Si vous possédez un compte principal pour gérer plusieurs comptes Teachworks et que vous souhaitez synchroniser ces comptes Teachworks avec un seul compte QuickBooks, vous pouvez suivre les instructions décrites dans cet article.
REMARQUE : La synchronisation de plusieurs comptes Teachworks nécessite un abonnement à QuickBooks Online Plus pour que le suivi des lieux et des classes soit disponible. Vous trouverez plus d’informations ici : Suivi des lieux et des classes .
Connexion à QuickBooks depuis votre compte principal
Lorsque vous synchronisez un compte Teachworks avec un compte QuickBooks, vous vous connectez à QuickBooks depuis votre compte administrateur Teachworks.
Toutefois, si vous possédez plusieurs comptes Teachworks et que vous souhaitez les synchroniser avec un seul compte QuickBooks, vous devez vous connecter à QuickBooks depuis votre compte Teachworks principal. Pour ce faire, suivez les étapes ci-dessous :
Si votre compte QuickBooks est déjà connecté à l'un de vos comptes Teachworks, vous devrez d'abord le déconnecter en suivant ces instructions : Déconnexion de QuickBooks.
Connectez-vous à votre compte Master.
Cliquez sur « Paramètres », puis sur « Paramètres QuickBooks ».
Cliquez sur le bouton « Se connecter à QuickBooks » et suivez les instructions pour connecter votre compte à QuickBooks.
Paramètres de connexion
Après vous être connecté à QuickBooks depuis votre compte principal, vous serez redirigé vers un formulaire contenant les paramètres de connexion.
Paramètres du compte principal
Sélectionnez les comptes « Ventes » et « Remises » de votre compte QuickBooks pour le suivi des ventes et des remises. Les ventes de chaque succursale seront enregistrées dans ces comptes et associées à leur emplacement respectif.
Sélectionnez les comptes Teachworks que vous souhaitez synchroniser avec le compte QuickBooks connecté. Si vous synchronisez un compte Teachworks avec son propre fichier d'entreprise QuickBooks, laissez la case « Entreprise » décochée ; vous pourrez alors connecter ce compte Teachworks à QuickBooks directement depuis ce compte.
Soumettez le formulaire pour enregistrer les paramètres.
Paramètres de QuickBooks
Lors de la synchronisation de plusieurs succursales avec un seul compte QuickBooks, vous devrez utiliser les fonctionnalités « Emplacements » ou « Cours » de QuickBooks pour suivre les ventes de chacun de vos comptes Teachworks.
Connectez-vous à votre compte QuickBooks.
Accédez à la page « Paramètres de l'entreprise ».
Sur la page « Entreprise », faites défiler vers le bas jusqu’à la section « Catégories » et activez « Suivre les lieux » et/ou « Suivre les classes ».
Si vous utilisez le paramètre « Classes », choisissez l’option permettant d’attribuer les classes « Une à l’ensemble de la transaction ».
Soumettez le formulaire pour enregistrer vos modifications.
Après avoir activé les paramètres « Emplacements des pistes » et/ou « Classes de pistes », accédez à votre page « Listes ».
Si vous effectuez un suivi par emplacement, cliquez sur le lien « Emplacements » et ajoutez des emplacements pour chacun des comptes de succursale Teachworks que vous synchroniserez avec ce compte QuickBooks.
Si vous effectuez le suivi par classe, cliquez sur le lien « Classes » et ajoutez les classes pour chacun des comptes de succursale Teachworks que vous synchroniserez avec ce compte QuickBooks.
Numéros de factures et d'avoirs
Dans Teachworks, les factures et les avoirs incrémentent les numéros de facture dans chaque compte séparément. Cela peut entraîner des doublons.
Si vous souhaitez autoriser les numéros en double, vous devrez modifier le paramètre dans votre compte QuickBooks en suivant les étapes ci-dessous :
Cliquez sur la page « Paramètres de l'entreprise ».
Sur la page « Ventes », dans la section « Contenu du formulaire de vente », désactivez l'option « Numéros de transaction personnalisés ».
Soumettez le formulaire pour enregistrer vos modifications.
Si vous ne souhaitez pas autoriser les numéros en double, vous devrez vous assurer que chacun de vos comptes Teachworks possède un numéro de facture différent.
Vous pouvez y parvenir soit en utilisant des préfixes différents pour vos factures et avoirs, soit en espaçant les numéros de début de chaque compte Teachworks afin d'éviter les doublons. Pour plus d'informations, consultez la page : Numérotation des factures .
Paramètres du compte de succursale
Lorsqu'un compte de succursale Teachworks utilise la connexion établie à partir d'un compte principal, les paramètres seront légèrement différents de ceux utilisés pour la connexion à son propre compte QuickBooks.
Connectez-vous à un compte de succursale Teachworks utilisant la connexion établie dans le compte principal.
Cliquez sur « Compte et paramètres », puis sur « Intégrations et modules complémentaires ».
Cliquez sur « Paramètres » sous l’intégration QuickBooks.
Sélectionnez un emplacement et/ou une classe dans les champs correspondants. Ces menus afficheront les emplacements et/ou les classes que vous avez créés dans votre compte QuickBooks.
Sélectionnez le code de taxe et le compte de dépôt à utiliser. Les comptes de vente et de remise qui apparaissent habituellement sur cette page sont configurés dans le compte principal pour tous les comptes des succursales Teachworks utilisant cette connexion.
Sélectionnez la « Date de début » pour les dates de transaction que vous souhaitez synchroniser.
REMARQUE : Si vous avez déjà synchronisé des transactions de ce compte Teachworks avec votre compte QuickBooks, vous devez définir cette date de manière à exclure toutes les transactions déjà synchronisées.
Si vous souhaitez exclure certains paiements de la synchronisation, activez le paramètre « Exclure les paiements ».
Soumettez le formulaire pour enregistrer les paramètres.
Répétez ces étapes pour chacune de vos succursales.
Synchronisation avec QuickBooks
La méthode de synchronisation d'un compte Teachworks avec QuickBooks via la connexion établie dans le compte principal est la même que pour la synchronisation d'un compte unique.
Cliquez sur « Compte et paramètres », puis sur « Intégrations et modules complémentaires ».
Cliquez sur « Synchroniser » sous Intégration QuickBooks.
Vous verrez un tableau répertoriant les types d'enregistrements non synchronisés. Vous pouvez consulter chaque enregistrement non synchronisé en cliquant sur l'icône « Afficher » dans la ligne correspondante.
Cliquez sur le bouton « Synchroniser ».
Logique et règles de synchronisation des types d'enregistrements
Lorsque vous synchronisez plusieurs comptes Teachworks avec un seul compte QuickBooks, la logique et les règles appliquées à la synchronisation des enregistrements sont différentes de celles utilisées pour la synchronisation d'un seul compte Teachworks avec un seul compte QuickBooks.
Clients
Nouveaux enregistrements - Si un enregistrement client n'a pas été synchronisé avec QuickBooks, Teachworks recherchera dans votre compte QuickBooks un client existant portant le même prénom, le même nom et la même adresse e-mail.
Si un enregistrement correspondant est trouvé, il sera associé à la fiche client dans Teachworks et le compte client dans QuickBooks sera mis à jour avec tous les champs de coordonnées de ce client dans Teachworks qui ne sont pas vides.
Si aucune correspondance n'est trouvée, Teachworks tentera de créer un nouveau compte client dans QuickBooks.
Mise à jour des enregistrements : si un enregistrement a déjà été synchronisé avec QuickBooks, il sera mis à jour en fonction des modifications apportées au profil client dans Teachworks. Seuls les champs de coordonnées non vides dans Teachworks seront mis à jour dans le compte client de QuickBooks.
Suppression – Si un client synchronisé avec QuickBooks est supprimé ultérieurement dans Teachworks, le logiciel vérifie si son compte QuickBooks est associé à des clients actifs dans vos autres comptes Teachworks. Si ce client a été supprimé ou est inactif dans tous les comptes Teachworks associés, il sera alors désactivé dans votre compte QuickBooks.
CONSEIL : Si certains de vos clients ont des profils dans plusieurs de vos comptes Teachworks et qu'ils ont le même prénom, le même nom et la même adresse e-mail, ils seront associés à un seul compte client dans QuickBooks.
CONSEIL : Pour que la synchronisation des factures et des paiements soit réussie, vos clients doivent être actifs. Par conséquent, ne désactivez un client dans Teachworks qu'après avoir synchronisé toutes ses factures et/ou paiements non synchronisés avec QuickBooks.
Services
Les services sont ajoutés à votre compte QuickBooks en tant qu'éléments de service.
Nouveaux enregistrements - Si un enregistrement n'a pas été synchronisé avec QuickBooks, Teachworks vérifiera d'abord si un élément existe dans QuickBooks portant le même nom que le service.
Si un service portant le même nom est trouvé, il sera associé au service de votre compte Teachworks.
Si aucun service portant le même nom n'est trouvé, un nouveau sera créé dans QuickBooks.
CONSEIL : Si vos comptes Teachworks comportent des services portant le même nom, ils seront associés au même élément de service dans votre compte QuickBooks.
Mise à jour des enregistrements - Si un service a déjà été synchronisé avec QuickBooks et que vous modifiez son nom dans Teachworks, le logiciel effectuera les étapes suivantes :
Vérifiez si des éléments de service portant le nouveau nom existent déjà dans QuickBooks. Si une correspondance est trouvée, le service dans Teachworks sera associé au service dans QuickBooks. Sinon, le logiciel passe à l'étape suivante.
Vérifiez si des services de votre autre compte Teachworks sont associés à ce service dans QuickBooks et si leurs noms correspondent au nouveau nom. Si oui, le nom de l'élément de service sera mis à jour dans QuickBooks. Sinon, le logiciel passe à l'étape suivante.
Un nouvel élément de service sera créé sous le nouveau nom de service Teachworks.
Les services supprimés dans Teachworks ne seront pas supprimés dans QuickBooks. Si vous souhaitez les supprimer dans QuickBooks, vous devez le faire manuellement.
Les intitulés des services doivent comporter 100 caractères ou moins.
Factures
Nouveaux enregistrements - Si une facture n'a pas été synchronisée avec QuickBooks, Teachworks créera une nouvelle facture dans QuickBooks.
REMARQUE : Lors de la synchronisation de plusieurs succursales avec un seul compte QuickBooks, Teachworks tentera de créer une nouvelle facture même si une facture portant le même numéro est déjà trouvée.
Si vous ne souhaitez pas autoriser les factures comportant des numéros en double, reportez-vous aux instructions de la section « Numérotation » ci-dessous.
Mise à jour des enregistrements - Si une facture précédemment synchronisée avec QuickBooks est modifiée dans Teachworks, la facture correspondante dans QuickBooks sera mise à jour avec les modifications.
Factures supprimées et annulées - Les factures supprimées ou annulées dans Teachworks doivent être annulées manuellement dans QuickBooks.
Le lieu et/ou la classe que vous avez définis pour un compte Teachworks seront attribués à toutes les factures et notes de crédit synchronisées avec QuickBooks.
Numérotation - Les numéros de factures et d’avoirs sont incrémentés séquentiellement dans chacun de vos comptes Teachworks. Cela peut entraîner des doublons entre les numéros de comptes Teachworks.
Générer des numéros uniques : pour obtenir des numéros de facture uniques dans votre compte QuickBooks, il est nécessaire de s’assurer que les numéros de facture de vos comptes de succursale Teachworks sont également uniques. Vous pouvez y parvenir de l’une des manières suivantes :
Utilisation de préfixes différents pour les factures et les avoirs pour chaque compte Teachworks
En espaçant les numéros de départ de chacun de vos comptes Teachworks afin qu'il n'y ait jamais de doublons.
Si vous tentez de synchroniser une facture portant le même numéro qu'une facture synchronisée depuis un autre compte Teachworks, QuickBooks renverra un message d'erreur et vous devrez modifier le numéro de facture en double.
Prévention des numéros en double - Si vous souhaitez éviter les numéros de facture en double, vous devrez modifier le paramètre suivant dans votre compte QuickBooks :
Accédez à la page « Paramètres de l'entreprise ».
Sur la page « Ventes », dans la section « Contenu du formulaire de vente », activez l'option « Numéros de transaction personnalisés ».
Si cette option est activée, et que vous essayez de synchroniser des factures portant les mêmes numéros provenant de différents comptes Teachworks, QuickBooks renverra un message d'erreur et ne synchronisera pas les factures.
Notes de crédit
Les règles ci-dessus relatives aux factures s'appliquent également aux avoirs.
Les notes de crédit sont créées dans QuickBooks sous forme de notes de crédit.
Les avoirs affectés aux factures ne sont pas affectés automatiquement lors de la synchronisation avec QuickBooks ; l'affectation doit être effectuée dans QuickBooks.
Paiements
Un nouveau paiement créé dans TeachWorks générera un nouveau paiement dans QuickBooks avec les mêmes détails.
Les paiements ne sont pas affectés aux factures lors de la synchronisation avec QuickBooks ; l'affectation doit être effectuée dans QuickBooks.
Les paiements supprimés dans Teachworks après avoir été synchronisés avec QuickBooks doivent être supprimés manuellement dans QuickBooks.