Kui teil on mitme Teachworksi konto haldamiseks põhikonto ja soovite need Teachworksi kontod ühe QuickBooksi kontoga sünkroonida, saate järgida selles artiklis kirjeldatud juhiseid.
MÄRKUS. Mitme Teachworksi konto sünkroonimiseks on vaja QuickBooks Online Plusi tellimust, et asukoha ja klasside jälgimine oleks saadaval. Lisateavet leiate siit: Asukohtade ja klasside jälgimine .
QuickBooksiga ühenduse loomine oma põhikontolt
Kui sünkroonite ühe Teachworksi konto ühe QuickBooksi kontoga, saate QuickBooksiga ühenduse luua oma Teachworksi administraatori konto kaudu.
Kui teil on aga mitu Teachworksi kontot ja soovite need sünkroonida ühe QuickBooksi kontoga, peate QuickBooksiga ühenduse looma oma Teachworksi peakontolt. Selleks toimige järgmiselt.
Kui teie QuickBooksi konto on juba mõne teie Teachworksi kontoga ühendatud, peate selle kõigepealt lahti ühendama, järgides neid juhiseid: QuickBooksist ühenduse katkestamine.
Logi sisse oma Masteri kontole.
Klõpsake nuppu "Seaded" ja seejärel nuppu "QuickBooksi seaded".
Klõpsake nuppu „Ühenda QuickBooksiga” ja järgige juhiseid oma konto QuickBooksiga ühendamiseks.
Ühenduse seaded
Pärast oma Master kontolt QuickBooksiga ühenduse loomist suunatakse teid ühenduse sätetega vormile.
Põhikonto seaded
Valige oma QuickBooksi kontolt „Müük” ja „Allahindluskontod”, mida kasutate müügi ja allahindluste jälgimiseks. Iga filiaali müük registreeritakse nendele kontodele ja see määratakse vastavalt nende asukohale.
Valige Teachworksi kontod, mida soovite ühendatud QuickBooksi kontoga sünkroonida. Kui sünkroonite mõnda oma Teachworksi kontot vastava QuickBooksi ettevõtte failiga, jätke ettevõtte märkeruut märkimata ja saate selle Teachworksi konto QuickBooksiga selle konto seest ühendada.
Seadete salvestamiseks saatke vorm.
QuickBooksi seaded
Mitme filiaali sünkroonimisel ühe QuickBooksi kontoga peate iga Teachworksi konto müügi jälgimiseks kasutama QuickBooksi funktsioone „Asukohad” või „Klassid”.
Logige sisse oma QuickBooksi kontole.
Mine lehele "Ettevõtte seaded".
Lehel „Ettevõte“ kerige alla jaotiseni „Kategooriad“ ja lubage „Asukohtade jälgimine“ ja/või „Klasside jälgimine“.
Kui kasutate seadet „Klassid“, valige klasside määramiseks suvand „Üks kogu tehingule“.
Muudatuste salvestamiseks esitage vorm.
Pärast seda, kui oled lubanud sätted „Raja asukohad” ja/või „Raja klassid”, mine oma lehele „Loendid”.
Asukohtade järgi jälgimise korral klõpsake lingil „Asukohad” ja lisage iga Teachworksi harukonto asukohad, mida selle QuickBooksi kontoga sünkroonite.
Klasside kaupa jälgides klõpsake lingil „Klassid” ja lisage klassid iga Teachworksi harukonto jaoks, mida selle QuickBooksi kontoga sünkroonite.
Arvete ja krediitmemode numbrid
Teachworksi arved ja krediidimärkmed suurendavad iga konto arvete numbreid eraldi. See loob võimaluse topeltnumbrite tekkeks.
Kui soovite lubada topeltnumbreid, peate oma QuickBooksi kontol sätteid kohandama, järgides alltoodud samme.
Klõpsake lehel „Ettevõtte seaded”.
Lehel „Müük“ jaotises „Müügivormi sisu“ määrake säte „Kohandatud tehingunumbrid“ väärtuseks „Väljas“.
Muudatuste salvestamiseks esitage vorm.
Kui te ei soovi topeltnumbreid lubada, peate veenduma, et igal teie Teachworksi kontol on erinevad arvenumbrid.
Seda saab saavutada kas erinevate arvete ja krediidimärkmete "eelparanduste" abil või iga Teachworksi konto algusnumbri tühimike abil, et neil ei oleks kunagi duplikaate. Lisateavet leiate siit: Arvete nummerdamine .
Filiaali konto seaded
Kui Teachworksi harukonto kasutab põhikonto kaudu loodud ühendust, on sätted veidi erinevad võrreldes olukorraga, kus ühendus luuakse tema enda QuickBooksi kontoga.
Logige sisse Teachworksi harukontole, mis kasutab põhikontol loodud ühendust.
Klõpsake valikul „Konto ja seaded“ ning seejärel valikul „Integratsioonid ja lisandmoodulid“.
Klõpsake QuickBooksi integratsiooni all nuppu „Seaded”.
Valige vastavatel väljadel asukoht ja/või klass. Need menüüd kuvavad teie QuickBooksi kontol loodud asukohad ja/või klassid.
Valige kasutatav maksukood ja deposiitkonto. Sellel lehel tavaliselt kuvatavad müügi- ja allahindluskontod on määratud peakontol kõigile Teachworksi harukontodele, mis seda ühendust kasutavad.
Valige sünkroonitavate tehingukuupäevade jaoks „Alguskuupäev”.
MÄRKUS. Kui olete selle Teachworksi konto tehingud juba oma QuickBooksi kontoga sünkrooninud, peaksite selle kuupäeva määrama, et välistada kõik juba sünkroonitud tehingud.
Kui soovite makseid sünkroonimisest välja jätta, lubage säte „Välista maksed”.
Seadete salvestamiseks saatke vorm.
Korda neid samme iga oma haru puhul.
QuickBooksiga sünkroonimine
Teachworksi konto sünkroonimine QuickBooksiga põhikontol loodud ühenduse abil on sama mis üksiku konto sünkroonimisel.
Klõpsake valikul „Konto ja seaded“ ning seejärel valikul „Integratsioonid ja lisandmoodulid“.
Klõpsake QuickBooksi integratsiooni all nuppu „Sünkroonimine”.
Näete tabelit sünkroonimata kirjetüüpidega. Saate vaadata üksikuid sünkroonimata kirjeid, klõpsates kirjetüübi real ikooni „Vaade”.
Klõpsake nuppu "Sünkrooni".
Kirjetüüpide sünkroonimise loogika ja reeglid
Kui sünkroonite mitut Teachworksi kontot ühe QuickBooksi kontoga, on kirjete sünkroonimisele rakendatav loogika ja reeglid erinevad sellest, kui sünkrooniksite ühe Teachworksi konto ühe QuickBooksi kontoga.
Kliendid
Uued kirjed – kui kliendikirjet pole QuickBooksiga sünkroonitud, otsib Teachworks teie QuickBooks'i kontolt olemasolevat klienti, kellel on sama eesnimi, perekonnanimi JA e-posti aadress.
Kui leitakse vastav kirje, seostatakse see Teachworksi kliendikirjega ja QuickBooksi kliendikontot värskendatakse kõigi selle kliendi kontaktandmete väljadega Teachworksis, mis pole tühjad.
Kui vastet ei leita, proovib Teachworks QuickBooksis luua uue kliendikonto.
Kirjete värskendamine – kui kirje on juba QuickBooksiga sünkroonitud, värskendatakse seda Teachworksi kliendiprofiilis tehtud muudatustega. Kliendi kontol QuickBooksis värskendatakse ainult neid kontaktandmete välju, mis pole Teachworksis tühjad.
Kustutamine – kui QuickBooksiga sünkroonitud klient kustutatakse hiljem Teachworksis, kontrollib tarkvara, kas see QuickBooks'i kliendikonto on seotud teie teiste Teachworks'i kontode aktiivsete klientidega. Kui see klient on kustutatud või on kõigis seotud Teachworks'i kontodes passiivne, määratakse kliendi olekuks teie QuickBooks'i kontol passiivne.
NIPP: Kui mõnel teie kliendil on profiilid mitmel teie Teachworksi kontol ja neil on sama eesnimi, perekonnanimi ja e-posti aadress, seostatakse nad QuickBooksis ühe kliendikontoga.
NIPP: Arvete ja maksete edukaks sünkroonimiseks peavad teie kliendid olema aktiivsed. Seetõttu peaksite Teachworksis kliendid passiivseks muutma alles pärast seda, kui olete kõik nende sünkroonimata arved ja/või maksed QuickBooksiga sünkrooninud.
Teenused
Teenused lisatakse teie QuickBooksi kontole teenuseüksustena.
Uued kirjed – kui kirjet pole QuickBooksiga sünkroonitud, kontrollib Teachworks kõigepealt, kas QuickBooksis on olemas teenuse nimega sama nimega üksus.
Kui leitakse samanimeline teenus, seostatakse see teie Teachworksi kontol oleva teenusega.
Kui sama nimega teenust ei leita, luuakse QuickBooksis uus.
NIPP: Kui teie Teachworksi kontodel on sama nimega teenused, seostatakse need teie QuickBooksi kontol sama teenuseüksusega.
Kirjete värskendamine – kui teenus on juba QuickBooksiga sünkroonitud ja muudate teenuse nime Teachworksis, teeb tarkvara järgmist.
Kontrollige, kas QuickBooksis on uue teenusenimega juba teenuseüksusi. Kui vaste leitakse, seostatakse Teachworksi teenus QuickBooksi teenusega. Kui vastet ei leita, liigub tarkvara järgmise sammu juurde.
Kontrollige, kas teie teisel Teachworksi kontol on selle teenusega QuickBooksis seotud mõni teenus ja kas nende teenuste nimed vastavad uuele nimele. Kui jah, siis teenuseüksuse nimi QuickBooksis uuendatakse. Kui ei, siis liigub tarkvara järgmise sammu juurde.
Teachworksi teenuse uue nimega luuakse uus teenuseüksus.
Teachworksist kustutatud teenuseid ei kustutata QuickBooksist. Kui soovite need QuickBooksist kustutada, peate seda tegema käsitsi.
Teenuse nimetused peavad olema kuni 100 tähemärki pikad.
Arved
Uued kirjed – kui arvet pole QuickBooksiga sünkroonitud, loob Teachworks QuickBooksis uue arve.
MÄRKUS. Mitme filiaali sünkroonimisel ühe QuickBooksi kontoga proovib Teachworks luua uue arve isegi siis, kui leitakse sama numbriga arve.
Kui te ei soovi lubada topeltnumbritega arveid, vaadake allpool jaotises „Nummerdamine” olevaid juhiseid.
Kirjete värskendamine – kui Teachworksis muudetakse arvet, mis on varem QuickBooksiga sünkroonitud, värskendatakse muudatusi ka vastaval arvel QuickBooksis.
Kustutatud ja tühistatud arved – Teachworksis kustutatud või tühistatud arved tuleb QuickBooksis käsitsi tühistada.
Teachworksi kontole määratud asukoht ja/või klass määratakse kõigile QuickBooksiga sünkroonitud arvetele ja krediidimärkmetele.
Nummerdamine – Arvete ja krediidimärkmete numbreid suurendatakse järjestikku igal teie Teachworksi kontol. See loob võimaluse topeltnumbrite tekkeks Teachworksi kontode vahel.
Unikaalsete numbrite genereerimine – kui soovite oma QuickBooksi kontol unikaalseid arvenumbreid, on vaja tagada, et teie Teachworksi filiaalikontode arvenumbrid oleksid unikaalsed. Seda saab saavutada ühel järgmistest viisidest:
Erinevate arvete ja krediidimärkmete eesliidete kasutamine iga Teachworksi konto jaoks
Tehke iga Teachworksi konto algusnumbrile tühikud, et neil ei oleks kunagi duplikaate.
Kui proovite sünkroonida sama numbriga arvet, mis on sünkroonitud teiselt Teachworksi kontolt, tagastab QuickBooks veateate ja peate duplikaatarve numbrit muutma.
Topeltnumbrite vältimine – kui soovite vältida topeltarvete numbreid, peate oma QuickBooksi kontol kohandama järgmist sätet:
Mine lehele „Ettevõtte seaded”
Lehel „Müük“ jaotises „Müügivormi sisu“ määrake valiku „Kohandatud tehingunumbrid“ väärtuseks „Sees“.
Kui see on seatud väärtusele „Sees“ ja proovite sünkroonida samade numbritega arveid erinevatelt Teachworksi kontodelt, tagastab QuickBooks veateate ja arveid ei sünkroonita.
Krediidimärkmed
Ülaltoodud arvete reeglid kehtivad ka krediidimärkmetele.
Krediidimärkmed luuakse QuickBooksis krediidimärkmetena.
Arvetele eraldatud krediidimärkmeid ei eraldata QuickBooksiga sünkroonimisel automaatselt – eraldamine tuleb teha QuickBooksis.
Maksed
Teachworksis loodud uus makse loob QuickBooksis uue makse vastavate andmetega.
QuickBooksiga sünkroonimisel makseid arvetele ei jaotata – jaotamine tuleb teha QuickBooksis.
Pärast QuickBooksiga sünkroonimist Teachworksis kustutatud maksed tuleb QuickBooksis käsitsi kustutada.