Prijeđite na glavni sadržaj

Sinkronizacija više Teachworks računa s jednim QuickBooks računom

Napisao/la Teachworks Support

Ako imate glavni račun za upravljanje više Teachworks računa i želite sinkronizirati te Teachworks račune s jednim QuickBooks računom, možete slijediti upute opisane u ovom članku.

NAPOMENA: Za sinkronizaciju više Teachworks računa potrebna je pretplata na QuickBooks Online Plus kako bi praćenje lokacije i nastave bilo dostupno. Više informacija možete pronaći ovdje: Praćenje lokacija i nastave .

Povezivanje s QuickBooksom s vašeg glavnog računa

Kada sinkronizirate jedan Teachworks račun s jednim QuickBooks računom, povezali biste se s QuickBooksom sa svog Teachworks administratorskog računa.

Međutim, ako imate više Teachworks računa i želite ih sinkronizirati s jednim QuickBooks računom, morate se povezati s QuickBooksom sa svog Master Teachworks računa. To možete učiniti slijedeći korake u nastavku:

  1. Ako je vaš QuickBooks račun već povezan s jednim od vaših Teachworks računa, prvo ga morate odspojiti slijedeći ove upute: Isključivanje iz QuickBooksa.

  2. Prijavite se na svoj glavni račun.

  3. Kliknite na "Postavke", a zatim kliknite na "Postavke QuickBooksa".

  4. Kliknite gumb "Poveži se s QuickBooksom" i slijedite upute za povezivanje svog računa s QuickBooksom.

Postavke veze

Nakon povezivanja s QuickBooksom s vašeg Master računa bit ćete usmjereni na obrazac s postavkama povezivanja.

Postavke glavnog računa

  1. Odaberite "Prodaja" i "Računi popusta" s vašeg QuickBooks računa koje ćete koristiti za praćenje prodaje i popusta. Prodaja svake poslovnice bit će zabilježena na tim računima i označena prema vlastitoj lokaciji.

  2. Odaberite Teachworks račune koje želite sinkronizirati s povezanim QuickBooks računom. Ako ćete sinkronizirati bilo koji od svojih Teachworks računa s vlastitom QuickBooks datotekom tvrtke, ostavite potvrdni okvir tvrtke neoznačen i moći ćete povezati taj Teachworks račun s QuickBooksom unutar tog računa.

  3. Pošaljite obrazac kako biste spremili postavke.

Postavke QuickBooksa

Prilikom sinkronizacije više poslovnica s jednim QuickBooks računom, morat ćete koristiti značajke QuickBooks "Lokacije" ili "Razredi" za praćenje prodaje sa svakog od vaših Teachworks računa.

  1. Prijavite se na svoj QuickBooks račun.

  2. Idite na stranicu "Postavke tvrtke".

  3. Na stranici "Tvrtka" pomaknite se prema dolje do odjeljka "Kategorije" i omogućite "Lokacije staza" i/ili "Razredi staza".

  4. Ako koristite postavku "Klase", odaberite opciju dodjeljivanja klasa "Jedna cijeloj transakciji".

  5. Pošaljite obrazac kako biste spremili promjene.

Nakon što omogućite postavke "Praćenje lokacija" i/ili "Praćenje klasa", idite na stranicu "Popisi".

  • Ako pratite po lokacijama, kliknite vezu "Lokacije" i dodajte lokacije za svaki od računa podružnice Teachworksa koje ćete sinkronizirati s ovim QuickBooks računom.

  • Ako pratite po razredu, kliknite vezu "Razredi" i dodajte razrede za svaki od računa podružnice Teachworksa koje ćete sinkronizirati s ovim QuickBooks računom.

Brojevi faktura i kreditnih nota

Fakture i kreditne note u Teachworksu povećavaju brojeve faktura na svakom računu zasebno. To stvara mogućnost dupliciranja brojeva.

Ako želite dopustiti duplicirane brojeve, morat ćete prilagoditi postavku na svom QuickBooks računu slijedeći korake u nastavku:

  1. Kliknite na stranicu "Postavke tvrtke".

  2. Na stranici "Prodaja" u odjeljku "Sadržaj prodajnog obrasca" postavite postavku "Prilagođeni brojevi transakcija" na "Isključeno".

  3. Pošaljite obrazac kako biste spremili promjene.

Ako ne želite dopustiti duplicirane brojeve, morat ćete osigurati da svaki od vaših Teachworks računa ima različite brojeve računa.

To se može postići korištenjem različitih "prefiksa" faktura i kreditnih nota ili razmacima između početnih brojeva za svaki od vaših Teachworks računa kako nikada ne bi imali duplikate. Više informacija možete pronaći ovdje: Numeriranje faktura .

Postavke računa poslovnice

Kada Teachworks poslovni račun koristi vezu uspostavljenu s glavnog računa, postavke će biti malo drugačije nego da je povezan s vlastitim QuickBooks računom.

  1. Prijavite se na račun podružnice Teachworksa koji koristi vezu uspostavljenu u glavnom računu.

  2. Kliknite na "Račun i postavke", a zatim kliknite na "Integracije i dodaci".

  3. Kliknite "Postavke" pod QuickBooks Integracija.

  4. Odaberite lokaciju i/ili razred u odgovarajućim poljima. Ovi izbornici prikazat će lokacije i/ili razrede koje ste kreirali u svom QuickBooks računu.

  5. Odaberite porezni kod i depozitni račun koji želite koristiti. Računi prodaje i popusta koji se obično prikazuju na ovoj stranici postavljeni su u glavnom računu za sve račune podružnica Teachworksa koji koriste tu vezu.

  6. Odaberite "Datum početka" za datume transakcija koje želite sinkronizirati.

    NAPOMENA: Ako ste već sinkronizirali transakcije s ovog Teachworks računa na svoj QuickBooks račun, trebali biste postaviti ovaj datum kako biste isključili sve transakcije koje su već sinkronizirane.

  7. Ako želite isključiti plaćanja iz sinkronizacije, omogućite postavku "Isključi plaćanja".

  8. Pošaljite obrazac kako biste spremili postavke.

  9. Ponovite ove korake za svaku od svojih grana.

Sinkronizacija s QuickBooksom

Metoda sinkronizacije Teachworks računa s QuickBooksom pomoću veze uspostavljene u glavnom računu ista je kao i za sinkronizaciju jednog računa.

  1. Kliknite na "Račun i postavke", a zatim kliknite na "Integracije i dodaci".

  2. Kliknite na "Sinkronizacija" pod QuickBooks Integracijom.

  3. Vidjet ćete tablicu s vrstama zapisa koji nisu sinkronizirani. Pojedinačne nesinkronizirane zapise možete pregledati klikom na ikonu "Prikaži" u retku vrste zapisa.

  4. Kliknite gumb "Sinkroniziraj".

Logika i pravila za sinkronizaciju vrsta zapisa

Kada sinkronizirate više Teachworks računa s jednim QuickBooks računom, logika i pravila koja se primjenjuju na sinkronizaciju zapisa razlikuju se od sinkronizacije jednog Teachworks računa s jednim QuickBooks računom.

Kupci

  • Novi zapisi - Ako zapis o kupcu nije sinkroniziran s QuickBooksom, Teachworks će pretražiti vaš QuickBooks račun za postojećeg kupca s istim imenom, prezimenom I adresom e-pošte.

    • Ako se pronađe odgovarajući zapis, bit će povezan sa zapisom kupca u Teachworksu, a račun kupca u QuickBooksu bit će ažuriran svim poljima s kontaktnim podacima za tog kupca u Teachworksu koja nisu prazna.

    • Ako se ne pronađe podudaranje, Teachworks će pokušati stvoriti novi korisnički račun u QuickBooksu.

  • Ažuriranje zapisa - Ako je zapis već sinkroniziran s QuickBooksom, ažurirat će se sa svim promjenama napravljenim na profilu korisnika u Teachworksu. Samo će se polja s kontaktnim podacima koja nisu prazna u Teachworksu ažurirati na računu korisnika u QuickBooksu.

  • Brisanje - Ako se korisnik koji je sinkroniziran s QuickBooksom kasnije izbriše u Teachworksu, softver će provjeriti je li taj QuickBooks korisnički račun povezan s nekim aktivnim korisnicima vaših drugih Teachworks računa. Ako je taj korisnik izbrisan ili je neaktivan u svim povezanim Teachworks računima, tada će se korisnik postaviti na Neaktivan u vašem QuickBooks računu.

SAVJET: Ako neki od vaših kupaca imaju profile u više od jednog vašeg Teachworks računa i imaju isto ime, prezime i adresu e-pošte – bit će povezani s jednim korisničkim računom u QuickBooksu.

SAVJET: Da bi se fakture i plaćanja uspješno sinkronizirali, vaši kupci moraju biti aktivni. Stoga biste trebali neaktivirati kupce u Teachworksu tek nakon što ste sinkronizirali sve njihove nesinkronizirane fakture i/ili plaćanja s QuickBooksom.

Usluge

Usluge se dodaju na vaš QuickBooks račun kao servisne stavke.

  • Novi zapisi - Ako zapis nije sinkroniziran s QuickBooksom, Teachworks će prvo provjeriti postoji li stavka u QuickBooksu s istim nazivom kao i usluga.

    • Ako se pronađe usluga s istim nazivom, bit će povezana s uslugom u vašem Teachworks računu.

    • Ako se ne pronađe usluga s istim nazivom, u QuickBooksu će se stvoriti nova.

SAVJET: Ako vaši Teachworks računi imaju usluge s istim nazivom, one će biti povezane s istom stavkom usluge na vašem QuickBooks računu.

  • Ažuriranje zapisa - Ako je usluga već sinkronizirana s QuickBooksom i promijenite naziv usluge u Teachworksu, softver će izvršiti ove korake:

    • Provjerite postoje li već stavke usluge u QuickBooksu s novim nazivom usluge. Ako se pronađe podudaranje, usluga u Teachworksu bit će povezana s uslugom u QuickBooksu. Ako se ne pronađe podudaranje, softver prelazi na sljedeći korak.

    • Provjerite jesu li neke usluge na vašem drugom Teachworks računu povezane s ovom uslugom u QuickBooksu i odgovaraju li njihovi nazivi usluga novom nazivu. Ako je odgovor da, naziv stavke usluge bit će ažuriran u QuickBooksu. Ako nije, softver prelazi na sljedeći korak.

    • Nova stavka usluge bit će kreirana s novim nazivom usluge Teachworks.

  • Usluge izbrisane u Teachworksu neće biti izbrisane u QuickBooksu. Ako ih želite izbrisati u QuickBooksu, to morate učiniti ručno.

  • Nazivi usluga moraju imati 100 znakova ili manje.

Fakture

  • Novi zapisi - Ako faktura nije sinkronizirana s QuickBooksom, Teachworks će stvoriti novu fakturu u QuickBooksu.

NAPOMENA: Prilikom sinkronizacije više poslovnica s jednim QuickBooks računom, Teachworks će pokušati stvoriti novu fakturu čak i ako se pronađe faktura s istim brojem.

Ako ne želite dopustiti račune s dupliciranim brojevima, pogledajte upute u odjeljku "Numeriranje" u nastavku.

  • Ažuriranje zapisa - Ako se račun koji je prethodno sinkroniziran s QuickBooksom promijeni u Teachworksu, odgovarajući račun u QuickBooksu bit će ažuriran s promjenama.

  • Izbrisane i poništene fakture - Fakture izbrisane ili poništene u Teachworksu moraju se ručno poništiti u QuickBooksu.

  • Lokacija i/ili razred koji ste postavili za Teachworks račun bit će dodijeljeni svim fakturama i kreditnim bilješkama koje su sinkronizirane s QuickBooksom.

  • Numeriranje - Brojevi računa i kreditnih nota sekvencijalno se povećavaju u svakom od vaših Teachworks računa. To stvara mogućnost dupliciranja brojeva između Teachworks računa.

  • Generiranje jedinstvenih brojeva - Ako želite imati jedinstvene brojeve računa na svom QuickBooks računu, potrebno je osigurati da su brojevi računa na vašim Teachworks poslovnicama jedinstveni. To se može postići na sljedeći način:

    • Korištenje različitih prefiksa računa i kreditnih nota za svaki Teachworks račun

    • Razmakom između početnih brojeva za svaki od vaših Teachworks računa kako nikada ne bi imali duplikate.

  • Ako pokušate sinkronizirati račun s istim brojem računa sinkroniziranog s drugog Teachworks računa, QuickBooks će vratiti poruku o pogrešci i morat ćete promijeniti duplicirani broj računa.

  • Sprječavanje dupliciranih brojeva - Ako želite spriječiti duplicirane brojeve računa, morat ćete prilagoditi sljedeću postavku na svom QuickBooks računu:

    • Idite na stranicu "Postavke tvrtke"

    • Na stranici "Prodaja" u odjeljku "Sadržaj prodajnog obrasca" postavite "Prilagođeni brojevi transakcija" na "Uključeno".

    • Ako je ovo postavljeno na "Uključeno", ako pokušate sinkronizirati račune s istim brojevima s različitih Teachworks računa, QuickBooks će vratiti poruku o pogrešci i neće sinkronizirati račune.

Kreditne bilješke

Gore navedena pravila za fakture primjenjuju se i na kreditne note.

  • Kreditne bilješke se u QuickBooksu kreiraju kao kreditne note.

  • Kreditne bilješke koje su dodijeljene fakturama ne dodjeljuju se automatski prilikom sinkronizacije s QuickBooksom -- dodjeljivanje se mora izvršiti u QuickBooksu.

Plaćanja

  • Novo plaćanje kreirano u TeachWorksu kreirat će novo plaćanje u QuickBooksu s odgovarajućim podacima.

  • Plaćanja se ne dodjeljuju fakturama kada se sinkroniziraju s QuickBooksom - dodjeljivanje se mora izvršiti u QuickBooksu.

  • Plaćanja koja su izbrisana u Teachworksu nakon sinkronizacije s QuickBooksom potrebno je ručno izbrisati u QuickBooksu.

Jesmo li odgovorili na vaše pitanje?