Ha van egy Master Account fiókja, amellyel több Teachworks-fiókot kezel, és ezeket a Teachworks-fiókokat egyetlen QuickBooks-fiókkal szeretné szinkronizálni, kövesse a cikkben leírt utasításokat.
MEGJEGYZÉS: Több Teachworks-fiók szinkronizálásához QuickBooks Online Plus előfizetés szükséges, hogy a helyszín- és osztálykövetés elérhető legyen. További információt itt talál: Helyszínek és osztályok követése .
Kapcsolódás a QuickBookshoz a Master fiókból
Amikor egyetlen Teachworks-fiókot szinkronizál egyetlen QuickBooks-fiókkal, a Teachworks rendszergazdai fiókjából kell csatlakoznia a QuickBookshoz.
Ha azonban több Teachworks-fiókja van, és azokat egyetlen QuickBooks-fiókkal szeretné szinkronizálni, akkor a Master Teachworks-fiókjából kell csatlakoznia a QuickBookshoz. Ezt az alábbi lépések követésével teheti meg:
Ha a QuickBooks-fiókja már csatlakoztatva van valamelyik Teachworks-fiókjához, először le kell választania azt az alábbi utasításokat követve: Leválasztás a QuickBooks-ról.
Jelentkezz be a Master fiókodba.
Kattintson a „Beállítások”, majd a „QuickBooks beállítások” elemre.
Kattintson a „Csatlakozás a QuickBookshoz” gombra, és kövesse az utasításokat a fiók QuickBookshoz való csatlakoztatásához.
Kapcsolati beállítások
Miután csatlakozott a QuickBookshoz a Master fiókjából, a rendszer egy űrlapra irányítja át, amelyen megtalálja a csatlakozási beállításokat.
Fő fiók beállításai
Válassza ki a QuickBooks-fiókjából az „Értékesítés” és a „Kedvezményszámlák” opciókat, amelyeket az értékesítések és kedvezmények nyomon követésére fog használni. Minden fiók értékesítései ezekhez a számlákhoz lesznek rögzítve, és a saját telephelyük szerint lesznek megjelölve.
Válassza ki azokat a Teachworks-fiókokat, amelyeket szinkronizálni szeretne a csatlakoztatott QuickBooks-fiókkal. Ha bármelyik Teachworks-fiókját szinkronizálja a saját QuickBooks-cégfájljával, hagyja üresen a cég jelölőnégyzetét, és így a Teachworks-fiókot az adott fiókból csatlakoztathatja a QuickBookshoz.
Küldje el az űrlapot a beállítások mentéséhez.
QuickBooks beállítások
Amikor több fiókot szinkronizál egyetlen QuickBooks-fiókkal, a QuickBooks „Helyszínek” vagy „Osztályok” funkcióit kell használnia az egyes Teachworks-fiókjaiból származó értékesítések nyomon követéséhez.
Jelentkezzen be QuickBooks-fiókjába.
Lépjen a „Vállalati beállítások” oldalra.
A „Cég” oldalon görgess le a „Kategóriák” részhez, és engedélyezd a „Helyszínek nyomon követése” és/vagy az „Osztályok nyomon követése” lehetőséget.
Ha az „Osztályok” beállítást használja, válassza az „Egy a teljes tranzakcióhoz” osztályok hozzárendelésének lehetőségét.
Küldje el az űrlapot a módosítások mentéséhez.
Miután engedélyezted a „Pályahelyszínek” és/vagy az „Osztályok pályabeosztása” beállításokat, menj a „Listák” oldalra.
Ha helyszínek szerinti követést végez, kattintson a „Helyek” hivatkozásra, és adja hozzá a helyszíneket minden olyan Teachworks fiókhoz, amelyet szinkronizálni fog ezzel a QuickBooks fiókkal.
Ha osztályonként követi nyomon a folyamatot, kattintson az „Osztályok” hivatkozásra, és adjon hozzá osztályokat minden olyan Teachworks fiókhoz, amelyet szinkronizálni fog ezzel a QuickBooks fiókkal.
Számla- és jóváírási számok
A Teachworksben a számlák és jóváíró számlák minden egyes fiókban külön-külön növelik a számlaszámokat. Ezáltal duplikált számok keletkezhetnek.
Ha engedélyezni szeretné a duplikált számokat, akkor a QuickBooks-fiókjában módosítania kell a beállításokat az alábbi lépések követésével:
Kattintson a „Vállalati beállítások” oldalra.
Az „Értékesítés” oldalon az „Értékesítési űrlap tartalma” részben állítsa az „Egyéni tranzakciószámok” beállítást „Ki” értékre.
Küldje el az űrlapot a módosítások mentéséhez.
Ha nem szeretné engedélyezni a duplikált számokat, akkor gondoskodnia kell arról, hogy minden Teachworks-fiókjához különböző számlaszámok tartozzanak.
Ez úgy érhető el, hogy különböző számlák és jóváíró számla „előjavításokat” használ, vagy úgy, hogy az egyes Teachworks-fiókok kezdőszámát elválasztja egymástól, hogy soha ne legyenek ismétlődő számok. További információt itt talál: Számlaszámozás .
Fiókfiók beállításai
Amikor egy Teachworks fiókfiók egy Master Account-on keresztül létrehozott kapcsolatot használ, a beállítások kissé eltérnek attól, mintha a saját QuickBooks-fiókjához csatlakozott volna.
Jelentkezzen be egy Teachworks fiókba, amely a főfiókban létrehozott kapcsolatot használja.
Kattintson a „Fiók és beállítások”, majd az „Integrációk és bővítmények” elemre.
Kattintson a „Beállítások” elemre a QuickBooks-integráció alatt.
Válasszon ki egy helyszínt és/vagy osztályt a megfelelő mezőkben. Ezek a menük megjelenítik a QuickBooks-fiókjában létrehozott helyszíneket és/vagy osztályokat.
Válassza ki a használandó adókódot és betéti számlát. Az ezen az oldalon általában megjelenő értékesítési és kedvezményszámlák a főszámlán vannak beállítva az összes Teachworks fiókfiókhoz, amely ezt a kapcsolatot használja.
Válassza ki a szinkronizálni kívánt tranzakciók dátumainak „Kezdő dátuma” lehetőséget.
MEGJEGYZÉS: Ha már szinkronizálta a tranzakciókat ebből a Teachworks-fiókból a QuickBooks-fiókjába, akkor ezt a dátumot úgy kell beállítani, hogy kizárja a már szinkronizált tranzakciókat.
Ha ki szeretné zárni a fizetéseket a szinkronizálásból, engedélyezze a „Fizetések kizárása” beállítást.
Küldje el az űrlapot a beállítások mentéséhez.
Ismételd meg ezeket a lépéseket minden ágaddal.
Szinkronizálás a QuickBooks-szal
A Teachworks-fiók QuickBooks-szal való szinkronizálásának módja a Főfiókban létrehozott kapcsolat használatával megegyezik az egyetlen fiók szinkronizálásának módszerével.
Kattintson a „Fiók és beállítások”, majd az „Integrációk és bővítmények” elemre.
Kattintson a „Szinkronizálás” elemre a QuickBooks-integráció alatt.
Látni fog egy táblázatot a nem szinkronizált rekordtípusokkal. Az egyes nem szinkronizált rekordokat a rekordtípus sorában található „Nézet” ikonra kattintva tekintheti meg.
Kattintson a „Szinkronizálás” gombra.
Logika és szabályok a rekordtípusok szinkronizálásához
Amikor több Teachworks-fiókot szinkronizál egyetlen QuickBooks-fiókkal, a rekordok szinkronizálására alkalmazott logika és szabályok eltérnek attól, mintha egyetlen Teachworks-fiókot szinkronizálna egyetlen QuickBooks-fiókkal.
Ügyfelek
Új rekordok – Ha egy ügyfélrekord nincs szinkronizálva a QuickBooksszal, a Teachworks a QuickBooks-fiókjában keres egy meglévő ügyfelet, akinek ugyanaz a keresztneve, vezetékneve ÉS e-mail címe.
Ha egyező rekordot talál, azt a Teachworksben lévő ügyfélrekordhoz társítja, és a QuickBooksban lévő ügyfélfiók frissül az adott ügyfélhez tartozó, nem üres Teachworks-beli kapcsolattartási mezőkkel.
Ha nem talál egyezést, a Teachworks megpróbál létrehozni egy új ügyfélfiókot a QuickBooksban.
Rekordok frissítése – Ha egy rekord már szinkronizálva lett a QuickBooksszal, akkor frissül az ügyfél Teachworks-beli profiljában végrehajtott módosításokkal. Csak azok a kapcsolattartási adatmezők frissülnek az ügyfél QuickBooks-beli fiókjában, amelyek nem üresek a Teachworksben.
Törlés – Ha egy QuickBooks-szal szinkronizált ügyfelet később törölnek a Teachworksben, a szoftver ellenőrzi, hogy az adott QuickBooks ügyfélfiók társítva van-e más aktív ügyféllel az Ön többi Teachworks-fiókjában. Ha az ügyfél törölve lett, vagy inaktív az összes társított Teachworks-fiókban, akkor az ügyfél inaktívként lesz beállítva a QuickBooks-fiókjában.
TIPP: Ha egyes ügyfeleinek több Teachworks-fiókjában is van profilja, és ugyanaz a keresztnevük, vezetéknevük és e-mail-címük, akkor a QuickBooksban egyetlen ügyfélfiókhoz lesznek társítva.
TIPP: Ahhoz, hogy a számlák és fizetések sikeresen szinkronizálódjanak, az ügyfeleinek aktívnak kell lenniük. Ezért csak azután tegye inaktívvá az ügyfeleket a Teachworksben, miután szinkronizálta az összes nem szinkronizált számlájukat és/vagy fizetésüket a QuickBooksba.
Szolgáltatások
A szolgáltatások szolgáltatáselemként kerülnek hozzáadásra a QuickBooks-fiókjához.
Új rekordok – Ha egy rekordot még nem szinkronizáltak a QuickBooksszal, a Teachworks először ellenőrzi, hogy létezik-e a QuickBooksban egy, a szolgáltatás nevével megegyező nevű elem.
Ha talál egy azonos nevű szolgáltatást, akkor az a Teachworks-fiókjában található szolgáltatáshoz lesz társítva.
Ha nem található azonos nevű szolgáltatás, akkor egy új jön létre a QuickBooksban.
TIPP: Ha a Teachworks-fiókjaiban azonos nevű szolgáltatások találhatók, akkor azok ugyanahhoz a szolgáltatáselemhez lesznek társítva a QuickBooks-fiókjában.
Rekordok frissítése – Ha egy szolgáltatás már szinkronizálva van a QuickBooksszal, és Ön módosítja a szolgáltatás nevét a Teachworksben, a szoftver a következő lépéseket hajtja végre:
Ellenőrizze, hogy léteznek-e már szolgáltatáselemek a QuickBooksban az új szolgáltatásnévvel. Ha talál egyezést, a Teachworksben lévő szolgáltatás a QuickBooksban lévő szolgáltatáshoz lesz társítva. Ha nem talál egyezést, a szoftver a következő lépésre lép.
Ellenőrizze, hogy a másik Teachworks-fiókjában lévő szolgáltatások vannak-e társítva ehhez a szolgáltatáshoz a QuickBooksban, és hogy a szolgáltatásneveik megegyeznek-e az új névvel. Ha igen, a szolgáltatáselem neve frissül a QuickBooksban. Ha nem, a szoftver a következő lépéssel folytatja.
Egy új szolgáltatáselem jön létre a Teachworks szolgáltatás új nevével.
A Teachworksben törölt szolgáltatások nem törlődnek a QuickBooksban. Ha törölni szeretné őket a QuickBooksban, ezt manuálisan kell megtennie.
A szolgáltatások megnevezése legfeljebb 100 karakterből állhat.
Számlák
Új rekordok – Ha egy számla még nincs szinkronizálva a QuickBooksszal, a Teachworks új számlát hoz létre a QuickBooksban.
MEGJEGYZÉS: Több fiók egyetlen QuickBooks-fiókkal való szinkronizálásakor a Teachworks megpróbál új számlát létrehozni, még akkor is, ha talál azonos számú számlát.
Ha nem szeretné engedélyezni a duplikált számokkal rendelkező számlákat, olvassa el az alábbi „Számozás” című szakasz utasításait.
Rekordok frissítése – Ha egy korábban a QuickBooks-szal szinkronizált számlát módosítanak a Teachworksben, a megfelelő számla a QuickBooksban frissül a módosításokkal.
Törölt és érvénytelenített számlák – A Teachworksben törölt vagy érvénytelenített számlákat manuálisan kell érvényteleníteni a QuickBooksban.
A Teachworks-fiókhoz beállított helyszín és/vagy osztály hozzá lesz rendelve minden olyan számlához és jóváíráshoz, amely szinkronizálva van a QuickBooks-szal.
Számozás – A számlák és jóváírások számai szekvenciálisan növekednek az egyes Teachworks-fiókokban. Ez lehetőséget teremt a számok duplikálására a Teachworks-fiókok között.
Egyedi számok generálása – Ha egyedi számlaszámokat szeretne használni a QuickBooks-fiókjában, akkor gondoskodnia kell arról, hogy a Teachworks fiókfiókjaiban szereplő számlaszámok egyediek legyenek. Ez a következő módokon érhető el:
Különböző számla- és jóváírási előtagok használata minden Teachworks-fiókhoz
Az egyes Teachworks-fiókok kezdőszámát térközzel elválasztva biztosítsd, hogy soha ne legyenek ismétlődő számok.
Ha egy másik Teachworks-fiókból szinkronizált számlaszámmal megegyező számú számlát próbál szinkronizálni, a QuickBooks hibaüzenetet ad vissza, és módosítania kell a duplikált számlaszámot.
Ismétlődő számok elkerülése – Ha el szeretné kerülni a számlaszámok ismétlődését, a következő beállítást kell módosítania a QuickBooks-fiókjában:
Lépjen a „Vállalati beállítások” oldalra
Az „Értékesítés” oldalon az „Értékesítési űrlap tartalma” részben állítsa az „Egyéni tranzakciószámok” beállítást „Be” értékre.
Ha ez „Be” értékre van állítva, és azonos számú számlákat próbál szinkronizálni különböző Teachworks-fiókokból, a QuickBooks hibaüzenetet ad vissza, és nem szinkronizálja a számlákat.
Jóváírások
A fenti, számlákra vonatkozó szabályok a jóváíró számlákra is vonatkoznak.
A jóváírásokat a QuickBooksban jóváírási feljegyzésekként hozzák létre.
A számlákhoz hozzárendelt jóváíró jegyzetek nem kerülnek automatikusan hozzárendelésre a QuickBooks-szal szinkronizáláskor – a hozzárendelést a QuickBooks-ban kell elvégezni.
Fizetések
A Teachworksben létrehozott új fizetés egy új fizetést hoz létre a QuickBooksban is, a megfelelő adatokkal.
A fizetések nem kerülnek hozzárendelésre a számlákhoz a QuickBooks-szal szinkronizáláskor – a hozzárendelést a QuickBooks-ban kell elvégezni.
A Teachworksben a QuickBooks-szal való szinkronizálás után törölt fizetéseket manuálisan kell törölni a QuickBooksban.