Если у вас есть основная учетная запись для управления несколькими учетными записями Teachworks, и вы хотите синхронизировать эти учетные записи Teachworks с одной учетной записью QuickBooks, вы можете следовать инструкциям, описанным в этой статье.
ПРИМЕЧАНИЕ: Для синхронизации нескольких учетных записей Teachworks требуется подписка на QuickBooks Online Plus, чтобы была доступна функция отслеживания местоположения и занятий. Дополнительную информацию можно найти здесь: Отслеживание местоположений и занятий .
Подключение к QuickBooks из вашей основной учетной записи.
При синхронизации одной учетной записи Teachworks с одной учетной записью QuickBooks подключение к QuickBooks осуществляется из учетной записи администратора Teachworks.
Однако, если у вас несколько учетных записей Teachworks и вы хотите синхронизировать их с одной учетной записью QuickBooks, вам необходимо подключиться к QuickBooks из вашей основной учетной записи Teachworks. Это можно сделать, выполнив следующие шаги:
Если ваша учетная запись QuickBooks уже подключена к одной из ваших учетных записей Teachworks, вам сначала необходимо отключить ее, следуя этим инструкциям: Отключение от QuickBooks.
Войдите в свой основной аккаунт.
Нажмите на «Настройки», а затем на «Настройки QuickBooks».
Нажмите кнопку «Подключиться к QuickBooks» и следуйте инструкциям, чтобы подключить свою учетную запись к QuickBooks.
Настройки подключения
После подключения к QuickBooks из вашей основной учетной записи вы будете перенаправлены на форму с настройками подключения.
Основные настройки учетной записи
Выберите в своей учетной записи QuickBooks счета «Продажи» и «Счета скидок», которые вы будете использовать для отслеживания продаж и скидок. Продажи каждого филиала будут записываться на эти счета и обозначаться в соответствии с их местоположением.
Выберите учетные записи Teachworks, которые вы хотите синхронизировать с подключенной учетной записью QuickBooks. Если вы будете синхронизировать какие-либо из ваших учетных записей Teachworks с их собственным файлом компании QuickBooks, оставьте флажок компании снятым, и вы сможете подключить эту учетную запись Teachworks к QuickBooks из этой учетной записи.
Отправьте форму, чтобы сохранить настройки.
Настройки QuickBooks
При синхронизации нескольких филиалов с одной учетной записью QuickBooks вам потребуется использовать функции QuickBooks «Местоположения» или «Классы», чтобы отслеживать продажи из каждой из ваших учетных записей Teachworks.
Войдите в свою учетную запись QuickBooks.
Перейдите на страницу «Настройки компании».
На странице «Компания» прокрутите вниз до раздела «Категории» и включите параметры «Отслеживать местоположения» и/или «Отслеживать классы».
При использовании параметра «Классы» выберите опцию назначения классов «Один для всей транзакции».
Отправьте форму, чтобы сохранить изменения.
После включения параметров «Местоположения отслеживания» и/или «Классы отслеживания» перейдите на страницу «Списки».
Если вы отслеживаете местоположение по филиалам, нажмите ссылку «Филиалы» и добавьте филиалы для каждого из учетных записей филиалов Teachworks, которые вы будете синхронизировать с этой учетной записью QuickBooks.
Если вы отслеживаете данные по классам, нажмите ссылку «Классы» и добавьте классы для каждого из филиалов Teachworks, которые вы будете синхронизировать с этим аккаунтом QuickBooks.
Номера счетов-фактур и кредитных авизо
В системе Teachworks номера счетов и кредитных нот увеличиваются отдельно для каждой учетной записи. Это создает потенциал для дублирования номеров.
Если вы хотите разрешить повторяющиеся номера, вам необходимо изменить настройку в своей учетной записи QuickBooks, выполнив следующие шаги:
Перейдите на страницу «Настройки компании».
На странице «Продажи» в разделе «Содержание формы продаж» установите параметр «Пользовательские номера транзакций» в положение «Выкл.».
Отправьте форму, чтобы сохранить изменения.
Если вы не хотите допускать дублирования номеров, вам необходимо убедиться, что каждая из ваших учетных записей Teachworks имеет разные номера счетов-фактур.
Этого можно добиться либо с помощью разных префиксов для счетов-фактур и кредитных нот, либо путем добавления пробелов в начальный номер каждой из ваших учетных записей Teachworks, чтобы избежать дубликатов. Более подробную информацию можно найти здесь: Нумерация счетов-фактур .
Настройки учетной записи филиала
Когда филиал Teachworks использует подключение, установленное через основной аккаунт, настройки будут немного отличаться от тех, которые были бы при подключении к собственному аккаунту QuickBooks.
Войдите в учетную запись филиала Teachworks, используя соединение, установленное в основной учетной записи.
Нажмите на «Учетная запись и настройки», а затем на «Интеграции и дополнения».
В разделе «Интеграция с QuickBooks» нажмите «Настройки».
Выберите местоположение и/или класс в соответствующих полях. В этих меню отобразятся местоположения и/или классы, которые вы создали в своей учетной записи QuickBooks.
Выберите налоговый код и депозитный счет для использования. Счета продаж и скидок, которые обычно отображаются на этой странице, задаются в главном счете для всех филиалов Teachworks, использующих это подключение.
Выберите «Дата начала» для дат транзакций, которые вы хотите синхронизировать.
ПРИМЕЧАНИЕ: Если вы уже синхронизировали транзакции из этой учетной записи Teachworks с вашей учетной записью QuickBooks, вам следует установить эту дату таким образом, чтобы исключить все транзакции, которые уже были синхронизированы.
Если вы хотите исключить платежи из синхронизации, включите параметр «Исключить платежи».
Отправьте форму, чтобы сохранить настройки.
Повторите эти шаги для каждой из ваших ветвей.
Синхронизация с QuickBooks
Способ синхронизации учетной записи Teachworks с QuickBooks с использованием соединения, установленного в основной учетной записи, аналогичен способу синхронизации отдельной учетной записи.
Нажмите на «Учетная запись и настройки», а затем на «Интеграции и дополнения».
В разделе «Интеграция с QuickBooks» нажмите «Синхронизация».
Вы увидите таблицу с типами записей, которые не синхронизированы. Вы можете просмотреть отдельные несинхронизированные записи, щелкнув значок «Просмотр» в строке соответствующего типа записи.
Нажмите кнопку «Синхронизация».
Логика и правила синхронизации типов записей
При синхронизации нескольких учетных записей Teachworks с одной учетной записью QuickBooks логика и правила синхронизации записей отличаются от тех, которые применяются при синхронизации одной учетной записи Teachworks с одной учетной записью QuickBooks.
Клиенты
Новые записи — Если запись о клиенте не синхронизирована с QuickBooks, Teachworks выполнит поиск в вашей учетной записи QuickBooks существующего клиента с тем же именем, фамилией и адресом электронной почты.
Если будет найдена соответствующая запись, она будет связана с записью клиента в Teachworks, и учетная запись клиента в QuickBooks будет обновлена с учетом всех полей контактной информации этого клиента в Teachworks, которые не являются пустыми.
Если совпадение не будет найдено, Teachworks попытается создать новую учетную запись клиента в QuickBooks.
Обновление записей — Если запись уже синхронизирована с QuickBooks, она будет обновлена с учетом всех изменений, внесенных в профиль клиента в Teachworks. В учетной записи клиента в QuickBooks будут обновлены только те поля контактной информации, которые не являются пустыми в Teachworks.
Удаление — Если клиент, синхронизированный с QuickBooks, впоследствии удаляется в Teachworks, программа проверит, связана ли эта учетная запись клиента QuickBooks с какими-либо активными клиентами в других ваших учетных записях Teachworks. Если этот клиент был удален или неактивен во всех связанных учетных записях Teachworks, то в вашей учетной записи QuickBooks он будет помечен как «Неактивный».
СОВЕТ: Если у некоторых ваших клиентов есть профили в нескольких учетных записях Teachworks, и у них одинаковые имя, фамилия и адрес электронной почты, то в QuickBooks они будут связаны с одной учетной записью клиента.
СОВЕТ: Для успешной синхронизации счетов и платежей ваши клиенты должны быть активны. Поэтому деактивировать клиентов в Teachworks следует только после того, как вы синхронизируете все их несинхронизированные счета и/или платежи с QuickBooks.
Услуги
Услуги добавляются в вашу учетную запись QuickBooks в качестве позиций услуг.
Новые записи — Если запись еще не синхронизирована с QuickBooks, Teachworks сначала проверит, существует ли в QuickBooks элемент с тем же именем, что и услуга.
Если будет найдена служба с таким же названием, она будет связана со службой в вашей учетной записи Teachworks.
Если услуга с таким же именем не будет найдена, в QuickBooks будет создана новая.
СОВЕТ: Если в ваших учетных записях Teachworks есть услуги с одинаковым названием, они будут связаны с одним и тем же элементом услуги в вашей учетной записи QuickBooks.
Обновление записей — Если услуга уже синхронизирована с QuickBooks, и вы меняете название услуги в Teachworks, программа выполнит следующие действия:
Проверьте, существуют ли уже в QuickBooks какие-либо элементы услуг с новым именем услуги. Если совпадение найдено, услуга в Teachworks будет связана с услугой в QuickBooks. Если совпадение не найдено, программа переходит к следующему шагу.
Проверьте, связаны ли какие-либо услуги в вашей другой учетной записи Teachworks с этой услугой в QuickBooks и совпадают ли названия этих услуг с новым именем. Если да, то название элемента услуги будет обновлено в QuickBooks. Если нет, программа перейдет к следующему шагу.
Будет создан новый элемент сервиса с новым названием сервиса Teachworks.
Услуги, удаленные в Teachworks, не будут удалены в QuickBooks. Если вы хотите удалить их в QuickBooks, вам необходимо сделать это вручную.
Названия родов войск не должны содержать более 100 символов.
Счета-фактуры
Новые записи — Если счет-фактура не был синхронизирован с QuickBooks, Teachworks создаст новый счет-фактуру в QuickBooks.
ПРИМЕЧАНИЕ: При синхронизации нескольких филиалов с одной учетной записью QuickBooks, Teachworks попытается создать новый счет-фактуру, даже если будет найден счет-фактура с тем же номером.
Если вы не хотите, чтобы в счетах-фактурах встречались повторяющиеся номера, обратитесь к инструкциям в разделе «Нумерация» ниже.
Обновление записей — Если счет-фактура, ранее синхронизированный с QuickBooks, изменяется в Teachworks, соответствующий счет-фактура в QuickBooks будет обновлен с учетом изменений.
Удаленные и аннулированные счета-фактуры — счета-фактуры, удаленные или аннулированные в Teachworks, необходимо аннулировать вручную в QuickBooks.
Местоположение и/или класс, которые вы указали для учетной записи Teachworks, будут присвоены всем счетам-фактурам и кредитным нотам, синхронизированным с QuickBooks.
Нумерация — номера счетов и кредитных нот последовательно увеличиваются в каждой из ваших учетных записей Teachworks. Это создает вероятность появления дублирующихся номеров между учетными записями Teachworks.
Создание уникальных номеров — Если вы хотите, чтобы в вашей учетной записи QuickBooks были уникальные номера счетов-фактур, необходимо убедиться, что номера счетов-фактур в ваших учетных записях филиалов Teachworks также уникальны. Этого можно добиться одним из следующих способов:
Использование разных префиксов для счетов-фактур и кредитных нот для каждой учетной записи Teachworks.
Укажите начальный номер каждой из ваших учетных записей Teachworks таким образом, чтобы в них никогда не было дубликатов.
Если вы попытаетесь синхронизировать счет-фактуру с тем же номером, что и счет-фактура, синхронизированная из другой учетной записи Teachworks, QuickBooks выдаст сообщение об ошибке, и вам потребуется изменить дублирующийся номер счета-фактуры.
Предотвращение дублирования номеров — Чтобы предотвратить дублирование номеров счетов-фактур, вам необходимо изменить следующие настройки в вашей учетной записи QuickBooks:
Перейдите на страницу «Настройки компании».
На странице «Продажи» в разделе «Содержание формы продаж» установите параметр «Пользовательские номера транзакций» в положение «Вкл.».
Если этот параметр включен, при попытке синхронизировать счета-фактуры с одинаковыми номерами из разных учетных записей Teachworks QuickBooks выдаст сообщение об ошибке и синхронизация счетов-фактур не произойдет.
Кредитные ноты
Приведенные выше правила, касающиеся счетов-фактур, также распространяются на кредитные ноты.
Кредитные ноты в QuickBooks создаются как кредитные меморандумы.
Кредитные ноты, отнесенные к счетам-фактурам, не распределяются автоматически при синхронизации с QuickBooks — распределение должно производиться в QuickBooks.
Платежи
Новый платеж, созданный в TeachWorks, создаст новый платеж в QuickBooks с соответствующими данными.
При синхронизации с QuickBooks платежи не распределяются по счетам-фактурам — распределение должно производиться в QuickBooks.
Платежи, удаленные в Teachworks после синхронизации с QuickBooks, необходимо удалить в QuickBooks вручную.