Se disponi di un account principale per gestire più account Teachworks e desideri sincronizzarli con un singolo account QuickBooks, puoi seguire le istruzioni descritte in questo articolo.
NOTA: La sincronizzazione di più account Teachworks richiede un abbonamento a QuickBooks Online Plus per poter monitorare sedi e classi. Ulteriori informazioni sono disponibili qui: Monitoraggio di sedi e classi .
Collegamento a QuickBooks dal tuo account principale
Quando sincronizzi un singolo account Teachworks con un singolo account QuickBooks, ti connetti a QuickBooks dal tuo account amministratore di Teachworks.
Tuttavia, se disponi di più account Teachworks e desideri sincronizzarli con un singolo account QuickBooks, devi connetterti a QuickBooks dal tuo account Teachworks principale. Puoi farlo seguendo i passaggi indicati di seguito:
Se il tuo account QuickBooks è già collegato a uno dei tuoi account Teachworks, dovrai prima scollegarlo seguendo queste istruzioni: Disconnessione da QuickBooks.
Accedi al tuo account principale.
Fai clic su "Impostazioni" e poi su "Impostazioni di QuickBooks".
Fai clic sul pulsante "Connetti a QuickBooks" e segui le istruzioni per collegare il tuo account a QuickBooks.
Impostazioni di connessione
Dopo aver effettuato l'accesso a QuickBooks dal tuo account principale, verrai reindirizzato a un modulo con le impostazioni di connessione.
Impostazioni dell'account principale
Seleziona i conti "Vendite" e "Sconti" del tuo account QuickBooks che utilizzerai per tenere traccia di vendite e sconti. Le vendite di ciascuna filiale verranno registrate in questi conti e associate alla rispettiva sede.
Seleziona gli account Teachworks che desideri sincronizzare con l'account QuickBooks collegato. Se intendi sincronizzare uno qualsiasi dei tuoi account Teachworks con il file aziendale di QuickBooks corrispondente, lascia deselezionata la casella di controllo relativa all'azienda e potrai collegare quell'account Teachworks a QuickBooks direttamente dall'interno dell'account stesso.
Invia il modulo per salvare le impostazioni.
Impostazioni di QuickBooks
Quando si sincronizzano più sedi con un unico account QuickBooks, è necessario utilizzare le funzionalità "Sedi" o "Classi" di QuickBooks per tenere traccia delle vendite di ciascuno dei propri account Teachworks.
Accedi al tuo account QuickBooks.
Vai alla pagina "Impostazioni aziendali".
Nella pagina "Azienda", scorri verso il basso fino alla sezione "Categorie" e abilita "Monitora le posizioni" e/o "Monitora le classi".
Se si utilizza l'impostazione "Classi", scegliere l'opzione per assegnare le classi "Una all'intera transazione".
Invia il modulo per salvare le modifiche.
Dopo aver attivato le impostazioni "Traccia posizioni" e/o "Traccia classi", vai alla pagina "Liste".
Se si desidera monitorare le attività per sede, fare clic sul collegamento "Sedi" e aggiungere le sedi per ciascuna filiale di Teachworks che si desidera sincronizzare con questo account QuickBooks.
Se si desidera monitorare le attività per classe, fare clic sul collegamento "Classi" e aggiungere le classi per ciascuna delle filiali di Teachworks che si desidera sincronizzare con questo account QuickBooks.
Numeri di fattura e nota di credito
In Teachworks, le fatture e le note di credito incrementano i numeri di fattura in ciascun account separatamente. Ciò può comportare la presenza di numeri duplicati.
Se desideri consentire numeri duplicati, dovrai modificare le impostazioni del tuo account QuickBooks seguendo i passaggi seguenti:
Fai clic sulla pagina "Impostazioni aziendali".
Nella pagina "Vendite", nella sezione "Contenuto del modulo di vendita", impostare "Numeri di transazione personalizzati" su "Disattivato".
Invia il modulo per salvare le modifiche.
Se non si desidera consentire numeri duplicati, è necessario assicurarsi che ogni account Teachworks abbia un numero di fattura diverso.
Questo risultato si può ottenere utilizzando prefissi diversi per fatture e note di credito, oppure distanziando il numero iniziale di ogni account Teachworks in modo da evitare duplicati. Ulteriori informazioni sono disponibili qui: Numerazione delle fatture .
Impostazioni del conto filiale
Quando un account filiale di Teachworks utilizza la connessione stabilita da un account principale, le impostazioni saranno leggermente diverse rispetto a quando si connette al proprio account QuickBooks.
Accedi a un account della filiale Teachworks che utilizza la connessione stabilita nell'account principale.
Fai clic su "Account e impostazioni" e poi su "Integrazioni e componenti aggiuntivi".
Fai clic su "Impostazioni" sotto Integrazione con QuickBooks.
Seleziona una sede e/o una classe nei rispettivi campi. Questi menu mostreranno le sedi e/o le classi che hai creato nel tuo account QuickBooks.
Seleziona il codice fiscale e il conto di deposito da utilizzare. I conti di vendita e di sconto che normalmente compaiono in questa pagina sono impostati nel conto principale per tutti i conti delle filiali Teachworks che utilizzano tale connessione.
Seleziona la "Data di inizio" per le date delle transazioni che desideri sincronizzare.
NOTA: Se hai già sincronizzato le transazioni da questo account Teachworks al tuo account QuickBooks, dovresti impostare questa data in modo da escludere le transazioni già sincronizzate.
Se desideri escludere i pagamenti dalla sincronizzazione, abilita l'impostazione "Escludi pagamenti".
Invia il modulo per salvare le impostazioni.
Ripeti questi passaggi per ciascuna delle tue filiali.
Sincronizzazione con QuickBooks
La procedura per sincronizzare un account Teachworks con QuickBooks utilizzando la connessione stabilita nell'Account principale è la stessa utilizzata per sincronizzare un singolo account.
Fai clic su "Account e impostazioni" e poi su "Integrazioni e componenti aggiuntivi".
Fai clic su "Sincronizza" sotto l'integrazione con QuickBooks.
Verrà visualizzata una tabella con i tipi di record non sincronizzati. È possibile visualizzare i singoli record non sincronizzati facendo clic sull'icona "Visualizza" nella riga del tipo di record.
Fai clic sul pulsante "Sincronizza".
Logica e regole per la sincronizzazione dei tipi di record
Quando si sincronizzano più account Teachworks con un singolo account QuickBooks, la logica e le regole applicate alla sincronizzazione dei record sono diverse rispetto alla sincronizzazione di un singolo account Teachworks con un singolo account QuickBooks.
Clienti
Nuovi record - Se i dati di un cliente non sono stati sincronizzati con QuickBooks, Teachworks cercherà nel tuo account QuickBooks un cliente esistente con lo stesso nome, cognome e indirizzo email.
Se viene trovato un record corrispondente, questo verrà associato al record del cliente in Teachworks e l'account del cliente in QuickBooks verrà aggiornato con tutti i campi dei dettagli di contatto di quel cliente presenti in Teachworks che non sono vuoti.
Se non viene trovata alcuna corrispondenza, Teachworks tenterà di creare un nuovo account cliente in QuickBooks.
Aggiornamento dei record - Se un record è già stato sincronizzato con QuickBooks, verrà aggiornato con tutte le modifiche apportate al profilo del cliente in Teachworks. Solo i campi dei dettagli di contatto non vuoti in Teachworks verranno aggiornati nell'account del cliente in QuickBooks.
Eliminazione - Se un cliente sincronizzato con QuickBooks viene successivamente eliminato in Teachworks, il software verificherà se l'account cliente di QuickBooks è associato a clienti attivi negli altri account Teachworks. Se il cliente è stato eliminato o risulta inattivo in tutti gli account Teachworks associati, verrà impostato come inattivo anche nell'account QuickBooks.
SUGGERIMENTO: Se alcuni dei tuoi clienti hanno profili in più di un account Teachworks e hanno lo stesso nome, cognome e indirizzo email, saranno associati a un unico account cliente in QuickBooks.
SUGGERIMENTO: Affinché fatture e pagamenti vengano sincronizzati correttamente, i tuoi clienti devono essere attivi. Pertanto, dovresti disattivare i clienti in Teachworks solo dopo aver sincronizzato tutte le loro fatture e/o pagamenti non ancora sincronizzati con QuickBooks.
Fibre
I servizi vengono aggiunti al tuo account QuickBooks come voci di servizio.
Nuovi record - Se un record non è stato sincronizzato con QuickBooks, Teachworks verificherà innanzitutto se esiste un elemento in QuickBooks con lo stesso nome del servizio.
Se viene trovato un servizio con lo stesso nome, verrà associato al servizio presente nel tuo account Teachworks.
Se non viene trovato alcun servizio con lo stesso nome, ne verrà creato uno nuovo in QuickBooks.
SUGGERIMENTO: Se i tuoi account Teachworks hanno servizi con lo stesso nome, saranno associati alla stessa voce di servizio nel tuo account QuickBooks.
Aggiornamento dei record - Se un servizio è già stato sincronizzato con QuickBooks e si modifica il nome del servizio in Teachworks, il software eseguirà i seguenti passaggi:
Verifica se in QuickBooks esistono già voci di servizio con il nuovo nome del servizio. Se viene trovata una corrispondenza, il servizio in Teachworks verrà associato al servizio in QuickBooks. Se non viene trovata alcuna corrispondenza, il software passa alla fase successiva.
Verifica se in QuickBooks sono associati a questo servizio altri servizi presenti nel tuo altro account Teachworks e se i relativi nomi corrispondono al nuovo nome. In caso affermativo, il nome della voce di servizio verrà aggiornato in QuickBooks. In caso contrario, il software procederà al passaggio successivo.
Verrà creato un nuovo elemento di servizio con il nuovo nome del servizio Teachworks.
I servizi eliminati in Teachworks non verranno eliminati automaticamente in QuickBooks. Se desideri eliminarli in QuickBooks, devi farlo manualmente.
I titoli dei servizi devono essere di 100 caratteri o meno.
Spese
Nuove registrazioni - Se una fattura non è stata sincronizzata con QuickBooks, Teachworks creerà una nuova fattura in QuickBooks.
NOTA: Quando si sincronizzano più filiali con un unico account QuickBooks, Teachworks tenterà di creare una nuova fattura anche se ne viene trovata una con lo stesso numero.
Se non si desidera consentire l'emissione di fatture con numeri duplicati, fare riferimento alle istruzioni nella sezione "Numerazione" riportata di seguito.
Aggiornamento dei record - Se una fattura precedentemente sincronizzata con QuickBooks viene modificata in Teachworks, la fattura corrispondente in QuickBooks verrà aggiornata con le modifiche.
Fatture eliminate e annullate - Le fatture eliminate o annullate in Teachworks devono essere annullate manualmente in QuickBooks.
La sede e/o la classe che hai impostato per un account Teachworks verranno assegnate a tutte le fatture e note di credito sincronizzate con QuickBooks.
Numerazione - I numeri delle fatture e delle note di credito vengono incrementati in sequenza in ciascuno dei tuoi account Teachworks. Ciò può comportare la presenza di numeri duplicati tra i diversi account Teachworks.
Generazione di numeri univoci - Se desideri avere numeri di fattura univoci nel tuo account QuickBooks, è necessario assicurarsi che i numeri di fattura nei tuoi account di filiale Teachworks siano univoci. Ciò può essere ottenuto in uno dei seguenti modi:
Utilizzo di prefissi diversi per fatture e note di credito per ciascun account Teachworks.
Impostando uno spaziatura tra i numeri iniziali di ciascun account Teachworks, in modo da evitare duplicati.
Se si tenta di sincronizzare una fattura con lo stesso numero di una fattura già sincronizzata da un altro account Teachworks, QuickBooks visualizzerà un messaggio di errore e sarà necessario modificare il numero della fattura duplicata.
Prevenire i numeri di fattura duplicati - Se desideri evitare la creazione di numeri di fattura duplicati, dovrai modificare la seguente impostazione nel tuo account QuickBooks:
Vai alla pagina "Impostazioni aziendali"
Nella pagina "Vendite", nella sezione "Contenuto del modulo di vendita", imposta "Numeri di transazione personalizzati" su "Attivo".
Con questa opzione impostata su "Attivato", se si tenta di sincronizzare fatture con gli stessi numeri da account Teachworks diversi, QuickBooks restituirà un messaggio di errore e non sincronizzerà le fatture.
Note di credito
Le regole sopra descritte per le fatture si applicano anche alle note di credito.
Le note di credito vengono create in QuickBooks come note di credito.
Le note di credito assegnate alle fatture non vengono assegnate automaticamente durante la sincronizzazione con QuickBooks: l'assegnazione deve essere effettuata in QuickBooks.
Pagamenti
Un nuovo pagamento creato in TeachWorks genererà un nuovo pagamento in QuickBooks con i dettagli corrispondenti
I pagamenti non vengono automaticamente associati alle fatture quando si sincronizza con QuickBooks; l'associazione deve essere effettuata in QuickBooks.
I pagamenti che vengono eliminati in Teachworks dopo essere stati sincronizzati con QuickBooks devono essere eliminati manualmente anche in QuickBooks.