De 2-Way Sync voor Google Agenda-add-on is een Pro-add-on met een gratis proefperiode van 3 weken. Na deze proefperiode kost de add-on $10 per maand en omvat een onbeperkt aantal verbindingen.
LET OP: De maandelijkse kosten voor deze add-on zijn een vast bedrag en dekken een onbeperkt aantal werknemersverbindingen.
Deze add-on biedt medewerkers en docenten de mogelijkheid om hun Teachworks-accounts rechtstreeks te koppelen aan Google Calendar. Alle evenementen worden automatisch gesynchroniseerd, waardoor ze een uniform, realtime schema hebben, ongeacht waar het evenement is aangemaakt.
De add-on inschakelen
Klik op 'Account' en vervolgens op 'Integraties en add-ons'.
Gebruik het zoekveld bovenaan en typ '2-Way Sync for Google Calendar' in.
Zet de schakelaar op "Aan" om de add-on in te schakelen.
Instellingen
Nadat je de add-on hebt ingeschakeld, kun je op de link 'Instellingen' klikken en de volgende instellingen configureren:
Kleur voor gesynchroniseerde evenementen: Met deze instelling kunt u de kleur kiezen die wordt gebruikt om Google-evenementen in alle agenda's weer te geven.
Label voor gesynchroniseerde evenementen: Hiermee kunt u een label aanmaken dat wordt weergegeven in de Teachworks-kalender voor alle evenementen die vanuit Google Agenda worden gesynchroniseerd. De standaardwaarde is 'Niet beschikbaar'.
Gekoppelde agenda's : Deze tabel toont een lijst van alle medewerkers die een Google Agenda aan hun Teachworks-account hebben gekoppeld.
LET OP: Medewerkers die verbinding maken met Google Agenda, zullen hun e-mailadres om privacyredenen verborgen zien in de tabel met verbonden agenda's.
Meldingen
Teachworks stuurt geen aparte melding voor gesynchroniseerde evenementen. Om herinneringen voor je Teachworks-lessen in Google Agenda te ontvangen, moet je 'Standaard evenementherinneringen' rechtstreeks in je Google Agenda-instellingen instellen.
Door je standaardherinneringen in Google Agenda in te stellen, worden voor elke nieuwe afspraak (inclusief afspraken die vanuit Teachworks zijn gesynchroniseerd) automatisch je voorkeursinstellingen voor herinneringen gebruikt (bijvoorbeeld: 'Melding 15 minuten van tevoren'). Zo word je op de hoogte gebracht van aankomende sessies zonder dat je handmatig herinneringen hoeft toe te voegen.
Google-evenementen bekijken
Als bedrijfsbeheerder kunt u de door uw medewerkers gesynchroniseerde Google-gebeurtenissen bekijken door de onderstaande stappen te volgen:
Klik op Kalender en vervolgens op "Hoofdkalender".
Gebruik het filter 'Medewerker' aan de rechterkant om de medewerker te selecteren die u wilt bekijken.
Klik op "Verzenden".
Alle evenementen die vanuit de Google Agenda van de medewerker worden geïmporteerd, worden automatisch gelabeld en weergegeven met de tekst en kleur die zijn ingevoerd in het veld 'Label gesynchroniseerde evenementen' op de pagina 'Instellingen'.
LET OP: De gesynchroniseerde gebeurtenissen uit Google Agenda zijn alleen-lezen en kunnen niet worden gewijzigd of bewerkt in Teachworks.
De Google Agenda van een medewerker loskoppelen
Er zijn twee manieren om de gekoppelde Google Agenda's van uw medewerkers te ontkoppelen:
Methode 1 - Google Agenda ontkoppelen via het werknemersprofiel
De eerste methode om de Google Agenda-koppeling van uw medewerker te verbreken, is rechtstreeks via zijn of haar profiel. U kunt dit doen door de onderstaande stappen te volgen:
Klik op Medewerkers en vervolgens op Medewerkerslijst.
Bekijk het profiel van de medewerker door op zijn of haar naam te klikken.
Klik op het tabblad "Planning".
Scroll naar beneden naar het gedeelte 'Verbonden agenda'.
Klik op de knop "Verbinding verbreken".
Methode 2 - Google Agenda ontkoppelen via de tabel met verbonden agenda's
De tweede methode om de Google Agenda-verbinding van uw medewerker te verbreken, is via de tabel 'Verbonden agenda's'. Volg hiervoor de onderstaande stappen:
Klik op Account en vervolgens op Integraties en add-ons.
Klik op 'Instellingen' onder de add-on 'Tweewegsynchronisatie voor Google Agenda'.
Zoek in de tabel 'Gekoppelde agenda's' de medewerker die u wilt loskoppelen.
Klik op de knop "Verbinding verbreken".
Medewerkershandleiding
Om uw medewerkers op weg te helpen, kunt u dit artikel met hen delen: Instructies voor tweewegsynchronisatie van Google Agenda voor medewerkers .