De uitspraak van het Hooggerechtshof in 2020 (EWHC 2461) bepaalt dat Britse bedrijven die als uitzendbureaus opereren (dat wil zeggen, bedrijven die docenten aan cliënten koppelen waarbij de bijlesovereenkomst tussen de docent en de cliënt plaatsvindt) geen zeggenschap mogen hebben over de vergoeding die docenten toekomt. Met deze aanvulling kunnen deze bedrijven cliënten toestaan om hun deel van de bijleskosten rechtstreeks aan de docent te betalen.
Britse bedrijven die opereren als uitzendbureaus (d.w.z. de bijlesovereenkomst vindt plaats tussen het bedrijf en de klant) worden niet door deze regeling getroffen; zij moeten echter wel btw in rekening brengen over het volledige bedrag dat aan klanten wordt gefactureerd als hun omzet boven de btw-drempel ligt.
Deze add-on scheidt het deel van de leskosten dat de docent ontvangt af van het totaalbedrag dat uw bedrijf moet ontvangen. Klanten kunnen vervolgens uw bedrijf betalen voor uw deel van de leskosten, en docenten kunnen zelfstandig de betalingen van hun klanten innen.
De add-on inschakelen
Klik op 'Account' en vervolgens op 'Integraties en add-ons'.
Gebruik het zoekveld bovenaan en typ "UK Split Invoice Payments".
Zet de schakelaar op "Aan" om de add-on in te schakelen.
Instellingen
Klik op "Instellingen" om de add-on te configureren. Op de pagina "UK Split Invoice Payments" kunt u het volgende aanpassen:
Algemene instellingen
Standaard betalingsinstructies voor docenten - Dit zijn de standaardinstructies die op de factuurformulieren worden weergegeven, zodat klanten docenten correct kunnen betalen.
Standaard factuurinstelling - Hiermee stelt u de standaardwaarde in voor de instelling 'Factuur splitsen' wanneer u nieuwe facturen genereert. U kunt kiezen uit 'Factuur niet splitsen' en 'Factuur splitsen'. Deze instelling kan worden overschreven op het factuurformulier.
LET OP: Docenten kunnen hun eigen betalingsinstructies aanpassen en de door hen geaccepteerde betaalmethoden selecteren in hun profiel.
Instellingen voor het docentenprofiel
Met deze add-on ingeschakeld, bevatten docentenprofielen een sectie 'Cliëntbetalingen' met een veld 'Betalingsinstructies voor cliënten'. In dit veld kunnen docenten hun voorkeursbetaalmethoden en instructies voor cliënten invoeren. Deze instructies worden weergegeven op de facturen voor cliënten.
Een gesplitste factuur aanmaken
Een gesplitste factuur is vergelijkbaar met een normale factuur, met als enige verschil dat het totaalbedrag apart wordt weergegeven voor elke docent die les heeft gegeven en die op de factuur staat vermeld. U kunt een gesplitste factuur aanmaken door de onderstaande stappen te volgen:
Klik op "Facturering" en vervolgens op "Een enkele factuur aanmaken" (gesplitste facturen zijn ook beschikbaar bij het aanmaken van meerdere facturen tegelijk, evenals onze Invoice Autopilot-add-on).
Selecteer een klant en voer de factuurinstellingen in.
Om lessen toe te voegen, selecteer je de optie 'Lessen per datum' en voer je de begin- en einddatum in waarbinnen de lessen moeten worden gegenereerd. Klik vervolgens op de knop 'Ga'.
Selecteer 'Factuur splitsen' in het dropdownmenu boven het gedeelte 'Factuurtotalen' (als u de 'Standaard factuurinstelling' nog niet hebt ingesteld op 'Factuur splitsen' op de instellingenpagina van de add-on).
Als u de factuur niet direct aan de klant wilt tonen, klikt u op de knop 'Opslaan'. Klik anders op de knop 'Goedkeuren'.
Zodra de factuur is aangemaakt, ziet u dat het aandeel van de docent in de lessen is berekend en op de factuur wordt weergegeven, zoals hieronder:
LET OP: Factuurtoeslagen en btw worden alleen berekend over het gedeelte van het factuurtotaal dat voor het bedrijf bestemd is.
Bij het opstellen van gesplitste facturen is het belangrijk om lessen pas te factureren nadat ze zijn afgerond. Dit voorkomt dat wijzigingen in de lessen of het aanpassen van facturen gevolgen hebben. Omdat gesplitste facturen een deel voor de docent en een deel voor het bedrijf bevatten, is het noodzakelijk om, na verzending en/of betaling van de les of factuur, overleg te plegen met de docent om ervoor te zorgen dat de gegevens correct zijn.
BELANGRIJKE INFORMATIE:
Als er meerdere leerlingen in een les zitten, wordt het loon van de docent verdeeld over de leerlingen op basis van hun eigen bijdrage als percentage van de totale leskosten. (Dus: als de ene leerling meer betaalt dan de andere, betaalt die leerling een groter deel van het loon van de docent).
Het salaris van een docent mag de leskosten niet overschrijden (indien dit wel het geval is, wordt het aandeel van de docent beperkt tot de leskosten).
Bij het toekennen van een creditnota aan een factuur, is deze beperkt tot het gedeelte van de factuur dat voor rekening van het bedrijf komt. Docenten dienen creditnota's voor hun eigen gedeelte van de factuur te verwerken.
Lessen die via de websiteboekingsplugin worden gefactureerd, worden niet gesplitst. U dient in plaats daarvan boekingen zonder betaling te accepteren en vervolgens een gesplitste factuur voor de geboekte lessen te genereren.
Betalingsopdrachten
Bij het aanmaken van gesplitste facturen wordt het aandeel van de docent in het totaalbedrag van elke gesplitste factuur vastgelegd in een betalingsopdracht. U kunt een volledige lijst met betalingsopdrachten bekijken op de pagina Betalingsopdrachten, die u kunt vinden onder het tabblad Medewerker.
Deze tabel bevat de volgende kolommen:
Datum - Hier wordt de factuurdatum weergegeven.
Factuurnummer - Hier wordt het factuurnummer weergegeven dat aan de betalingsopdracht is gekoppeld.
Klant - De naam van de klant voor wie de factuur is opgesteld.
Leraar - De leraar die betaald wordt.
Bedrag - Het bedrag dat aan de leraar verschuldigd is.
Status - Dit geeft aan of het deel van de docent is "Betaald" of "Onbetaald".
Een betalingsopdracht kan door de beheerder of de docent als betaald worden gemarkeerd door op het statuspictogram in de betreffende rij te klikken, zoals weergegeven in de onderstaande afbeelding:
Zodra een betalingsopdracht als betaald is gemarkeerd, wordt het deel van de docent als betaald weergegeven op de factuur en kan de factuur niet meer worden bewerkt.
Het bijhouden van factuurtotalen en -saldi
Factuurstatussen, klantensaldi, e-mailtags voor facturen, factuurherinneringen en andere functies met betrekking tot factuurtotalen, zoals rapporten, zijn gebaseerd op het bedrag dat uw bedrijf verschuldigd is en omvatten niet het bedrag dat aan docenten verschuldigd is.
Tags samenvoegen
Standaard bevatten notificatiesjablonen alleen de factuurtotalen voor uw bedrijf. U kunt echter aparte samenvoegtags aan uw factuurmails toevoegen om het totaalbedrag en het verschuldigde bedrag aan docenten weer te geven met behulp van de samenvoegtags {TEACHER-TOTAL} en {TEACHER-BALANCE}.
Klanttransacties
Wanneer u de tabel 'Klantensaldi' bekijkt, ziet u aparte totalen voor het bedrag dat aan docenten verschuldigd is en het bedrag dat aan uw bedrijf verschuldigd is, zoals weergegeven in de onderstaande afbeelding:
Factuurtabel filteren
Je kunt de tabel met facturen filteren om facturen met openstaande lerarensaldi te bekijken door de onderstaande stappen te volgen:
Klik op Facturering en vervolgens op Facturen.
Gebruik de filters bovenaan en selecteer 'Onbetaalde docent'.
Klik op "Ga"
