複数のTeachworksアカウントを管理するためのマスターアカウントをお持ちで、これらのTeachworksアカウントを単一のQuickBooksアカウントに同期させたい場合は、この記事に記載されている手順に従ってください。
注：複数のTeachworksアカウントを同期するには、場所とクラスの追跡機能が利用できるQuickBooks Online Plusへの加入が必要です。詳細については、こちらをご覧ください： 場所とクラスの追跡。
マスターアカウントからQuickBooksに接続する
TeachworksのアカウントとQuickBooksのアカウントを同期する場合、Teachworksの管理者アカウントからQuickBooksに接続します。
ただし、複数のTeachworksアカウントをお持ちで、それらを1つのQuickBooksアカウントに同期させたい場合は、マスターTeachworksアカウントからQuickBooksに接続する必要があります。以下の手順に従って接続してください。
QuickBooksアカウントが既にTeachworksアカウントのいずれかに接続されている場合は、まず以下の手順に従って接続を解除する必要があります。QuickBooks からの接続解除。
マスターアカウントにログインしてください。
「設定」をクリックし、次に「QuickBooksの設定」をクリックしてください。
「QuickBooksに接続」ボタンをクリックし、画面の指示に従ってアカウントをQuickBooksに接続してください。
接続設定
マスターアカウントからQuickBooksに接続すると、接続設定を行うフォームが表示されます。
マスターアカウント設定
QuickBooksアカウントから、売上と割引の追跡に使用する「売上勘定」と「割引勘定」を選択してください。各支店の売上はこれらの勘定に記録され、それぞれの支店の所在地で識別されます。
接続済みのQuickBooksアカウントと同期するTeachworksアカウントを選択してください。TeachworksアカウントをそれぞれのQuickBooks会社ファイルと同期する場合は、会社チェックボックスをオフにしたままにしてください。そうすることで、そのTeachworksアカウント内からQuickBooksに接続できるようになります。
設定を保存するには、フォームを送信してください。
QuickBooksの設定
複数の支店を1つのQuickBooksアカウントに同期する場合、QuickBooksの「ロケーション」または「クラス」機能を使用して、各Teachworksアカウントからの売上を追跡する必要があります。
QuickBooksアカウントにログインしてください。
「会社設定」ページに移動してください。
「会社」ページで、「カテゴリ」セクションまでスクロールダウンし、「場所の追跡」および/または「クラスの追跡」を有効にします。
「クラス」設定を使用する場合は、「トランザクション全体に1つのクラスを割り当てる」オプションを選択してください。
変更内容を保存するには、フォームを送信してください。
「トラック位置」および/または「トラッククラス」の設定を有効にした後、「リスト」ページに移動してください。
場所ごとに追跡する場合は、「場所」リンクをクリックし、この QuickBooks アカウントと同期する Teachworks の各支店アカウントの場所を追加してください。
クラスごとに追跡する場合は、「クラス」リンクをクリックし、この QuickBooks アカウントと同期する Teachworks の各支店アカウントごとにクラスを追加してください。
請求書番号とクレジットメモ番号
Teachworksの請求書とクレジットノートは、各アカウントごとに請求書番号を個別にインクリメントします。そのため、番号が重複する可能性があります。
重複する数値を許可する場合は、以下の手順に従ってQuickBooksアカウントの設定を調整する必要があります。
「会社設定」ページをクリックしてください。
「販売」ページの「販売フォームの内容」セクションで、「カスタム取引番号」の設定を「オフ」に設定します。
変更内容を保存するには、フォームを送信してください。
重複する番号を許可したくない場合は、Teachworksの各アカウントに異なる請求書番号を設定する必要があります。
これは、請求書とクレジットノートに異なる「プレフィックス」を使用するか、Teachworksアカウントごとに開始番号に間隔を空けて重複が発生しないようにすることで実現できます。詳細については、こちら（請求書番号付け）をご覧ください。
支店口座設定
Teachworksの支店アカウントがマスターアカウントから確立された接続を使用する場合、設定は、支店アカウントが自身のQuickBooksアカウントに接続する場合とは若干異なります。
マスターアカウントで確立された接続を使用しているTeachworksブランチアカウントにログインしてください。
「アカウントと設定」をクリックし、次に「連携とアドオン」をクリックしてください。
QuickBooks連携の下にある「設定」をクリックしてください。
それぞれのフィールドで場所またはクラスを選択してください。これらのメニューには、QuickBooksアカウントで作成した場所またはクラスが表示されます。
使用する税コードと預金口座を選択してください。通常このページに表示される売上口座と割引口座は、その接続を使用するすべてのTeachworks支店口座のマスター口座に設定されています。
同期したい取引日の「開始日」を選択してください。
注：このTeachworksアカウントからQuickBooksアカウントに既に取引を同期している場合は、既に同期済みの取引を除外するようにこの日付を設定してください。
支払いを同期対象から除外したい場合は、「支払いを除外」設定を有効にしてください。
設定を保存するには、フォームを送信してください。
各支店について、これらの手順を繰り返してください。
QuickBooksとの同期
マスターアカウントで確立された接続を使用してTeachworksアカウントをQuickBooksと同期する方法は、単一アカウントを同期する場合と同じです。
「アカウントと設定」をクリックし、次に「連携機能とアドオン」をクリックしてください。
QuickBooks連携の下にある「同期」をクリックしてください。
同期されていないレコードの種類を示す表が表示されます。レコードの種類に対応する行の「表示」アイコンをクリックすると、個々の同期されていないレコードを表示できます。
「同期」ボタンをクリックしてください。
レコードタイプの同期に関するロジックとルール
複数のTeachworksアカウントを単一のQuickBooksアカウントに同期する場合、レコードの同期に適用されるロジックとルールは、単一のTeachworksアカウントを単一のQuickBooksアカウントに同期する場合とは異なります。
顧客
新規レコード- 顧客レコードが QuickBooks と同期されていない場合、Teachworks は QuickBooks アカウントで、同じ名、姓、およびメールアドレスを持つ既存の顧客を検索します。
一致するレコードが見つかった場合、そのレコードはTeachworksの顧客レコードに関連付けられ、QuickBooksの顧客アカウントは、Teachworksでその顧客の連絡先情報のうち空白でないフィールドで更新されます。
一致する情報が見つからない場合、TeachworksはQuickBooksに新しい顧客アカウントを作成しようとします。
レコードの更新- レコードが既にQuickBooksと同期されている場合、Teachworksの顧客プロファイルに加えられた変更内容が反映されます。Teachworksで空白でない連絡先詳細フィールドのみが、QuickBooksの顧客アカウントに反映されます。
削除- QuickBooksに同期された顧客がTeachworksで削除された場合、ソフトウェアは、そのQuickBooks顧客アカウントが他のTeachworksアカウントのアクティブな顧客に関連付けられているかどうかを確認します。その顧客が関連付けられているすべてのTeachworksアカウントで削除されているか、非アクティブになっている場合、QuickBooksアカウントでもその顧客は非アクティブに設定されます。
ヒント： Teachworksのアカウントに複数のプロファイルを持つ顧客がいて、その顧客の名前（名、姓、メールアドレス）が同じ場合、QuickBooksでは1つの顧客アカウントに関連付けられます。
ヒント：請求書と支払いを正常に同期するには、顧客がアクティブである必要があります。そのため、Teachworksで顧客を非アクティブにするのは、同期されていないすべての請求書や支払いをQuickBooksに同期した後でなければなりません。
サービス
サービスは、サービス項目としてQuickBooksアカウントに追加されます。
新規レコード- レコードが QuickBooks と同期されていない場合、Teachworks はまず、サービスと同じ名前のアイテムが QuickBooks に存在するかどうかを確認します。
同名のサービスが見つかった場合、それはあなたのTeachworksアカウントに登録されているサービスに関連付けられます。
同じ名前のサービスが見つからない場合は、QuickBooksに新しいサービスが作成されます。
ヒント： Teachworksアカウントに同じ名前のサービスがある場合、QuickBooksアカウントでも同じサービス項目に関連付けられます。
記録の更新- サービスが既にQuickBooksと同期されている場合、Teachworksでサービス名を変更すると、ソフトウェアは次の手順を実行します。
QuickBooksに新しいサービス名で既にサービス項目が存在するかどうかを確認します。一致する項目が見つかった場合、TeachworksのサービスはQuickBooksのサービスに関連付けられます。一致する項目が見つからない場合は、ソフトウェアは次のステップに進みます。
他のTeachworksアカウントのサービスがQuickBooksのこのサービスに関連付けられているかどうか、また、それらのサービス名が新しい名前と一致するかどうかを確認してください。一致する場合は、QuickBooksのサービス項目名が更新されます。一致しない場合は、ソフトウェアは次のステップに進みます。
Teachworksサービスの新しい名称で、新しいサービス項目が作成されます。
Teachworksで削除したサービスは、QuickBooksでは削除されません。QuickBooksで削除するには、手動で削除する必要があります。
サービス名は100文字以内である必要があります。
請求書
新規レコード- 請求書がQuickBooksに同期されていない場合、TeachworksはQuickBooksに新しい請求書を作成します。
注：複数の支店を1つのQuickBooksアカウントに同期する場合、同じ番号の請求書が見つかった場合でも、Teachworksは新しい請求書を作成しようとします。
重複する番号の請求書を許可したくない場合は、下記の「番号付け」セクションの手順を参照してください。
記録の更新- QuickBooksに同期済みの請求書がTeachworksで変更された場合、QuickBooksの対応する請求書も変更内容に合わせて更新されます。
削除および無効化された請求書- Teachworks で削除または無効化された請求書は、QuickBooks で手動で無効化する必要があります。
Teachworksアカウントに設定した場所やクラスは、QuickBooksに同期されるすべての請求書とクレジットノートに割り当てられます。
番号付け- 請求書番号とクレジットノート番号は、各Teachworksアカウントで順番に付与されます。そのため、Teachworksアカウント間で番号が重複する可能性があります。
一意の番号を生成する- QuickBooksアカウントで一意の請求書番号を使用するには、Teachworks支店アカウントの請求書番号が一意であることを確認する必要があります。これは、次のいずれかの方法で実現できます。
Teachworksアカウントごとに異なる請求書とクレジットノートの接頭辞を使用する
Teachworksアカウントごとに開始番号の間隔を空けることで、重複が発生しないようにします。
別のTeachworksアカウントから同期された請求書と同じ番号の請求書を同期しようとすると、QuickBooksはエラーメッセージを返すため、重複している請求書番号を変更する必要があります。
重複番号の防止- 請求書番号の重複を防ぐには、QuickBooksアカウントで次の設定を調整する必要があります。
「会社設定」ページに移動してください。
「販売」ページの「販売フォームコンテンツ」セクションで、「カスタム取引番号」を「オン」に設定します。
この設定を「オン」にすると、異なるTeachworksアカウントから同じ番号の請求書を同期しようとした場合、QuickBooksはエラーメッセージを返し、請求書を同期しません。
クレジットノート
上記の請求書に関する規則は、クレジットノートにも適用されます。
QuickBooksでは、クレジットノートはクレジットメモとして作成されます。
請求書に割り当てられたクレジットノートは、QuickBooksに同期された際に自動的に割り当てられるわけではありません。割り当てはQuickBooksで行う必要があります。
支払い
Teachworksで作成された新しい支払いは、QuickBooksにも一致する詳細情報を持つ新しい支払いを作成します。
QuickBooksに同期された際、支払いは請求書に割り当てられません。割り当てはQuickBooksで行う必要があります。
Teachworksで削除された支払いは、QuickBooksとの同期後に削除する必要があり、QuickBooksでも手動で削除する必要があります。