Dacă aveți un cont principal pentru a gestiona mai multe conturi Teachworks și doriți să sincronizați aceste conturi Teachworks cu un singur cont QuickBooks, puteți urma instrucțiunile descrise în acest articol.
NOTĂ: Sincronizarea mai multor conturi Teachworks necesită un abonament la QuickBooks Online Plus, astfel încât urmărirea locației și a cursurilor să fie disponibilă. Puteți găsi mai multe informații aici: Urmărirea locațiilor și a cursurilor .
Conectarea la QuickBooks din contul dvs. principal
Când sincronizați un singur cont Teachworks cu un singur cont QuickBooks, vă conectați la QuickBooks din contul dvs. de administrator Teachworks.
Totuși, dacă aveți mai multe conturi Teachworks și doriți să le sincronizați cu un singur cont QuickBooks, trebuie să vă conectați la QuickBooks din contul dvs. Master Teachworks. Puteți face acest lucru urmând pașii de mai jos:
Dacă contul dvs. QuickBooks este deja conectat la unul dintre conturile dvs. Teachworks, va trebui să îl deconectați mai întâi urmând aceste instrucțiuni: Deconectarea de la QuickBooks.
Conectați-vă la contul dvs. Master.
Faceți clic pe „Setări” și apoi pe „Setări QuickBooks”.
Faceți clic pe butonul „Conectare la QuickBooks” și urmați instrucțiunile pentru a vă conecta contul la QuickBooks.
Setări de conectare
După conectarea la QuickBooks din contul dvs. principal, veți fi direcționat către un formular cu setările de conectare.
Setări cont principal
Selectați conturile „Vânzări” și „Reduceri” din contul dvs. QuickBooks pe care le veți utiliza pentru urmărirea vânzărilor și a reducerilor. Vânzările fiecărei sucursale vor fi înregistrate în aceste conturi și desemnate după locația proprie.
Selectați conturile Teachworks pe care doriți să le sincronizați cu contul QuickBooks conectat. Dacă veți sincroniza oricare dintre conturile dvs. Teachworks cu propriul fișier al companiei QuickBooks, lăsați caseta de selectare a companiei nebifată și veți putea conecta acel cont Teachworks la QuickBooks din cadrul contului respectiv.
Trimiteți formularul pentru a salva setările.
Setări QuickBooks
Când sincronizați mai multe sucursale cu un cont QuickBooks, va trebui să utilizați funcțiile „Locații” sau „Cursuri” din QuickBooks pentru a urmări vânzările din fiecare dintre conturile dvs. Teachworks.
Conectați-vă la contul dvs. QuickBooks.
Accesați pagina „Setări companie”.
Pe pagina „Companie”, derulați în jos până la secțiunea „Categorii” și activați „Urmărire locații” și/sau „Urmărire cursuri”.
Dacă utilizați setarea „Clase”, alegeți opțiunea de atribuire a claselor „Una la întreaga tranzacție”.
Trimiteți formularul pentru a salva modificările.
După ce ați activat setările „Urmărire locații” și/sau „Urmărire clase”, accesați pagina „Liste”.
Dacă urmăriți după locații, faceți clic pe linkul „Locații” și adăugați locații pentru fiecare dintre conturile de sucursală Teachworks pe care le veți sincroniza cu acest cont QuickBooks.
Dacă urmăriți după curs, faceți clic pe linkul „Cursuri” și adăugați cursuri pentru fiecare dintre conturile de sucursală Teachworks pe care le veți sincroniza cu acest cont QuickBooks.
Numere de factură și memo de credit
Facturile și notele de credit din Teachworks incrementează numerele de factură din fiecare cont separat. Acest lucru creează posibilitatea apariției numerelor duplicate.
Dacă doriți să permiteți numere duplicate, va trebui să ajustați setarea din contul dvs. QuickBooks urmând pașii de mai jos:
Faceți clic pe pagina „Setări companie”.
Pe pagina „Vânzări”, în secțiunea „Conținut formular de vânzare”, setați „Numere de tranzacții personalizate” la „Dezactivat”.
Trimiteți formularul pentru a salva modificările.
Dacă nu doriți să permiteți numere duplicate, va trebui să vă asigurați că fiecare dintre conturile dvs. Teachworks are numere de factură diferite.
Acest lucru se poate realiza fie prin utilizarea unor „prefixe” diferite pentru facturi și note de credit, fie prin spațierea numărului de început pentru fiecare dintre conturile Teachworks, astfel încât acestea să nu aibă niciodată duplicate. Puteți găsi mai multe informații aici: Numerotarea facturilor .
Setări cont sucursală
Când un cont de sucursală Teachworks utilizează conexiunea stabilită dintr-un cont principal, setările vor fi ușor diferite față de cele în care s-ar conecta la propriul cont QuickBooks.
Conectați-vă la un cont de sucursală Teachworks care utilizează conexiunea stabilită în contul principal.
Faceți clic pe „Cont și setări”, apoi pe „Integrări și extensii”.
Faceți clic pe „Setări” sub Integrare QuickBooks.
Selectați o Locație și/sau o Clasă în câmpurile respective. Aceste meniuri vor afișa locațiile și/sau clasele pe care le-ați creat în contul dvs. QuickBooks.
Selectați codul fiscal și contul de depozit pe care doriți să le utilizați. Conturile de vânzări și reduceri care apar în mod normal pe această pagină sunt setate în contul principal pentru toate conturile sucursalei Teachworks care utilizează acea conexiune.
Selectați „Data de începere” pentru datele tranzacțiilor pe care doriți să le sincronizați.
NOTĂ: Dacă ați sincronizat deja tranzacțiile din acest cont Teachworks cu contul dvs. QuickBooks, ar trebui să setați această dată pentru a exclude orice tranzacții care au fost deja sincronizate.
Dacă doriți să excludeți plățile de la sincronizare, activați setarea „Excludeți plățile”.
Trimiteți formularul pentru a salva setările.
Repetați acești pași pentru fiecare dintre ramurile dvs.
Sincronizarea cu QuickBooks
Metoda de sincronizare a unui cont Teachworks cu QuickBooks utilizând conexiunea stabilită în contul principal este aceeași ca și pentru sincronizarea unui singur cont.
Faceți clic pe „Cont și setări” și apoi pe „Integrări și suplimente”.
Faceți clic pe „Sincronizare” sub secțiunea Integrare QuickBooks.
Veți vedea un tabel cu tipurile de înregistrări care nu sunt sincronizate. Puteți vizualiza înregistrările individuale nesincronizate făcând clic pe pictograma „Vizualizare” din rândul tipului de înregistrare.
Faceți clic pe butonul „Sincronizare”.
Logică și reguli pentru sincronizarea tipurilor de înregistrări
Când sincronizați mai multe conturi Teachworks cu un singur cont QuickBooks, logica și regulile aplicate sincronizării înregistrărilor sunt diferite față de cazul în care ați sincroniza un singur cont Teachworks cu un singur cont QuickBooks.
Clienți
Înregistrări noi - Dacă înregistrarea unui client nu a fost sincronizată cu QuickBooks, Teachworks va căuta în contul dvs. QuickBooks un client existent cu același prenume, nume de familie ȘI adresă de e-mail.
Dacă se găsește o înregistrare corespondentă, aceasta va fi asociată cu înregistrarea clientului din Teachworks, iar contul clientului din QuickBooks va fi actualizat cu orice câmpuri cu detalii de contact pentru clientul respectiv din Teachworks care nu sunt goale.
Dacă nu se găsește nicio potrivire, Teachworks va încerca să creeze un nou cont de client în QuickBooks.
Actualizarea înregistrărilor - Dacă o înregistrare a fost deja sincronizată cu QuickBooks, aceasta va fi actualizată cu orice modificări aduse profilului clientului în Teachworks. Doar câmpurile cu detalii de contact care nu sunt goale în Teachworks vor fi actualizate în contul clientului în QuickBooks.
Ștergere - Dacă un client care a fost sincronizat cu QuickBooks este ulterior șters în Teachworks, software-ul va verifica dacă acel cont de client QuickBooks este asociat cu vreun client activ din celelalte conturi Teachworks ale dvs. Dacă acel client a fost șters sau este inactiv în toate conturile Teachworks asociate, atunci clientul va fi setat ca Inactiv în contul dvs. QuickBooks.
SFAT: Dacă unii dintre clienții dvs. au profiluri în mai multe conturi Teachworks și au același prenume, nume și adresă de e-mail, aceștia vor fi asociați cu un singur cont de client în QuickBooks.
SFAT: Pentru ca facturile și plățile să fie sincronizate cu succes, clienții trebuie să fie activi. Prin urmare, ar trebui să inactivați clienții în Teachworks numai după ce ați sincronizat toate facturile și/sau plățile lor nesincronizate cu QuickBooks.
Servicii
Serviciile sunt adăugate în contul dvs. QuickBooks ca articole de serviciu.
Înregistrări noi - Dacă o înregistrare nu a fost sincronizată cu QuickBooks, Teachworks va verifica mai întâi dacă există un element în QuickBooks cu același nume ca serviciul.
Dacă se găsește un serviciu cu același nume, acesta va fi asociat cu serviciul din contul dumneavoastră Teachworks.
Dacă nu se găsește niciun serviciu cu același nume, va fi creat unul nou în QuickBooks.
SFAT: Dacă conturile dvs. Teachworks au servicii cu același nume, acestea vor fi asociate cu același articol de serviciu în contul dvs. QuickBooks.
Actualizarea înregistrărilor - Dacă un serviciu a fost deja sincronizat cu QuickBooks și modificați numele serviciului în Teachworks, software-ul va efectua acești pași:
Verificați dacă există deja articole de serviciu în QuickBooks cu noul nume de serviciu. Dacă se găsește o potrivire, serviciul din Teachworks va fi asociat cu serviciul din QuickBooks. Dacă nu se găsește nicio potrivire, software-ul trece la pasul următor.
Verificați dacă există servicii din celălalt cont Teachworks asociate cu acest serviciu în QuickBooks și dacă numele serviciilor respective corespund noului nume. Dacă da, numele elementului de serviciu va fi actualizat în QuickBooks. Dacă nu, software-ul trece la pasul următor.
Un nou element de serviciu va fi creat cu noul nume al serviciului Teachworks.
Serviciile șterse în Teachworks nu vor fi șterse în QuickBooks. Dacă doriți să le ștergeți în QuickBooks, trebuie să faceți acest lucru manual.
Titlurile serviciilor trebuie să aibă maximum 100 de caractere.
Facturi
Înregistrări noi - Dacă o factură nu a fost sincronizată cu QuickBooks, Teachworks va crea o nouă factură în QuickBooks.
NOTĂ: Când sincronizați mai multe sucursale cu un cont QuickBooks, Teachworks va încerca să creeze o factură nouă chiar dacă se găsește o factură cu același număr.
Dacă nu doriți să permiteți facturi cu numere duplicate, consultați instrucțiunile din secțiunea „Numerotare” de mai jos.
Actualizarea înregistrărilor - Dacă o factură care a fost sincronizată anterior cu QuickBooks este modificată în Teachworks, factura corespunzătoare din QuickBooks va fi actualizată cu modificările.
Facturi șterse și anulate - Facturile șterse sau anulate în Teachworks trebuie anulate manual în QuickBooks.
Locația și/sau clasa pe care le-ați setat pentru un cont Teachworks vor fi atribuite oricăror facturi și note de credit sincronizate cu QuickBooks.
Numerotare - Facturile și numerele notelor de credit sunt incrementate secvențial în fiecare dintre conturile Teachworks. Acest lucru creează posibilitatea apariției numerelor duplicate între conturile Teachworks.
Generarea de numere unice - Dacă doriți să aveți numere de factură unice în contul dvs. QuickBooks, este necesar să vă asigurați că numerele de factură din conturile dvs. de sucursală Teachworks sunt unice. Acest lucru se poate realiza prin:
Utilizarea unor prefixe diferite pentru facturi și note de credit pentru fiecare cont Teachworks
Prin spațierea numărului de pornire pentru fiecare dintre conturile Teachworks, astfel încât acestea să nu aibă niciodată duplicate.
Dacă încercați să sincronizați o factură cu același număr ca o factură sincronizată dintr-un alt cont Teachworks, QuickBooks va returna un mesaj de eroare și va trebui să schimbați numărul facturii duplicate.
Prevenirea numerelor duplicate - Dacă doriți să preveniți numerele de factură duplicate, va trebui să ajustați următoarea setare în contul dvs. QuickBooks:
Accesați pagina „Setări companie”
Pe pagina „Vânzări”, în secțiunea „Conținut formular de vânzare”, setați „Numere de tranzacții personalizate” la „Activat”.
Cu această opțiune setată la „Activat”, dacă încercați să sincronizați facturi cu aceleași numere din conturi Teachworks diferite, QuickBooks va returna un mesaj de eroare și nu va sincroniza facturile.
Note de credit
Regulile de mai sus pentru facturi se aplică și Notelor de Credit.
Notele de credit sunt create în QuickBooks ca memo-uri de credit.
Notele de credit care au fost alocate facturilor nu sunt alocate automat atunci când sunt sincronizate cu QuickBooks -- alocarea trebuie făcută în QuickBooks.
Plăți
O plată nouă creată în TeachWorks va crea o plată nouă în QuickBooks cu detalii corespunzătoare.
Plățile nu sunt alocate facturilor atunci când sunt sincronizate cu QuickBooks - alocarea trebuie făcută în QuickBooks.
Plățile care sunt șterse în Teachworks după ce au fost sincronizate cu QuickBooks trebuie șterse manual în QuickBooks.