Pokud máte hlavní účet pro správu více účtů Teachworks a chcete tyto účty Teachworks synchronizovat s jedním účtem QuickBooks, můžete postupovat podle pokynů popsaných v tomto článku.
POZNÁMKA: Synchronizace více účtů Teachworks vyžaduje předplatné QuickBooks Online Plus, aby bylo k dispozici sledování lokalit a kurzů. Více informací naleznete zde: Sledování lokalit a kurzů .
Připojení k QuickBooks z vašeho hlavního účtu
Když synchronizujete jeden účet Teachworks s jedním účtem QuickBooks, připojíte se k QuickBooks ze svého účtu správce Teachworks.
Pokud však máte více účtů Teachworks a chcete je synchronizovat s jedním účtem QuickBooks, musíte se k QuickBooks připojit ze svého hlavního účtu Teachworks. Můžete to provést podle následujících kroků:
Pokud je váš účet QuickBooks již propojen s jedním z vašich účtů Teachworks, budete ho muset nejprve odpojit podle těchto pokynů: Odpojení od QuickBooks.
Přihlaste se ke svému hlavnímu účtu.
Klikněte na „Nastavení“ a poté na „Nastavení QuickBooks“.
Klikněte na tlačítko „Připojit k QuickBooks“ a postupujte podle pokynů k propojení svého účtu s QuickBooks.
Nastavení připojení
Po připojení k QuickBooks z vašeho hlavního účtu budete přesměrováni na formulář s nastavením připojení.
Nastavení hlavního účtu
Vyberte z účtu QuickBooks účty „Prodej“ a „Slevové účty“, které budete používat ke sledování prodejů a slev. Prodej každé pobočky bude zaznamenán na tyto účty a označen podle své vlastní lokality.
Vyberte účty Teachworks, které chcete synchronizovat s připojeným účtem QuickBooks. Pokud budete synchronizovat některý ze svých účtů Teachworks s jeho vlastním souborem společnosti QuickBooks, nechte políčko společnosti nezaškrtnuté a budete moci daný účet Teachworks propojit s QuickBooks z daného účtu.
Odešlete formulář pro uložení nastavení.
Nastavení QuickBooks
Při synchronizaci více poboček s jedním účtem QuickBooks budete muset použít funkce „Místa“ nebo „Turíny“ v QuickBooks ke sledování prodejů z každého z vašich účtů Teachworks.
Přihlaste se ke svému účtu QuickBooks.
Přejděte na stránku „Nastavení společnosti“.
Na stránce „Společnost“ přejděte dolů do sekce „Kategorie“ a povolte možnosti „Místa sledování“ a/nebo „Třídy sledování“.
Pokud používáte nastavení „Třídy“, vyberte možnost přiřadit třídy „Jedna celé transakci“.
Odešlete formulář pro uložení změn.
Po povolení nastavení „Sledovat lokality“ a/nebo „Sledovat třídy“ přejděte na stránku „Seznamy“.
Pokud sledujete podle umístění, klikněte na odkaz „Polohy“ a přidejte umístění pro každý z účtů poboček Teachworks, které budete synchronizovat s tímto účtem QuickBooks.
Pokud sledujete podle tříd, klikněte na odkaz „Třídy“ a přidejte třídy pro každý z účtů pobočky Teachworks, které budete synchronizovat s tímto účtem QuickBooks.
Čísla faktur a dobropisů
Faktury a dobropisy v Teachworks zvyšují čísla faktur v každém účtu zvlášť. To vytváří potenciál pro duplicitní čísla.
Pokud chcete povolit duplicitní čísla, budete muset upravit nastavení ve svém účtu QuickBooks podle následujících kroků:
Klikněte na stránku „Nastavení společnosti“.
Na stránce „Prodej“ v části „Obsah prodejního formuláře“ nastavte možnost „Vlastní čísla transakcí“ na hodnotu „Vypnuto“.
Odešlete formulář pro uložení změn.
Pokud nechcete povolit duplicitní čísla, budete muset zajistit, aby každý z vašich účtů Teachworks měl jiná čísla faktur.
Toho lze dosáhnout buď použitím různých „předčíslí“ faktur a dobropisů, nebo rozmístěním počátečního čísla pro každý z vašich účtů Teachworks tak, aby se nikdy nevyskytovaly duplikáty. Více informací naleznete zde: Číslování faktur .
Nastavení účtu pobočky
Pokud pobočkový účet Teachworks používá připojení navázané z hlavního účtu, nastavení se bude mírně lišit, než kdyby se připojoval k vlastnímu účtu QuickBooks.
Přihlaste se k účtu pobočky Teachworks, který používá připojení navázané v hlavním účtu.
Klikněte na „Účet a nastavení“ a poté na „Integrace a doplňky“.
Klikněte na „Nastavení“ v části Integrace QuickBooks.
V příslušných polích vyberte umístění a/nebo třídu. V těchto nabídkách se zobrazí umístění a/nebo třídy, které jste vytvořili ve svém účtu QuickBooks.
Vyberte daňový kód a vkladový účet, který chcete použít. Prodejní a slevové účty, které se obvykle zobrazují na této stránce, jsou nastaveny v hlavním účtu pro všechny pobočkové účty Teachworks, které toto připojení používají.
Vyberte „Datum zahájení“ pro data transakcí, která chcete synchronizovat.
POZNÁMKA: Pokud jste již synchronizovali transakce z tohoto účtu Teachworks s účtem QuickBooks, měli byste toto datum nastavit tak, aby se vyloučily všechny transakce, které již byly synchronizovány.
Pokud chcete platby ze synchronizace vyloučit, povolte nastavení „Vyloučit platby“.
Odešlete formulář pro uložení nastavení.
Tyto kroky opakujte pro každou z vašich větví.
Synchronizace s QuickBooks
Metoda synchronizace účtu Teachworks s QuickBooks pomocí připojení navázaného v hlavním účtu je stejná jako pro synchronizaci jednoho účtu.
Klikněte na „Účet a nastavení“ a poté na „Integrace a doplňky“.
Klikněte na „Synchronizovat“ v části Integrace QuickBooks.
Zobrazí se tabulka s typy záznamů, které nejsou synchronizovány. Jednotlivé nesynchronizované záznamy si můžete zobrazit kliknutím na ikonu „Zobrazit“ v řádku typu záznamu.
Klikněte na tlačítko „Synchronizovat“.
Logika a pravidla pro synchronizaci typů záznamů
Pokud synchronizujete více účtů Teachworks s jedním účtem QuickBooks, logika a pravidla použitá pro synchronizaci záznamů se liší od synchronizace jednoho účtu Teachworks s jedním účtem QuickBooks.
Zákazníci
Nové záznamy – Pokud záznam zákazníka nebyl synchronizován s QuickBooks, Teachworks vyhledá ve vašem účtu QuickBooks stávajícího zákazníka se stejným křestním jménem, příjmením A e-mailovou adresou.
Pokud je nalezen odpovídající záznam, bude přidružen k záznamu zákazníka v Teachworks a účet zákazníka v QuickBooks bude aktualizován o všechna pole s kontaktními údaji pro daného zákazníka v Teachworks, která nejsou prázdná.
Pokud se nenajde žádná shoda, Teachworks se pokusí vytvořit nový zákaznický účet v QuickBooks.
Aktualizace záznamů – Pokud již byl záznam synchronizován s QuickBooks, bude aktualizován s ohledem na všechny změny provedené v profilu zákazníka v Teachworks. V účtu zákazníka v QuickBooks budou aktualizována pouze pole s kontaktními údaji, která nejsou v Teachworks prázdná.
Mazání – Pokud je zákazník, který byl synchronizován s QuickBooks, později v Teachworks smazán, software zkontroluje, zda je tento zákaznický účet QuickBooks přidružen k nějakým aktivním zákazníkům z vašich ostatních účtů Teachworks. Pokud byl daný zákazník smazán nebo je neaktivní ve všech přidružených účtech Teachworks, bude ve vašem účtu QuickBooks nastaven na Neaktivní.
TIP: Pokud někteří z vašich zákazníků mají profily ve více než jednom z vašich účtů Teachworks a mají stejné křestní jméno, příjmení a e-mailovou adresu, budou v QuickBooks přidruženi k jednomu zákaznickému účtu.
TIP: Aby se faktury a platby úspěšně synchronizovaly, musí být vaši zákazníci aktivní. Proto byste měli zákazníky v Teachworks deaktivovat až po synchronizaci všech jejich nesynchronizovaných faktur a/nebo plateb s QuickBooks.
Služby
Služby se přidávají k vašemu účtu QuickBooks jako servisní položky.
Nové záznamy – Pokud záznam nebyl synchronizován s QuickBooks, Teachworks nejprve zkontroluje, zda v QuickBooks existuje položka se stejným názvem jako služba.
Pokud bude nalezena služba se stejným názvem, bude přidružena k dané službě ve vašem účtu Teachworks.
Pokud se nenajde žádná služba se stejným názvem, bude v QuickBooks vytvořena nová.
TIP: Pokud vaše účty Teachworks obsahují služby se stejným názvem, budou přidruženy ke stejné položce služby ve vašem účtu QuickBooks.
Aktualizace záznamů – Pokud již byla služba synchronizována s QuickBooks a změníte název služby v aplikaci Teachworks, software provede tyto kroky:
Zkontrolujte, zda v QuickBooks již existují nějaké položky služeb s novým názvem služby. Pokud je nalezena shoda, služba v Teachworks bude přidružena k této službě v QuickBooks. Pokud není nalezena žádná shoda, software přejde k dalšímu kroku.
Zkontrolujte, zda jsou nějaké služby ve vašem druhém účtu Teachworks přidruženy k této službě v QuickBooks a zda se jejich názvy služeb shodují s novým názvem. Pokud ano, název položky služby se v QuickBooks aktualizuje. Pokud ne, software pokračuje dalším krokem.
Bude vytvořena nová položka služby s novým názvem služby Teachworks.
Služby smazané v aplikaci Teachworks nebudou smazány v aplikaci QuickBooks. Pokud je chcete smazat v aplikaci QuickBooks, musíte to udělat ručně.
Názvy služeb musí mít maximálně 100 znaků.
Faktury
Nové záznamy – Pokud faktura nebyla synchronizována s QuickBooks, Teachworks v QuickBooks vytvoří novou fakturu.
POZNÁMKA: Při synchronizaci více poboček s jedním účtem QuickBooks se Teachworks pokusí vytvořit novou fakturu, i když bude nalezena faktura se stejným číslem.
Pokud nechcete povolit faktury s duplicitními čísly, řiďte se pokyny v části „Číslování“ níže.
Aktualizace záznamů – Pokud se v aplikaci Teachworks změní faktura, která byla dříve synchronizována s QuickBooks, odpovídající faktura v QuickBooks se aktualizuje o tyto změny.
Smazané a stornované faktury – Faktury smazané nebo stornované v aplikaci Teachworks je nutné stornovat ručně v aplikaci QuickBooks.
Místo a/nebo kurz, které jste nastavili pro účet Teachworks, budou přiřazeny ke všem fakturám a dobropisům synchronizovaným s QuickBooks.
Číslování – Čísla faktur a dobropisů se v každém z vašich účtů Teachworks postupně zvyšují. To vytváří potenciál pro duplicitní čísla mezi účty Teachworks.
Generování jedinečných čísel – Pokud chcete mít ve svém účtu QuickBooks jedinečná čísla faktur, je nutné zajistit, aby čísla faktur ve vašich pobočkových účtech Teachworks byla jedinečná. Toho lze dosáhnout jedním z následujících způsobů:
Použití různých předpon faktur a dobropisů pro každý účet Teachworks
Rozmístěním počátečního čísla pro každý z vašich účtů Teachworks tak, aby nikdy neměly duplikáty.
Pokud se pokusíte synchronizovat fakturu se stejným číslem jako faktura synchronizovaná z jiného účtu Teachworks, QuickBooks vrátí chybovou zprávu a budete muset změnit duplicitní číslo faktury.
Zabránění duplicitním číslům – Pokud chcete zabránit duplicitním číslům faktur, budete muset ve svém účtu QuickBooks upravit následující nastavení:
Přejděte na stránku „Nastavení společnosti“
Na stránce „Prodej“ v části „Obsah prodejního formuláře“ nastavte možnost „Vlastní čísla transakcí“ na hodnotu „Zapnuto“.
Pokud je tato možnost nastavena na „Zapnuto“, QuickBooks při pokusu o synchronizaci faktur se stejnými čísly z různých účtů Teachworks vrátí chybovou zprávu a faktury nesynchronizuje.
Dobropisy
Výše uvedená pravidla pro faktury platí i pro dobropisy.
Dobropisy se v QuickBooks vytvářejí jako dobropisy.
Dobropisy, které byly přiřazeny k fakturám, se při synchronizaci s QuickBooks nepřiřazují automaticky – přiřazení je nutné provést v QuickBooks.
Platby
Nová platba vytvořená v TeachWorks vytvoří novou platbu v QuickBooks s odpovídajícími údaji.
Platby se při synchronizaci s QuickBooks nepřiřazují k fakturám – přiřazení je nutné provést v QuickBooks.
Platby, které jsou v aplikaci Teachworks smazány po synchronizaci s QuickBooks, je třeba v QuickBooks smazat ručně.