Hvis du har en hovedkonto for å administrere flere Teachworks-kontoer og du vil synkronisere disse Teachworks-kontoene til én QuickBooks-konto, kan du følge instruksjonene beskrevet i denne artikkelen.
MERK: Synkronisering av flere Teachworks-kontoer krever et abonnement på QuickBooks Online Plus, slik at sporing av lokasjoner og klasser er tilgjengelig. Du finner mer informasjon her: Sporing av lokasjoner og klasser .
Koble til QuickBooks fra hovedkontoen din
Når du synkroniserer én Teachworks-konto med én QuickBooks-konto, kobler du deg til QuickBooks fra Teachworks-administratorkontoen din.
Hvis du har flere Teachworks-kontoer og ønsker å synkronisere dem med én QuickBooks-konto, må du koble til QuickBooks fra din Master Teachworks-konto. Du kan gjøre dette ved å følge trinnene nedenfor:
Hvis QuickBooks-kontoen din allerede er koblet til en av Teachworks-kontoene dine, må du først koble den fra ved å følge disse instruksjonene: Koble fra QuickBooks.
Logg inn på masterkontoen din.
Klikk på «Innstillinger» og deretter på «QuickBooks-innstillinger».
Klikk på knappen «Koble til QuickBooks» og følg instruksjonene for å koble kontoen din til QuickBooks.
Tilkoblingsinnstillinger
Etter at du har koblet til QuickBooks fra hovedkontoen din, blir du sendt til et skjema med tilkoblingsinnstillingene.
Innstillinger for hovedkonto
Velg «Salg»- og «Rabattkontoer» fra QuickBooks-kontoen din som du vil bruke til å spore salg og rabatter. Hver filials salg registreres på disse kontoene og tildeles sin egen lokasjon.
Velg Teachworks-kontoene du vil synkronisere med den tilkoblede QuickBooks-kontoen. Hvis du skal synkronisere noen av Teachworks-kontoene dine med deres egen QuickBooks-firmafil, lar du avmerkingsboksen for firmaet være umerket, og du vil kunne koble den Teachworks-kontoen til QuickBooks fra den kontoen.
Send inn skjemaet for å lagre innstillingene.
QuickBooks-innstillinger
Når du synkroniserer flere filialer til én QuickBooks-konto, må du bruke QuickBooks-funksjonene «Steder» eller «Klasser» for å spore salget fra hver av Teachworks-kontoene dine.
Logg inn på QuickBooks-kontoen din.
Gå til siden «Firmainnstillinger».
På siden «Bedrift» blar du ned til delen «Kategorier» og aktiverer «Løpelokasjoner» og/eller «Løpeklasser».
Hvis du bruker innstillingen «Klasser», velger du alternativet for å tilordne klasser «Én til hele transaksjonen».
Send inn skjemaet for å lagre endringene.
Etter at du har aktivert innstillingene «Løpelokasjoner» og/eller «Løpeklasser», går du til «Lister»-siden.
Hvis du sporer etter lokasjoner, klikker du på lenken «Lokasjoner» og legger til lokasjoner for hver av Teachworks-filialkontoene du skal synkronisere med denne QuickBooks-kontoen.
Hvis du sporer etter klasse, klikker du på lenken «Klasser» og legger til klasser for hver av Teachworks-filialkontoene du skal synkronisere med denne QuickBooks-kontoen.
Faktura- og kreditnotanumre
Fakturaer og kreditnotaer i Teachworks øker fakturanumrene i hver konto separat. Dette skaper potensial for dupliserte numre.
Hvis du vil tillate dupliserte numre, må du justere innstillingen i QuickBooks-kontoen din ved å følge trinnene nedenfor:
Klikk på siden «Firmainnstillinger».
På siden «Salg» under delen «Salgsskjemainnhold» setter du innstillingen «Tilpassede transaksjonsnumre» til «Av».
Send inn skjemaet for å lagre endringene.
Hvis du ikke vil tillate dupliserte numre, må du sørge for at hver av Teachworks-kontoene dine har forskjellige fakturanumre.
Dette kan oppnås enten ved å bruke forskjellige "forhåndsfikser" for fakturaer og kreditnotaer, eller ved å bruke avstand mellom startnummeret for hver av Teachworks-kontoene dine, slik at de aldri vil ha duplikater. Du finner mer informasjon her: Fakturanummerering .
Innstillinger for filialkonto
Når en Teachworks-filialkonto bruker tilkoblingen som er opprettet fra en hovedkonto, vil innstillingene være litt annerledes enn om den koblet til sin egen QuickBooks-konto.
Logg inn på en Teachworks-avdelingskonto som bruker tilkoblingen som er opprettet i hovedkontoen.
Klikk på «Konto og innstillinger», og klikk deretter på «Integrasjoner og tillegg».
Klikk på «Innstillinger» under QuickBooks-integrasjonen.
Velg en plassering og/eller klasse i de respektive feltene. Disse menyene viser plasseringene og/eller klassene du opprettet i QuickBooks-kontoen din.
Velg skattekoden og innskuddskontoen som skal brukes. Salgs- og rabattkontoene som vanligvis vises på denne siden, er angitt i hovedkontoen for alle Teachworks-filialkontoer som bruker den tilkoblingen.
Velg «Startdato» for transaksjonsdatoene du vil synkronisere.
MERK: Hvis du allerede har synkronisert transaksjoner fra denne Teachworks-kontoen til QuickBooks-kontoen din, bør du angi denne datoen for å ekskludere transaksjoner som allerede er synkronisert.
Hvis du vil ekskludere betalinger fra synkronisering, aktiverer du innstillingen «Ekskluder betalinger».
Send inn skjemaet for å lagre innstillingene.
Gjenta disse trinnene for hver av grenene dine.
Synkronisering med QuickBooks
Metoden for å synkronisere en Teachworks-konto med QuickBooks ved hjelp av tilkoblingen som er opprettet i hovedkontoen, er den samme som for synkronisering av en enkelt konto.
Klikk på «Konto og innstillinger», og klikk deretter på «Integrasjoner og tillegg».
Klikk på «Synkroniser» under QuickBooks-integrasjonen.
Du vil se en tabell med posttypene som er usynkroniserte. Du kan se de individuelle usynkroniserte postene ved å klikke på «Vis»-ikonet i posttypens rad.
Klikk på «Synkroniser»-knappen.
Logikk og regler for synkronisering av posttyper
Når du synkroniserer flere Teachworks-kontoer til én QuickBooks-konto, er logikken og reglene som brukes for synkronisering av poster annerledes enn om du synkroniserte én Teachworks-konto til én QuickBooks-konto.
Kunder
Nye poster – Hvis en kundepost ikke er synkronisert med QuickBooks, vil Teachworks søke i QuickBooks-kontoen din etter en eksisterende kunde med samme fornavn, etternavn OG e-postadresse.
Hvis det finnes en samsvarende oppføring, vil den bli knyttet til kundeoppføringen i Teachworks, og kundekontoen i QuickBooks vil bli oppdatert med eventuelle kontaktfelt for den kunden i Teachworks som ikke er tomme.
Hvis det ikke finnes noen treff, vil Teachworks forsøke å opprette en ny kundekonto i QuickBooks.
Oppdatere poster – Hvis en post allerede er synkronisert med QuickBooks, vil den bli oppdatert med eventuelle endringer som er gjort i kundens profil i Teachworks. Bare kontaktfelt som ikke er tomme i Teachworks, vil bli oppdatert på kundens konto i QuickBooks.
Sletting – Hvis en kunde som er synkronisert med QuickBooks senere slettes i Teachworks, vil programvaren sjekke om den QuickBooks-kundekontoen er knyttet til noen aktive kunder i dine andre Teachworks-kontoer. Hvis den kunden er slettet eller er inaktiv i alle tilknyttede Teachworks-kontoer, vil kunden bli satt til Inaktiv i QuickBooks-kontoen din.
TIPS: Hvis noen av kundene dine har profiler i mer enn én av Teachworks-kontoene dine, og de har samme fornavn, etternavn og e-postadresse, vil de bli knyttet til én kundekonto i QuickBooks.
TIPS: For at fakturaer og betalinger skal synkroniseres, må kundene dine være aktive. Derfor bør du bare gjøre kunder inaktive i Teachworks etter at du har synkronisert alle deres usynkroniserte fakturaer og/eller betalinger med QuickBooks.
Tjenester
Tjenester legges til QuickBooks-kontoen din som tjenestevarer.
Nye poster – Hvis en post ikke er synkronisert med QuickBooks, vil Teachworks først sjekke om det finnes et element i QuickBooks med samme navn som tjenesten.
Hvis en tjeneste med samme navn blir funnet, vil den bli knyttet til tjenesten i Teachworks-kontoen din.
Hvis ingen tjeneste med samme navn finnes, opprettes en ny i QuickBooks.
TIPS: Hvis Teachworks-kontoene dine har tjenester med samme navn, vil de være knyttet til samme tjenesteelement i QuickBooks-kontoen din.
Oppdatere poster – Hvis en tjeneste allerede er synkronisert med QuickBooks og du endrer navnet på tjenesten i Teachworks, vil programvaren utføre disse trinnene:
Sjekk om det allerede finnes noen tjenesteelementer i QuickBooks med det nye tjenestenavnet. Hvis det finnes et treff, vil tjenesten i Teachworks bli knyttet til tjenesten i QuickBooks. Hvis det ikke finnes noe treff, går programvaren videre til neste trinn.
Sjekk om noen tjenester i den andre Teachworks-kontoen din er tilknyttet denne tjenesten i QuickBooks, og om tjenestenavnene deres samsvarer med det nye navnet. Hvis ja, vil tjenestenavnet bli oppdatert i QuickBooks. Hvis nei, går programvaren videre til neste trinn.
Et nytt tjenesteelement vil bli opprettet med det nye navnet på Teachworks-tjenesten.
Tjenester som slettes i Teachworks vil ikke bli slettet i QuickBooks. Hvis du vil slette dem i QuickBooks, må du gjøre dette manuelt.
Tjenestetitler må være på maksimalt 100 tegn.
Fakturaer
Nye poster – Hvis en faktura ikke er synkronisert med QuickBooks, oppretter Teachworks en ny faktura i QuickBooks.
MERK: Når du synkroniserer flere filialer til én QuickBooks-konto, vil Teachworks forsøke å opprette en ny faktura selv om en faktura med samme nummer blir funnet.
Hvis du ikke vil tillate fakturaer med dupliserte numre, kan du se instruksjonene under «Nummerering» nedenfor.
Oppdatering av poster – Hvis en faktura som tidligere har blitt synkronisert med QuickBooks endres i Teachworks, vil den tilhørende fakturaen i QuickBooks bli oppdatert med endringene.
Slettede og annullerte fakturaer – Fakturaer som er slettet eller annullert i Teachworks må annulleres manuelt i QuickBooks.
Stedet og/eller klassen du har angitt for en Teachworks-konto, vil bli tilordnet til alle fakturaer og kreditnotaer som synkroniseres med QuickBooks.
Nummerering – Fakturanumre og kreditnotanumre økes sekvensielt i hver av Teachworks-kontoene dine. Dette skaper potensial for dupliserte numre mellom Teachworks-kontoer.
Generering av unike numre – Hvis du vil ha unike fakturanumre i QuickBooks-kontoen din, er det nødvendig å sørge for at fakturanumrene i Teachworks-filialkontoene dine er unike. Dette kan oppnås ved å enten:
Bruk av forskjellige faktura- og kreditnotaprefikser for hver Teachworks-konto
Ved å bruke avstand mellom startnummeret for hver av Teachworks-kontoene dine, slik at de aldri vil ha duplikater.
Hvis du prøver å synkronisere en faktura med samme nummer som en faktura synkronisert fra en annen Teachworks-konto, vil QuickBooks returnere en feilmelding, og du må endre det dupliserte fakturanummeret.
Forhindre dupliserte numre – Hvis du vil forhindre dupliserte fakturanumre, må du justere følgende innstilling i QuickBooks-kontoen din:
Gå til siden «Firmainnstillinger»
På siden «Salg» i delen «Salgsskjemainnhold» setter du «Tilpassede transaksjonsnumre» til «På».
Når denne er satt til «På», vil QuickBooks returnere en feilmelding og ikke synkronisere fakturaene hvis du prøver å synkronisere fakturaer med de samme numrene fra forskjellige Teachworks-kontoer.
Kreditnotater
Reglene ovenfor for fakturaer gjelder også for kreditnotaer.
Kreditnotaer opprettes i QuickBooks som kreditnotaer.
Kreditnotaer som er tildelt fakturaer, tildeles ikke automatisk når de synkroniseres med QuickBooks – tildeling må gjøres i QuickBooks.
Betalinger
En ny betaling opprettet i TeachWorks vil opprette en ny betaling i QuickBooks med samsvarende detaljer.
Betalinger blir ikke allokert til fakturaer når de synkroniseres med QuickBooks – allokering må gjøres i QuickBooks.
Betalinger som slettes i Teachworks etter å ha blitt synkronisert med QuickBooks, må slettes manuelt i QuickBooks.