Jeśli masz konto główne do zarządzania wieloma kontami Teachworks i chcesz zsynchronizować te konta Teachworks z jednym kontem QuickBooks, możesz postępować zgodnie z instrukcjami opisanymi w tym artykule.
UWAGA: Synchronizacja wielu kont Teachworks wymaga subskrypcji QuickBooks Online Plus, aby umożliwić śledzenie lokalizacji i zajęć. Więcej informacji można znaleźć tutaj: Śledzenie lokalizacji i zajęć .
Łączenie się z QuickBooks z konta głównego
Po zsynchronizowaniu pojedynczego konta Teachworks z pojedynczym kontem QuickBooks należy połączyć się z QuickBooks za pomocą konta administratora Teachworks.
Jeśli jednak posiadasz wiele kont Teachworks i chcesz je zsynchronizować z jednym kontem QuickBooks, musisz połączyć się z QuickBooks ze swojego głównego konta Teachworks. Możesz to zrobić, wykonując poniższe kroki:
Jeśli Twoje konto QuickBooks jest już połączone z jednym z kont Teachworks, musisz je najpierw odłączyć, postępując zgodnie z poniższą instrukcją: Odłączanie się od QuickBooks.
Zaloguj się na swoje konto główne.
Kliknij „Ustawienia”, a następnie kliknij „Ustawienia QuickBooks”.
Kliknij przycisk „Połącz z QuickBooks” i postępuj zgodnie z instrukcjami, aby połączyć swoje konto z QuickBooks.
Ustawienia połączenia
Po połączeniu się z QuickBooks ze swojego konta głównego zostaniesz przekierowany do formularza z ustawieniami połączenia.
Ustawienia konta głównego
Wybierz konta „Sprzedaż” i „Rabaty” z konta QuickBooks, których będziesz używać do śledzenia sprzedaży i rabatów. Sprzedaż każdego oddziału będzie rejestrowana na tych kontach i przypisywana do jego lokalizacji.
Wybierz konta Teachworks, które chcesz zsynchronizować z połączonym kontem QuickBooks. Jeśli chcesz synchronizować którekolwiek ze swoich kont Teachworks z plikiem firmowym QuickBooks, pozostaw pole wyboru firmy niezaznaczone, a będziesz mógł połączyć to konto Teachworks z QuickBooks z poziomu tego konta.
Wypełnij formularz, aby zapisać ustawienia.
Ustawienia QuickBooks
Podczas synchronizowania wielu oddziałów z jednym kontem QuickBooks konieczne będzie użycie funkcji „Lokalizacje” lub „Klasy” w QuickBooks w celu śledzenia sprzedaży na każdym z kont Teachworks.
Zaloguj się na swoje konto QuickBooks.
Przejdź na stronę „Ustawienia firmy”.
Na stronie „Firma” przewiń w dół do sekcji „Kategorie” i włącz opcję „Śledź lokalizacje” i/lub „Śledź klasy”.
Jeśli używasz ustawienia „Klasy”, wybierz opcję przypisania klasy „Jedna do całej transakcji”.
Wypełnij formularz, aby zapisać zmiany.
Po włączeniu ustawień „Lokalizacje śledzenia” i/lub „Klasy śledzenia” przejdź do strony „Listy”.
Jeśli śledzisz według lokalizacji, kliknij łącze „Lokalizacje” i dodaj lokalizacje dla każdego konta oddziału Teachworks, które będziesz synchronizować z tym kontem QuickBooks.
Jeśli śledzisz według klasy, kliknij łącze „Klasy” i dodaj klasy dla każdego konta oddziału Teachworks, które będziesz synchronizować z tym kontem QuickBooks.
Numery faktur i not kredytowych
Faktury i noty kredytowe w Teachworks zwiększają numery faktur na każdym koncie osobno. Stwarza to ryzyko duplikacji numerów.
Jeśli chcesz zezwolić na duplikowanie numerów, musisz zmienić ustawienia na swoim koncie QuickBooks, wykonując poniższe kroki:
Kliknij na stronę „Ustawienia firmy”.
Na stronie „Sprzedaż” w sekcji „Zawartość formularza sprzedaży” wyłącz ustawienie „Niestandardowe numery transakcji”.
Wypełnij formularz, aby zapisać zmiany.
Jeśli nie chcesz dopuścić do duplikacji numerów, musisz upewnić się, że każde z Twoich kont Teachworks ma inny numer faktury.
Można to osiągnąć, stosując różne „prefiksy” faktur i not kredytowych lub rozdzielając numer początkowy dla każdego konta Teachworks, aby uniknąć duplikatów. Więcej informacji można znaleźć tutaj: Numerowanie faktur .
Ustawienia konta oddziałowego
Jeśli konto oddziału Teachworks korzysta z połączenia ustanowionego z konta głównego, ustawienia będą się nieco różnić od tych, które obowiązują w przypadku połączenia z własnym kontem QuickBooks.
Zaloguj się na konto oddziału Teachworks, korzystając z połączenia nawiązanego na koncie głównym.
Kliknij „Konto i ustawienia”, a następnie kliknij „Integracje i dodatki”.
Kliknij „Ustawienia” w obszarze Integracja QuickBooks.
Wybierz lokalizację i/lub klasę w odpowiednich polach. W tych menu zostaną wyświetlone lokalizacje i/lub klasy utworzone na koncie QuickBooks.
Wybierz kod podatkowy i konto depozytowe, których chcesz użyć. Konta sprzedaży i rabatów, które zwykle pojawiają się na tej stronie, są ustawione na koncie głównym dla wszystkich kont oddziałów Teachworks korzystających z tego połączenia.
Wybierz „Datę rozpoczęcia” dla dat transakcji, które chcesz zsynchronizować.
UWAGA: Jeśli zsynchronizowałeś już transakcje z tego konta Teachworks z kontem QuickBooks, powinieneś ustawić tę datę, aby wykluczyć wszelkie transakcje, które zostały już zsynchronizowane.
Jeśli chcesz wykluczyć płatności z synchronizacji, włącz ustawienie „Wyklucz płatności”.
Wypełnij formularz, aby zapisać ustawienia.
Powtórz te kroki dla każdej gałęzi.
Synchronizacja z QuickBooks
Metoda synchronizacji konta Teachworks z QuickBooks przy użyciu połączenia nawiązanego na koncie głównym jest taka sama, jak w przypadku synchronizacji pojedynczego konta.
Kliknij „Konto i ustawienia”, a następnie kliknij „Integracje i dodatki”.
Kliknij „Synchronizuj” w obszarze integracji QuickBooks.
Zobaczysz tabelę z typami rekordów, które nie są zsynchronizowane. Możesz wyświetlić poszczególne niezsynchronizowane rekordy, klikając ikonę „Wyświetl” w wierszu danego typu rekordu.
Kliknij przycisk „Synchronizuj”.
Logika i zasady synchronizacji typów rekordów
Podczas synchronizowania wielu kont Teachworks z jednym kontem QuickBooks logika i reguły stosowane do synchronizowania rekordów różnią się od tych stosowanych w przypadku synchronizowania jednego konta Teachworks z jednym kontem QuickBooks.
Klienci
Nowe rekordy — jeśli rekord klienta nie został zsynchronizowany z QuickBooks, Teachworks przeszuka Twoje konto QuickBooks w celu znalezienia istniejącego klienta o tym samym imieniu, nazwisku ORAZ adresie e-mail.
Jeśli zostanie znaleziony pasujący rekord, zostanie on powiązany z rekordem klienta w Teachworks, a konto klienta w QuickBooks zostanie zaktualizowane o wszystkie pola danych kontaktowych tego klienta w Teachworks, które nie są puste.
Jeśli nie zostanie znalezione żadne dopasowanie, Teachworks spróbuje utworzyć nowe konto klienta w QuickBooks.
Aktualizacja rekordów – jeśli rekord został już zsynchronizowany z QuickBooks, zostanie on zaktualizowany o wszelkie zmiany wprowadzone w profilu klienta w Teachworks. Na koncie klienta w QuickBooks zostaną zaktualizowane tylko te pola danych kontaktowych, które nie są puste w Teachworks.
Usuwanie – Jeśli klient zsynchronizowany z QuickBooks zostanie później usunięty w Teachworks, oprogramowanie sprawdzi, czy konto tego klienta QuickBooks jest powiązane z aktywnymi klientami na innych kontach Teachworks. Jeśli klient został usunięty lub jest nieaktywny na wszystkich powiązanych kontach Teachworks, zostanie on ustawiony jako nieaktywny na koncie QuickBooks.
WSKAZÓWKA: Jeśli niektórzy klienci mają profile na więcej niż jednym koncie Teachworks i mają to samo imię, nazwisko i adres e-mail, zostaną oni powiązani z jednym kontem klienta w QuickBooks.
WSKAZÓWKA: Aby faktury i płatności zostały pomyślnie zsynchronizowane, Twoi klienci muszą być aktywni. Dlatego należy dezaktywować klientów w Teachworks dopiero po zsynchronizowaniu wszystkich ich niezsynchronizowanych faktur i/lub płatności z QuickBooks.
Usługi
Usługi są dodawane do Twojego konta QuickBooks jako pozycje usług.
Nowe rekordy — jeśli rekord nie został zsynchronizowany z QuickBooks, Teachworks najpierw sprawdzi, czy w QuickBooks istnieje element o tej samej nazwie co usługa.
Jeśli zostanie znaleziona usługa o tej samej nazwie, zostanie ona powiązana z usługą na Twoim koncie Teachworks.
Jeśli nie zostanie znaleziona żadna usługa o tej samej nazwie, w QuickBooks zostanie utworzona nowa.
WSKAZÓWKA: Jeśli Twoje konta Teachworks zawierają usługi o tej samej nazwie, zostaną one powiązane z tą samą pozycją usługi na Twoim koncie QuickBooks.
Aktualizowanie rekordów — jeśli usługa została już zsynchronizowana z QuickBooks i zmienisz nazwę usługi w Teachworks, oprogramowanie wykona następujące kroki:
Sprawdź, czy w QuickBooks istnieją już jakieś pozycje usług o nowej nazwie. Jeśli zostanie znaleziona zgodna nazwa, usługa w Teachworks zostanie powiązana z usługą w QuickBooks. Jeśli nie zostanie znaleziona zgodna nazwa, program przejdzie do następnego kroku.
Sprawdź, czy jakiekolwiek usługi na Twoim innym koncie Teachworks są powiązane z tą usługą w QuickBooks i czy ich nazwy usług są zgodne z nową nazwą. Jeśli tak, nazwa elementu usługi zostanie zaktualizowana w QuickBooks. Jeśli nie, oprogramowanie przejdzie do następnego kroku.
Zostanie utworzony nowy element usługi o nowej nazwie usługi Teachworks.
Usługi usunięte w Teachworks nie zostaną usunięte w QuickBooks. Jeśli chcesz je usunąć w QuickBooks, musisz to zrobić ręcznie.
Nazwy usług mogą mieć maksymalnie 100 znaków.
Faktury
Nowe rekordy — jeśli faktura nie została zsynchronizowana z QuickBooks, Teachworks utworzy nową fakturę w QuickBooks.
UWAGA: Podczas synchronizowania wielu oddziałów z jednym kontem QuickBooks, Teachworks spróbuje utworzyć nową fakturę, nawet jeśli znajdzie fakturę o tym samym numerze.
Jeśli nie chcesz, aby faktury zawierały duplikaty numerów, zapoznaj się z instrukcjami podanymi poniżej w sekcji „Numerowanie”.
Aktualizowanie rekordów — jeśli faktura, która została wcześniej zsynchronizowana z QuickBooks, zostanie zmieniona w Teachworks, odpowiadająca jej faktura w QuickBooks zostanie zaktualizowana o zmiany.
Usunięte i anulowane faktury — faktury usunięte lub anulowane w Teachworks muszą zostać anulowane ręcznie w QuickBooks.
Lokalizacja i/lub klasa ustawiona dla konta Teachworks zostanie przypisana do wszystkich faktur i not kredytowych zsynchronizowanych z QuickBooks.
Numeracja – numery faktur i not kredytowych są zwiększane sekwencyjnie na każdym koncie Teachworks. Stwarza to ryzyko duplikacji numerów między kontami Teachworks.
Generowanie unikalnych numerów – Jeśli chcesz mieć unikalne numery faktur na swoim koncie QuickBooks, musisz upewnić się, że numery faktur na kontach oddziałów Teachworks są unikalne. Możesz to osiągnąć na jeden z następujących sposobów:
Używanie różnych prefiksów faktur i not kredytowych dla każdego konta Teachworks
Ustaw odpowiednio numer początkowy na każdym koncie Teachworks, aby uniknąć duplikatów.
Jeśli spróbujesz zsynchronizować fakturę z tym samym numerem, co faktura zsynchronizowana z innego konta Teachworks, QuickBooks zwróci komunikat o błędzie i będziesz musiał zmienić numer duplikatu faktury.
Zapobieganie duplikowaniu numerów — Jeśli chcesz zapobiec duplikowaniu numerów faktur, musisz dostosować następujące ustawienie na swoim koncie QuickBooks:
Przejdź do strony „Ustawienia firmy”
Na stronie „Sprzedaż” w sekcji „Zawartość formularza sprzedaży” ustaw opcję „Niestandardowe numery transakcji” na „Wł.”.
Po ustawieniu tej opcji na „Wł.” próba synchronizacji faktur zawierających te same numery z różnych kont Teachworks spowoduje, że QuickBooks zwróci komunikat o błędzie i nie zsynchronizuje faktur.
Noty kredytowe
Powyższe zasady dotyczące faktur mają zastosowanie również do not kredytowych.
Noty kredytowe tworzy się w programie QuickBooks jako noty kredytowe.
Noty kredytowe przypisane do faktur nie są przypisywane automatycznie po synchronizacji z QuickBooks — przypisywanie musi zostać wykonane w QuickBooks.
Płatności
Nowa płatność utworzona w programie Teachworks utworzy nową płatność w programie QuickBooks z pasującymi szczegółami
Płatności nie są przypisywane do faktur po synchronizacji z QuickBooks — przypisywanie musi zostać wykonane w QuickBooks.
Płatności usunięte w Teachworks po zsynchronizowaniu z QuickBooks należy usunąć ręcznie w QuickBooks.