Wenn Sie über ein Masterkonto zur Verwaltung mehrerer Teachworks-Konten verfügen und diese Teachworks-Konten mit einem einzigen QuickBooks-Konto synchronisieren möchten, können Sie den in diesem Artikel beschriebenen Anweisungen folgen.
HINWEIS: Für die Synchronisierung mehrerer Teachworks-Konten ist ein Abonnement von QuickBooks Online Plus erforderlich, damit die Standort- und Kursverfolgung verfügbar ist. Weitere Informationen finden Sie hier: Standorte und Kurse verfolgen .
Verbindung zu QuickBooks von Ihrem Masterkonto aus
Wenn Sie ein einzelnes Teachworks-Konto mit einem einzelnen QuickBooks-Konto synchronisieren, stellen Sie die Verbindung zu QuickBooks von Ihrem Teachworks-Administratorkonto aus her.
Wenn Sie jedoch mehrere Teachworks-Konten besitzen und diese mit einem einzigen QuickBooks-Konto synchronisieren möchten, müssen Sie die Verbindung zu QuickBooks über Ihr Master-Teachworks-Konto herstellen. Gehen Sie dazu wie folgt vor:
Wenn Ihr QuickBooks-Konto bereits mit einem Ihrer Teachworks-Konten verbunden ist, müssen Sie die Verbindung zuerst gemäß dieser Anleitung trennen: Verbindung von QuickBooks trennen.
Melden Sie sich in Ihrem Master-Konto an.
Klicken Sie auf „Einstellungen“ und anschließend auf „QuickBooks-Einstellungen“.
Klicken Sie auf die Schaltfläche „Mit QuickBooks verbinden“ und folgen Sie den Anweisungen, um Ihr Konto mit QuickBooks zu verbinden.
Verbindungseinstellungen
Nach der Verbindung mit QuickBooks von Ihrem Master-Konto aus werden Sie zu einem Formular mit den Verbindungseinstellungen weitergeleitet.
Master-Kontoeinstellungen
Wählen Sie in Ihrem QuickBooks-Konto die „Umsatzkonten“ und „Rabattkonten“ aus, die Sie zur Erfassung von Umsätzen und Rabatten verwenden möchten. Die Umsätze jeder Filiale werden auf diesen Konten erfasst und dem jeweiligen Standort zugeordnet.
Wählen Sie die Teachworks-Konten aus, die Sie mit dem verbundenen QuickBooks-Konto synchronisieren möchten. Wenn Sie eines Ihrer Teachworks-Konten mit einer eigenen QuickBooks-Unternehmensdatei synchronisieren möchten, lassen Sie das Kontrollkästchen „Unternehmen“ deaktiviert. Sie können das Teachworks-Konto dann direkt aus diesem Konto heraus mit QuickBooks verbinden.
Senden Sie das Formular ab, um die Einstellungen zu speichern.
QuickBooks-Einstellungen
Wenn Sie mehrere Filialen mit einem QuickBooks-Konto synchronisieren, müssen Sie die QuickBooks-Funktionen „Standorte“ oder „Kurse“ verwenden, um die Umsätze aus jedem Ihrer Teachworks-Konten zu verfolgen.
Melden Sie sich in Ihrem QuickBooks-Konto an.
Gehen Sie zur Seite „Unternehmenseinstellungen“.
Scrollen Sie auf der Seite „Firma“ nach unten zum Abschnitt „Kategorien“ und aktivieren Sie „Standorte verfolgen“ und/oder „Klassen verfolgen“.
Wenn Sie die Einstellung „Klassen“ verwenden, wählen Sie die Option, Klassen der gesamten Transaktion zuzuordnen.
Senden Sie das Formular ab, um Ihre Änderungen zu speichern.
Nachdem Sie die Einstellungen „Track-Standorte“ und/oder „Track-Klassen“ aktiviert haben, gehen Sie zu Ihrer „Listen“-Seite.
Wenn Sie die Nachverfolgung nach Standorten nutzen möchten, klicken Sie auf den Link „Standorte“ und fügen Sie Standorte für jedes der Teachworks-Niederlassungskonten hinzu, die Sie mit diesem QuickBooks-Konto synchronisieren möchten.
Wenn Sie die Erfassung nach Klassen durchführen möchten, klicken Sie auf den Link „Klassen“ und fügen Sie Klassen für jedes der Teachworks-Zweigstellenkonten hinzu, die Sie mit diesem QuickBooks-Konto synchronisieren möchten.
Rechnungs- und Gutschriftsnummern
Rechnungen und Gutschriften in Teachworks vergeben in jedem Konto separate Rechnungsnummern. Dadurch besteht die Möglichkeit von doppelten Nummern.
Wenn Sie doppelte Nummern zulassen möchten, müssen Sie die Einstellung in Ihrem QuickBooks-Konto wie folgt anpassen:
Klicken Sie auf die Seite „Unternehmenseinstellungen“.
Auf der Seite „Verkauf“ im Abschnitt „Inhalt des Verkaufsformulars“ sollte die Einstellung „Benutzerdefinierte Transaktionsnummern“ auf „Aus“ gesetzt werden.
Senden Sie das Formular ab, um Ihre Änderungen zu speichern.
Wenn Sie doppelte Rechnungsnummern vermeiden möchten, müssen Sie sicherstellen, dass jedes Ihrer Teachworks-Konten eine andere Rechnungsnummer hat.
Dies lässt sich erreichen, indem Sie entweder unterschiedliche Rechnungs- und Gutschrifts-Präfixe verwenden oder die Startnummer für jedes Ihrer Teachworks-Konten so gestalten, dass keine Duplikate auftreten. Weitere Informationen finden Sie hier: Rechnungsnummerierung .
Filialkontoeinstellungen
Wenn ein Teachworks-Zweigstellenkonto die Verbindung nutzt, die von einem Masterkonto hergestellt wurde, unterscheiden sich die Einstellungen geringfügig von denen, die bei einer Verbindung mit einem eigenen QuickBooks-Konto auftreten.
Melden Sie sich bei einem Teachworks-Zweigstellenkonto an, das die im Masterkonto eingerichtete Verbindung nutzt.
Klicken Sie auf „Konto & Einstellungen“ und anschließend auf „Integrationen & Add-ons“.
Klicken Sie unter QuickBooks-Integration auf „Einstellungen“.
Wählen Sie in den entsprechenden Feldern einen Standort und/oder eine Klasse aus. In diesen Menüs werden die Standorte und/oder Klassen angezeigt, die Sie in Ihrem QuickBooks-Konto erstellt haben.
Wählen Sie den Steuercode und das Einzahlungskonto aus. Die normalerweise auf dieser Seite angezeigten Umsatz- und Rabattkonten sind im Hauptkonto für alle Teachworks-Filialkonten hinterlegt, die diese Verbindung nutzen.
Wählen Sie das "Startdatum" für die Transaktionsdaten aus, die Sie synchronisieren möchten.
HINWEIS: Wenn Sie bereits Transaktionen von diesem Teachworks-Konto mit Ihrem QuickBooks-Konto synchronisiert haben, sollten Sie dieses Datum so einstellen, dass bereits synchronisierte Transaktionen ausgeschlossen werden.
Wenn Sie Zahlungen von der Synchronisierung ausschließen möchten, aktivieren Sie die Einstellung „Zahlungen ausschließen“.
Senden Sie das Formular ab, um die Einstellungen zu speichern.
Wiederholen Sie diese Schritte für jeden Ihrer Zweige.
Synchronisierung mit QuickBooks
Die Methode zum Synchronisieren eines Teachworks-Kontos mit QuickBooks über die im Master-Konto eingerichtete Verbindung ist die gleiche wie beim Synchronisieren eines einzelnen Kontos.
Klicken Sie auf „Konto & Einstellungen“ und anschließend auf „Integrationen & Add-ons“.
Klicken Sie unter QuickBooks-Integration auf „Synchronisieren“.
Es wird eine Tabelle mit den nicht synchronisierten Datensatztypen angezeigt. Sie können die einzelnen nicht synchronisierten Datensätze anzeigen, indem Sie in der Zeile des jeweiligen Datensatztyps auf das Symbol „Anzeigen“ klicken.
Klicken Sie auf die Schaltfläche „Synchronisieren“.
Logik und Regeln für die Synchronisierung von Datensatztypen
Wenn Sie mehrere Teachworks-Konten mit einem einzigen QuickBooks-Konto synchronisieren, gelten andere Logiken und Regeln für die Synchronisierung von Datensätzen als bei der Synchronisierung eines einzelnen Teachworks-Kontos mit einem einzelnen QuickBooks-Konto.
Kunden
Neue Datensätze – Falls ein Kundendatensatz noch nicht mit QuickBooks synchronisiert wurde, sucht Teachworks in Ihrem QuickBooks-Konto nach einem bestehenden Kunden mit demselben Vornamen, Nachnamen UND derselben E-Mail-Adresse.
Wird ein passender Datensatz gefunden, wird dieser mit dem Kundendatensatz in Teachworks verknüpft und das Kundenkonto in QuickBooks wird mit allen Kontaktdatenfeldern für diesen Kunden in Teachworks aktualisiert, die nicht leer sind.
Wird keine Übereinstimmung gefunden, versucht Teachworks, ein neues Kundenkonto in QuickBooks anzulegen.
Aktualisierung von Datensätzen – Wenn ein Datensatz bereits mit QuickBooks synchronisiert wurde, werden alle Änderungen, die im Kundenprofil in Teachworks vorgenommen wurden, übernommen. Nur Kontaktdatenfelder, die in Teachworks nicht leer sind, werden im Kundenkonto in QuickBooks aktualisiert.
Löschen – Wird ein Kunde, der mit QuickBooks synchronisiert wurde, später in Teachworks gelöscht, prüft die Software, ob dieses QuickBooks-Kundenkonto mit aktiven Kunden in Ihren anderen Teachworks-Konten verknüpft ist. Wurde der Kunde in allen verknüpften Teachworks-Konten gelöscht oder ist er dort inaktiv, wird er auch in Ihrem QuickBooks-Konto auf „Inaktiv“ gesetzt.
HINWEIS: Wenn einige Ihrer Kunden Profile in mehr als einem Ihrer Teachworks-Konten haben und denselben Vornamen, Nachnamen und dieselbe E-Mail-Adresse aufweisen, werden sie in QuickBooks einem einzigen Kundenkonto zugeordnet.
HINWEIS: Damit Rechnungen und Zahlungen erfolgreich synchronisiert werden können, müssen Ihre Kunden aktiv sein. Deaktivieren Sie Kunden daher erst in Teachworks, nachdem Sie alle noch nicht synchronisierten Rechnungen und/oder Zahlungen mit QuickBooks synchronisiert haben.
Dienstleistungen
Die Dienstleistungen werden Ihrem QuickBooks-Konto als Servicepositionen hinzugefügt.
Neue Datensätze – Falls ein Datensatz noch nicht mit QuickBooks synchronisiert wurde, prüft Teachworks zunächst, ob in QuickBooks ein Eintrag mit demselben Namen wie der Dienst existiert.
Wenn ein Dienst mit dem gleichen Namen gefunden wird, wird er mit dem Dienst in Ihrem Teachworks-Konto verknüpft.
Falls kein Dienst mit demselben Namen gefunden wird, wird in QuickBooks ein neuer Dienst erstellt.
HINWEIS: Wenn Ihre Teachworks-Konten Dienste mit dem gleichen Namen haben, werden diese dem gleichen Dienstposten in Ihrem QuickBooks-Konto zugeordnet.
Aktualisierung von Datensätzen – Wenn ein Dienst bereits mit QuickBooks synchronisiert wurde und Sie den Namen des Dienstes in Teachworks ändern, führt die Software folgende Schritte aus:
Prüfen Sie, ob in QuickBooks bereits Serviceeinträge mit dem neuen Servicenamen existieren. Wird ein Eintrag gefunden, wird der entsprechende Service in Teachworks mit dem Service in QuickBooks verknüpft. Andernfalls fährt die Software mit dem nächsten Schritt fort.
Prüfen Sie, ob in Ihrem anderen Teachworks-Konto Dienste mit diesem Dienst in QuickBooks verknüpft sind und ob deren Dienstnamen mit dem neuen Namen übereinstimmen. Falls ja, wird der Dienstname in QuickBooks aktualisiert. Falls nein, fährt die Software mit dem nächsten Schritt fort.
Es wird ein neuer Serviceeintrag mit dem neuen Namen des Teachworks-Services erstellt.
In Teachworks gelöschte Dienste werden nicht automatisch in QuickBooks gelöscht. Wenn Sie sie in QuickBooks löschen möchten, müssen Sie dies manuell tun.
Dienstbezeichnungen dürfen maximal 100 Zeichen lang sein.
Rechnungen
Neue Datensätze – Falls eine Rechnung noch nicht mit QuickBooks synchronisiert wurde, erstellt Teachworks eine neue Rechnung in QuickBooks.
HINWEIS: Beim Synchronisieren mehrerer Filialen mit einem QuickBooks-Konto versucht Teachworks, eine neue Rechnung zu erstellen, selbst wenn bereits eine Rechnung mit derselben Nummer gefunden wurde.
Wenn Sie Rechnungen mit doppelten Nummern nicht zulassen möchten, beachten Sie die Anweisungen im Abschnitt „Nummerierung“ weiter unten.
Aktualisierung von Datensätzen – Wenn eine Rechnung, die zuvor mit QuickBooks synchronisiert wurde, in Teachworks geändert wird, wird die entsprechende Rechnung in QuickBooks mit den Änderungen aktualisiert.
Gelöschte und stornierte Rechnungen – In Teachworks gelöschte oder stornierte Rechnungen müssen in QuickBooks manuell storniert werden.
Der Standort und/oder die Klasse, die Sie für ein Teachworks-Konto festgelegt haben, wird allen Rechnungen und Gutschriften zugeordnet, die mit QuickBooks synchronisiert werden.
Nummerierung – Rechnungs- und Gutschriftsnummern werden in jedem Ihrer Teachworks-Konten fortlaufend vergeben. Dadurch kann es zu doppelten Nummern in verschiedenen Teachworks-Konten kommen.
Eindeutige Rechnungsnummern generieren – Um in Ihrem QuickBooks-Konto eindeutige Rechnungsnummern zu verwenden, müssen Sie sicherstellen, dass die Rechnungsnummern in Ihren Teachworks-Filialkonten eindeutig sind. Dies kann auf folgende Weise erreicht werden:
Verwendung unterschiedlicher Rechnungs- und Gutschriftspräfixe für jedes Teachworks-Konto
Indem Sie die Startnummer für jedes Ihrer Teachworks-Konten so anordnen, dass keine Duplikate entstehen.
Wenn Sie versuchen, eine Rechnung mit der gleichen Nummer wie eine Rechnung zu synchronisieren, die bereits von einem anderen Teachworks-Konto synchronisiert wurde, gibt QuickBooks eine Fehlermeldung zurück und Sie müssen die doppelte Rechnungsnummer ändern.
Doppelte Rechnungsnummern vermeiden – Um doppelte Rechnungsnummern zu vermeiden, müssen Sie die folgende Einstellung in Ihrem QuickBooks-Konto anpassen:
Gehen Sie zur Seite „Unternehmenseinstellungen“.
Auf der Seite „Verkauf“ im Abschnitt „Inhalt des Verkaufsformulars“ die Option „Benutzerdefinierte Transaktionsnummern“ auf „Ein“ setzen.
Wenn diese Option auf „Ein“ gesetzt ist und Sie versuchen, Rechnungen mit denselben Nummern aus verschiedenen Teachworks-Konten zu synchronisieren, gibt QuickBooks eine Fehlermeldung zurück und synchronisiert die Rechnungen nicht.
Gutschriften
Die oben genannten Regeln für Rechnungen gelten auch für Gutschriften.
Gutschriften werden in QuickBooks als Gutschriftenanzeigen erstellt.
Gutschriften, die Rechnungen zugeordnet wurden, werden bei der Synchronisierung mit QuickBooks nicht automatisch zugeordnet – die Zuordnung muss in QuickBooks erfolgen.
Zahlungen
Eine in TeachWorks erstellte neue Zahlung erzeugt automatisch eine neue Zahlung in QuickBooks mit den entsprechenden Zahlungsdetails.
Zahlungen werden bei der Synchronisierung mit QuickBooks nicht automatisch Rechnungen zugeordnet – die Zuordnung muss in QuickBooks erfolgen.
Zahlungen, die in Teachworks nach der Synchronisierung mit QuickBooks gelöscht wurden, müssen in QuickBooks manuell gelöscht werden.