Jika Anda memiliki Akun Utama untuk mengelola beberapa akun Teachworks dan ingin menyinkronkan akun Teachworks tersebut ke satu akun QuickBooks, Anda dapat mengikuti petunjuk yang dijelaskan dalam artikel ini.
CATATAN: Sinkronisasi beberapa akun Teachworks memerlukan langganan QuickBooks Online Plus agar pelacakan Lokasi dan Kelas tersedia. Anda dapat menemukan informasi lebih lanjut di sini: Melacak Lokasi & Kelas .
Menghubungkan ke QuickBooks dari Akun Utama Anda
Saat Anda menyinkronkan satu akun Teachworks ke satu akun QuickBooks, Anda akan terhubung ke QuickBooks dari akun administrator Teachworks Anda.
Namun, jika Anda memiliki beberapa akun Teachworks dan ingin menyinkronkannya ke satu akun QuickBooks, Anda perlu terhubung ke QuickBooks dari akun Teachworks utama Anda. Anda dapat melakukan ini dengan mengikuti langkah-langkah di bawah ini:
Jika akun QuickBooks Anda sudah terhubung ke salah satu akun Teachworks Anda, Anda perlu memutuskan koneksinya terlebih dahulu dengan mengikuti petunjuk ini: Memutuskan koneksi dari QuickBooks.
Masuk ke akun Master Anda.
Klik "Pengaturan" lalu klik "Pengaturan QuickBooks".
Klik tombol "Hubungkan ke QuickBooks" dan ikuti petunjuk untuk menghubungkan akun Anda ke QuickBooks.
Pengaturan Koneksi
Setelah terhubung ke QuickBooks dari akun Master Anda, Anda akan diarahkan ke formulir dengan pengaturan koneksi.
Pengaturan Akun Utama
Pilih "Penjualan" dan "Akun Diskon" dari akun QuickBooks Anda yang akan Anda gunakan untuk melacak penjualan dan diskon. Penjualan setiap cabang akan dicatat ke akun-akun ini dan ditandai berdasarkan lokasi masing-masing.
Pilih akun Teachworks yang ingin Anda sinkronkan ke akun QuickBooks yang terhubung. Jika Anda akan menyinkronkan akun Teachworks Anda ke file perusahaan QuickBooks masing-masing, biarkan kotak centang perusahaan tidak dicentang dan Anda akan dapat menghubungkan akun Teachworks tersebut ke QuickBooks dari dalam akun tersebut.
Kirim formulir untuk menyimpan pengaturan.
Pengaturan QuickBooks
Saat menyinkronkan beberapa cabang ke satu akun QuickBooks, Anda perlu menggunakan fitur "Lokasi" atau "Kelas" QuickBooks untuk melacak penjualan dari setiap akun Teachworks Anda.
Masuk ke akun QuickBooks Anda.
Buka halaman "Pengaturan Perusahaan".
Pada halaman "Perusahaan", gulir ke bawah ke bagian "Kategori" dan aktifkan "Lacak Lokasi" dan/atau "Lacak Kelas".
Jika menggunakan pengaturan "Kelas", pilih opsi untuk menetapkan kelas "Satu untuk seluruh transaksi".
Kirim formulir untuk menyimpan perubahan Anda.
Setelah Anda mengaktifkan pengaturan "Lacak Lokasi" dan/atau "Lacak Kelas", buka halaman "Daftar" Anda.
Jika pelacakan berdasarkan lokasi, klik tautan "Lokasi" dan tambahkan lokasi untuk setiap akun cabang Teachworks yang akan Anda sinkronkan ke akun QuickBooks ini.
Jika melacak berdasarkan kelas, klik tautan "Kelas" dan tambahkan kelas untuk setiap akun cabang Teachworks yang akan Anda sinkronkan ke akun QuickBooks ini.
Nomor Faktur & Nota Kredit
Faktur dan nota kredit di Teachworks menambah nomor faktur di setiap akun secara terpisah. Hal ini berpotensi menimbulkan nomor ganda.
Jika Anda ingin mengizinkan nomor duplikat, Anda perlu menyesuaikan pengaturan di akun QuickBooks Anda dengan mengikuti langkah-langkah di bawah ini:
Klik pada halaman "Pengaturan Perusahaan".
Pada halaman "Penjualan" di bagian "Konten Formulir Penjualan", atur pengaturan "Nomor Transaksi Kustom" ke "Nonaktif".
Kirim formulir untuk menyimpan perubahan Anda.
Jika Anda tidak ingin mengizinkan nomor duplikat, maka Anda perlu memastikan bahwa setiap akun Teachworks Anda memiliki nomor faktur yang berbeda.
Hal ini dapat dicapai dengan menggunakan "Awalan" faktur dan nota kredit yang berbeda atau dengan memberi jarak pada nomor awal setiap akun Teachworks Anda sehingga tidak akan pernah ada duplikat. Anda dapat menemukan informasi lebih lanjut di sini: Penomoran Faktur .
Pengaturan Akun Cabang
Ketika akun cabang Teachworks menggunakan koneksi yang dibuat dari Akun Utama, pengaturannya akan sedikit berbeda dibandingkan jika terhubung ke akun QuickBooks-nya sendiri.
Masuk ke akun cabang Teachworks yang menggunakan koneksi yang telah dibuat di Akun Utama.
Klik "Akun & Pengaturan" lalu klik "Integrasi & Add-on".
Klik "Pengaturan" di bawah Integrasi QuickBooks.
Pilih Lokasi dan/atau Kelas di kolom yang sesuai. Menu-menu ini akan menampilkan lokasi dan/atau kelas yang telah Anda buat di akun QuickBooks Anda.
Pilih kode pajak dan rekening deposito yang akan digunakan. Rekening penjualan dan diskon yang biasanya muncul di halaman ini diatur dalam rekening Master untuk semua rekening cabang Teachworks yang menggunakan koneksi tersebut.
Pilih "Tanggal Mulai" untuk tanggal transaksi yang ingin Anda sinkronkan.
CATATAN: Jika Anda telah menyinkronkan transaksi dari akun Teachworks ini ke akun QuickBooks Anda, Anda harus mengatur tanggal ini untuk mengecualikan transaksi apa pun yang telah disinkronkan.
Jika Anda ingin mengecualikan pembayaran dari sinkronisasi, aktifkan pengaturan "Kecualikan Pembayaran".
Kirim formulir untuk menyimpan pengaturan.
Ulangi langkah-langkah ini untuk setiap cabang Anda.
Sinkronisasi ke QuickBooks
Metode untuk menyinkronkan akun Teachworks ke QuickBooks menggunakan koneksi yang dibuat di Akun Utama sama dengan metode untuk menyinkronkan satu akun saja.
Klik "Akun & Pengaturan" lalu klik "Integrasi & Add-ons".
Klik "Sinkronkan" di bawah Integrasi QuickBooks.
Anda akan melihat tabel dengan tipe data yang belum disinkronkan. Anda dapat melihat data yang belum disinkronkan satu per satu dengan mengklik ikon "Lihat" pada baris tipe data tersebut.
Klik tombol "Sinkronkan".
Logika & Aturan untuk Sinkronisasi Tipe Rekaman
Saat Anda menyinkronkan beberapa akun Teachworks ke satu akun QuickBooks, logika & aturan yang diterapkan untuk sinkronisasi catatan berbeda dibandingkan jika Anda menyinkronkan satu akun Teachworks ke satu akun QuickBooks.
Pelanggan
Data Baru - Jika data pelanggan belum disinkronkan ke QuickBooks, Teachworks akan mencari data pelanggan yang sudah ada di akun QuickBooks Anda dengan nama depan, nama belakang, DAN alamat email yang sama.
Jika ditemukan data yang cocok, data tersebut akan dikaitkan dengan data pelanggan di Teachworks dan akun pelanggan di QuickBooks akan diperbarui dengan semua kolom detail kontak pelanggan tersebut di Teachworks yang tidak kosong.
Jika tidak ditemukan kecocokan, Teachworks akan mencoba membuat akun pelanggan baru di QuickBooks.
Memperbarui Data - Jika data telah disinkronkan ke QuickBooks, data tersebut akan diperbarui dengan perubahan apa pun yang dilakukan pada profil pelanggan di Teachworks. Hanya kolom detail kontak yang tidak kosong di Teachworks yang akan diperbarui pada akun pelanggan di QuickBooks.
Menghapus - Jika pelanggan yang telah disinkronkan ke QuickBooks kemudian dihapus di Teachworks, perangkat lunak akan memeriksa apakah akun pelanggan QuickBooks tersebut terkait dengan pelanggan aktif mana pun di akun Teachworks Anda yang lain. Jika pelanggan tersebut telah dihapus atau tidak aktif di semua akun Teachworks yang terkait, maka pelanggan tersebut akan diatur ke Tidak Aktif di akun QuickBooks Anda.
TIPS: Jika beberapa pelanggan Anda memiliki profil di lebih dari satu akun Teachworks Anda dan mereka memiliki nama depan, nama belakang, dan alamat email yang sama – mereka akan dikaitkan dengan satu akun pelanggan di QuickBooks.
TIPS: Agar faktur dan pembayaran berhasil disinkronkan, pelanggan Anda harus aktif. Oleh karena itu, Anda hanya boleh menonaktifkan pelanggan di Teachworks setelah Anda menyinkronkan semua faktur dan/atau pembayaran mereka yang belum disinkronkan ke QuickBooks.
Layanan
Layanan ditambahkan ke akun QuickBooks Anda sebagai item layanan.
Catatan Baru - Jika suatu catatan belum disinkronkan ke QuickBooks, Teachworks akan terlebih dahulu memeriksa apakah item tersebut ada di QuickBooks dengan nama yang sama dengan layanan tersebut.
Jika layanan dengan nama yang sama ditemukan, layanan tersebut akan dikaitkan dengan layanan di akun Teachworks Anda.
Jika tidak ditemukan layanan dengan nama yang sama, layanan baru akan dibuat di QuickBooks.
TIPS: Jika akun Teachworks Anda memiliki layanan dengan nama yang sama, layanan tersebut akan dikaitkan dengan item layanan yang sama di akun QuickBooks Anda.
Memperbarui Catatan - Jika suatu layanan telah disinkronkan ke QuickBooks dan Anda mengubah nama layanan tersebut di Teachworks, perangkat lunak akan melakukan langkah-langkah berikut:
Periksa apakah ada item layanan yang sudah ada di QuickBooks dengan nama layanan baru. Jika ditemukan kecocokan, layanan di Teachworks akan dikaitkan dengan layanan di QuickBooks. Jika tidak ditemukan kecocokan, perangkat lunak akan melanjutkan ke langkah berikutnya.
Periksa apakah ada layanan di akun Teachworks Anda yang lain yang terkait dengan layanan ini di QuickBooks dan apakah nama layanannya cocok dengan nama baru. Jika ya, nama item layanan akan diperbarui di QuickBooks. Jika tidak, perangkat lunak akan melanjutkan ke langkah berikutnya.
Item layanan baru akan dibuat dengan nama baru layanan Teachworks.
Layanan yang dihapus di Teachworks tidak akan terhapus di QuickBooks. Jika Anda ingin menghapusnya di QuickBooks, Anda harus melakukannya secara manual.
Judul layanan harus terdiri dari 100 karakter atau kurang.
Faktur
Catatan Baru - Jika faktur belum disinkronkan ke QuickBooks, Teachworks akan membuat faktur baru di QuickBooks.
CATATAN: Saat menyinkronkan beberapa cabang ke satu akun QuickBooks, Teachworks akan mencoba membuat faktur baru meskipun faktur dengan nomor yang sama ditemukan.
Jika Anda tidak ingin mengizinkan faktur dengan nomor duplikat, lihat petunjuk di bagian "Penomoran" di bawah ini.
Memperbarui Catatan - Jika faktur yang sebelumnya telah disinkronkan ke QuickBooks diubah di Teachworks, faktur yang sesuai di QuickBooks akan diperbarui dengan perubahan tersebut.
Faktur yang Dihapus & Dibatalkan - Faktur yang dihapus atau dibatalkan di Teachworks harus dibatalkan secara manual di QuickBooks.
Lokasi dan/atau kelas yang telah Anda tetapkan untuk akun Teachworks akan ditetapkan ke setiap faktur dan nota kredit yang disinkronkan ke QuickBooks.
Penomoran - Nomor faktur dan nota kredit diberi nomor berurutan di setiap akun Teachworks Anda. Hal ini berpotensi menimbulkan nomor duplikat antar akun Teachworks.
Menghasilkan Nomor Unik - Jika Anda ingin memiliki nomor faktur unik di akun QuickBooks Anda, Anda perlu memastikan bahwa nomor faktur di akun cabang Teachworks Anda unik. Hal ini dapat dicapai dengan salah satu cara berikut:
Menggunakan awalan faktur dan nota kredit yang berbeda untuk setiap akun Teachworks.
Dengan memberi jarak pada nomor awal setiap akun Teachworks Anda sehingga tidak akan pernah ada nomor ganda.
Jika Anda mencoba menyinkronkan faktur dengan nomor yang sama dengan faktur yang disinkronkan dari akun Teachworks lain, QuickBooks akan menampilkan pesan kesalahan dan Anda perlu mengubah nomor faktur yang duplikat tersebut.
Mencegah Nomor Duplikat - Jika Anda ingin mencegah nomor faktur duplikat, Anda perlu menyesuaikan pengaturan berikut di akun QuickBooks Anda:
Buka halaman "Pengaturan Perusahaan"
Pada halaman "Penjualan" di bagian "Konten Formulir Penjualan", atur "Nomor Transaksi Kustom" ke "Aktif".
Dengan pengaturan ini diaktifkan ("On"), jika Anda mencoba menyinkronkan faktur dengan nomor yang sama dari akun Teachworks yang berbeda, QuickBooks akan menampilkan pesan kesalahan dan tidak akan menyinkronkan faktur tersebut.
Nota Kredit
Aturan di atas untuk faktur juga berlaku untuk Nota Kredit.
Nota Kredit dibuat di QuickBooks sebagai Memo Kredit.
Nota kredit yang telah dialokasikan ke Faktur tidak dialokasikan secara otomatis saat disinkronkan ke QuickBooks -- pengalokasian harus dilakukan di QuickBooks.
Pembayaran
Pembayaran baru yang dibuat di Teachworks akan membuat pembayaran baru di QuickBooks dengan detail yang sama.
Pembayaran tidak dialokasikan ke faktur saat disinkronkan ke QuickBooks - alokasi harus dilakukan di QuickBooks.
Pembayaran yang dihapus di Teachworks setelah disinkronkan ke QuickBooks perlu dihapus secara manual di QuickBooks.