Si dispone de una cuenta maestra para gestionar varias cuentas de Teachworks y desea sincronizar estas cuentas de Teachworks con una única cuenta de QuickBooks, puede seguir las instrucciones que se describen en este artículo.
NOTA: Para sincronizar varias cuentas de Teachworks, se requiere una suscripción a QuickBooks Online Plus para poder realizar el seguimiento de ubicaciones y clases. Puede encontrar más información aquí: Seguimiento de ubicaciones y clases .
Conectarse a QuickBooks desde su cuenta maestra
Cuando sincronices una única cuenta de Teachworks con una única cuenta de QuickBooks, te conectarás a QuickBooks desde tu cuenta de administrador de Teachworks.
Sin embargo, si tienes varias cuentas de Teachworks y quieres sincronizarlas con una sola cuenta de QuickBooks, debes conectar QuickBooks desde tu cuenta principal de Teachworks. Puedes hacerlo siguiendo los pasos que se indican a continuación:
Si su cuenta de QuickBooks ya está conectada a una de sus cuentas de Teachworks, primero deberá desconectarla siguiendo estas instrucciones: Desconexión de QuickBooks.
Inicia sesión en tu cuenta principal.
Haz clic en "Configuración" y luego en "Configuración de QuickBooks".
Haz clic en el botón "Conectar con QuickBooks" y sigue las instrucciones para conectar tu cuenta a QuickBooks.
Configuración de conexión
Tras conectarse a QuickBooks desde su cuenta principal, se le redirigirá a un formulario con la configuración de conexión.
Configuración de la cuenta maestra
Seleccione las cuentas de "Ventas" y "Descuentos" de su cuenta de QuickBooks que utilizará para el seguimiento de ventas y descuentos. Las ventas de cada sucursal se registrarán en estas cuentas y se identificarán según su ubicación.
Seleccione las cuentas de Teachworks que desea sincronizar con la cuenta de QuickBooks conectada. Si va a sincronizar alguna de sus cuentas de Teachworks con su propio archivo de empresa de QuickBooks, deje la casilla de empresa sin marcar y podrá conectar esa cuenta de Teachworks a QuickBooks desde la propia cuenta.
Envíe el formulario para guardar la configuración.
Configuración de QuickBooks
Al sincronizar varias sucursales con una sola cuenta de QuickBooks, deberá utilizar las funciones "Ubicaciones" o "Clases" de QuickBooks para realizar un seguimiento de las ventas de cada una de sus cuentas de Teachworks.
Inicia sesión en tu cuenta de QuickBooks.
Ve a la página "Configuración de la empresa".
En la página "Empresa", desplácese hacia abajo hasta la sección "Categorías" y active "Seguimiento de ubicaciones" y/o "Seguimiento de clases".
Si utiliza la configuración "Clases", elija la opción para asignar clases "Una a toda la transacción".
Envía el formulario para guardar los cambios.
Una vez que haya habilitado la configuración de "Ubicaciones de seguimiento" y/o "Clases de seguimiento", vaya a su página de "Listas".
Si realiza el seguimiento por ubicaciones, haga clic en el enlace "Ubicaciones" y agregue las ubicaciones para cada una de las cuentas de sucursal de Teachworks que sincronizará con esta cuenta de QuickBooks.
Si realiza el seguimiento por clase, haga clic en el enlace "Clases" y agregue las clases para cada una de las cuentas de sucursal de Teachworks que sincronizará con esta cuenta de QuickBooks.
Números de factura y nota de crédito
En Teachworks, las facturas y las notas de crédito incrementan los números de factura en cada cuenta por separado. Esto puede generar números duplicados.
Si desea permitir números duplicados, deberá ajustar la configuración en su cuenta de QuickBooks siguiendo los pasos que se indican a continuación:
Haz clic en la página "Configuración de la empresa".
En la página "Ventas", dentro de la sección "Contenido del formulario de ventas", configure la opción "Números de transacción personalizados" en "Desactivado".
Envía el formulario para guardar los cambios.
Si no desea permitir números duplicados, deberá asegurarse de que cada una de sus cuentas de Teachworks tenga números de factura diferentes.
Esto se puede lograr utilizando diferentes prefijos para facturas y notas de crédito, o bien espaciando el número inicial de cada una de tus cuentas de Teachworks para evitar duplicados. Puedes encontrar más información aquí: Numeración de facturas .
Configuración de la cuenta de sucursal
Cuando una cuenta de sucursal de Teachworks utiliza la conexión establecida desde una cuenta maestra, la configuración será ligeramente diferente a si se conectara a su propia cuenta de QuickBooks.
Inicie sesión en una cuenta de sucursal de Teachworks que utilice la conexión establecida en la Cuenta Maestra.
Haz clic en "Cuenta y configuración" y luego en "Integraciones y complementos".
Haz clic en "Configuración" debajo de la integración con QuickBooks.
Seleccione una ubicación o una clase en los campos correspondientes. Estos menús mostrarán las ubicaciones o clases que haya creado en su cuenta de QuickBooks.
Seleccione el código fiscal y la cuenta de depósito que desea utilizar. Las cuentas de ventas y descuentos que normalmente aparecen en esta página están configuradas en la cuenta maestra para todas las cuentas de sucursales de Teachworks que utilizan esa conexión.
Seleccione la "Fecha de inicio" para las fechas de transacción que desea sincronizar.
NOTA: Si ya ha sincronizado las transacciones de esta cuenta de Teachworks con su cuenta de QuickBooks, debe configurar esta fecha para excluir cualquier transacción que ya se haya sincronizado.
Si desea excluir ciertos pagos de la sincronización, active la opción "Excluir pagos".
Envíe el formulario para guardar la configuración.
Repita estos pasos para cada una de sus ramas.
Sincronización con QuickBooks
El método para sincronizar una cuenta de Teachworks con QuickBooks mediante la conexión establecida en la cuenta maestra es el mismo que para sincronizar una sola cuenta.
Haz clic en "Cuenta y configuración" y luego en "Integraciones y complementos".
Haz clic en "Sincronizar" debajo de la integración con QuickBooks.
Verás una tabla con los tipos de registro que no están sincronizados. Puedes ver los registros individuales que no están sincronizados haciendo clic en el icono "Ver" en la fila correspondiente al tipo de registro.
Haz clic en el botón "Sincronizar".
Lógica y reglas para la sincronización de tipos de registros
Cuando sincronizas varias cuentas de Teachworks con una sola cuenta de QuickBooks, la lógica y las reglas que se aplican a la sincronización de registros son diferentes a las que se aplicarían si sincronizaras una sola cuenta de Teachworks con una sola cuenta de QuickBooks.
Clientes
Registros nuevos : si un registro de cliente no se ha sincronizado con QuickBooks, Teachworks buscará en su cuenta de QuickBooks un cliente existente con el mismo nombre, apellido y dirección de correo electrónico.
Si se encuentra un registro coincidente, se asociará con el registro del cliente en Teachworks y la cuenta del cliente en QuickBooks se actualizará con los campos de detalles de contacto de ese cliente en Teachworks que no estén en blanco.
Si no se encuentra ninguna coincidencia, Teachworks intentará crear una nueva cuenta de cliente en QuickBooks.
Actualización de registros : Si un registro ya se ha sincronizado con QuickBooks, se actualizará con los cambios realizados en el perfil del cliente en Teachworks. Solo se actualizarán en la cuenta del cliente en QuickBooks los campos de información de contacto que no estén vacíos en Teachworks.
Eliminación : Si un cliente sincronizado con QuickBooks se elimina posteriormente en Teachworks, el software comprobará si la cuenta de ese cliente de QuickBooks está asociada a algún cliente activo en sus otras cuentas de Teachworks. Si el cliente se ha eliminado o está inactivo en todas las cuentas de Teachworks asociadas, se marcará como inactivo en su cuenta de QuickBooks.
CONSEJO: Si algunos de sus clientes tienen perfiles en más de una de sus cuentas de Teachworks y tienen el mismo nombre, apellido y dirección de correo electrónico, se asociarán a una sola cuenta de cliente en QuickBooks.
CONSEJO: Para que las facturas y los pagos se sincronicen correctamente, sus clientes deben estar activos. Por lo tanto, solo debe desactivar a los clientes en Teachworks después de haber sincronizado todas sus facturas y/o pagos pendientes con QuickBooks.
Servicios
Los servicios se añaden a su cuenta de QuickBooks como artículos de servicio.
Registros nuevos : si un registro no se ha sincronizado con QuickBooks, Teachworks comprobará primero si existe un elemento en QuickBooks con el mismo nombre que el servicio.
Si se encuentra un servicio con el mismo nombre, se asociará con el servicio en tu cuenta de Teachworks.
Si no se encuentra ningún servicio con el mismo nombre, se creará uno nuevo en QuickBooks.
CONSEJO: Si sus cuentas de Teachworks tienen servicios con el mismo nombre, se asociarán al mismo elemento de servicio en su cuenta de QuickBooks.
Actualización de registros : si un servicio ya se ha sincronizado con QuickBooks y cambia el nombre del servicio en Teachworks, el software realizará los siguientes pasos:
Compruebe si ya existen elementos de servicio en QuickBooks con el nuevo nombre. Si se encuentra una coincidencia, el servicio en Teachworks se asociará con el servicio en QuickBooks. Si no se encuentra ninguna coincidencia, el software pasa al siguiente paso.
Comprueba si algún servicio de tu otra cuenta de Teachworks está asociado a este servicio en QuickBooks y si sus nombres coinciden con el nuevo nombre. Si coinciden, el nombre del servicio se actualizará en QuickBooks. Si no, el software continuará con el siguiente paso.
Se creará un nuevo elemento de servicio con el nuevo nombre del servicio Teachworks.
Los servicios eliminados en Teachworks no se eliminarán en QuickBooks. Si desea eliminarlos en QuickBooks, deberá hacerlo manualmente.
Los títulos de los servicios deben tener 100 caracteres o menos.
Facturas
Registros nuevos : si una factura no se ha sincronizado con QuickBooks, Teachworks creará una nueva factura en QuickBooks.
NOTA: Al sincronizar varias sucursales con una cuenta de QuickBooks, Teachworks intentará crear una nueva factura aunque encuentre una factura con el mismo número.
Si no desea permitir facturas con números duplicados, consulte las instrucciones en la sección "Numeración" que aparece a continuación.
Actualización de registros : si se modifica en Teachworks una factura que previamente se ha sincronizado con QuickBooks, la factura correspondiente en QuickBooks se actualizará con los cambios.
Facturas eliminadas y anuladas : las facturas eliminadas o anuladas en Teachworks deben anularse manualmente en QuickBooks.
La ubicación y/o la clase que hayas configurado para una cuenta de Teachworks se asignarán a todas las facturas y notas de crédito que se sincronicen con QuickBooks.
Numeración : Los números de facturas y notas de crédito se incrementan secuencialmente en cada una de sus cuentas de Teachworks. Esto puede generar números duplicados entre las cuentas de Teachworks.
Generación de números únicos : Si desea tener números de factura únicos en su cuenta de QuickBooks, es necesario asegurarse de que los números de factura en las cuentas de su sucursal de Teachworks sean únicos. Esto se puede lograr de la siguiente manera:
Utilizar diferentes prefijos de factura y nota de crédito para cada cuenta de Teachworks.
Al espaciar el número inicial de cada una de tus cuentas de Teachworks, evitarás que se repitan.
Si intenta sincronizar una factura con el mismo número que una factura sincronizada desde otra cuenta de Teachworks, QuickBooks mostrará un mensaje de error y deberá cambiar el número de factura duplicado.
Cómo evitar números duplicados : si desea evitar números de factura duplicados, deberá ajustar la siguiente configuración en su cuenta de QuickBooks:
Vaya a la página "Configuración de la empresa".
En la página "Ventas", en la sección "Contenido del formulario de ventas", configure la opción "Números de transacción personalizados" en "Activado".
Si esta opción está configurada en "Activada", al intentar sincronizar facturas con los mismos números de diferentes cuentas de Teachworks, QuickBooks mostrará un mensaje de error y no sincronizará las facturas.
Notas de crédito
Las normas anteriores aplicables a las facturas también se aplican a las notas de crédito.
Las notas de crédito se crean en QuickBooks como notas de crédito.
Las notas de crédito que se han asignado a facturas no se asignan automáticamente al sincronizarse con QuickBooks; la asignación debe realizarse en QuickBooks.
Pagos
Un nuevo pago creado en TeachWorks creará un nuevo pago en QuickBooks con los detalles correspondientes.
Los pagos no se asignan a las facturas al sincronizarlas con QuickBooks; la asignación debe realizarse en QuickBooks.
Los pagos que se eliminan en Teachworks después de haber sido sincronizados con QuickBooks deben eliminarse manualmente en QuickBooks.