L'extension Sync bidirectionnelle pour Google Agenda est une extension Pro qui inclut une période d'essai gratuite de 3 semaines. Après cette période, son coût est de 10 $ par mois et elle permet un nombre illimité de connexions.
REMARQUE : Les frais mensuels associés à cette option sont fixes et couvrent un nombre illimité de connexions d’employés.
Ce module complémentaire permet aux enseignants et au personnel de connecter directement leurs comptes Teachworks à Google Agenda. Tous les événements sont automatiquement synchronisés, offrant ainsi un calendrier unifié et mis à jour en temps réel, quel que soit l'endroit où l'événement a été créé.
Activation du module complémentaire
Cliquez sur « Compte », puis sur « Intégrations et modules complémentaires ».
Utilisez le champ de recherche en haut et saisissez « Synchronisation bidirectionnelle pour Google Agenda ».
Basculez le bouton sur « Activé » pour activer l'extension.
Paramètres
Une fois l'extension activée, vous pouvez cliquer sur le lien « Paramètres » et configurer les paramètres suivants :
Couleur des événements synchronisés : ce paramètre vous permet de choisir la couleur qui sera utilisée pour représenter les événements Google sur tous les calendriers.
Libellé des événements synchronisés : cette option vous permet de créer un libellé qui s’affichera sur le calendrier Teachworks pour tous les événements synchronisés depuis Google Agenda. Le libellé par défaut est « Non disponible ».
Calendriers connectés : Ce tableau affiche la liste de tous les employés qui ont connecté un calendrier Google à leur compte Teachworks.
REMARQUE : Pour des raisons de confidentialité, l'adresse électronique des employés qui se connectent à Google Agenda sera masquée dans le tableau « Agendas connectés ».
Notifications
Teachworks n'envoie pas de notification distincte pour les événements synchronisés. Pour recevoir des rappels pour vos leçons Teachworks dans Google Agenda, vous devez configurer les « Rappels d'événements par défaut » directement dans les paramètres de votre agenda Google.
En configurant vos rappels par défaut dans Google Agenda, tout nouvel événement ajouté (y compris ceux synchronisés depuis Teachworks) utilisera automatiquement vos paramètres de rappel préférés (par exemple, « Notification 15 minutes avant »). Vous serez ainsi informé(e) des sessions à venir sans avoir à ajouter de rappels manuellement.
Affichage des événements Google
En tant qu'administrateur de l'entreprise, vous pouvez consulter les événements Google synchronisés par vos employés en suivant les étapes ci-dessous :
Cliquez sur Calendrier, puis sur « Calendrier principal ».
Utilisez le filtre « Employé » situé à droite pour sélectionner l’employé que vous souhaitez consulter.
Cliquez sur « Soumettre ».
Tous les événements importés depuis l'agenda Google de l'employé seront automatiquement étiquetés et affichés en utilisant le texte et la couleur saisis dans le champ « Étiquette des événements synchronisés » situé sur la page « Paramètres ».
REMARQUE : Les événements synchronisés depuis Google Agenda sont en lecture seule et ne peuvent être modifiés dans Teachworks.
Déconnexion du calendrier Google d'un employé
Deux méthodes vous permettent de déconnecter les agendas Google connectés de vos employés :
Méthode 1 - Déconnexion de Google Agenda via le profil employé
La première méthode pour déconnecter l'agenda Google de votre employé consiste à accéder directement à son profil. Pour ce faire, suivez les étapes ci-dessous :
Cliquez sur « Employés », puis sur « Liste des employés ».
Pour consulter le profil de l'employé, cliquez sur son nom.
Cliquez sur l'onglet « Planification ».
Faites défiler vers le bas jusqu'à la section « Calendrier connecté ».
Cliquez sur le bouton « Déconnecter ».
Méthode 2 - Déconnexion de Google Agenda via le tableau des agendas connectés
La deuxième méthode pour déconnecter l'agenda Google de votre employé consiste à utiliser le tableau « Agendas connectés ». Pour ce faire, suivez les étapes ci-dessous :
Cliquez sur Compte, puis sur Intégrations et modules complémentaires.
Cliquez sur « Paramètres » sous l’extension 2-Way Sync pour Google Agenda.
Dans le tableau « Calendriers connectés », repérez l'employé que vous souhaitez déconnecter.
Cliquez sur le bouton « Déconnecter ».
Guide de l'employé
Pour aider vos employés à démarrer, vous pouvez partager cet article avec eux : Instructions pour la synchronisation bidirectionnelle des employés avec Google Agenda .