taula amb els tipus de registre que no estan sincronitzats. Podeu veure els registres individuals no sincronitzats fent clic a la icona "Visualitza" a la fila del tipus de registre.
Feu clic al botó "Sincronitza".
Lògica i regles per a la sincronització de tipus de registres
Quan sincronitzeu diversos comptes de Teachworks amb un únic compte de QuickBooks, la lògica i les regles aplicades a la sincronització de registres són diferents que si sincronitzéssiu un únic compte de Teachworks amb un únic compte de QuickBooks.
Clients
Nous registres : si un registre de client no s'ha sincronitzat amb QuickBooks, Teachworks cercarà al vostre compte de QuickBooks un client existent amb el mateix nom, cognom I adreça de correu electrònic.
Si es troba un registre coincident, s'associarà amb el registre del client a Teachworks i el compte del client a QuickBooks s'actualitzarà amb els camps de detalls de contacte d'aquest client a Teachworks que no estiguin en blanc.
Si no es troba cap coincidència, Teachworks intentarà crear un compte de client nou a QuickBooks.
Actualització de registres : si un registre ja s'ha sincronitzat amb QuickBooks, s'actualitzarà amb qualsevol canvi fet al perfil del client a Teachworks. Només els camps de detalls de contacte que no estiguin en blanc a Teachworks s'actualitzaran al compte del client a QuickBooks.
Supressió : si un client que s'ha sincronitzat amb QuickBooks s'elimina posteriorment a Teachworks, el programari comprovarà si aquest compte de client de QuickBooks està associat amb clients actius dels vostres altres comptes de Teachworks. Si aquest client s'ha suprimit o està inactiu en tots els comptes de Teachworks associats, el client es definirà com a inactiu al vostre compte de QuickBooks.
CONSELL: Si alguns dels vostres clients tenen perfils en més d'un dels vostres comptes de Teachworks i tenen el mateix nom, cognom i adreça electrònica, s'associaran a un compte de client a QuickBooks.
CONSELL: Perquè les factures i els pagaments es sincronitzin correctament, els vostres clients han d'estar actius. Per tant, només heu de desactivar els clients a Teachworks després d'haver sincronitzat totes les seves factures i/o pagaments no sincronitzats amb QuickBooks.
Serveis
Els serveis s'afegeixen al vostre compte de QuickBooks com a elements de servei.
Nous registres : si un registre no s'ha sincronitzat amb QuickBooks, Teachworks primer comprovarà si existeix un element a QuickBooks amb el mateix nom que el servei.
Si es troba un servei amb el mateix nom, s'associarà amb el servei del vostre compte de Teachworks.
Si no es troba cap servei amb el mateix nom, se'n crearà un de nou a QuickBooks.
CONSELL: Si els vostres comptes de Teachworks tenen serveis amb el mateix nom, s'associaran amb el mateix element de servei al vostre compte de QuickBooks.
Actualització de registres : si un servei ja s'ha sincronitzat amb QuickBooks i canvieu el nom del servei a Teachworks, el programari durà a terme aquests passos:
Comproveu si ja existeix algun element de servei a QuickBooks amb el nom de servei nou. Si es troba una coincidència, el servei a Teachworks s'associarà amb el servei a QuickBooks. Si no es troba cap coincidència, el programari passa al pas següent.
Comproveu si algun servei del vostre altre compte de Teachworks està associat amb aquest servei a QuickBooks i si els seus noms de servei coincideixen amb el nom nou. Si és així, el nom de l'element del servei s'actualitzarà a QuickBooks. Si no, el programari continua amb el pas següent.
Es crearà un nou element de servei amb el nou nom del servei Teachworks.
Els serveis suprimits a Teachworks no s'eliminaran a QuickBooks. Si voleu suprimir-los a QuickBooks, heu de fer-ho manualment.
Els títols dels serveis han de tenir 100 caràcters o menys.
Factures
Nous registres : si una factura no s'ha sincronitzat amb QuickBooks, Teachworks crearà una factura nova a QuickBooks.
NOTA: Quan sincronitzeu diverses sucursals amb un compte de QuickBooks, Teachworks intentarà crear una factura nova encara que es trobi una factura amb el mateix número.
Si no voleu permetre factures amb números duplicats, consulteu les instruccions de la secció "Numeració" que trobareu a continuació.
Actualització de registres : si una factura que s'ha sincronitzat prèviament amb QuickBooks es modifica a Teachworks, la factura corresponent a QuickBooks s'actualitzarà amb els canvis.
Factures suprimides i anul·lades : les factures suprimides o anul·lades a Teachworks s'han d'anul·lar manualment a QuickBooks.
La ubicació i/o la classe que hàgiu definit per a un compte de Teachworks s'assignaran a totes les factures i notes de crèdit que estiguin sincronitzades amb QuickBooks.
Numeració : els números de factures i notes de crèdit s'incrementen seqüencialment a cadascun dels vostres comptes de Teachworks. Això crea la possibilitat que hi hagi números duplicats entre comptes de Teachworks.
Generació de números únics : si voleu tenir números de factura únics al vostre compte de QuickBooks, cal assegurar-vos que els números de factura dels vostres comptes de sucursal de Teachworks siguin únics. Això es pot aconseguir mitjançant una de les dues accions següents:
Ús de diferents prefixos de factura i nota de crèdit per a cada compte de Teachworks
Espaiant el número inicial de cadascun dels vostres comptes de Teachworks perquè mai no tinguin duplicats.
Si intenteu sincronitzar una factura amb el mateix número que una factura sincronitzada des d'un altre compte de Teachworks, QuickBooks retornarà un missatge d'error i haureu de canviar el número de factura duplicat.
Evitar números duplicats : si voleu evitar números de factura duplicats, haureu d'ajustar la configuració següent al vostre compte de QuickBooks:
Aneu a la pàgina "Configuració de l'empresa"
A la pàgina "Vendes", a la secció "Contingut del formulari de vendes", activeu els "Números de transacció personalitzats" a "Activat".
Amb aquesta opció definida com a "Activada", si intenteu sincronitzar factures amb els mateixos números de diferents comptes de Teachworks, QuickBooks retornarà un missatge d'error i no sincronitzarà les factures.
Notes de crèdit
Les normes anteriors per a les factures també s'apliquen a les notes de crèdit.
Les notes de crèdit es creen a QuickBooks com a notes de crèdit.
Les notes de crèdit que s'han assignat a factures no s'assignen automàticament quan es sincronitzen amb QuickBooks; l'assignació s'ha de fer a QuickBooks.
Pagaments
Un pagament nou creat a TeachWorks crearà un pagament nou a QuickBooks amb les dades coincidents.
Els pagaments no s'assignen a les factures quan es sincronitzen amb QuickBooks; l'assignació s'ha de fer a QuickBooks.
Els pagaments que s'eliminen a Teachworks després de sincronitzar-se amb QuickBooks s'han d'eliminar manualment a QuickBooks.