Ja jums ir galvenais konts vairāku Teachworks kontu pārvaldībai un vēlaties sinhronizēt šos Teachworks kontus ar vienu QuickBooks kontu, varat izpildīt šajā rakstā aprakstītos norādījumus.
PIEZĪME. Vairāku Teachworks kontu sinhronizēšanai ir nepieciešams QuickBooks Online Plus abonements, lai būtu pieejama atrašanās vietas un klases izsekošana. Plašāku informāciju varat atrast šeit: Atrašanās vietu un nodarbību izsekošana .
Savienojuma izveide ar QuickBooks no galvenā konta
Sinhronizējot vienu Teachworks kontu ar vienu QuickBooks kontu, jūs izveidosiet savienojumu ar QuickBooks no sava Teachworks administratora konta.
Tomēr, ja jums ir vairāki Teachworks konti un vēlaties tos sinhronizēt ar vienu QuickBooks kontu, jums ir jāizveido savienojums ar QuickBooks no sava galvenā Teachworks konta. To var izdarīt, veicot tālāk norādītās darbības.
Ja jūsu QuickBooks konts jau ir savienots ar kādu no jūsu Teachworks kontiem, vispirms tas ir jāatvieno, ievērojot šos norādījumus: Atvienošana no QuickBooks.
Piesakieties savā galvenā konta kontā.
Noklikšķiniet uz "Iestatījumi" un pēc tam noklikšķiniet uz "QuickBooks iestatījumi".
Noklikšķiniet uz pogas “Savienot ar QuickBooks” un izpildiet norādījumus, lai savienotu savu kontu ar QuickBooks.
Savienojuma iestatījumi
Pēc savienojuma izveides ar QuickBooks no sava galvenā konta jūs tiksiet novirzīts uz veidlapu ar savienojuma iestatījumiem.
Galvenā konta iestatījumi
Savā QuickBooks kontā atlasiet "Pārdošanas" un "Atlaižu kontus", kurus izmantosiet pārdošanas apjomu un atlaižu izsekošanai. Katras filiāles pārdošanas apjomi tiks reģistrēti šajos kontos un norādīti atbilstoši to atrašanās vietai.
Atlasiet Teachworks kontus, kurus vēlaties sinhronizēt ar pievienoto QuickBooks kontu. Ja sinhronizēsiet kādu no saviem Teachworks kontiem ar tā QuickBooks uzņēmuma failu, atstājiet uzņēmuma izvēles rūtiņu neatzīmētu, un jūs varēsiet savienot šo Teachworks kontu ar QuickBooks no šī konta.
Iesniedziet veidlapu, lai saglabātu iestatījumus.
QuickBooks iestatījumi
Sinhronizējot vairākas filiāles ar vienu QuickBooks kontu, jums būs jāizmanto QuickBooks funkcijas “Atrašanās vietas” vai “Nodarbības”, lai izsekotu pārdošanas apjomus no katra jūsu Teachworks konta.
Piesakieties savā QuickBooks kontā.
Dodieties uz lapu “Uzņēmuma iestatījumi”.
Lapā “Uzņēmums” ritiniet uz leju līdz sadaļai “Kategorijas” un iespējojiet “Izsekošanas vietas” un/vai “Izsekošanas klases”.
Ja izmantojat iestatījumu “Klases”, izvēlieties opciju piešķirt klases “Viena visam darījumam”.
Iesniedziet veidlapu, lai saglabātu izmaiņas.
Pēc tam, kad esat iespējojis iestatījumus “Track Locations” un/vai “Track Classes”, dodieties uz lapu “Lists” (Saraksti).
Ja izsekošana tiek veikta pēc atrašanās vietām, noklikšķiniet uz saites “Atrašanās vietas” un pievienojiet atrašanās vietas katram Teachworks filiāles kontam, kuru sinhronizēsit ar šo QuickBooks kontu.
Ja izsekošana tiek veikta pēc klases, noklikšķiniet uz saites “Klases” un pievienojiet klases katram Teachworks filiāles kontam, kuru sinhronizēsit ar šo QuickBooks kontu.
Rēķinu un kredītvēstures numuri
Teachworks rēķini un kredīta piezīmes katrā kontā palielina rēķinu numurus atsevišķi. Tas rada iespēju, ka numuri atkal parādīsies.
Ja vēlaties atļaut dublētus numurus, jums būs jāpielāgo iestatījums savā QuickBooks kontā, veicot tālāk norādītās darbības.
Noklikšķiniet uz lapas “Uzņēmuma iestatījumi”.
Lapā “Pārdošana” sadaļā “Pārdošanas veidlapas saturs” iestatiet iestatījumu “Pielāgoti darījumu numuri” uz “Izslēgts”.
Iesniedziet veidlapu, lai saglabātu izmaiņas.
Ja nevēlaties atļaut dublētus numurus, jums jāpārliecinās, ka katram jūsu Teachworks kontam ir atšķirīgi rēķina numuri.
To var panākt, vai nu izmantojot dažādus rēķinu un kredīta piezīmju "priekšfiksus", vai arī atstarpojot katra Teachworks konta sākuma numuru, lai tiem nekad neveidotos dublikāti. Plašāku informāciju varat atrast šeit: Rēķinu numerācija .
Filiāles konta iestatījumi
Ja Teachworks filiāles konts izmanto savienojumu, kas izveidots no galvenā konta, iestatījumi nedaudz atšķirsies no tiem, kas tiek izmantoti, ja tas būtu savienots ar savu QuickBooks kontu.
Piesakieties Teachworks filiāles kontā, kas izmanto galvenajā kontā izveidoto savienojumu.
Noklikšķiniet uz "Konts un iestatījumi" un pēc tam noklikšķiniet uz "Integrācijas un papildinājumi".
Noklikšķiniet uz "Iestatījumi" sadaļā QuickBooks integrācija.
Atlasiet atrašanās vietu un/vai klasi atbilstošajos laukos. Šajās izvēlnēs tiks parādītas atrašanās vietas un/vai klases, ko izveidojāt savā QuickBooks kontā.
Atlasiet izmantojamo nodokļu kodu un depozīta kontu. Pārdošanas un atlaižu konti, kas parasti tiek parādīti šajā lapā, ir iestatīti galvenajā kontā visiem Teachworks filiāles kontiem, kas izmanto šo savienojumu.
Atlasiet "Sākuma datumu" darījumu datumiem, kurus vēlaties sinhronizēt.
PIEZĪME. Ja jau esat sinhronizējis darījumus no šī Teachworks konta ar savu QuickBooks kontu, šis datums jāiestata, lai izslēgtu visus darījumus, kas jau ir sinhronizēti.
Ja vēlaties izslēgt maksājumus no sinhronizācijas, iespējojiet iestatījumu “Izslēgt maksājumus”.
Iesniedziet veidlapu, lai saglabātu iestatījumus.
Atkārtojiet šīs darbības katrai no savām filiālēm.
Sinhronizēšana ar QuickBooks
Teachworks konta sinhronizācijas metode ar QuickBooks, izmantojot galvenajā kontā izveidoto savienojumu, ir tāda pati kā viena konta sinhronizēšanai.
Noklikšķiniet uz "Konts un iestatījumi" un pēc tam noklikšķiniet uz "Integrācijas un papildinājumi".
Noklikšķiniet uz "Sinhronizēt" sadaļā QuickBooks integrācija.
Jūs redzēsiet tabulu ar nesinhronizētajiem ierakstu veidiem. Atsevišķus nesinhronizētos ierakstus varat skatīt, noklikšķinot uz ikonas “Skatīt” ierakstu veida rindā.
Noklikšķiniet uz pogas "Sinhronizēt".
Ierakstu tipu sinhronizācijas loģika un noteikumi
Sinhronizējot vairākus Teachworks kontus ar vienu QuickBooks kontu, ierakstu sinhronizēšanai piemērotā loģika un noteikumi atšķiras no tā, ja sinhronizētu vienu Teachworks kontu ar vienu QuickBooks kontu.
Klienti
Jauni ieraksti — ja klienta ieraksts nav sinhronizēts ar QuickBooks, Teachworks meklēs jūsu QuickBooks kontā esošu klientu ar tādu pašu vārdu, uzvārdu UN e-pasta adresi.
Ja tiek atrasts atbilstošs ieraksts, tas tiks saistīts ar klienta ierakstu Teachworks, un klienta konts QuickBooks tiks atjaunināts ar visiem šī klienta kontaktinformācijas laukiem Teachworks, kas nav tukši.
Ja atbilstība netiks atrasta, Teachworks mēģinās izveidot jaunu klienta kontu QuickBooks.
Ierakstu atjaunināšana — ja ieraksts jau ir sinhronizēts ar QuickBooks, tas tiks atjaunināts ar visām izmaiņām, kas veiktas klienta profilā programmā Teachworks. Klienta kontā programmā QuickBooks tiks atjaunināti tikai tie kontaktinformācijas lauki, kas programmā Teachworks nav tukši.
Dzēšana — ja klients, kas ir sinhronizēts ar QuickBooks, vēlāk tiek dzēsts Teachworks, programmatūra pārbaudīs, vai šis QuickBooks klienta konts ir saistīts ar kādu aktīvu klientu jūsu citos Teachworks kontos. Ja šis klients ir dzēsts vai ir neaktīvs visos saistītajos Teachworks kontos, klienta statuss jūsu QuickBooks kontā tiks iestatīts kā neaktīvs.
PADOMS. Ja dažiem jūsu klientiem ir profili vairākos jūsu Teachworks kontos un viņiem ir viens un tas pats vārds, uzvārds un e-pasta adrese, viņi tiks saistīti ar vienu klienta kontu QuickBooks.
PADOMS. Lai rēķini un maksājumi tiktu veiksmīgi sinhronizēti, jūsu klientiem ir jābūt aktīviem. Tādēļ klientus Teachworks platformā drīkst padarīt neaktīvus tikai pēc tam, kad visi viņu nesinhronizētie rēķini un/vai maksājumi ir sinhronizēti ar QuickBooks.
Pakalpojumi
Pakalpojumi tiek pievienoti jūsu QuickBooks kontam kā pakalpojumu vienumi.
Jauni ieraksti — ja ieraksts nav sinhronizēts ar QuickBooks, Teachworks vispirms pārbaudīs, vai QuickBooks ir vienums ar tādu pašu nosaukumu kā pakalpojumam.
Ja tiks atrasts pakalpojums ar tādu pašu nosaukumu, tas tiks saistīts ar pakalpojumu jūsu Teachworks kontā.
Ja netiks atrasts pakalpojums ar tādu pašu nosaukumu, QuickBooks tiks izveidots jauns.
PADOMS. Ja jūsu Teachworks kontiem ir pakalpojumi ar vienādu nosaukumu, tie tiks saistīti ar to pašu pakalpojuma vienumu jūsu QuickBooks kontā.
Ierakstu atjaunināšana — ja pakalpojums jau ir sinhronizēts ar QuickBooks un maināt pakalpojuma nosaukumu programmā Teachworks, programmatūra veiks šādas darbības:
Pārbaudiet, vai QuickBooks jau pastāv kādi pakalpojuma vienumi ar jauno pakalpojuma nosaukumu. Ja tiek atrasta atbilstība, pakalpojums Teachworks tiks saistīts ar pakalpojumu QuickBooks. Ja atbilstība netiek atrasta, programmatūra pāriet uz nākamo darbību.
Pārbaudiet, vai ar šo pakalpojumu QuickBooks ir saistīti kādi pakalpojumi jūsu otrā Teachworks kontā un vai to pakalpojumu nosaukumi atbilst jaunajam nosaukumam. Ja jā, pakalpojuma vienuma nosaukums tiks atjaunināts QuickBooks. Ja nē, programmatūra pāriet uz nākamo darbību.
Tiks izveidots jauns pakalpojuma vienums ar jauno Teachworks pakalpojuma nosaukumu.
Pakalpojumi, kas dzēsti programmā Teachworks, netiks dzēsti programmā QuickBooks. Ja vēlaties tos dzēst programmā QuickBooks, tas jādara manuāli.
Pakalpojumu nosaukumiem jābūt ne gariem par 100 rakstzīmēm.
Rēķini
Jauni ieraksti — ja rēķins nav sinhronizēts ar QuickBooks, Teachworks izveidos jaunu rēķinu QuickBooks.
PIEZĪME. Sinhronizējot vairākas filiāles ar vienu QuickBooks kontu, Teachworks mēģinās izveidot jaunu rēķinu, pat ja tiks atrasts rēķins ar tādu pašu numuru.
Ja nevēlaties atļaut rēķinus ar dublētiem numuriem, skatiet norādījumus sadaļā “Numerācija” zemāk.
Ierakstu atjaunināšana — ja rēķins, kas iepriekš ir sinhronizēts ar QuickBooks, tiek mainīts programmā Teachworks, atbilstošais rēķins programmā QuickBooks tiks atjaunināts ar šīm izmaiņām.
Dzēstie un anulētie rēķini — Teachworks dzēstie vai anulētie rēķini ir jāanulē manuāli QuickBooks.
Teachworks kontam iestatītā atrašanās vieta un/vai klase tiks piešķirta visiem rēķiniem un kredīta piezīmēm, kas tiek sinhronizētas ar QuickBooks.
Numerācija — rēķinu un kredīta piezīmju numuri katrā jūsu Teachworks kontā tiek secīgi palielināti. Tas rada iespēju, ka starp Teachworks kontiem varētu rasties dublēti numuri.
Unikālu numuru ģenerēšana . Ja vēlaties, lai jūsu QuickBooks kontā būtu unikāli rēķinu numuri, ir jānodrošina, lai jūsu Teachworks filiāles kontos esošie rēķinu numuri būtu unikāli. To var panākt, izmantojot kādu no šīm metodēm:
Izmantojot dažādus rēķinu un kredīta piezīmju prefiksus katram Teachworks kontam
Novietojot katra Teachworks konta sākuma numuru ar atstarpi, lai tiem nekad nebūtu dublikātu.
Ja mēģināsiet sinhronizēt rēķinu ar tādu pašu numuru kā rēķins, kas sinhronizēts no cita Teachworks konta, QuickBooks atgriezīs kļūdas ziņojumu, un jums būs jāmaina dublikāta rēķina numurs.
Dublikātu numuru novēršana — ja vēlaties novērst dublikātus rēķinu numuros, savā QuickBooks kontā būs jāpielāgo šāds iestatījums:
Dodieties uz lapu “Uzņēmuma iestatījumi”
Lapas “Pārdošana” sadaļā “Pārdošanas veidlapas saturs” iestatiet “Pielāgoti darījumu numuri” uz “Ieslēgts”.
Ja šī opcija ir iestatīta uz “Ieslēgta”, mēģinot sinhronizēt rēķinus ar vienādiem numuriem no dažādiem Teachworks kontiem, QuickBooks atgriezīs kļūdas ziņojumu un nesinhronizēs rēķinus.
Kredītrēķini
Iepriekš minētie noteikumi par rēķiniem attiecas arī uz kredītrēķiniem.
Kredīta piezīmes programmā QuickBooks tiek izveidotas kā kredīta piezīmes.
Rēķiniem piešķirtās kredīta piezīmes netiek automātiski piešķirtas, sinhronizējot tās ar QuickBooks — piešķiršana ir jāveic QuickBooks.
Maksājumi
Jauns maksājums, kas izveidots programmā Teachworks, izveidos jaunu maksājumu programmā QuickBooks ar atbilstošu informāciju.
Maksājumi netiek piešķirti rēķiniem, sinhronizējot tos ar QuickBooks — piešķiršana ir jāveic QuickBooks.
Maksājumi, kas tiek dzēsti programmā Teachworks pēc sinhronizācijas ar QuickBooks, ir jādzēš programmā QuickBooks manuāli.