Se você possui uma Conta Principal para gerenciar várias contas do Teachworks e deseja sincronizar essas contas do Teachworks com uma única conta do QuickBooks, siga as instruções descritas neste artigo.
NOTA: A sincronização de várias contas do Teachworks requer uma assinatura do QuickBooks Online Plus para que o rastreamento de locais e turmas esteja disponível. Você pode encontrar mais informações aqui: Rastreamento de locais e turmas .
Conectando-se ao QuickBooks a partir da sua conta principal
Ao sincronizar uma única conta do Teachworks com uma única conta do QuickBooks, você se conectará ao QuickBooks a partir da sua conta de administrador do Teachworks.
No entanto, se você tiver várias contas do Teachworks e quiser sincronizá-las com uma única conta do QuickBooks, precisará conectar-se ao QuickBooks a partir da sua conta principal do Teachworks. Você pode fazer isso seguindo os passos abaixo:
Se sua conta do QuickBooks já estiver conectada a uma de suas contas do Teachworks, você precisará desconectá-la primeiro, seguindo estas instruções: Desconectando do QuickBooks.
Faça login na sua conta Master.
Clique em "Configurações" e depois em "Configurações do QuickBooks".
Clique no botão "Conectar ao QuickBooks" e siga as instruções para conectar sua conta ao QuickBooks.
Configurações de conexão
Após conectar-se ao QuickBooks a partir da sua conta principal, você será direcionado para um formulário com as configurações de conexão.
Configurações da conta principal
Selecione as contas "Vendas" e "Descontos" da sua conta QuickBooks que você usará para registrar vendas e descontos. As vendas de cada filial serão registradas nessas contas e identificadas pela respectiva localização.
Selecione as contas do Teachworks que você deseja sincronizar com a conta do QuickBooks conectada. Se você for sincronizar alguma das suas contas do Teachworks com o arquivo da empresa no QuickBooks, deixe a caixa de seleção da empresa desmarcada e você poderá conectar essa conta do Teachworks ao QuickBooks diretamente da conta.
Envie o formulário para salvar as configurações.
Configurações do QuickBooks
Ao sincronizar várias filiais com uma única conta do QuickBooks, você precisará usar os recursos "Locais" ou "Classes" do QuickBooks para acompanhar as vendas de cada uma de suas contas do Teachworks.
Faça login na sua conta do QuickBooks.
Acesse a página "Configurações da Empresa".
Na página "Empresa", role para baixo até a seção "Categorias" e ative "Locais de Pista" e/ou "Classes de Pista".
Se estiver usando a configuração "Classes", escolha a opção para atribuir classes "Uma para toda a transação".
Envie o formulário para salvar suas alterações.
Depois de ativar as configurações "Locais de Pista" e/ou "Classes de Pista", acesse a página "Listas".
Se estiver rastreando por locais, clique no link "Locais" e adicione os locais de cada uma das filiais da Teachworks que você sincronizará com esta conta do QuickBooks.
Se estiver rastreando por turma, clique no link "Turmas" e adicione as turmas para cada uma das contas de filial do Teachworks que você sincronizará com esta conta do QuickBooks.
Números de faturas e notas de crédito
No Teachworks, as faturas e notas de crédito incrementam os números das faturas em cada conta separadamente. Isso cria a possibilidade de números duplicados.
Se você deseja permitir números duplicados, precisará ajustar a configuração em sua conta do QuickBooks seguindo os passos abaixo:
Clique na página "Configurações da Empresa".
Na página "Vendas", na seção "Conteúdo do Formulário de Vendas", defina a opção "Números de Transação Personalizados" como "Desativado".
Envie o formulário para salvar suas alterações.
Se você não quiser permitir números duplicados, precisará garantir que cada uma de suas contas Teachworks tenha números de fatura diferentes.
Isso pode ser conseguido usando "prefixos" diferentes para faturas e notas de crédito ou espaçando o número inicial de cada uma de suas contas Teachworks para que nunca haja duplicatas. Você pode encontrar mais informações aqui: Numeração de Faturas .
Configurações da conta da agência
Quando uma conta filial da Teachworks usa a conexão estabelecida a partir de uma Conta Principal, as configurações serão ligeiramente diferentes de quando ela se conecta à sua própria conta do QuickBooks.
Faça login em uma conta de filial do Teachworks que esteja usando a conexão estabelecida na Conta Principal.
Clique em "Conta e Configurações" e depois em "Integrações e Complementos".
Clique em "Configurações" na seção Integração com o QuickBooks.
Selecione um Local e/ou Classe nos respectivos campos. Esses menus exibirão os locais e/ou classes que você criou em sua conta do QuickBooks.
Selecione o código tributário e a conta de depósito a serem utilizados. As contas de vendas e descontos que normalmente aparecem nesta página são definidas na conta principal de todas as filiais da Teachworks que utilizam essa conexão.
Selecione a "Data de Início" para as datas das transações que você deseja sincronizar.
NOTA: Se você já sincronizou transações desta conta Teachworks com sua conta QuickBooks, defina esta data para excluir quaisquer transações que já tenham sido sincronizadas.
Se você deseja excluir pagamentos da sincronização, ative a configuração "Excluir pagamentos".
Envie o formulário para salvar as configurações.
Repita esses passos para cada uma das suas filiais.
Sincronizando com o QuickBooks
O método para sincronizar uma conta Teachworks com o QuickBooks usando a conexão estabelecida na Conta Principal é o mesmo que para sincronizar uma conta individual.
Clique em "Conta e Configurações" e depois em "Integrações e Complementos".
Clique em "Sincronizar" em Integração com o QuickBooks.
Você verá uma tabela com os tipos de registro que não estão sincronizados. Você pode visualizar os registros individuais não sincronizados clicando no ícone "Visualizar" na linha do tipo de registro.
Clique no botão "Sincronizar".
Lógica e regras para sincronização de tipos de registro
Ao sincronizar várias contas do Teachworks com uma única conta do QuickBooks, a lógica e as regras aplicadas à sincronização de registros são diferentes daquelas aplicadas quando se sincroniza uma única conta do Teachworks com uma única conta do QuickBooks.
Clientes
Novos Registros - Se o registro de um cliente não tiver sido sincronizado com o QuickBooks, o Teachworks pesquisará em sua conta do QuickBooks um cliente existente com o mesmo nome, sobrenome E endereço de e-mail.
Se for encontrado um registro correspondente, ele será associado ao registro do cliente no Teachworks e a conta do cliente no QuickBooks será atualizada com todos os campos de detalhes de contato desse cliente no Teachworks que não estiverem em branco.
Caso nenhuma correspondência seja encontrada, a Teachworks tentará criar uma nova conta de cliente no QuickBooks.
Atualização de Registros - Se um registro já tiver sido sincronizado com o QuickBooks, ele será atualizado com quaisquer alterações feitas no perfil do cliente no Teachworks. Somente os campos de detalhes de contato que não estiverem em branco no Teachworks serão atualizados na conta do cliente no QuickBooks.
Exclusão - Se um cliente sincronizado com o QuickBooks for posteriormente excluído no Teachworks, o software verificará se essa conta do QuickBooks está associada a algum cliente ativo em suas outras contas do Teachworks. Se esse cliente tiver sido excluído ou estiver inativo em todas as contas do Teachworks associadas, ele será definido como Inativo em sua conta do QuickBooks.
DICA: Se alguns dos seus clientes tiverem perfis em mais de uma das suas contas Teachworks e tiverem o mesmo nome, sobrenome e endereço de e-mail, eles serão associados a uma única conta de cliente no QuickBooks.
DICA: Para que as faturas e os pagamentos sejam sincronizados com sucesso, seus clientes precisam estar ativos. Portanto, você só deve desativar os clientes no Teachworks depois de ter sincronizado todas as faturas e/ou pagamentos não sincronizados deles com o QuickBooks.
Serviços
Os serviços são adicionados à sua conta do QuickBooks como itens de serviço.
Novos Registros - Se um registro não tiver sido sincronizado com o QuickBooks, o Teachworks primeiro verificará se existe um item no QuickBooks com o mesmo nome do serviço.
Se um serviço com o mesmo nome for encontrado, ele será associado ao serviço em sua conta Teachworks.
Caso não seja encontrado nenhum serviço com o mesmo nome, um novo será criado no QuickBooks.
DICA: Se suas contas do Teachworks tiverem serviços com o mesmo nome, eles serão associados ao mesmo item de serviço em sua conta do QuickBooks.
Atualização de registros - Se um serviço já estiver sincronizado com o QuickBooks e você alterar o nome do serviço no Teachworks, o software executará estas etapas:
Verifique se já existem itens de serviço no QuickBooks com o novo nome de serviço. Se uma correspondência for encontrada, o serviço no Teachworks será associado ao serviço no QuickBooks. Caso contrário, o software avança para a próxima etapa.
Verifique se algum serviço em sua outra conta Teachworks está associado a este serviço no QuickBooks e se os nomes dos serviços correspondem ao novo nome. Caso afirmativo, o nome do item de serviço será atualizado no QuickBooks. Caso contrário, o software prosseguirá para a próxima etapa.
Um novo item de serviço será criado com o novo nome do serviço Teachworks.
Os serviços excluídos no Teachworks não serão excluídos no QuickBooks. Se você quiser excluí-los no QuickBooks, deverá fazê-lo manualmente.
Os títulos dos serviços devem ter no máximo 100 caracteres.
Faturas
Novos Registros - Se uma fatura não tiver sido sincronizada com o QuickBooks, o Teachworks criará uma nova fatura no QuickBooks.
NOTA: Ao sincronizar várias filiais com uma única conta do QuickBooks, o Teachworks tentará criar uma nova fatura, mesmo que já exista uma fatura com o mesmo número.
Se não desejar permitir faturas com números duplicados, consulte as instruções na seção "Numeração" abaixo.
Atualização de registros - Se uma fatura previamente sincronizada com o QuickBooks for alterada no Teachworks, a fatura correspondente no QuickBooks será atualizada com as alterações.
Faturas excluídas e canceladas - As faturas excluídas ou canceladas no Teachworks devem ser canceladas manualmente no QuickBooks.
A localização e/ou turma que você definiu para uma conta Teachworks serão atribuídas a todas as faturas e notas de crédito sincronizadas com o QuickBooks.
Numeração - Os números das faturas e notas de crédito são incrementados sequencialmente em cada uma das suas contas Teachworks. Isso cria a possibilidade de números duplicados entre as contas Teachworks.
Geração de Números Únicos - Se você deseja ter números de fatura únicos em sua conta do QuickBooks, é necessário garantir que os números de fatura em suas contas de filial do Teachworks sejam únicos. Isso pode ser feito de uma das seguintes maneiras:
Utilizando prefixos diferentes para faturas e notas de crédito para cada conta Teachworks.
Ao espaçar o número inicial de cada uma de suas contas Teachworks, você garante que elas nunca tenham duplicatas.
Se você tentar sincronizar uma fatura com o mesmo número de uma fatura sincronizada de outra conta Teachworks, o QuickBooks exibirá uma mensagem de erro e você precisará alterar o número da fatura duplicada.
Para evitar números duplicados , ajuste a seguinte configuração na sua conta do QuickBooks:
Acesse a página "Configurações da Empresa".
Na página "Vendas", na seção "Conteúdo do Formulário de Vendas", defina "Números de Transação Personalizados" como "Ativado".
Com essa opção ativada, se você tentar sincronizar faturas com os mesmos números de diferentes contas do Teachworks, o QuickBooks exibirá uma mensagem de erro e não sincronizará as faturas.
Notas de Crédito
As regras acima para faturas também se aplicam às notas de crédito.
As notas de crédito são criadas no QuickBooks como memorandos de crédito.
As notas de crédito que foram alocadas a faturas não são alocadas automaticamente quando sincronizadas com o QuickBooks — a alocação deve ser feita no QuickBooks.
Pagamentos
Um novo pagamento criado no TeachWorks criará um novo pagamento no QuickBooks com detalhes correspondentes.
Os pagamentos não são alocados às faturas quando sincronizados com o QuickBooks; a alocação deve ser feita no QuickBooks.
Os pagamentos que forem excluídos no Teachworks após serem sincronizados com o QuickBooks precisam ser excluídos manualmente no QuickBooks.