L'arrêt EWHC 2461 de la Haute Cour de 2020 stipule que les entreprises britanniques agissant en tant qu'agences de placement (c'est-à-dire celles qui mettent en relation des tuteurs et des clients, la prestation de tutorat étant conclue directement entre le tuteur et le client) ne peuvent contrôler la rémunération due aux tuteurs. Grâce à cette disposition, ces entreprises peuvent permettre aux clients de payer directement aux tuteurs leur part des honoraires.
En revanche, les entreprises britanniques qui exercent leur activité en tant qu'entreprises de travail temporaire (c'est-à-dire que la prestation de tutorat se fait entre l'entreprise et le client) ne sont pas concernées par cette décision ; toutefois, elles doivent facturer la TVA sur la totalité du montant facturé aux clients si leur chiffre d'affaires dépasse le seuil de TVA.
Ce module complémentaire dissocie la part des frais de cours revenant à l'enseignant et la déduit du montant total de la facture due à votre entreprise. Les clients peuvent ensuite régler votre entreprise pour votre part des frais de cours, et les enseignants peuvent encaisser les paiements de leurs clients de manière indépendante.
Activation du module complémentaire
Cliquez sur « Compte », puis sur « Intégrations et modules complémentaires ».
Utilisez le champ de recherche en haut et saisissez « UK Split Invoice Payments ».
Basculez le bouton sur « Activé » pour activer l'extension.
Paramètres
Cliquez sur « Paramètres » pour configurer l’extension. Sur la page « Paiements fractionnés des factures au Royaume-Uni », vous pouvez personnaliser les éléments suivants :
Paramètres généraux
Instructions de paiement par défaut pour les enseignants - Il s'agit des instructions par défaut qui s'afficheront sur les formulaires de paiement des factures pour que les clients puissent payer les enseignants.
Paramètre de facturation par défaut : ce paramètre définit la valeur par défaut de l’option « Fractionner la facture » lors de la génération de nouvelles factures. Vous pouvez choisir entre « Ne pas fractionner la facture » et « Fractionner la facture ». Ce paramètre peut être modifié dans le formulaire de facture.
REMARQUE : Les enseignants peuvent personnaliser leurs instructions de paiement et indiquer leurs modes de paiement acceptés sur leur profil.
Paramètres du profil enseignant
Une fois ce module complémentaire activé, les profils des enseignants comporteront une section « Paiements clients » incluant un champ « Instructions de paiement client ». Ce champ permettra aux enseignants d'indiquer leurs modes de paiement préférés et les instructions à destination des clients. Ces instructions figureront sur les factures clients.
Création d'une facture fractionnée
Une facture fractionnée est similaire à une facture classique, à la différence que la section des totaux affiche une partie distincte pour chaque enseignant ayant dispensé les cours inclus dans la facture. Vous pouvez créer une facture fractionnée en suivant les étapes ci-dessous :
Cliquez sur « Facturation », puis sur « Créer une facture unique » (les factures fractionnées sont également disponibles lors de la création de plusieurs factures simultanément, ainsi que notre module complémentaire Invoice Autopilot).
Sélectionnez un client et saisissez les paramètres de facturation.
Pour ajouter des leçons, sélectionnez l'option « Leçons par date », puis saisissez les dates de début et de fin à partir desquelles extraire les leçons, et cliquez ensuite sur le bouton « Go ».
Sélectionnez « Fractionner la facture » dans le menu déroulant situé au-dessus de la section « Totaux de la facture » (si vous n'avez pas déjà défini le « Paramètre de facture par défaut » sur « Fractionner la facture » dans la page des paramètres du module complémentaire).
Si vous ne souhaitez pas transmettre immédiatement la facture au client, cliquez sur le bouton « Enregistrer ». Sinon, cliquez sur le bouton « Approuver ».
Une fois la facture créée, la part du professeur dans les leçons sera calculée et affichée sur la facture, comme indiqué ci-dessous :
REMARQUE : Les frais supplémentaires et la taxe de vente ne sont calculés que sur la part de l'entreprise dans le total de la facture.
Lors de la création de factures fractionnées, il est conseillé de facturer les cours uniquement une fois qu'ils sont terminés, afin d'éviter les conséquences de modifications ultérieures ou la nécessité de rectifier les factures. Étant donné que les factures fractionnées comprennent une part pour le professeur et une part pour l'entreprise, toute modification apportée aux cours ou à la facture après leur envoi au client et/ou leur paiement requiert une coordination avec le professeur afin de garantir l'exactitude des informations.
INFORMATIONS IMPORTANTES :
Si un cours compte plusieurs élèves, la rémunération du professeur sera répartie entre eux au prorata de leurs frais d'inscription, calculés en pourcentage du total des frais d'inscription (c'est-à-dire que si un élève paie plus qu'un autre, il paiera une part plus importante de la rémunération du professeur).
Le salaire d'un enseignant ne peut excéder le coût de la leçon (dans le cas contraire, la part de l'enseignant sera limitée au coût de la leçon).
Lors de l'octroi d'un avoir, celui-ci sera limité à la part de la facture revenant à l'entreprise. Les enseignants doivent gérer les avoirs correspondant à leur part de la facture.
Les cours facturés via l'extension de réservation du site web ne seront pas fractionnés. Vous devez accepter les réservations sans paiement, puis générer une facture détaillée pour les cours réservés.
Ordres de paiement
Lors de la création de factures fractionnées, la part de l'enseignant dans le total de chaque facture est enregistrée dans un ordre de paiement. Vous pouvez consulter la liste complète des ordres de paiement sur la page « Ordres de paiement », accessible via l'onglet « Employé ».
Ce tableau contient les colonnes suivantes :
Date - Ceci affiche la date de la facture.
Numéro de facture - Ce numéro indique la facture à laquelle l'ordre de paiement est associé.
Client - Le nom du client pour lequel la facture a été créée.
Enseignant - L'enseignant qui reçoit des paiements.
Montant - La somme due à l'enseignant.
Statut - Ceci indique si la part de l'enseignant a été « payée » ou « impayée ».
Un ordre de paiement peut être marqué comme payé par l'administrateur ou l'enseignant en cliquant sur l'icône « Statut » dans sa ligne, comme indiqué dans l'image ci-dessous :
Lorsqu'un ordre de paiement a été marqué comme payé, la facture indiquera la part de l'enseignant comme payée et il ne sera plus possible de la modifier.
Suivi des totaux et des soldes des factures
Les statuts des factures, les soldes clients, les balises de fusion des e-mails de facturation, les rappels de factures et autres fonctionnalités liées aux totaux des factures, telles que les rapports, sont basés uniquement sur le montant dû à votre entreprise et n'incluent pas le montant dû aux enseignants.
Fusionner les balises
Par défaut, les modèles de notification n'incluent que le total des factures de votre entreprise. Toutefois, vous pouvez ajouter des balises de fusion distinctes à vos e-mails de facturation pour afficher le total et le montant dû aux enseignants à l'aide des balises de fusion {TEACHER-TOTAL} et {TEACHER-BALANCE}.
Transactions des clients
Lorsque vous consultez le tableau des soldes clients, vous verrez des totaux distincts pour les sommes dues aux enseignants et celles dues à votre entreprise, comme illustré dans l'image ci-dessous :
Filtrage du tableau des factures
Vous pouvez filtrer le tableau des factures pour afficher celles qui présentent des soldes impayés pour les enseignants en suivant les étapes ci-dessous :
Cliquez sur Facturation, puis sur « Factures ».
Utilisez les filtres en haut de la page pour sélectionner « Enseignant non rémunéré ».
Cliquez sur « Go »
