Jos sinulla on päätili useiden Teachworks-tilien hallintaan ja haluat synkronoida nämä Teachworks-tilit yhdeksi QuickBooks-tiliksi, voit noudattaa tässä artikkelissa kuvattuja ohjeita.
HUOMAUTUS: Useiden Teachworks-tilien synkronointi edellyttää QuickBooks Online Plus -tilausta, jotta sijaintien ja luokkien seuranta on käytettävissä. Lisätietoja löydät täältä: Sijaintien ja luokkien seuranta .
Yhdistäminen QuickBooksiin päätililtäsi
Kun synkronoit yhden Teachworks-tilin yhden QuickBooks-tilin kanssa, muodostat yhteyden QuickBooksiin Teachworks-järjestelmänvalvojan tililtäsi.
Jos sinulla on kuitenkin useita Teachworks-tilejä ja haluat synkronoida ne yhteen QuickBooks-tiliin, sinun on muodostettava yhteys QuickBooksiin Teachworks-päätililtäsi. Voit tehdä tämän noudattamalla seuraavia ohjeita:
Jos QuickBooks-tilisi on jo yhdistetty johonkin Teachworks-tileistäsi, sinun on ensin irrotettava se noudattamalla näitä ohjeita: Yhteyden katkaiseminen QuickBooksista.
Kirjaudu Master-tilillesi.
Napsauta "Asetukset" ja sitten "QuickBooks-asetukset".
Napsauta "Yhdistä QuickBooksiin" -painiketta ja yhdistä tilisi QuickBooksiin noudattamalla ohjeita.
Yhteysasetukset
Kun olet muodostanut yhteyden QuickBooksiin päätililtäsi, sinut ohjataan lomakkeeseen, jossa on yhteysasetukset.
Päätilin asetukset
Valitse QuickBooks-tililtäsi "Myynti"- ja "Alennustilit", joita käytät myynnin ja alennusten seurantaan. Kunkin toimipisteen myynti kirjataan näille tileille ja ne nimetään niiden oman sijainnin mukaan.
Valitse Teachworks-tilit, jotka haluat synkronoida yhdistettyyn QuickBooks-tiliin. Jos synkronoit jonkin Teachworks-tileistäsi heidän omaan QuickBooks-yritystiedostoonsa, jätä yritysvalintaruutu valitsematta, niin voit yhdistää kyseisen Teachworks-tilin QuickBooksiin kyseisen tilin sisältä.
Lähetä lomake tallentaaksesi asetukset.
QuickBooks-asetukset
Kun synkronoit useita toimipisteitä yhteen QuickBooks-tiliin, sinun on käytettävä QuickBooksin "Sijainnit"- tai "Kurssit"-ominaisuuksia seurataksesi myyntiä kullakin Teachworks-tililläsi.
Kirjaudu QuickBooks-tilillesi.
Siirry "Yrityksen asetukset" -sivulle.
Vieritä "Yritys"-sivulla alas "Kategoriat"-osioon ja ota käyttöön "Seuraa sijainteja" ja/tai "Seuraa luokkia".
Jos käytät "Luokat"-asetusta, valitse vaihtoehto, jolla luokat määritetään "Yksi koko tapahtumalle".
Lähetä lomake tallentaaksesi muutokset.
Kun olet ottanut käyttöön "Ratapaikat"- ja/tai "Ratakurssit"-asetukset, siirry "Listat"-sivulle.
Jos seuranta tapahtuu sijaintien mukaan, napsauta "Sijainnit"-linkkiä ja lisää sijainnit jokaiselle Teachworks-haaratilin tilille, jonka synkronoit tähän QuickBooks-tiliin.
Jos seuranta tehdään luokittain, napsauta "Luokat"-linkkiä ja lisää luokat jokaiselle Teachworks-haaratilin tilille, jonka synkronoit tähän QuickBooks-tiliin.
Lasku- ja hyvityslaskunumerot
Teachworksin laskut ja hyvityslaskut lisäävät laskunumeroita erikseen kullakin tilillä. Tämä voi luoda kaksoisnumeroita.
Jos haluat sallia kaksoisnumerot, sinun on muutettava asetusta QuickBooks-tililläsi noudattamalla seuraavia ohjeita:
Klikkaa "Yrityksen asetukset" -sivua.
Aseta Myynti-sivun Myyntilomakkeen sisältö -osiossa oleva Mukautetut tapahtumanumerot -asetus tilaan Pois käytöstä.
Lähetä lomake tallentaaksesi muutokset.
Jos et halua sallia kaksoisnumeroita, sinun on varmistettava, että jokaisella Teachworks-tililläsi on eri laskunumerot.
Tämä voidaan saavuttaa joko käyttämällä eri lasku- ja hyvityslaskujen "etukorjauksia" tai asettamalla Teachworks-tilien aloitusnumerot erilleen toisistaan, jotta niillä ei koskaan ole kaksoiskappaleita. Lisätietoja löydät täältä: Laskujen numerointi .
Konttoritilin asetukset
Kun Teachworks-sivukonttorin tili käyttää päätilin kautta muodostettua yhteyttä, asetukset ovat hieman erilaiset kuin jos se olisi yhdistetty omaan QuickBooks-tiliin.
Kirjaudu Teachworks-sivukonttorin tilille, joka käyttää päätilillä muodostettua yhteyttä.
Napsauta "Tili ja asetukset" ja sitten "Integraatiot ja lisäosat".
Napsauta QuickBooks-integraation alla olevaa "Asetukset".
Valitse sijainti ja/tai luokka vastaavista kentistä. Nämä valikot näyttävät QuickBooks-tililläsi luomasi sijainnit ja/tai luokat.
Valitse käytettävä verokoodi ja talletustili. Tällä sivulla normaalisti näkyvät myynti- ja alennustilit on asetettu päätilille kaikille Teachworksin sivukonttoritileille, jotka käyttävät kyseistä yhteyttä.
Valitse "Aloituspäivä" niiden tapahtumapäivien osalta, jotka haluat synkronoida.
HUOMAUTUS: Jos olet jo synkronoinut tapahtumia tästä Teachworks-tilistä QuickBooks-tilillesi, sinun tulee asettaa tämä päivämäärä niin, että kaikki jo synkronoidut tapahtumat jätetään pois.
Jos haluat jättää maksut synkronoinnin ulkopuolelle, ota käyttöön "Ei sisällä maksuja" -asetus.
Lähetä lomake tallentaaksesi asetukset.
Toista nämä vaiheet jokaiselle haarallesi.
Synkronointi QuickBooksiin
Teachworks-tilin synkronointi QuickBooksiin päätilillä muodostetun yhteyden avulla on sama kuin yksittäisen tilin synkronointi.
Napsauta "Tili ja asetukset" ja sitten "Integraatiot ja lisäosat".
Napsauta QuickBooks-integraation alla olevaa "Synkronoi"-painiketta.
Näet taulukon, jossa on synkronoimattomat tietuetyypit. Voit tarkastella yksittäisiä synkronoimattomia tietueita napsauttamalla tietuetyypin rivillä olevaa "Näytä"-kuvaketta.
Napsauta "Synkronoi"-painiketta.
Tietuetyyppien synkronoinnin logiikka ja säännöt
Kun synkronoit useita Teachworks-tilejä yhden QuickBooks-tilin kanssa, tietueiden synkronointiin sovellettava logiikka ja säännöt eroavat siitä, että synkronoisit yhden Teachworks-tilin yhden QuickBooks-tilin kanssa.
Asiakkaat
Uudet tietueet – Jos asiakastietuetta ei ole synkronoitu QuickBooksiin, Teachworks etsii QuickBooks-tililtäsi olemassa olevan asiakkaan, jolla on sama etunimi, sukunimi JA sähköpostiosoite.
Jos vastaava tietue löytyy, se liitetään asiakastietueeseen Teachworksissa ja QuickBooksissa olevaan asiakastiliin päivitetään kaikki kyseisen asiakkaan yhteystietokentät Teachworksissa, jotka eivät ole tyhjiä.
Jos osumaa ei löydy, Teachworks yrittää luoda uuden asiakastilin QuickBooksiin.
Tietueiden päivittäminen – Jos tietue on jo synkronoitu QuickBooksiin, se päivitetään asiakkaan Teachworks-profiiliin tehdyillä muutoksilla. Vain ne yhteystietokentät, jotka eivät ole tyhjiä Teachworksissa, päivitetään asiakkaan tilille QuickBooksissa.
Poistaminen – Jos QuickBooksiin synkronoitu asiakas poistetaan myöhemmin Teachworksista, ohjelmisto tarkistaa, onko kyseinen QuickBooks-asiakastili liitetty muihin Teachworks-tileihisi kuuluviin aktiivisiin asiakkaisiin. Jos asiakas on poistettu tai on passiivinen kaikilla liitetyillä Teachworks-tileillä, asiakkaan tilaksi asetetaan passiivinen QuickBooks-tililläsi.
VINKKI: Jos joillakin asiakkaillasi on profiileja useammalla kuin yhdellä Teachworks-tililläsi ja heillä on sama etunimi, sukunimi ja sähköpostiosoite, heidät liitetään yhteen asiakastiliin QuickBooksissa.
VINKKI: Jotta laskut ja maksut synkronoituisivat onnistuneesti, asiakkaidesi on oltava aktiivisia. Siksi sinun tulisi tehdä asiakkaista passiivisia Teachworksissa vasta, kun olet synkronoinut kaikki heidän synkronoimattomat laskunsa ja/tai maksunsa QuickBooksiin.
Palvelut
Palvelut lisätään QuickBooks-tilillesi palvelunimikkeinä.
Uudet tietueet – Jos tietuetta ei ole synkronoitu QuickBooksiin, Teachworks tarkistaa ensin, onko QuickBooksissa olemassa samannimistä kohdetta kuin palvelulla.
Jos samanniminen palvelu löytyy, se liitetään Teachworks-tililläsi olevaan palveluun.
Jos samannimistä palvelua ei löydy, QuickBooksiin luodaan uusi.
VINKKI: Jos Teachworks-tileilläsi on samannimisiä palveluita, ne liitetään samaan palvelukohteeseen QuickBooks-tililläsi.
Tietueiden päivittäminen – Jos palvelu on jo synkronoitu QuickBooksiin ja muutat palvelun nimeä Teachworksissa, ohjelmisto suorittaa seuraavat vaiheet:
Tarkista, onko QuickBooksissa jo palvelunimikkeitä uudella palvelunimellä. Jos osuma löytyy, Teachworksissa oleva palvelu liitetään QuickBooksissa olevaan palveluun. Jos osumaa ei löydy, ohjelmisto siirtyy seuraavaan vaiheeseen.
Tarkista, onko tähän palveluun liitetty QuickBooksissa toisen Teachworks-tilisi palveluita ja vastaavatko niiden palvelunimet uutta nimeä. Jos kyllä, palvelunimikkeen nimi päivitetään QuickBooksissa. Jos ei, ohjelmisto siirtyy seuraavaan vaiheeseen.
Uusi palvelukohde luodaan Teachworks-palvelun uudella nimellä.
Teachworksissa poistettuja palveluita ei poisteta QuickBooksista. Jos haluat poistaa ne QuickBooksista, sinun on tehtävä se manuaalisesti.
Palvelun nimien enimmäispituus on 100 merkkiä.
Laskut
Uudet tietueet – Jos laskua ei ole synkronoitu QuickBooksiin, Teachworks luo uuden laskun QuickBooksiin.
HUOMAUTUS: Kun synkronoit useita toimipisteitä yhteen QuickBooks-tiliin, Teachworks yrittää luoda uuden laskun, vaikka samalla numerolla varustettu lasku löytyisikin.
Jos et halua sallia laskuja, joissa on päällekkäisiä numeroita, katso ohjeet alla olevasta "Numerointi"-osiosta.
Tietueiden päivittäminen – Jos aiemmin QuickBooksiin synkronoitua laskua muutetaan Teachworksissa, vastaava lasku QuickBooksissa päivitetään muutoksilla.
Poistetut ja mitätöidyt laskut - Teachworksissa poistetut tai mitätöidyt laskut on mitätöitävä manuaalisesti QuickBooksissa.
Teachworks-tilille asettamasi sijainti ja/tai luokka liitetään kaikkiin QuickBooksiin synkronoituihin laskuihin ja hyvityslaskuihin.
Numerointi – Laskujen ja hyvityslaskujen numeroita kasvatetaan peräkkäin jokaisella Teachworks-tililläsi. Tämä voi aiheuttaa päällekkäisiä numeroita Teachworks-tilien välillä.
Yksilöllisten numeroiden luominen - Jos haluat QuickBooks-tililläsi yksilöllisiä laskunumeroita, on varmistettava, että Teachworks-konttoritileilläsi olevat laskunumerot ovat yksilöllisiä. Tämä voidaan tehdä jommallakummalla seuraavista tavoista:
Eri lasku- ja hyvityslaskuetuliitteiden käyttäminen kullekin Teachworks-tilille
Lisäämällä Teachworks-tiliesi aloitusnumerot välilyönnein, jotta niillä ei koskaan ole kaksoiskappaleita.
Jos yrität synkronoida laskun, jolla on sama numero kuin toiselta Teachworks-tililtä synkronoidulla laskulla, QuickBooks palauttaa virheilmoituksen ja sinun on muutettava kaksoislaskun numero.
Kaksoisnumeroiden estäminen – Jos haluat estää kaksoislaskunumerot, sinun on muutettava seuraavaa asetusta QuickBooks-tililläsi:
Siirry "Yrityksen asetukset" -sivulle
Aseta Myynti-sivun Myyntilomakkeen sisältö -osiossa Mukautetut tapahtumanumerot -asetukseksi Käytössä.
Kun tämä on asetettu arvoon "Päällä", QuickBooks palauttaa virheilmoituksen eikä synkronoi laskuja, jos yrität synkronoida samoilla numeroilla varustettuja laskuja eri Teachworks-tileiltä.
Hyvityslaskut
Yllä olevat laskuja koskevat säännöt koskevat myös hyvityslaskuja.
Hyvityslaskut luodaan QuickBooksissa hyvityslaskuina.
Laskuille kohdistettuja hyvityslaskuja ei kohdisteta automaattisesti QuickBooksiin synkronoitaessa – kohdistaminen on tehtävä QuickBooksissa.
Maksut
Teachworksissa luotu uusi maksu luo uuden maksun QuickBooksiin vastaavilla tiedoilla.
Maksuja ei kohdisteta laskuille QuickBooksiin synkronoitaessa – kohdistaminen on tehtävä QuickBooksissa.
Maksut, jotka poistetaan Teachworksista QuickBooksiin synkronoinnin jälkeen, on poistettava QuickBooksista manuaalisesti.