Εάν έχετε έναν Κύριο Λογαριασμό για τη διαχείριση πολλών λογαριασμών Teachworks και θέλετε να συγχρονίσετε αυτούς τους λογαριασμούς Teachworks με έναν μόνο λογαριασμό QuickBooks, μπορείτε να ακολουθήσετε τις οδηγίες που περιγράφονται σε αυτό το άρθρο.
ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Ο συγχρονισμός πολλαπλών λογαριασμών Teachworks απαιτεί συνδρομή στο QuickBooks Online Plus, ώστε να είναι διαθέσιμη η παρακολούθηση τοποθεσίας και μαθημάτων. Μπορείτε να βρείτε περισσότερες πληροφορίες εδώ: Παρακολούθηση τοποθεσιών και μαθημάτων .
Σύνδεση στο QuickBooks από τον Κύριο Λογαριασμό σας
Όταν συγχρονίζετε έναν μόνο λογαριασμό Teachworks με έναν μόνο λογαριασμό QuickBooks, θα συνδεθείτε στο QuickBooks από τον λογαριασμό διαχειριστή Teachworks.
Ωστόσο, εάν έχετε πολλούς λογαριασμούς Teachworks και θέλετε να τους συγχρονίσετε με έναν μόνο λογαριασμό QuickBooks, πρέπει να συνδεθείτε στο QuickBooks από τον κύριο λογαριασμό σας Teachworks. Μπορείτε να το κάνετε αυτό ακολουθώντας τα παρακάτω βήματα:
Εάν ο λογαριασμός σας στο QuickBooks είναι ήδη συνδεδεμένος με έναν από τους λογαριασμούς σας στο Teachworks, θα πρέπει πρώτα να τον αποσυνδέσετε ακολουθώντας αυτές τις οδηγίες: Αποσύνδεση από το QuickBooks.
Συνδεθείτε στον λογαριασμό σας Master.
Κάντε κλικ στις "Ρυθμίσεις" και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στις "Ρυθμίσεις QuickBooks".
Κάντε κλικ στο κουμπί "Σύνδεση στο QuickBooks" και ακολουθήστε τις οδηγίες για να συνδέσετε τον λογαριασμό σας στο QuickBooks.
Ρυθμίσεις σύνδεσης
Αφού συνδεθείτε στο QuickBooks από τον κύριο λογαριασμό σας, θα μεταφερθείτε σε μια φόρμα με τις ρυθμίσεις σύνδεσης.
Ρυθμίσεις κύριου λογαριασμού
Επιλέξτε τους "Πωλήσεις" και "Λογαριασμούς Έκπτωσης" από τον λογαριασμό σας QuickBooks που θα χρησιμοποιείτε για την παρακολούθηση πωλήσεων και εκπτώσεων. Οι πωλήσεις κάθε υποκαταστήματος θα καταγράφονται σε αυτούς τους λογαριασμούς και θα ορίζονται από τη δική τους τοποθεσία.
Επιλέξτε τους λογαριασμούς Teachworks που θέλετε να συγχρονίσετε με τον συνδεδεμένο λογαριασμό QuickBooks. Εάν πρόκειται να συγχρονίσετε οποιονδήποτε από τους λογαριασμούς Teachworks σας με το δικό του αρχείο εταιρείας QuickBooks, αφήστε το πλαίσιο ελέγχου της εταιρείας μη επιλεγμένο και θα μπορείτε να συνδέσετε αυτόν τον λογαριασμό Teachworks με το QuickBooks μέσα από αυτόν τον λογαριασμό.
Υποβάλετε τη φόρμα για να αποθηκεύσετε τις ρυθμίσεις.
Ρυθμίσεις QuickBooks
Όταν συγχρονίζετε πολλά υποκαταστήματα σε έναν λογαριασμό QuickBooks, θα χρειαστεί να χρησιμοποιήσετε τις λειτουργίες "Τοποθεσίες" ή "Κλάσεις" του QuickBooks για να παρακολουθείτε τις πωλήσεις από κάθε έναν από τους λογαριασμούς σας στο Teachworks.
Συνδεθείτε στον λογαριασμό σας στο QuickBooks.
Μεταβείτε στη σελίδα "Ρυθμίσεις εταιρείας".
Στη σελίδα «Εταιρεία», κάντε κύλιση προς τα κάτω στην ενότητα «Κατηγορίες» και ενεργοποιήστε τις «Τοποθεσίες Πίστας» ή/και τις «Κατηγορίες Πίστας».
Εάν χρησιμοποιείτε τη ρύθμιση "Κλάσεις", επιλέξτε την επιλογή για να αντιστοιχίσετε κλάσεις "Μία σε ολόκληρη τη συναλλαγή".
Υποβάλετε τη φόρμα για να αποθηκεύσετε τις αλλαγές σας.
Αφού ενεργοποιήσετε τις ρυθμίσεις "Τοποθεσίες Παρακολούθησης" ή/και "Κατηγορίες Παρακολούθησης", μεταβείτε στη σελίδα "Λίστες".
Εάν παρακολουθείτε κατά τοποθεσίες, κάντε κλικ στον σύνδεσμο "Τοποθεσίες" και προσθέστε τοποθεσίες για κάθε έναν από τους λογαριασμούς υποκαταστήματος Teachworks που θα συγχρονίζετε με αυτόν τον λογαριασμό QuickBooks.
Εάν παρακολουθείτε ανά κλάση, κάντε κλικ στον σύνδεσμο "Κλάσεις" και προσθέστε κλάσεις για κάθε έναν από τους λογαριασμούς κλάδου Teachworks που θα συγχρονίζετε με αυτόν τον λογαριασμό QuickBooks.
Αριθμοί Τιμολογίων & Πιστωτικών Σημειωμάτων
Τα τιμολόγια και τα πιστωτικά σημειώματα στο Teachworks αυξάνουν τους αριθμούς τιμολογίων σε κάθε λογαριασμό ξεχωριστά. Αυτό δημιουργεί την πιθανότητα διπλότυπων αριθμών.
Αν θέλετε να επιτρέψετε διπλότυπους αριθμούς, θα πρέπει να προσαρμόσετε τη ρύθμιση στον λογαριασμό σας QuickBooks ακολουθώντας τα παρακάτω βήματα:
Κάντε κλικ στη σελίδα "Ρυθμίσεις εταιρείας".
Στη σελίδα "Πωλήσεις" στην ενότητα "Περιεχόμενο φόρμας πωλήσεων", ορίστε τη ρύθμιση "Προσαρμοσμένοι αριθμοί συναλλαγών" σε "Απενεργοποιημένο".
Υποβάλετε τη φόρμα για να αποθηκεύσετε τις αλλαγές σας.
Αν δεν θέλετε να επιτρέπονται διπλότυποι αριθμοί, τότε θα πρέπει να βεβαιωθείτε ότι κάθε ένας από τους λογαριασμούς σας στο Teachworks έχει διαφορετικούς αριθμούς τιμολογίων.
Αυτό μπορεί να επιτευχθεί είτε χρησιμοποιώντας διαφορετικά "Προεπιλογές" τιμολογίου και πιστωτικού σημειώματος είτε τοποθετώντας απόσταση μεταξύ των αρχικών αριθμών για κάθε έναν από τους λογαριασμούς σας στο Teachworks, ώστε να μην υπάρχουν ποτέ διπλότυπα. Μπορείτε να βρείτε περισσότερες πληροφορίες εδώ: Αρίθμηση Τιμολογίου .
Ρυθμίσεις Λογαριασμού Υποκαταστήματος
Όταν ένας λογαριασμός υποκαταστήματος Teachworks χρησιμοποιεί τη σύνδεση που δημιουργήθηκε από έναν Κύριο Λογαριασμό, οι ρυθμίσεις θα είναι ελαφρώς διαφορετικές από ό,τι αν συνδεόταν στον δικό του λογαριασμό QuickBooks.
Συνδεθείτε σε έναν λογαριασμό υποκαταστήματος Teachworks που χρησιμοποιεί τη σύνδεση που έχει δημιουργηθεί στον Κύριο λογαριασμό.
Κάντε κλικ στην επιλογή "Λογαριασμός & Ρυθμίσεις" και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή "Ενσωματώσεις & Πρόσθετα".
Κάντε κλικ στην επιλογή "Ρυθμίσεις" στην ενότητα Ενσωμάτωση QuickBooks.
Επιλέξτε μια Τοποθεσία ή/και μια Κλάση στα αντίστοιχα πεδία. Αυτά τα μενού θα εμφανίσουν τις τοποθεσίες ή/και τις κλάσεις που δημιουργήσατε στον λογαριασμό σας QuickBooks.
Επιλέξτε τον κωδικό φόρου και τον λογαριασμό κατάθεσης που θα χρησιμοποιήσετε. Οι λογαριασμοί πωλήσεων και εκπτώσεων που εμφανίζονται κανονικά σε αυτήν τη σελίδα ορίζονται στον Κύριο λογαριασμό για όλους τους λογαριασμούς υποκαταστήματος Teachworks που χρησιμοποιούν αυτήν τη σύνδεση.
Επιλέξτε την "Ημερομηνία έναρξης" για τις ημερομηνίες συναλλαγών που θέλετε να συγχρονίσετε.
ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Εάν έχετε ήδη συγχρονίσει συναλλαγές από αυτόν τον λογαριασμό Teachworks με τον λογαριασμό σας QuickBooks, θα πρέπει να ορίσετε αυτήν την ημερομηνία για να εξαιρέσετε τυχόν συναλλαγές που έχουν ήδη συγχρονιστεί.
Αν θέλετε να εξαιρέσετε πληρωμές από τον συγχρονισμό, ενεργοποιήστε τη ρύθμιση "Εξαίρεση πληρωμών".
Υποβάλετε τη φόρμα για να αποθηκεύσετε τις ρυθμίσεις.
Επαναλάβετε αυτά τα βήματα για κάθε ένα από τα κλαδιά σας.
Συγχρονισμός με το QuickBooks
Η μέθοδος συγχρονισμού ενός λογαριασμού Teachworks με το QuickBooks χρησιμοποιώντας τη σύνδεση που έχει δημιουργηθεί στον Κύριο λογαριασμό είναι η ίδια με αυτήν που χρησιμοποιείται για τον συγχρονισμό ενός μόνο λογαριασμού.
Κάντε κλικ στην επιλογή "Λογαριασμός & Ρυθμίσεις" και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή "Ενσωματώσεις & Πρόσθετα".
Κάντε κλικ στο "Συγχρονισμός" στην ενότητα Ενσωμάτωση QuickBooks.
Θα δείτε έναν πίνακα με τους τύπους εγγραφών που δεν είναι συγχρονισμένοι. Μπορείτε να δείτε τις μεμονωμένες μη συγχρονισμένες εγγραφές κάνοντας κλικ στο εικονίδιο "Προβολή" στη γραμμή του τύπου εγγραφής.
Κάντε κλικ στο κουμπί "Συγχρονισμός".
Λογική και κανόνες για τον συγχρονισμό τύπων εγγραφών
Όταν συγχρονίζετε πολλούς λογαριασμούς Teachworks σε έναν μόνο λογαριασμό QuickBooks, η λογική και οι κανόνες που εφαρμόζονται στον συγχρονισμό εγγραφών διαφέρουν από ό,τι αν συγχρονίζατε έναν μόνο λογαριασμό Teachworks με έναν μόνο λογαριασμό QuickBooks.
Πελάτες
Νέες εγγραφές - Εάν μια εγγραφή πελάτη δεν έχει συγχρονιστεί με το QuickBooks, το Teachworks θα αναζητήσει στον λογαριασμό σας στο QuickBooks έναν υπάρχοντα πελάτη με το ίδιο όνομα, επώνυμο ΚΑΙ διεύθυνση email.
Εάν βρεθεί μια αντίστοιχη εγγραφή, αυτή θα συσχετιστεί με την εγγραφή πελάτη στο Teachworks και ο λογαριασμός πελάτη στο QuickBooks θα ενημερωθεί με τυχόν πεδία στοιχείων επικοινωνίας για αυτόν τον πελάτη στο Teachworks που δεν είναι κενά.
Εάν δεν βρεθεί καμία αντιστοιχία, το Teachworks θα προσπαθήσει να δημιουργήσει έναν νέο λογαριασμό πελάτη στο QuickBooks.
Ενημέρωση Εγγραφών - Εάν μια εγγραφή έχει ήδη συγχρονιστεί με το QuickBooks, θα ενημερωθεί με τυχόν αλλαγές που έγιναν στο προφίλ του πελάτη στο Teachworks. Μόνο τα πεδία στοιχείων επικοινωνίας που δεν είναι κενά στο Teachworks θα ενημερωθούν στον λογαριασμό του πελάτη στο QuickBooks.
Διαγραφή - Εάν ένας πελάτης που έχει συγχρονιστεί με το QuickBooks διαγραφεί αργότερα στο Teachworks, το λογισμικό θα ελέγξει εάν αυτός ο λογαριασμός πελάτη QuickBooks σχετίζεται με τυχόν ενεργούς πελάτες που υπάρχουν στους άλλους λογαριασμούς σας στο Teachworks. Εάν αυτός ο πελάτης έχει διαγραφεί ή είναι ανενεργός σε όλους τους συσχετισμένους λογαριασμούς Teachworks, τότε ο πελάτης θα οριστεί σε Ανενεργός στον λογαριασμό σας στο QuickBooks.
ΣΥΜΒΟΥΛΗ: Εάν ορισμένοι από τους πελάτες σας έχουν προφίλ σε περισσότερους από έναν λογαριασμούς Teachworks και έχουν το ίδιο όνομα, επώνυμο και διεύθυνση email, θα συσχετιστούν με έναν λογαριασμό πελάτη στο QuickBooks.
ΣΥΜΒΟΥΛΗ: Για να συγχρονιστούν με επιτυχία τα τιμολόγια και οι πληρωμές, οι πελάτες σας πρέπει να είναι ενεργοί. Επομένως, θα πρέπει να απενεργοποιείτε τους πελάτες στο Teachworks μόνο αφού συγχρονίσετε όλα τα μη συγχρονισμένα τιμολόγια ή/και τις πληρωμές τους στο QuickBooks.
Υπηρεσίες
Οι υπηρεσίες προστίθενται στον λογαριασμό σας QuickBooks ως στοιχεία υπηρεσιών.
Νέες εγγραφές - Εάν μια εγγραφή δεν έχει συγχρονιστεί με το QuickBooks, το Teachworks θα ελέγξει πρώτα εάν υπάρχει κάποιο στοιχείο στο QuickBooks με το ίδιο όνομα με την υπηρεσία.
Εάν βρεθεί μια υπηρεσία με το ίδιο όνομα, θα συσχετιστεί με την υπηρεσία στον λογαριασμό σας στο Teachworks.
Εάν δεν βρεθεί υπηρεσία με το ίδιο όνομα, θα δημιουργηθεί μια νέα στο QuickBooks.
ΣΥΜΒΟΥΛΗ: Εάν οι λογαριασμοί σας στο Teachworks έχουν υπηρεσίες με το ίδιο όνομα, θα συσχετιστούν με το ίδιο στοιχείο υπηρεσίας στον λογαριασμό σας στο QuickBooks.
Ενημέρωση εγγραφών - Εάν μια υπηρεσία έχει ήδη συγχρονιστεί με το QuickBooks και αλλάξετε το όνομα της υπηρεσίας στο Teachworks, το λογισμικό θα εκτελέσει τα εξής βήματα:
Ελέγξτε εάν υπάρχουν ήδη στοιχεία υπηρεσίας στο QuickBooks με το νέο όνομα υπηρεσίας. Εάν βρεθεί κάποια αντιστοιχία, η υπηρεσία στο Teachworks θα συσχετιστεί με την υπηρεσία στο QuickBooks. Εάν δεν βρεθεί καμία αντιστοιχία, το λογισμικό προχωρά στο επόμενο βήμα.
Ελέγξτε εάν κάποιες υπηρεσίες στον άλλο λογαριασμό σας στο Teachworks σχετίζονται με αυτήν την υπηρεσία στο QuickBooks και εάν τα ονόματα των υπηρεσιών τους ταιριάζουν με το νέο όνομα. Εάν ναι, το όνομα του στοιχείου υπηρεσίας θα ενημερωθεί στο QuickBooks. Εάν όχι, το λογισμικό προχωρά στο επόμενο βήμα.
Θα δημιουργηθεί ένα νέο στοιχείο υπηρεσίας με το νέο όνομα της υπηρεσίας Teachworks.
Οι υπηρεσίες που διαγράφονται στο Teachworks δεν θα διαγραφούν στο QuickBooks. Εάν θέλετε να τις διαγράψετε στο QuickBooks, πρέπει να το κάνετε αυτό χειροκίνητα.
Οι τίτλοι υπηρεσιών πρέπει να έχουν μήκος 100 χαρακτήρες ή λιγότερους.
Τιμολόγια
Νέες εγγραφές - Εάν ένα τιμολόγιο δεν έχει συγχρονιστεί με το QuickBooks, το Teachworks θα δημιουργήσει ένα νέο τιμολόγιο στο QuickBooks.
ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Κατά τον συγχρονισμό πολλών υποκαταστημάτων σε έναν λογαριασμό QuickBooks, το Teachworks θα προσπαθήσει να δημιουργήσει ένα νέο τιμολόγιο, ακόμα και αν βρεθεί ένα τιμολόγιο με τον ίδιο αριθμό.
Αν δεν θέλετε να επιτρέπονται τιμολόγια με διπλότυπους αριθμούς, ανατρέξτε στις οδηγίες στην ενότητα "Αρίθμηση" παρακάτω.
Ενημέρωση Εγγραφών - Εάν ένα τιμολόγιο που έχει συγχρονιστεί προηγουμένως με το QuickBooks αλλάξει στο Teachworks, το αντίστοιχο τιμολόγιο στο QuickBooks θα ενημερωθεί με τις αλλαγές.
Διαγραμμένα & Ακυρωμένα Τιμολόγια - Τα τιμολόγια που διαγράφονται ή ακυρώνονται στο Teachworks πρέπει να ακυρώνονται χειροκίνητα στο QuickBooks.
Η τοποθεσία ή/και η τάξη που έχετε ορίσει για έναν λογαριασμό Teachworks θα αντιστοιχιστεί σε τυχόν τιμολόγια και πιστωτικά σημειώματα που συγχρονίζονται με το QuickBooks.
Αρίθμηση - Οι αριθμοί τιμολογίων και πιστωτικών σημειωμάτων αυξάνονται διαδοχικά σε κάθε έναν από τους λογαριασμούς σας στο Teachworks. Αυτό δημιουργεί την πιθανότητα διπλών αριθμών μεταξύ των λογαριασμών Teachworks.
Δημιουργία Μοναδικών Αριθμών - Εάν θέλετε να έχετε μοναδικούς αριθμούς τιμολογίων στον λογαριασμό σας στο QuickBooks, είναι απαραίτητο να διασφαλίσετε ότι οι αριθμοί τιμολογίων στους λογαριασμούς υποκαταστήματος Teachworks είναι μοναδικοί. Αυτό μπορεί να επιτευχθεί με έναν από τους εξής τρόπους:
Χρήση διαφορετικών προθεμάτων τιμολογίου και πιστωτικού σημειώματος για κάθε λογαριασμό Teachworks
Τοποθετώντας διαστήματα μεταξύ των αρχικών αριθμών για κάθε λογαριασμό Teachworks, ώστε να μην υπάρχουν ποτέ διπλότυπα.
Εάν επιχειρήσετε να συγχρονίσετε ένα τιμολόγιο με τον ίδιο αριθμό με ένα τιμολόγιο που έχει συγχρονιστεί από άλλον λογαριασμό Teachworks, το QuickBooks θα επιστρέψει ένα μήνυμα σφάλματος και θα πρέπει να αλλάξετε τον διπλότυπο αριθμό τιμολογίου.
Αποτροπή διπλότυπων αριθμών - Εάν θέλετε να αποτρέψετε τους διπλότυπους αριθμούς τιμολογίων, θα πρέπει να προσαρμόσετε την ακόλουθη ρύθμιση στον λογαριασμό σας QuickBooks:
Μεταβείτε στη σελίδα "Ρυθμίσεις εταιρείας"
Στη σελίδα "Πωλήσεις" στην ενότητα "Περιεχόμενο Φόρμας Πωλήσεων", ορίστε την επιλογή "Προσαρμοσμένοι Αριθμοί Συναλλαγών" σε "Ενεργοποιημένο".
Με αυτήν την επιλογή σε "Ενεργοποιημένο", εάν προσπαθήσετε να συγχρονίσετε τιμολόγια με τους ίδιους αριθμούς από διαφορετικούς λογαριασμούς Teachworks, το QuickBooks θα επιστρέψει ένα μήνυμα σφάλματος και δεν θα συγχρονίσει τα τιμολόγια.
Πιστωτικά Σημειώματα
Οι παραπάνω κανόνες για τα τιμολόγια ισχύουν και για τα Πιστωτικά Σημειώματα.
Τα πιστωτικά σημειώματα δημιουργούνται στο QuickBooks ως πιστωτικά σημειώματα.
Τα πιστωτικά σημειώματα που έχουν εκχωρηθεί στα Τιμολόγια δεν εκχωρούνται αυτόματα όταν συγχρονίζονται με το QuickBooks -- η εκχώρηση πρέπει να γίνει στο QuickBooks.
Πληρωμές
Μια νέα πληρωμή που δημιουργείται στο teachworks θα δημιουργήσει μια νέα πληρωμή στο QuickBooks με αντίστοιχες λεπτομέρειες
Οι πληρωμές δεν κατανέμονται σε τιμολόγια όταν συγχρονίζονται με το QuickBooks - η κατανομή πρέπει να γίνεται στο QuickBooks.
Οι πληρωμές που διαγράφονται στο Teachworks μετά τον συγχρονισμό τους με το QuickBooks πρέπει να διαγράφονται χειροκίνητα στο QuickBooks.