Cette fonctionnalité permet d'attribuer plusieurs élèves (de familles différentes) à un seul contact. Elle s'avère utile lorsqu'il est nécessaire de désigner une personne (par exemple, un enseignant ou un conseiller d'orientation) pour plusieurs élèves, afin de faciliter le suivi de leur progression.
Contact familial vs contact avec l'élève
Cette fonctionnalité ne doit pas être confondue avec le profil « Contact familial » ; ces profils diffèrent de la manière suivante :
Un contact familial ne peut être attribué qu'à une seule famille, mais un contact étudiant peut être attribué à plusieurs étudiants (quelle que soit la famille à laquelle il est attribué).
Un référent familial aura accès à tous les élèves de la famille, tandis qu'un référent élève pourra être désigné pour des élèves spécifiques au sein d'une même famille.
Un contact familial peut recevoir des courriels de rappel de cours ; cette option n’est pas disponible pour les contacts étudiants.
Activation du module complémentaire
Cliquez sur « Compte », puis sur « Intégrations et modules complémentaires ».
Utilisez le champ « Recherche » en haut et saisissez « Contacts étudiants ».
Basculez le bouton sur « Activé » pour activer l'extension.
Usage
Ajouter un contact étudiant
Pour ajouter un contact étudiant, suivez les étapes ci-dessous :
Cliquez sur « Étudiants », puis cliquez à nouveau sur « Étudiants ».
Cliquez sur le bouton « Plus » en haut à droite.
Cliquez sur « Contacts étudiants ».
Cliquez sur le bouton « Ajouter » situé à droite.
Remplissez le formulaire et sélectionnez les étudiants actifs concernés dans le champ « Étudiants affectés ».
Si vous souhaitez que le contact de l'élève reçoive les notes de cours, activez l'option correspondante.
Activez un compte utilisateur si nécessaire.
Soumettez le formulaire pour enregistrer vos modifications.
Attribuer un contact étudiant à un étudiant
Pour attribuer un contact à un étudiant, suivez les étapes ci-dessous :
Cliquez sur « Étudiants », puis cliquez à nouveau sur « Étudiants ».
Cliquez sur « Modifier » à côté du profil de l'élève auquel vous souhaitez ajouter le contact (cette opération est également possible lors de l'ajout d'un nouvel élève à Teachworks).
Cliquez sur l'onglet « Étudiant ».
Faites défiler vers le bas jusqu'à la section « Contacts étudiants » et choisissez le ou les contacts pertinents dans la liste.
Soumettez le formulaire pour enregistrer vos modifications.
Notifications par e-mail
Courriel de bienvenue
Une fois l'extension activée, un modèle de notification supplémentaire sera disponible. Vous trouverez les étapes pour modifier ce modèle dans cet article : Personnalisation des modèles de notification .
Notes de cours
Vous pouvez activer l'option permettant d'envoyer des notes de cours directement sur le profil de l'élève. Le modèle « Famille » est utilisé pour les contacts des élèves.
Désactivation du module complémentaire
Si vous avez ajouté plusieurs contacts d'étudiants et que vous désactivez l'extension, leurs profils resteront visibles dans votre compte. Pour supprimer définitivement les contacts d'étudiants, vous devrez supprimer leurs profils.