Hvis du har en masterkonto til at administrere flere Teachworks-konti, og du vil synkronisere disse Teachworks-konti til en enkelt QuickBooks-konto, kan du følge instruktionerne beskrevet i denne artikel.
BEMÆRK: Synkronisering af flere Teachworks-konti kræver et abonnement på QuickBooks Online Plus, så sporing af lokationer og klasser er tilgængelig. Du kan finde flere oplysninger her: Sporing af lokationer og klasser .
Oprettelse af forbindelse til QuickBooks fra din hovedkonto
Når du synkroniserer en enkelt Teachworks-konto med en enkelt QuickBooks-konto, opretter du forbindelse til QuickBooks fra din Teachworks-administratorkonto.
Hvis du har flere Teachworks-konti, og du vil synkronisere dem til en enkelt QuickBooks-konto, skal du oprette forbindelse til QuickBooks fra din Master Teachworks-konto. Du kan gøre dette ved at følge nedenstående trin:
Hvis din QuickBooks-konto allerede er forbundet til en af dine Teachworks-konti, skal du først afbryde forbindelsen til den ved at følge disse instruktioner: Afbrydelse af forbindelse til QuickBooks.
Log ind på din Master-konto.
Klik på "Indstillinger" og derefter på "QuickBooks-indstillinger".
Klik på knappen "Opret forbindelse til QuickBooks", og følg instruktionerne for at forbinde din konto til QuickBooks.
Forbindelsesindstillinger
Når du har oprettet forbindelse til QuickBooks fra din hovedkonto, bliver du dirigeret til en formular med forbindelsesindstillingerne.
Indstillinger for hovedkonto
Vælg "Salg"- og "Rabatkonti" fra din QuickBooks-konto, som du vil bruge til at spore salg og rabatter. Hver filials salg registreres på disse konti og udpeges efter deres egen placering.
Vælg de Teachworks-konti, du vil synkronisere med den tilknyttede QuickBooks-konto. Hvis du vil synkronisere en af dine Teachworks-konti med deres egen QuickBooks-firmafil, skal du lade afkrydsningsfeltet for virksomheden være umarkeret, og du vil kunne forbinde den pågældende Teachworks-konto til QuickBooks fra den pågældende konto.
Send formularen for at gemme indstillingerne.
QuickBooks-indstillinger
Når du synkroniserer flere filialer til én QuickBooks-konto, skal du bruge QuickBooks' funktioner "Lokationer" eller "Klasser" til at spore salget fra hver af dine Teachworks-konti.
Log ind på din QuickBooks-konto.
Gå til siden "Virksomhedsindstillinger".
På siden "Virksomhed" skal du rulle ned til afsnittet "Kategorier" og aktivere "Banlokationer" og/eller "Banklasser".
Hvis du bruger indstillingen "Klasser", skal du vælge muligheden for at tildele klasser "Én til hele transaktionen".
Send formularen for at gemme dine ændringer.
Når du har aktiveret indstillingerne "Sporplaceringer" og/eller "Sporklasser", skal du gå til siden "Lister".
Hvis du sporer efter lokationer, skal du klikke på linket "Lokationer" og tilføje lokationer for hver af de Teachworks-filialkonti, som du vil synkronisere med denne QuickBooks-konto.
Hvis du sporer efter klasse, skal du klikke på linket "Klasser" og tilføje klasser for hver af de Teachworks-filialkonti, som du vil synkronisere med denne QuickBooks-konto.
Faktura- og kreditnotanumre
Fakturaer og kreditnotaer i Teachworks øger fakturanumrene på hver konto separat. Dette skaber mulighed for dubletter af numre.
Hvis du vil tillade dubletter af numre, skal du justere indstillingen i din QuickBooks-konto ved at følge nedenstående trin:
Klik på siden "Virksomhedsindstillinger".
På siden "Salg" under afsnittet "Salgsformularindhold" skal du indstille indstillingen "Brugerdefinerede transaktionsnumre" til "Fra".
Send formularen for at gemme dine ændringer.
Hvis du ikke vil tillade dubletter af numre, skal du sørge for, at hver af dine Teachworks-konti har forskellige fakturanumre.
Dette kan opnås enten ved at bruge forskellige "præfikser" for fakturaer og kreditnotaer eller ved at angive afstand mellem startnummeret for hver af dine Teachworks-konti, så de aldrig har dubletter. Du kan finde mere information her: Fakturanummerering .
Indstillinger for filialkonto
Når en Teachworks-filialkonto bruger den forbindelse, der er oprettet fra en masterkonto, vil indstillingerne være en smule anderledes, end hvis den oprettede forbindelse til sin egen QuickBooks-konto.
Log ind på en Teachworks-filialkonto, der bruger den forbindelse, der er oprettet i masterkontoen.
Klik på "Konto og indstillinger" og derefter på "Integrationer og tilføjelser".
Klik på "Indstillinger" under QuickBooks-integrationen.
Vælg en placering og/eller klasse i de respektive felter. Disse menuer viser de placeringer og/eller klasser, du har oprettet i din QuickBooks-konto.
Vælg den skattekode og indbetalingskonto, der skal bruges. De salgs- og rabatkonti, der normalt vises på denne side, er angivet i hovedkontoen for alle Teachworks-filialkonti, der bruger den pågældende forbindelse.
Vælg "Startdato" for de transaktionsdatoer, du vil synkronisere.
BEMÆRK: Hvis du allerede har synkroniseret transaktioner fra denne Teachworks-konto til din QuickBooks-konto, bør du indstille denne dato for at ekskludere transaktioner, der allerede er synkroniseret.
Hvis du vil udelukke betalinger fra synkronisering, skal du aktivere indstillingen "Udelukk betalinger".
Send formularen for at gemme indstillingerne.
Gentag disse trin for hver af dine grene.
Synkronisering med QuickBooks
Metoden til at synkronisere en Teachworks-konto til QuickBooks ved hjælp af den forbindelse, der er oprettet i hovedkontoen, er den samme som til synkronisering af en enkelt konto.
Klik på "Konto og indstillinger" og derefter på "Integrationer og tilføjelser".
Klik på "Synkroniser" under QuickBooks-integrationen.
Du vil se en tabel med de posttyper, der ikke er synkroniseret. Du kan se de individuelle ikke-synkroniserede poster ved at klikke på ikonet "Vis" i posttypens række.
Klik på knappen "Synkroniser".
Logik og regler for synkronisering af posttyper
Når du synkroniserer flere Teachworks-konti til en enkelt QuickBooks-konto, er logikken og reglerne for synkronisering af poster anderledes, end hvis du synkroniserede en enkelt Teachworks-konto til en enkelt QuickBooks-konto.
Kunder
Nye poster - Hvis en kundepost ikke er blevet synkroniseret med QuickBooks, søger Teachworks på din QuickBooks-konto efter en eksisterende kunde med samme fornavn, efternavn OG e-mailadresse.
Hvis der findes en matchende post, vil den blive knyttet til kundeposten i Teachworks, og kundekontoen i QuickBooks vil blive opdateret med eventuelle kontaktfelter for den pågældende kunde i Teachworks, der ikke er tomme.
Hvis der ikke findes noget match, vil Teachworks forsøge at oprette en ny kundekonto i QuickBooks.
Opdatering af poster - Hvis en post allerede er synkroniseret med QuickBooks, opdateres den med eventuelle ændringer, der er foretaget i kundens profil i Teachworks. Kun kontaktfelter, der ikke er tomme i Teachworks, opdateres på kundens konto i QuickBooks.
Sletning - Hvis en kunde, der er blevet synkroniseret med QuickBooks, senere slettes i Teachworks, kontrollerer softwaren, om den pågældende QuickBooks-kundekonto er knyttet til aktive kunder på dine andre Teachworks-konti. Hvis den pågældende kunde er blevet slettet eller er inaktiv i alle tilknyttede Teachworks-konti, vil kunden blive indstillet til Inaktiv i din QuickBooks-konto.
TIP: Hvis nogle af dine kunder har profiler i mere end én af dine Teachworks-konti, og de har samme fornavn, efternavn og e-mailadresse, vil de blive knyttet til én kundekonto i QuickBooks.
TIP: For at fakturaer og betalinger kan synkroniseres, skal dine kunder være aktive. Derfor bør du kun gøre kunder inaktive i Teachworks, når du har synkroniseret alle deres usynkroniserede fakturaer og/eller betalinger til QuickBooks.
Tjenester
Tjenester tilføjes til din QuickBooks-konto som serviceelementer.
Nye poster - Hvis en post ikke er blevet synkroniseret med QuickBooks, kontrollerer Teachworks først, om der findes et element i QuickBooks med samme navn som tjenesten.
Hvis der findes en tjeneste med samme navn, vil den blive knyttet til tjenesten i din Teachworks-konto.
Hvis der ikke findes en tjeneste med samme navn, oprettes der en ny i QuickBooks.
TIP: Hvis dine Teachworks-konti har tjenester med samme navn, vil de være knyttet til den samme tjenestepost i din QuickBooks-konto.
Opdatering af poster - Hvis en tjeneste allerede er synkroniseret med QuickBooks, og du ændrer navnet på tjenesten i Teachworks, udfører softwaren disse trin:
Kontrollér, om der allerede findes serviceelementer i QuickBooks med det nye servicenavn. Hvis der findes et match, vil servicen i Teachworks blive knyttet til servicen i QuickBooks. Hvis der ikke findes noget match, går softwaren videre til næste trin.
Tjek om der er nogen tjenester i din anden Teachworks-konto, der er knyttet til denne tjeneste i QuickBooks, og om deres tjenestenavne matcher det nye navn. Hvis ja, opdateres tjenesteelementnavnet i QuickBooks. Hvis nej, fortsætter softwaren til næste trin.
Der oprettes et nyt serviceelement med det nye navn for Teachworks-tjenesten.
Tjenester slettet i Teachworks slettes ikke i QuickBooks. Hvis du vil slette dem i QuickBooks, skal du gøre dette manuelt.
Servicetitler skal være på højst 100 tegn.
Fakturaer
Nye poster - Hvis en faktura ikke er blevet synkroniseret med QuickBooks, opretter Teachworks en ny faktura i QuickBooks.
BEMÆRK: Når du synkroniserer flere filialer til én QuickBooks-konto, vil Teachworks forsøge at oprette en ny faktura, selvom der findes en faktura med samme nummer.
Hvis du ikke ønsker at tillade fakturaer med dubletter, skal du se instruktionerne i afsnittet "Nummerering" nedenfor.
Opdatering af poster - Hvis en faktura, der tidligere er blevet synkroniseret med QuickBooks, ændres i Teachworks, opdateres den tilsvarende faktura i QuickBooks med ændringerne.
Slettede og annullerede fakturaer - Fakturaer, der er slettet eller annulleret i Teachworks, skal annulleres manuelt i QuickBooks.
Den placering og/eller det kursus, du har angivet for en Teachworks-konto, vil blive tildelt alle fakturaer og kreditnotaer, der synkroniseres med QuickBooks.
Nummerering - Fakturanumre og kreditnotanumre øges sekventielt i hver af dine Teachworks-konti. Dette skaber mulighed for dubletter af numre mellem Teachworks-konti.
Generering af unikke numre - Hvis du vil have unikke fakturanumre i din QuickBooks-konto, er det nødvendigt at sikre, at fakturanumrene i dine Teachworks-filialkonti er unikke. Dette kan opnås ved enten at:
Brug af forskellige faktura- og kreditnotapræfikser for hver Teachworks-konto
Ved at bruge afstand mellem startnummeret for hver af dine Teachworks-konti, så de aldrig har dubletter.
Hvis du forsøger at synkronisere en faktura med samme nummer som en faktura, der er synkroniseret fra en anden Teachworks-konto, vil QuickBooks returnere en fejlmeddelelse, og du skal ændre det duplikerede fakturanummer.
Forebyggelse af dubletter - Hvis du vil forhindre dubletter af fakturanumre, skal du justere følgende indstilling i din QuickBooks-konto:
Gå til siden "Virksomhedsindstillinger"
På siden "Salg" i afsnittet "Salgsformularindhold" skal du indstille "Brugerdefinerede transaktionsnumre" til "Til".
Hvis du forsøger at synkronisere fakturaer med de samme numre fra forskellige Teachworks-konti, vil QuickBooks returnere en fejlmeddelelse og ikke synkronisere fakturaerne, hvis du forsøger at synkronisere dem med de samme numre fra forskellige Teachworks-konti.
Kreditnotaer
Ovenstående regler for fakturaer gælder også for kreditnotaer.
Kreditnotaer oprettes i QuickBooks som kreditnotaer.
Kreditnotaer, der er blevet allokeret til fakturaer, allokeres ikke automatisk, når de synkroniseres med QuickBooks - allokering skal ske i QuickBooks.
Betalinger
En ny betaling oprettet i TeachWorks vil oprette en ny betaling i QuickBooks med matchende oplysninger.
Betalinger allokeres ikke til fakturaer, når de synkroniseres med QuickBooks - allokering skal ske i QuickBooks.
Betalinger, der slettes i Teachworks efter at være blevet synkroniseret med QuickBooks, skal slettes manuelt i QuickBooks.