여러 Teachworks 계정을 관리하는 마스터 계정이 있고 이러한 Teachworks 계정을 단일 QuickBooks 계정과 동기화하려면 이 문서에 설명된 지침을 따르세요.
참고: 여러 Teachworks 계정을 동기화하려면 위치 및 수업 추적 기능을 사용하기 위해 QuickBooks Online Plus 구독이 필요합니다. 자세한 내용은 여기( 위치 및 수업 추적) 에서 확인할 수 있습니다.
마스터 계정에서 QuickBooks에 연결하기
하나의 Teachworks 계정을 하나의 QuickBooks 계정과 동기화할 경우, Teachworks 관리자 계정에서 QuickBooks에 연결하게 됩니다.
하지만 여러 개의 Teachworks 계정을 보유하고 있고 이를 하나의 QuickBooks 계정에 동기화하려면 마스터 Teachworks 계정에서 QuickBooks에 연결해야 합니다. 다음 단계를 따라 연결할 수 있습니다.
QuickBooks 계정이 이미 Teachworks 계정 중 하나에 연결되어 있는 경우, 다음 지침에 따라 먼저 연결을 해제해야 합니다. QuickBooks 연결 해제하기.
마스터 계정에 로그인하세요.
"설정"을 클릭한 다음 "QuickBooks 설정"을 클릭하세요.
"QuickBooks에 연결" 버튼을 클릭하고 안내에 따라 계정을 QuickBooks에 연결하세요.
연결 설정
마스터 계정에서 QuickBooks에 연결하면 연결 설정 양식으로 이동합니다.
마스터 계정 설정
QuickBooks 계정에서 매출 및 할인 내역을 추적하는 데 사용할 "매출" 및 "할인 계정"을 선택하세요. 각 지점의 매출은 해당 계정에 기록되며, 각 지점의 위치로 표시됩니다.
연결된 QuickBooks 계정에 동기화할 Teachworks 계정을 선택하세요. Teachworks 계정을 자체 QuickBooks 회사 파일에 동기화하려면 회사 확인란을 선택 해제하세요. 그러면 해당 Teachworks 계정 내에서 QuickBooks에 연결할 수 있습니다.
설정을 저장하려면 양식을 제출하세요.
QuickBooks 설정
여러 지점을 하나의 QuickBooks 계정에 동기화하려면 QuickBooks의 "위치" 또는 "수업" 기능을 사용하여 각 Teachworks 계정의 매출을 추적해야 합니다.
QuickBooks 계정에 로그인하세요.
"회사 설정" 페이지로 이동하세요.
"회사" 페이지에서 아래로 스크롤하여 "카테고리" 섹션으로 이동한 다음 "위치 추적" 및/또는 "클래스 추적"을 활성화하십시오.
"클래스" 설정을 사용하는 경우 "전체 거래에 클래스 하나 할당" 옵션을 선택하십시오.
변경 사항을 저장하려면 양식을 제출하세요.
"트랙 위치" 및/또는 "트랙 클래스" 설정을 활성화한 후 "목록" 페이지로 이동하세요.
위치별로 추적하려면 "위치" 링크를 클릭하고 이 QuickBooks 계정에 동기화할 각 Teachworks 지점 계정의 위치를 추가하세요.
수업별로 추적하려면 "수업" 링크를 클릭하고 이 QuickBooks 계정에 동기화할 각 Teachworks 지점 계정에 대한 수업을 추가하세요.
송장 및 신용 메모 번호
Teachworks에서 송장과 신용 메모는 각 계정별로 송장 번호를 개별적으로 증가시킵니다. 이로 인해 번호가 중복될 가능성이 있습니다.
중복된 번호를 허용하려면 아래 단계를 따라 QuickBooks 계정 설정을 조정해야 합니다.
"회사 설정" 페이지를 클릭하세요.
"판매" 페이지의 "판매 양식 내용" 섹션에서 "사용자 지정 거래 번호" 설정을 "끄기"로 설정하십시오.
변경 사항을 저장하려면 양식을 제출하세요.
중복된 번호 사용을 원하지 않으시면 각 Teachworks 계정에 서로 다른 송장 번호가 부여되어 있는지 확인해야 합니다.
이는 송장 및 신용 메모에 서로 다른 "접두사"를 사용하거나 각 Teachworks 계정의 시작 번호에 간격을 두어 중복이 발생하지 않도록 함으로써 달성할 수 있습니다. 자세한 내용은 여기에서 확인할 수 있습니다: 송장 번호 매기기 .
지점 계좌 설정
Teachworks 지점 계정이 마스터 계정에서 설정된 연결을 사용하는 경우, 자체 QuickBooks 계정에 연결할 때와 설정이 약간 다릅니다.
마스터 계정에 설정된 연결을 사용하는 Teachworks 지점 계정에 로그인하십시오.
"계정 및 설정"을 클릭한 다음 "통합 및 추가 기능"을 클릭하세요.
QuickBooks 연동 아래의 "설정"을 클릭하세요.
해당 필드에서 위치 및/또는 클래스를 선택하세요. 이 메뉴에는 QuickBooks 계정에 생성한 위치 및/또는 클래스가 표시됩니다.
사용할 세금 코드와 입금 계좌를 선택하십시오. 이 페이지에 일반적으로 표시되는 매출 및 할인 계정은 해당 연결을 사용하는 모든 Teachworks 지점 계정의 마스터 계정에 설정되어 있습니다.
동기화할 거래 날짜의 "시작 날짜"를 선택하세요.
참고: 이미 이 Teachworks 계정의 거래 내역을 QuickBooks 계정과 동기화한 경우, 이미 동기화된 거래 내역을 제외하려면 이 날짜를 설정해야 합니다.
결제 내역을 동기화에서 제외하려면 "결제 제외" 설정을 활성화하세요.
설정을 저장하려면 양식을 제출하세요.
각 지점에 대해 이 단계를 반복하십시오.
퀵북과 동기화
마스터 계정에 설정된 연결을 사용하여 Teachworks 계정을 QuickBooks와 동기화하는 방법은 단일 계정을 동기화하는 방법과 동일합니다.
"계정 및 설정"을 클릭한 다음 "통합 및 추가 기능"을 클릭하세요.
QuickBooks 연동 항목 아래에 있는 "동기화"를 클릭하세요.
동기화되지 않은 레코드 유형 목록이 표 형식으로 표시됩니다. 레코드 유형 행에 있는 "보기" 아이콘을 클릭하면 동기화되지 않은 개별 레코드를 볼 수 있습니다.
"동기화" 버튼을 클릭하세요.
레코드 유형 동기화를 위한 논리 및 규칙
여러 Teachworks 계정을 하나의 QuickBooks 계정에 동기화할 때 적용되는 논리 및 규칙은 하나의 Teachworks 계정을 하나의 QuickBooks 계정에 동기화할 때와 다릅니다.
고객
새로운 고객 정보 - 고객 정보가 QuickBooks에 동기화되지 않은 경우, Teachworks는 QuickBooks 계정에서 이름, 성, 이메일 주소가 동일한 기존 고객을 검색합니다.
일치하는 기록이 발견되면 해당 기록은 Teachworks의 고객 기록과 연결되고, QuickBooks의 고객 계정은 Teachworks에서 해당 고객의 연락처 정보 필드 중 비어 있지 않은 필드 정보로 업데이트됩니다.
일치하는 항목이 없으면 Teachworks는 QuickBooks에 새 고객 계정을 생성하려고 시도합니다.
기록 업데이트 - QuickBooks에 이미 동기화된 기록은 Teachworks에서 고객 프로필이 변경되면 해당 기록에도 반영됩니다. Teachworks에서 비어 있지 않은 연락처 세부 정보 필드만 QuickBooks의 고객 계정에 업데이트됩니다.
삭제 - QuickBooks와 동기화된 고객이 Teachworks에서 삭제되면, 소프트웨어는 해당 QuickBooks 고객 계정이 다른 Teachworks 계정의 활성 고객과 연결되어 있는지 확인합니다. 연결된 모든 Teachworks 계정에서 해당 고객이 삭제되었거나 비활성 상태인 경우, QuickBooks 계정에서도 해당 고객은 비활성 상태로 설정됩니다.
팁: 고객이 여러 Teachworks 계정에 프로필을 가지고 있고 이름, 성, 이메일 주소가 동일한 경우 QuickBooks에서는 하나의 고객 계정으로 연결됩니다.
팁: 송장과 결제 내역이 성공적으로 동기화되려면 고객이 활성 상태여야 합니다. 따라서 Teachworks에서 고객을 비활성화하려면 QuickBooks에 동기화되지 않은 모든 송장 및/또는 결제 내역을 먼저 동기화해야 합니다.
서비스
서비스는 서비스 항목으로 QuickBooks 계정에 추가됩니다.
새 레코드 - 레코드가 QuickBooks에 동기화되지 않은 경우 Teachworks는 먼저 QuickBooks에 서비스와 동일한 이름의 항목이 있는지 확인합니다.
만약 동일한 이름을 가진 서비스가 발견되면, 해당 서비스는 사용자의 Teachworks 계정에 있는 서비스와 연결됩니다.
동일한 이름의 서비스가 발견되지 않으면 QuickBooks에 새 서비스가 생성됩니다.
팁: Teachworks 계정에 동일한 이름의 서비스가 있는 경우 QuickBooks 계정에서도 동일한 서비스 항목으로 연결됩니다.
기록 업데이트 - 서비스가 이미 QuickBooks와 동기화된 상태에서 Teachworks에서 서비스 이름을 변경하면 소프트웨어는 다음 단계를 수행합니다.
QuickBooks에 새 서비스 이름으로 이미 존재하는 서비스 항목이 있는지 확인합니다. 일치하는 항목이 있으면 Teachworks의 서비스가 QuickBooks의 서비스와 연결됩니다. 일치하는 항목이 없으면 소프트웨어는 다음 단계로 넘어갑니다.
다른 Teachworks 계정의 서비스가 QuickBooks의 이 서비스와 연결되어 있는지, 그리고 해당 서비스 이름이 새 이름과 일치하는지 확인하십시오. 일치하는 경우 QuickBooks에서 서비스 항목 이름이 업데이트됩니다. 일치하지 않으면 소프트웨어는 다음 단계로 진행합니다.
Teachworks 서비스의 새 이름으로 새로운 서비스 항목이 생성됩니다.
Teachworks에서 삭제된 서비스는 QuickBooks에서 자동으로 삭제되지 않습니다. QuickBooks에서 서비스를 삭제하려면 수동으로 삭제해야 합니다.
서비스 명칭은 100자 이하여야 합니다.
송장
새로운 기록 - 송장이 QuickBooks에 동기화되지 않은 경우 Teachworks는 QuickBooks에 새 송장을 생성합니다.
참고: 여러 지점을 하나의 QuickBooks 계정에 동기화할 경우, 동일한 번호의 송장이 이미 있더라도 Teachworks는 새 송장을 생성하려고 시도합니다.
청구서에 중복 번호가 부여되는 것을 원하지 않으시면 아래 "번호 매기기" 섹션의 지침을 참조하십시오.
기록 업데이트 - QuickBooks와 동기화된 송장이 Teachworks에서 변경되면 QuickBooks의 해당 송장도 변경 사항으로 업데이트됩니다.
삭제 및 무효화된 송장 - Teachworks에서 삭제 또는 무효화된 송장은 QuickBooks에서 수동으로 무효화해야 합니다.
Teachworks 계정에 설정한 위치 및/또는 수업 정보는 QuickBooks와 동기화되는 모든 송장 및 신용 메모에 할당됩니다.
번호 매기기 - 송장 및 신용 메모 번호는 각 Teachworks 계정에서 순차적으로 증가합니다. 이로 인해 Teachworks 계정 간에 중복 번호가 발생할 수 있습니다.
고유 번호 생성 - QuickBooks 계정에서 고유한 송장 번호를 사용하려면 Teachworks 지점 계정의 송장 번호도 고유해야 합니다. 이는 다음 두 가지 방법 중 하나로 가능합니다.
Teachworks 계정별로 서로 다른 송장 및 신용 메모 접두사 사용
각 Teachworks 계정의 시작 번호에 간격을 두어 중복되는 번호가 생기지 않도록 하세요.
다른 Teachworks 계정에서 동기화한 송장과 동일한 번호의 송장을 동기화하려고 하면 QuickBooks에서 오류 메시지가 표시되며, 중복된 송장 번호를 변경해야 합니다.
중복 번호 방지 - 중복된 송장 번호가 발생하는 것을 방지하려면 QuickBooks 계정에서 다음 설정을 조정해야 합니다.
"회사 설정" 페이지로 이동하세요.
"판매" 페이지의 "판매 양식 내용" 섹션에서 "사용자 지정 거래 번호"를 "켜기"로 설정하십시오.
이 설정을 "켜기"로 해 놓으면, 서로 다른 Teachworks 계정에서 동일한 번호의 송장을 동기화하려고 할 때 QuickBooks에서 오류 메시지가 표시되고 송장이 동기화되지 않습니다.
신용장
위의 송장 관련 규칙은 신용장에도 동일하게 적용됩니다.
크레딧 노트는 퀵북에서 크레딧 메모로 생성됩니다.
송장에 할당된 신용 메모는 QuickBooks와 동기화될 때 자동으로 할당되지 않습니다. QuickBooks에서 직접 할당해야 합니다.
결제
Teachworks에서 새 결제가 생성되면 QuickBooks에도 동일한 세부 정보와 함께 새 결제가 생성됩니다.
결제 내역이 QuickBooks와 동기화될 때 송장에 자동으로 할당되지 않습니다. 할당 작업은 QuickBooks에서 직접 수행해야 합니다.
Teachworks에서 QuickBooks와 동기화된 후 삭제된 결제 내역은 QuickBooks에서 수동으로 삭제해야 합니다.