Als u een hoofdaccount hebt om meerdere Teachworks-accounts te beheren en u deze Teachworks-accounts wilt synchroniseren met één QuickBooks-account, kunt u de instructies in dit artikel volgen.
LET OP: Voor het synchroniseren van meerdere Teachworks-accounts is een abonnement op QuickBooks Online Plus vereist, zodat locatie- en lesregistratie beschikbaar is. Meer informatie vindt u hier: Locaties en lessen registreren .
Verbinding maken met QuickBooks vanuit uw hoofdaccount
Wanneer u een Teachworks-account synchroniseert met een QuickBooks-account, maakt u verbinding met QuickBooks vanuit uw Teachworks-beheerdersaccount.
Als u echter meerdere Teachworks-accounts hebt en deze wilt synchroniseren met één QuickBooks-account, moet u verbinding maken met QuickBooks vanuit uw hoofd-Teachworks-account. U kunt dit doen door de onderstaande stappen te volgen:
Als uw QuickBooks-account al is gekoppeld aan een van uw Teachworks-accounts, moet u deze eerst ontkoppelen volgens deze instructies: Ontkoppelen van QuickBooks.
Log in op uw Master-account.
Klik op 'Instellingen' en vervolgens op 'QuickBooks-instellingen'.
Klik op de knop 'Verbinden met QuickBooks' en volg de instructies om uw account met QuickBooks te verbinden.
Verbindingsinstellingen
Nadat u vanuit uw hoofdaccount verbinding hebt gemaakt met QuickBooks, wordt u doorgestuurd naar een formulier met de verbindingsinstellingen.
Hoofdaccountinstellingen
Selecteer in uw QuickBooks-account de rekeningen 'Verkoop' en 'Korting' die u wilt gebruiken voor het bijhouden van verkopen en kortingen. De verkopen van elke vestiging worden op deze rekeningen geregistreerd en gekoppeld aan de betreffende locatie.
Selecteer de Teachworks-accounts die u wilt synchroniseren met het gekoppelde QuickBooks-account. Als u een van uw Teachworks-accounts wilt synchroniseren met een eigen QuickBooks-bedrijfsbestand, laat u het selectievakje voor het bedrijf uitgeschakeld. U kunt dat Teachworks-account dan vanuit dat account met QuickBooks verbinden.
Verstuur het formulier om de instellingen op te slaan.
QuickBooks-instellingen
Wanneer u meerdere vestigingen synchroniseert met één QuickBooks-account, moet u de QuickBooks-functies 'Locaties' of 'Lessen' gebruiken om de verkopen van elk van uw Teachworks-accounts bij te houden.
Log in op uw QuickBooks-account.
Ga naar de pagina 'Bedrijfsinstellingen'.
Ga op de pagina "Bedrijf" naar beneden naar het gedeelte "Categorieën" en schakel "Locaties volgen" en/of "Cursussen volgen" in.
Als u de instelling "Klassen" gebruikt, kies dan de optie om klassen toe te wijzen aan "De gehele transactie".
Verstuur het formulier om je wijzigingen op te slaan.
Nadat je de instellingen 'Tracklocaties' en/of 'Trackklassen' hebt ingeschakeld, ga je naar je pagina 'Lijsten'.
Als u de gegevens per locatie wilt bijhouden, klikt u op de link 'Locaties' en voegt u locaties toe voor elk van de Teachworks-vestigingen die u met dit QuickBooks-account wilt synchroniseren.
Als u de gegevens per klas wilt bijhouden, klikt u op de link 'Lessen' en voegt u lessen toe voor elk van de Teachworks-vestigingsaccounts die u met dit QuickBooks-account wilt synchroniseren.
Factuur- en creditnotanummers
Facturen en creditnota's in Teachworks verhogen het factuurnummer in elk account afzonderlijk. Dit kan leiden tot dubbele nummers.
Als u dubbele nummers wilt toestaan, moet u de instelling in uw QuickBooks-account aanpassen door de onderstaande stappen te volgen:
Klik op de pagina 'Bedrijfsinstellingen'.
Op de pagina 'Verkoop', onder het gedeelte 'Inhoud verkoopformulier', zet u de instelling 'Aangepaste transactienummers' op 'Uit'.
Verstuur het formulier om je wijzigingen op te slaan.
Als u wilt voorkomen dat er dubbele nummers voorkomen, moet u ervoor zorgen dat elk van uw Teachworks-accounts een ander factuurnummer heeft.
Dit kunt u bereiken door verschillende voorvoegsels voor facturen en creditnota's te gebruiken, of door de beginnummers van uw Teachworks-accounts te scheiden, zodat er nooit dubbele nummers voorkomen. Meer informatie vindt u hier: Factuurnummering .
Filiaalrekeninginstellingen
Wanneer een Teachworks-filiaalaccount gebruikmaakt van de verbinding die is gelegd vanuit een hoofdaccount, zullen de instellingen iets anders zijn dan wanneer het account verbinding zou maken met zijn eigen QuickBooks-account.
Log in op een Teachworks-filiaalaccount dat gebruikmaakt van de verbinding die is ingesteld in het hoofdaccount.
Klik op "Account en instellingen" en vervolgens op "Integraties en add-ons".
Klik op "Instellingen" onder de QuickBooks-integratie.
Selecteer een locatie en/of categorie in de betreffende velden. Deze menu's tonen de locaties en/of categorieën die u in uw QuickBooks-account hebt aangemaakt.
Selecteer de belastingcode en de stortingsrekening die u wilt gebruiken. De verkoop- en kortingsrekeningen die normaal gesproken op deze pagina worden weergegeven, zijn ingesteld in de hoofdrekening voor alle Teachworks-filiaalrekeningen die van die koppeling gebruikmaken.
Selecteer de "Startdatum" voor de transactiedatums die u wilt synchroniseren.
LET OP: Als u al transacties van dit Teachworks-account naar uw QuickBooks-account hebt gesynchroniseerd, moet u deze datum instellen om alle reeds gesynchroniseerde transacties uit te sluiten.
Als u betalingen wilt uitsluiten van synchronisatie, schakelt u de instelling 'Betalingen uitsluiten' in.
Verstuur het formulier om de instellingen op te slaan.
Herhaal deze stappen voor elk van uw vestigingen.
Synchroniseren met QuickBooks
De methode voor het synchroniseren van een Teachworks-account met QuickBooks via de verbinding die in het hoofdaccount is gemaakt, is hetzelfde als voor het synchroniseren van een enkel account.
Klik op "Account en instellingen" en vervolgens op "Integraties en add-ons".
Klik op 'Synchroniseren' onder de QuickBooks-integratie.
Je ziet een tabel met de recordtypen die niet gesynchroniseerd zijn. Je kunt de afzonderlijke niet-gesynchroniseerde records bekijken door op het pictogram 'Bekijken' in de rij van het betreffende recordtype te klikken.
Klik op de knop "Synchroniseren".
Logica en regels voor het synchroniseren van recordtypen
Wanneer u meerdere Teachworks-accounts synchroniseert met één QuickBooks-account, zijn de logica en regels die worden toegepast op het synchroniseren van gegevens anders dan wanneer u één Teachworks-account synchroniseert met één QuickBooks-account.
Klanten
Nieuwe records - Als een klantrecord nog niet is gesynchroniseerd met QuickBooks, zoekt Teachworks in uw QuickBooks-account naar een bestaande klant met dezelfde voornaam, achternaam én e-mailadres.
Als er een overeenkomend record wordt gevonden, wordt dit gekoppeld aan het klantrecord in Teachworks en wordt de klantrekening in QuickBooks bijgewerkt met alle contactgegevensvelden voor die klant in Teachworks die niet leeg zijn.
Als er geen overeenkomst wordt gevonden, zal Teachworks proberen een nieuw klantaccount aan te maken in QuickBooks.
Gegevens bijwerken - Als een record al is gesynchroniseerd met QuickBooks, worden alle wijzigingen in het klantprofiel in Teachworks daarin bijgewerkt. Alleen contactgegevensvelden die niet leeg zijn in Teachworks worden bijgewerkt in het klantaccount in QuickBooks.
Verwijderen - Als een klant die is gesynchroniseerd met QuickBooks later wordt verwijderd in Teachworks, controleert de software of dat QuickBooks-klantaccount is gekoppeld aan actieve klanten in uw andere Teachworks-accounts. Als die klant is verwijderd of inactief is in alle gekoppelde Teachworks-accounts, wordt de klant in uw QuickBooks-account als 'Inactief' gemarkeerd.
TIP: Als sommige van uw klanten profielen hebben in meerdere Teachworks-accounts en ze dezelfde voornaam, achternaam en e-mailadres hebben, worden ze gekoppeld aan één klantaccount in QuickBooks.
TIP: Om facturen en betalingen succesvol te synchroniseren, moeten uw klanten actief zijn. Maak klanten daarom pas inactief in Teachworks nadat u al hun niet-gesynchroniseerde facturen en/of betalingen met QuickBooks hebt gesynchroniseerd.
Diensten
Diensten worden als service-items aan uw QuickBooks-account toegevoegd.
Nieuwe records - Als een record nog niet is gesynchroniseerd met QuickBooks, controleert Teachworks eerst of er in QuickBooks een item bestaat met dezelfde naam als de service.
Als er een service met dezelfde naam wordt gevonden, wordt deze gekoppeld aan de service in uw Teachworks-account.
Als er geen service met dezelfde naam wordt gevonden, wordt er een nieuwe aangemaakt in QuickBooks.
TIP: Als uw Teachworks-accounts services met dezelfde naam hebben, worden deze in uw QuickBooks-account aan hetzelfde service-item gekoppeld.
Records bijwerken - Als een service al is gesynchroniseerd met QuickBooks en u de naam van de service in Teachworks wijzigt, voert de software de volgende stappen uit:
Controleer of er in QuickBooks al service-items bestaan met de nieuwe servicenaam. Als er een overeenkomst wordt gevonden, wordt de service in Teachworks gekoppeld aan de service in QuickBooks. Als er geen overeenkomst wordt gevonden, gaat de software verder naar de volgende stap.
Controleer of er in uw andere Teachworks-account services zijn gekoppeld aan deze service in QuickBooks en of de servicenamen overeenkomen met de nieuwe naam. Zo ja, dan wordt de servicenaam in QuickBooks bijgewerkt. Zo nee, dan gaat de software verder met de volgende stap.
Er wordt een nieuw service-item aangemaakt met de nieuwe naam van de Teachworks-service.
Verwijderde services in Teachworks worden niet automatisch verwijderd in QuickBooks. Als u ze in QuickBooks wilt verwijderen, moet u dit handmatig doen.
Functietitels mogen maximaal 100 tekens lang zijn.
Facturen
Nieuwe records - Als een factuur nog niet is gesynchroniseerd met QuickBooks, maakt Teachworks een nieuwe factuur aan in QuickBooks.
LET OP: Bij het synchroniseren van meerdere vestigingen met één QuickBooks-account zal Teachworks proberen een nieuwe factuur aan te maken, zelfs als er al een factuur met hetzelfde nummer wordt gevonden.
Als u geen facturen met dubbele nummers wilt toestaan, raadpleeg dan de instructies onder het gedeelte 'Nummering' hieronder.
Gegevens bijwerken - Als een factuur die eerder met QuickBooks is gesynchroniseerd, in Teachworks wordt gewijzigd, wordt de corresponderende factuur in QuickBooks ook bijgewerkt met de wijzigingen.
Verwijderde en ongeldig verklaarde facturen - Facturen die in Teachworks zijn verwijderd of ongeldig zijn verklaard, moeten handmatig ongeldig worden verklaard in QuickBooks.
De locatie en/of klas die u voor een Teachworks-account hebt ingesteld, wordt toegewezen aan alle facturen en creditnota's die met QuickBooks worden gesynchroniseerd.
Nummering - Factuur- en creditnotanummers worden in elk van uw Teachworks-accounts opeenvolgend genummerd. Dit kan leiden tot dubbele nummers tussen verschillende Teachworks-accounts.
Unieke nummers genereren - Als u unieke factuurnummers in uw QuickBooks-account wilt hebben, is het noodzakelijk dat de factuurnummers in uw Teachworks-filiaalaccounts uniek zijn. Dit kunt u op twee manieren bereiken:
Het gebruik van verschillende factuur- en creditnota-voorvoegsels voor elk Teachworks-account.
Door de beginnummers van al je Teachworks-accounts te scheiden, zorg je ervoor dat er nooit dubbele accounts ontstaan.
Als u probeert een factuur te synchroniseren met hetzelfde nummer als een factuur die al is gesynchroniseerd vanuit een ander Teachworks-account, geeft QuickBooks een foutmelding en moet u het dubbele factuurnummer wijzigen.
Dubbele nummers voorkomen - Als u wilt voorkomen dat factuurnummers dubbel voorkomen, moet u de volgende instelling in uw QuickBooks-account aanpassen:
Ga naar de pagina 'Bedrijfsinstellingen'.
Op de pagina "Verkoop" in het gedeelte "Inhoud verkoopformulier" zet u de optie "Aangepaste transactienummers" op "Aan".
Als deze optie is ingeschakeld, geeft QuickBooks een foutmelding en worden de facturen niet gesynchroniseerd wanneer u probeert facturen met dezelfde nummers van verschillende Teachworks-accounts te synchroniseren.
Kredietnota's
Bovenstaande regels voor facturen gelden ook voor creditnota's.
Creditnota's worden in QuickBooks aangemaakt als creditmemo's.
Creditnota's die aan facturen zijn toegewezen, worden niet automatisch toegewezen wanneer ze met QuickBooks worden gesynchroniseerd; de toewijzing moet in QuickBooks worden gedaan.
Betalingen
Een nieuwe betaling die in TeachWorks wordt aangemaakt, genereert een nieuwe betaling in QuickBooks met overeenkomende gegevens.
Betalingen worden niet automatisch aan facturen toegewezen wanneer ze gesynchroniseerd zijn met QuickBooks; de toewijzing moet in QuickBooks zelf gebeuren.
Betalingen die in Teachworks worden verwijderd nadat ze met QuickBooks zijn gesynchroniseerd, moeten handmatig in QuickBooks worden verwijderd.