Jei turite pagrindinę paskyrą, skirtą kelioms „Teachworks“ paskyroms valdyti, ir norite sinchronizuoti šias „Teachworks“ paskyras su viena „QuickBooks“ paskyra, galite vadovautis šiame straipsnyje aprašytomis instrukcijomis.
PASTABA: Norint sinchronizuoti kelias „Teachworks“ paskyras, reikia prenumeruoti „QuickBooks Online Plus“, kad būtų galima sekti vietas ir klases. Daugiau informacijos galite rasti čia: Vietų ir klasių sekimas .
Prisijungimas prie „QuickBooks“ iš pagrindinės paskyros
Sinchronizuodami vieną „Teachworks“ paskyrą su viena „QuickBooks“ paskyra, prie „QuickBooks“ prisijungtumėte per savo „Teachworks“ administratoriaus paskyrą.
Tačiau, jei turite kelias „Teachworks“ paskyras ir norite jas sinchronizuoti su viena „QuickBooks“ paskyra, turite prisijungti prie „QuickBooks“ iš savo pagrindinės „Teachworks“ paskyros. Tai galite padaryti atlikdami toliau nurodytus veiksmus:
Jei jūsų „QuickBooks“ paskyra jau prijungta prie vienos iš jūsų „Teachworks“ paskyrų, pirmiausia turėsite ją atjungti vadovaudamiesi šiomis instrukcijomis: Atsijungimas nuo „QuickBooks“.
Prisijunkite prie savo pagrindinės paskyros.
Spustelėkite „Nustatymai“, tada spustelėkite „QuickBooks nustatymai“.
Spustelėkite mygtuką „Prisijungti prie „QuickBooks““ ir vykdykite nurodymus, kad prijungtumėte savo paskyrą prie „QuickBooks“.
Ryšio nustatymai
Prisijungę prie „QuickBooks“ iš savo pagrindinės paskyros, būsite nukreipti į formą su prisijungimo nustatymais.
Pagrindiniai paskyros nustatymai
Savo „QuickBooks“ paskyroje pasirinkite „Pardavimų“ ir „Nuolaidų sąskaitas“, kurias naudosite pardavimams ir nuolaidoms stebėti. Kiekvieno filialo pardavimai bus registruojami šiose sąskaitose ir bus pažymėti pagal jų vietą.
Pasirinkite „Teachworks“ paskyras, kurias norite sinchronizuoti su prijungta „QuickBooks“ paskyra. Jei sinchronizuosite kurią nors iš savo „Teachworks“ paskyrų su jų pačių „QuickBooks“ įmonės failu, palikite įmonės žymimąjį langelį nepažymėtą ir galėsite prijungti tą „Teachworks“ paskyrą prie „QuickBooks“ iš tos paskyros.
Pateikite formą, kad išsaugotumėte nustatymus.
„QuickBooks“ nustatymai
Sinchronizuojant kelis filialus su viena „QuickBooks“ paskyra, reikės naudoti „QuickBooks“ funkcijas „Vietos“ arba „Užsiėmimai“, kad galėtumėte stebėti pardavimus iš kiekvienos „Teachworks“ paskyros.
Prisijunkite prie savo „QuickBooks“ paskyros.
Eikite į puslapį „Įmonės nustatymai“.
Puslapyje „Įmonė“ slinkite žemyn iki skilties „Kategorijos“ ir įjunkite „Stebėti vietas“ ir (arba) „Stebėti klases“.
Jei naudojate nustatymą „Klasės“, pasirinkite parinktį priskirti klases „Viena visai operacijai“.
Pateikite formą, kad išsaugotumėte pakeitimus.
Įjungę „Sekimo vietų“ ir (arba) „Sekimo klasių“ nustatymus, eikite į puslapį „Sąrašai“.
Jei stebite pagal vietas, spustelėkite nuorodą „Vietos“ ir pridėkite kiekvienos „Teachworks“ filialo paskyros, kurią sinchronizuosite su šia „QuickBooks“ paskyra, vietas.
Jei stebite pagal klasę, spustelėkite nuorodą „Klasės“ ir pridėkite klases kiekvienai „Teachworks“ filialo paskyrai, kurią sinchronizuosite su šia „QuickBooks“ paskyra.
Sąskaitų faktūrų ir kreditinių pažymų numeriai
„Teachworks“ sąskaitos faktūros ir kreditinės pažymos kiekvienoje sąskaitoje padidina sąskaitų faktūrų numerius atskirai. Dėl to gali atsirasti pasikartojančių numerių.
Jei norite leisti pasikartojančius numerius, turėsite pakoreguoti nustatymus savo „QuickBooks“ paskyroje atlikdami toliau nurodytus veiksmus:
Spustelėkite puslapį „Įmonės nustatymai“.
Puslapyje „Pardavimai“, skiltyje „Pardavimo formos turinys“, nustatykite nustatymą „Pasirinktiniai operacijų numeriai“ į „Išjungta“.
Pateikite formą, kad išsaugotumėte pakeitimus.
Jei nenorite leisti pasikartojančių numerių, turėsite užtikrinti, kad kiekviena jūsų „Teachworks“ paskyra turėtų skirtingus sąskaitų faktūrų numerius.
Tai galima pasiekti naudojant skirtingus sąskaitų faktūrų ir kreditinių pažymų „Priešfiksus“ arba išdėstant kiekvienos „Teachworks“ paskyros pradinį numerį tarpais, kad jos niekada nesidubliuotų. Daugiau informacijos galite rasti čia: Sąskaitų faktūrų numeravimas .
Filialo sąskaitos nustatymai
Kai „Teachworks“ filialo paskyra naudoja ryšį, užmegztą per pagrindinę paskyrą, nustatymai šiek tiek skirsis nuo to, jei ji būtų prijungta prie savo „QuickBooks“ paskyros.
Prisijunkite prie „Teachworks“ filialo paskyros, kuri naudoja pagrindinėje paskyroje užmegztą ryšį.
Spustelėkite „Paskyra ir nustatymai“, tada spustelėkite „Integracijos ir priedai“.
„QuickBooks“ integracijos skiltyje spustelėkite „Nustatymai“.
Atitinkamuose laukuose pasirinkite vietą ir (arba) klasę. Šiuose meniu bus rodomos vietos ir (arba) klasės, kurias sukūrėte savo „QuickBooks“ paskyroje.
Pasirinkite mokesčių kodą ir indėlio sąskaitą, kurią norite naudoti. Pardavimų ir nuolaidų sąskaitos, kurios paprastai rodomos šiame puslapyje, yra nustatytos pagrindinėje sąskaitoje visoms „Teachworks“ filialų sąskaitoms, kurios naudoja tą ryšį.
Pasirinkite norimų sinchronizuoti operacijų datų „Pradžios datą“.
PASTABA: Jei jau sinchronizavote operacijas iš šios „Teachworks“ paskyros su savo „QuickBooks“ paskyra, turėtumėte nustatyti šią datą, kad neįtrauktumėte visų jau sinchronizuotų operacijų.
Jei norite, kad mokėjimai nebūtų sinchronizuojami, įjunkite nustatymą „Išskirti mokėjimus“.
Pateikite formą, kad išsaugotumėte nustatymus.
Pakartokite šiuos veiksmus kiekvienai savo šakai.
Sinchronizavimas su „QuickBooks“
„Teachworks“ paskyros sinchronizavimo su „QuickBooks“ naudojant pagrindinėje paskyroje užmegztą ryšį metodas yra toks pat, kaip ir vienos paskyros sinchronizavimo.
Spustelėkite „Paskyra ir nustatymai“, tada spustelėkite „Integracijos ir priedai“.
Spustelėkite „Sinchronizuoti“ skiltyje „QuickBooks“ integracija.
Matysite lentelę su nesinchronizuotų įrašų tipais. Atskirus nesinchronizuotus įrašus galite peržiūrėti spustelėdami piktogramą „Peržiūrėti“ įrašo tipo eilutėje.
Spustelėkite mygtuką „Sinchronizuoti“.
Įrašų tipų sinchronizavimo logika ir taisyklės
Kai sinchronizuojate kelias „Teachworks“ paskyras su viena „QuickBooks“ paskyra, įrašų sinchronizavimui taikoma logika ir taisyklės skiriasi nuo tų, kurios būtų taikomos sinchronizuojant vieną „Teachworks“ paskyrą su viena „QuickBooks“ paskyra.
Klientai
Nauji įrašai – jei kliento įrašas nebuvo sinchronizuotas su „QuickBooks“, „Teachworks“ jūsų „QuickBooks“ paskyroje ieškos esamo kliento su tuo pačiu vardu, pavarde IR el. pašto adresu.
Jei randamas atitinkantis įrašas, jis bus susietas su kliento įrašu „Teachworks“ programoje, o kliento paskyra „QuickBooks“ programoje bus atnaujinta visais to kliento kontaktinės informacijos laukais „Teachworks“ programoje, kurie nėra tušti.
Jei atitikmens nerandama, „Teachworks“ bandys sukurti naują kliento paskyrą „QuickBooks“.
Įrašų atnaujinimas – jei įrašas jau sinchronizuotas su „QuickBooks“, jis bus atnaujintas su visais kliento profilio pakeitimais „Teachworks“. Kliento paskyroje „QuickBooks“ bus atnaujinti tik tie kontaktinės informacijos laukai, kurie „Teachworks“ nėra tušti.
Ištrynimas – jei klientas, kuris buvo sinchronizuotas su „QuickBooks“, vėliau ištrinamas iš „Teachworks“, programinė įranga patikrins, ar ta „QuickBooks“ kliento paskyra yra susieta su kokiais nors aktyviais klientais iš kitų jūsų „Teachworks“ paskyrų. Jei tas klientas buvo ištrintas arba yra neaktyvus visose susijusiose „Teachworks“ paskyrose, klientas jūsų „QuickBooks“ paskyroje bus nustatytas kaip neaktyvus.
PATARIMAS: Jei kai kurie jūsų klientai turi profilius daugiau nei vienoje jūsų „Teachworks“ paskyroje ir jų vardas, pavardė ir el. pašto adresas sutampa, jie bus susieti su viena kliento paskyra „QuickBooks“.
PATARIMAS: Kad sąskaitos faktūros ir mokėjimai būtų sėkmingai sinchronizuoti, jūsų klientai turi būti aktyvūs. Todėl klientus „Teachworks“ sistemoje turėtumėte padaryti neaktyvius tik tada, kai sinchronizuosite visas jų nesinchronizuotas sąskaitas faktūras ir (arba) mokėjimus su „QuickBooks“.
Paslaugos
Paslaugos pridedamos prie jūsų „QuickBooks“ paskyros kaip paslaugų elementai.
Nauji įrašai – jei įrašas nebuvo sinchronizuotas su „QuickBooks“, „Teachworks“ pirmiausia patikrins, ar „QuickBooks“ yra elementas tuo pačiu pavadinimu kaip ir paslauga.
Jei bus rasta paslauga tuo pačiu pavadinimu, ji bus susieta su paslauga jūsų „Teachworks“ paskyroje.
Jei nerandama paslauga tuo pačiu pavadinimu, „QuickBooks“ bus sukurta nauja.
PATARIMAS: Jei jūsų „Teachworks“ paskyrose yra paslaugų tuo pačiu pavadinimu, jos bus susietos su tuo pačiu paslaugos elementu jūsų „QuickBooks“ paskyroje.
Įrašų atnaujinimas – jei paslauga jau sinchronizuota su „QuickBooks“ ir pakeičiate paslaugos pavadinimą „Teachworks“, programinė įranga atliks šiuos veiksmus:
Patikrinkite, ar „QuickBooks“ programoje jau yra kokių nors paslaugų elementų su nauju paslaugos pavadinimu. Jei randamas atitikmuo, paslauga „Teachworks“ programoje bus susieta su paslauga „QuickBooks“. Jei atitikmens nerandama, programinė įranga pereina prie kito veiksmo.
Patikrinkite, ar su šia paslauga „QuickBooks“ programoje susietos kitos jūsų „Teachworks“ paskyros paslaugos ir ar jų pavadinimai atitinka naują pavadinimą. Jei taip, paslaugos elemento pavadinimas bus atnaujintas „QuickBooks“. Jei ne, programinė įranga pereina prie kito veiksmo.
Bus sukurtas naujas paslaugos elementas su nauju „Teachworks“ paslaugos pavadinimu.
Paslaugos, ištrintos iš „Teachworks“, nebus ištrintos iš „QuickBooks“. Jei norite jas ištrinti iš „QuickBooks“, turite tai padaryti rankiniu būdu.
Paslaugų pavadinimai turi būti ne ilgesni kaip 100 simbolių.
Sąskaitos faktūros
Nauji įrašai – jei sąskaita faktūra nebuvo sinchronizuota su „QuickBooks“, „Teachworks“ sukurs naują sąskaitą faktūrą „QuickBooks“.
PASTABA: Sinchronizuojant kelis filialus su viena „QuickBooks“ paskyra, „Teachworks“ bandys sukurti naują sąskaitą faktūrą, net jei bus rasta sąskaita faktūra su tuo pačiu numeriu.
Jei nenorite leisti sąskaitų faktūrų su pasikartojančiais numeriais, žr. instrukcijas, pateiktas toliau pateiktame skyriuje „Numeravimas“.
Įrašų atnaujinimas – jei anksčiau su „QuickBooks“ sinchronizuota sąskaita faktūra pakeičiama programoje „Teachworks“, atitinkama sąskaita faktūra „QuickBooks“ bus atnaujinta su pakeitimais.
Ištrintos ir anuliuotos sąskaitos faktūros – „Teachworks“ programoje ištrintos arba anuliuotos sąskaitos faktūros turi būti anuliuotos rankiniu būdu „QuickBooks“ programoje.
Vieta ir (arba) klasė, kurią nustatėte „Teachworks“ paskyrai, bus priskirta visoms sąskaitoms faktūroms ir kreditinėms pažymoms, sinchronizuojamoms su „QuickBooks“.
Numeravimas – sąskaitų faktūrų ir kreditinių pažymų numeriai kiekvienoje jūsų „Teachworks“ paskyroje didinami nuosekliai. Dėl to gali atsirasti pasikartojančių numerių skirtingose „Teachworks“ paskyrose.
Unikalių numerių generavimas – jei norite, kad jūsų „QuickBooks“ paskyroje būtų unikalūs sąskaitų faktūrų numeriai, būtina užtikrinti, kad jūsų „Teachworks“ filialų paskyrose esantys sąskaitų faktūrų numeriai būtų unikalūs. Tai galima pasiekti vienu iš šių būdų:
Naudojant skirtingus sąskaitų faktūrų ir kreditinių pažymų prefiksus kiekvienai „Teachworks“ paskyrai
Parašykite kiekvienos „Teachworks“ paskyros pradinį numerį tarpais, kad jos niekada nesikartotų.
Jei bandysite sinchronizuoti sąskaitą faktūrą su tuo pačiu numeriu kaip ir sąskaitą faktūrą, sinchronizuotą iš kitos „Teachworks“ paskyros, „QuickBooks“ pateiks klaidos pranešimą ir jums reikės pakeisti pasikartojančios sąskaitos faktūros numerį.
Pasikartojančių numerių prevencija – jei norite išvengti pasikartojančių sąskaitų faktūrų numerių, turėsite pakoreguoti šį nustatymą savo „QuickBooks“ paskyroje:
Eikite į puslapį „Įmonės nustatymai“
Puslapyje „Pardavimai“, skyriuje „Pardavimo formos turinys“, nustatykite „Pasirinktinių operacijų numerių“ reikšmę „Įjungta“.
Jei ši parinktis nustatyta kaip „Įjungta“, bandant sinchronizuoti sąskaitas faktūras su tais pačiais numeriais iš skirtingų „Teachworks“ paskyrų, „QuickBooks“ pateiks klaidos pranešimą ir nesinchronizuos sąskaitų faktūrų.
Kredito pažymos
Aukščiau pateiktos sąskaitų faktūrų taisyklės taip pat taikomos kreditinėms avizoms.
Kredito pažymos „QuickBooks“ programoje kuriamos kaip kredito pažymos.
Sąskaitoms faktūroms priskirtos kreditinės pažymos sinchronizuojant su „QuickBooks“ nėra automatiškai priskiriamos – paskirstymas turi būti atliekamas „QuickBooks“.
Mokėjimai
Naujas mokėjimas, sukurtas „Teachworks“, sukurs naują mokėjimą „QuickBooks“ su atitinkama informacija.
Mokėjimai nėra priskiriami sąskaitoms faktūroms sinchronizuojant su „QuickBooks“ – paskirstymas turi būti atliekamas „QuickBooks“.
Mokėjimai, kurie ištrinami iš „Teachworks“ po sinchronizavimo su „QuickBooks“, turi būti ištrinti iš „QuickBooks“ rankiniu būdu.