לדלג לתוכן הראשי

סנכרון חשבונות Teachworks מרובים לחשבון Quickbooks אחד

נכתב על ידי Teachworks Support

אם יש לך חשבון ראשי לניהול חשבונות Teachworks מרובים וברצונך לסנכרן את חשבונות Teachworks אלה לחשבון QuickBooks יחיד, תוכל לבצע את ההוראות המתוארות במאמר זה.

הערה: סנכרון חשבונות Teachworks מרובים דורש מנוי ל-QuickBooks Online Plus כך שמעקב אחר מיקומים ושיעורים יהיה זמין. ניתן למצוא מידע נוסף כאן: מעקב אחר מיקומים ושיעורים .

התחברות ל-QuickBooks מחשבון הראשי שלך

כשמסנכרנים חשבון Teachworks יחיד עם חשבון QuickBooks יחיד, מתחברים ל-QuickBooks מחשבון מנהל המערכת של Teachworks.

עם זאת, אם יש לכם מספר חשבונות Teachworks וברצונכם לסנכרן אותם לחשבון QuickBooks יחיד, עליכם להתחבר ל-QuickBooks מחשבון Teachworks הראשי שלכם. תוכלו לעשות זאת על ידי ביצוע השלבים הבאים:

  1. אם חשבון QuickBooks שלך כבר מחובר לאחד מחשבונות Teachworks שלך, תצטרך לנתק אותו תחילה לפי ההוראות הבאות: ניתוק מ-QuickBooks.

  2. התחבר לחשבון המאסטר שלך.

  3. לחץ על "הגדרות" ולאחר מכן לחץ על "הגדרות QuickBooks".

  4. לחץ על כפתור "התחבר ל-QuickBooks" ופעל לפי ההנחיות כדי לחבר את חשבונך ל-QuickBooks.

הגדרות חיבור

לאחר התחברות ל-QuickBooks מחשבון הראשי שלך, תועבר לטופס עם הגדרות החיבור.

הגדרות חשבון ראשי

  1. בחר את "מכירות" ו"חשבונות הנחה" מחשבון QuickBooks שלך, בהם תשתמש למעקב אחר מכירות והנחות. המכירות של כל סניף יירשמו בחשבונות אלה ויסומנו לפי מיקומם.

  2. בחר את חשבונות Teachworks שברצונך לסנכרן לחשבון QuickBooks המחובר. אם תסנכרן אחד מחשבונות Teachworks שלך לקובץ החברה QuickBooks משלו, השאר את תיבת הסימון של החברה לא מסומנת ותוכל לחבר את חשבון Teachworks ל-QuickBooks מתוך אותו חשבון.

  3. שלח את הטופס כדי לשמור את ההגדרות.

הגדרות QuickBooks

בעת סנכרון מספר סניפים לחשבון QuickBooks אחד, תצטרכו להשתמש בתכונות "מיקומים" או "קורסים" של QuickBooks כדי לעקוב אחר המכירות מכל אחד מחשבונות Teachworks שלכם.

  1. התחבר לחשבון QuickBooks שלך.

  2. עבור לדף "הגדרות חברה".

  3. בדף "חברה", גללו מטה אל הקטע "קטגוריות" והפעילו את האפשרות "מיקומי מסלולים" ו/או "קטגוריות מסלולים".

  4. אם משתמשים בהגדרה "מחלקות", בחרו באפשרות להקצות מחלקות "אחד לעסקה כולה".

  5. שלח את הטופס כדי לשמור את השינויים שלך.

לאחר שהפעלתם את ההגדרות "מיקומי מסלולים" ו/או "קטגוריות מסלולים", גשו לדף "רשימות".

  • אם אתם עוקבים לפי מיקומים, לחצו על הקישור "מיקומים" והוסיפו מיקומים עבור כל אחד מחשבונות הסניף של Teachworks שתסנכרנו לחשבון QuickBooks זה.

  • אם אתם עוקבים לפי כיתה, לחצו על הקישור "כיתות" והוסיפו כיתות לכל אחד מחשבונות הסניף של Teachworks שתסנכרנו לחשבון QuickBooks זה.

מספרי חשבונית וזיכוי

חשבוניות וזיכויים ב-Teachworks מגדילים את מספר החשבוניות בכל חשבון בנפרד. זה יוצר פוטנציאל למספרים כפולים.

אם ברצונך לאפשר מספרים כפולים, תצטרך להתאים את ההגדרה בחשבון QuickBooks שלך על ידי ביצוע השלבים הבאים:

  1. לחצו על דף "הגדרות חברה".

  2. בדף "מכירות" תחת הקטע "תוכן טופס מכירה", הגדר את ההגדרה "מספרי עסקאות מותאמים אישית" ל"כבוי".

  3. שלח את הטופס כדי לשמור את השינויים שלך.

אם אינך רוצה לאפשר מספרים כפולים, תצטרך לוודא שלכל אחד מחשבונות Teachworks שלך יש מספרי חשבונית שונים.

ניתן להשיג זאת על ידי שימוש ב"קביעות קדם" שונות של חשבוניות וזיכוי, או על ידי ריווח המספר ההתחלתי עבור כל אחד מחשבונות Teachworks שלכם, כך שלעולם לא יהיו בהם כפילויות. תוכלו למצוא מידע נוסף כאן: מספור חשבוניות .

הגדרות חשבון סניף

כאשר חשבון סניף של Teachworks משתמש בחיבור שנוצר מחשבון ראשי, ההגדרות יהיו שונות במקצת מאשר אם הוא היה מחובר לחשבון QuickBooks משלו.

  1. התחבר לחשבון סניף של Teachworks המשתמש בחיבור שנוצר בחשבון הראשי.

  2. לחצו על "חשבון והגדרות" ולאחר מכן לחצו על "אינטגרציות ותוספות".

  3. לחץ על "הגדרות" תחת שילוב QuickBooks.

  4. בחר מיקום ו/או מחלקה בשדות המתאימים. תפריטים אלה יציגו את המיקומים ו/או המחלקות שיצרת בחשבון QuickBooks שלך.

  5. בחר את קוד המס וחשבון הפיקדון לשימוש. חשבונות המכירות וההנחות המופיעים בדרך כלל בדף זה מוגדרים בחשבון הראשי עבור כל חשבונות הסניף של Teachworks המשתמשים בחיבור זה.

  6. בחר את "תאריך ההתחלה" עבור תאריכי העסקאות שברצונך לסנכרן.

    הערה: אם כבר סנכרנת עסקאות מחשבון Teachworks זה לחשבון QuickBooks שלך, עליך להגדיר תאריך זה כדי לא לכלול עסקאות שכבר סונכרנו.

  7. אם ברצונך לא לכלול תשלומים בסנכרון, הפעל את ההגדרה "אי הכללת תשלומים".

  8. שלח את הטופס כדי לשמור את ההגדרות.

  9. חזור על שלבים אלה עבור כל אחד מהענפים שלך.

סנכרון עם QuickBooks

השיטה לסנכרון חשבון Teachworks עם QuickBooks באמצעות החיבור שנוצר בחשבון הראשי זהה לזו של סנכרון חשבון יחיד.

  1. לחצו על "חשבון והגדרות" ולאחר מכן לחצו על "אינטגרציות ותוספות".

  2. לחץ על "סנכרון" תחת שילוב QuickBooks.

  3. תראה טבלה עם סוגי הרשומות שאינם מסונכרנים. תוכל לצפות ברשומות הלא מסונכרנות בנפרד על ידי לחיצה על סמל "הצג" בשורה של סוג הרשומה.

  4. לחץ על כפתור "סנכרון".

לוגיקה וכללים לסנכרון סוגי רשומות

כאשר מסנכרנים מספר חשבונות Teachworks לחשבון QuickBooks יחיד, ההיגיון והכללים המוחלים על סנכרון רשומות שונים מאשר אם מסנכרנים חשבון Teachworks יחיד לחשבון QuickBooks יחיד.

לקוחות

  • רשומות חדשות - אם רשומת לקוח לא סונכרנה עם QuickBooks, Teachworks יחפש בחשבון QuickBooks שלך לקוח קיים עם אותו שם פרטי, שם משפחה וכתובת דוא"ל.

    • אם תימצא רשומה תואמת, היא תשויך לרשומת הלקוח ב-Teachworks וחשבון הלקוח ב-QuickBooks יעודכן בכל שדות פרטי הקשר של לקוח זה ב-Teachworks שאינם ריקים.

    • אם לא נמצאה התאמה, Teachworks ינסה ליצור חשבון לקוח חדש ב-QuickBooks.

  • עדכון רשומות - אם רשומה כבר סונכרנה עם QuickBooks, היא תעודכן בכל שינוי שבוצע בפרופיל הלקוח ב-Teachworks. רק שדות פרטי קשר שאינם ריקים ב-Teachworks יעודכנו בחשבון הלקוח ב-QuickBooks.

  • מחיקה - אם לקוח שסונכרן עם QuickBooks נמחק מאוחר יותר ב-Teachworks, התוכנה תבדוק אם חשבון לקוח QuickBooks זה משויך ללקוחות פעילים בחשבונות Teachworks האחרים שלך. אם לקוח זה נמחק או אינו פעיל בכל חשבונות Teachworks המשויכים, הלקוח יוגדר כלא פעיל בחשבון QuickBooks שלך.

טיפ: אם לחלק מהלקוחות שלך יש פרופילים ביותר מחשבון Teachworks אחד שלך ויש להם את אותו שם פרטי, שם משפחה וכתובת דוא"ל – הם יהיו משויכים לחשבון לקוח אחד ב-QuickBooks.

טיפ: כדי שחשבוניות ותשלומים יסונכרנו בהצלחה, הלקוחות שלך חייבים להיות פעילים. לכן, עליך להפוך לקוחות ללא פעילים ב-Teachworks רק לאחר שסינכרנת את כל החשבוניות ו/או התשלומים הלא מסונכרנים שלהם עם QuickBooks.

שירותים

שירותים מתווספים לחשבון QuickBooks שלך כפריטי שירות.

  • רשומות חדשות - אם רשומה לא סונכרנה עם QuickBooks, Teachworks יבדוק תחילה אם קיים פריט ב-QuickBooks עם אותו שם כמו השירות.

    • אם יימצא שירות בעל שם זהה, הוא ישויך לשירות בחשבון Teachworks שלך.

    • אם לא יימצא שירות עם אותו שם, ייווצר שירות חדש ב-QuickBooks.

טיפ: אם לחשבונות Teachworks שלך יש שירותים עם אותו שם, הם יהיו משויכים לאותו פריט שירות בחשבון QuickBooks שלך.

  • עדכון רשומות - אם שירות כבר סונכרן עם QuickBooks ואתה משנה את שם השירות ב-Teachworks, התוכנה תבצע את השלבים הבאים:

    • בדוק אם קיימים פריטי שירות כלשהם ב-QuickBooks עם שם השירות החדש. אם נמצאה התאמה, השירות ב-Teachworks ישויך לשירות ב-QuickBooks. אם לא נמצאה התאמה, התוכנה עוברת לשלב הבא.

    • בדוק אם שירותים כלשהם בחשבון Teachworks האחר שלך משויכים לשירות זה ב-QuickBooks ואם שמות השירות שלהם תואמים לשם החדש. אם כן, שם פריט השירות יעודכן ב-QuickBooks. אם לא, התוכנה תמשיך לשלב הבא.

    • פריט שירות חדש ייווצר עם השם החדש של שירות Teachworks.

  • שירותים שנמחקו ב-Teachworks לא יימחקו ב-QuickBooks. אם ברצונך למחוק אותם ב-QuickBooks עליך לעשות זאת באופן ידני.

  • כותרות השירות חייבות להיות באורך של 100 תווים או פחות.

חשבוניות

  • רשומות חדשות - אם חשבונית לא סונכרנה עם QuickBooks, Teachworks ייצור חשבונית חדשה ב-QuickBooks.

הערה: בעת סנכרון מספר סניפים לחשבון QuickBooks אחד, Teachworks ינסה ליצור חשבונית חדשה גם אם תימצא חשבונית עם אותו מספר.

אם אינך מעוניין לאפשר חשבוניות עם מספרים כפולים, עיין בהוראות תחת הסעיף "מספור" להלן.

  • עדכון רשומות - אם חשבונית שסונכרנה בעבר עם QuickBooks משתנה ב-Teachworks, החשבונית המתאימה ב-QuickBooks תעודכן בשינויים.

  • חשבוניות שנמחקו ובוטלו - חשבוניות שנמחקו או בוטלו ב-Teachworks חייבות להתבטל ידנית ב-QuickBooks.

  • המיקום ו/או הכיתה שהגדרת עבור חשבון Teachworks יוקצו לכל החשבוניות והזיכויים שיסונכרנו עם QuickBooks.

  • מספור - מספרי חשבוניות וזיכוי גדלים ברצף בכל אחד מחשבונות Teachworks שלך. זה יוצר פוטנציאל למספרים כפולים בין חשבונות Teachworks.

  • יצירת מספרים ייחודיים - אם ברצונך שיהיו לך מספרי חשבוניות ייחודיים בחשבון QuickBooks שלך, עליך לוודא שמספרי החשבוניות בחשבונות הסניף שלך ב-Teachworks ייחודיים. ניתן להשיג זאת על ידי אחת מהפעולות הבאות:

    • שימוש בקידומות שונות של חשבונית וזיכוי עבור כל חשבון Teachworks

    • על ידי ריווח בין המספרים הראשונים עבור כל אחד מחשבונות Teachworks שלך כך שלעולם לא יהיו בהם כפילויות.

  • אם תנסה לסנכרן חשבונית עם אותו מספר של חשבונית שסונכרנה מחשבון Teachworks אחר, QuickBooks יחזיר הודעת שגיאה ותצטרך לשנות את מספר החשבונית הכפולה.

  • מניעת מספרים כפולים - אם ברצונך למנוע מספרי חשבוניות כפולים, תצטרך להתאים את ההגדרה הבאה בחשבון QuickBooks שלך:

    • עבור לדף "הגדרות חברה"

    • בדף "מכירות" במקטע "תוכן טופס מכירה", הגדר את "מספרי עסקאות מותאמים אישית" ל"מופעל".

    • כאשר אפשרות זו מוגדרת ל"מופעל", אם תנסה לסנכרן חשבוניות עם אותם מספרים מחשבונות Teachworks שונים, QuickBooks יחזיר הודעת שגיאה ולא יסנכרן את החשבוניות.

רישומי זיכוי

הכללים לעיל לגבי חשבוניות חלים גם על זיכוי.

  • רישומי זיכוי נוצרים ב-QuickBooks כרישומי זיכוי.

  • זיכויים שהוקצו לחשבוניות אינם מוקצים אוטומטית בעת סנכרון עם QuickBooks - יש לבצע את ההקצאה ב-QuickBooks.

תשלומים

  • תשלום חדש שנוצר ב-TeachWorks ייצור תשלום חדש ב-QuickBooks עם פרטים תואמים

  • תשלומים אינם מוקצים לחשבוניות בעת סנכרון עם QuickBooks - יש לבצע את ההקצאה ב-QuickBooks.

  • תשלומים שנמחקים ב-Teachworks לאחר סנכרון עם QuickBooks צריכים להימחק ב-QuickBooks באופן ידני.

האם קיבלת תשובה לשאלתך?