Če imate glavni račun za upravljanje več računov Teachworks in želite te račune Teachworks sinhronizirati z enim samim računom QuickBooks, lahko sledite navodilom, opisanim v tem članku.
OPOMBA: Za sinhronizacijo več računov Teachworks je potrebna naročnina na QuickBooks Online Plus, da je na voljo sledenje lokacijam in razredom. Več informacij najdete tukaj: Sledenje lokacijam in razredom .
Povezovanje s QuickBooksom iz vašega glavnega računa
Ko sinhronizirate en račun Teachworks z enim računom QuickBooks, se s QuickBooksom povežete iz svojega skrbniškega računa Teachworks.
Če pa imate več računov Teachworks in jih želite sinhronizirati z enim samim računom QuickBooks, se morate s QuickBooksom povezati iz svojega glavnega računa Teachworks. To lahko storite tako, da sledite spodnjim korakom:
Če je vaš račun QuickBooks že povezan z enim od vaših računov Teachworks, ga morate najprej prekiniti po teh navodilih: Prekinitev povezave s QuickBooks.
Prijavite se v svoj glavni račun.
Kliknite »Nastavitve« in nato »Nastavitve QuickBooksa«.
Kliknite gumb »Poveži se s QuickBooksom« in sledite navodilom za povezavo računa s QuickBooksom.
Nastavitve povezave
Ko se povežete s QuickBooksom iz svojega glavnega računa, boste preusmerjeni na obrazec z nastavitvami povezave.
Nastavitve glavnega računa
V svojem računu QuickBooks izberite »Prodaja« in »Računi popustov«, ki ju boste uporabljali za sledenje prodaje in popustov. Prodaja vsake poslovalnice bo zabeležena na teh računih in označena s svojo lokacijo.
Izberite račune Teachworks, ki jih želite sinhronizirati s povezanim računom QuickBooks. Če boste katerega koli od svojih računov Teachworks sinhronizirali z lastno datoteko podjetja QuickBooks, pustite polje za podjetje neoznačeno in ta račun Teachworks boste lahko povezali s QuickBooks znotraj tega računa.
Pošljite obrazec, da shranite nastavitve.
Nastavitve QuickBooksa
Pri sinhronizaciji več poslovalnic z enim računom QuickBooks boste morali uporabiti funkcije »Lokacije« ali »Tečaji« v QuickBooksu, da boste lahko spremljali prodajo iz vsakega od svojih računov Teachworks.
Prijavite se v svoj račun QuickBooks.
Pojdite na stran »Nastavitve podjetja«.
Na strani »Podjetje« se pomaknite navzdol do razdelka »Kategorije« in omogočite »Lokacije sledi« in/ali »Razredi sledi«.
Če uporabljate nastavitev »Razredi«, izberite možnost dodelitve razredov »En celotni transakciji«.
Pošljite obrazec, da shranite spremembe.
Ko omogočite nastavitve »Sledi lokacijam« in/ali »Sledi razredom«, pojdite na stran »Seznami«.
Če sledite po lokacijah, kliknite povezavo »Lokacije« in dodajte lokacije za vsak račun podružnice Teachworks, ki ga boste sinhronizirali s tem računom QuickBooks.
Če sledite po razredih, kliknite povezavo »Razredi« in dodajte razrede za vsak račun podružnice Teachworks, ki ga boste sinhronizirali s tem računom QuickBooks.
Številke računov in dobropisov
Računi in dobropisi v Teachworksu povečajo številke računov v vsakem računu posebej. To ustvarja možnost podvajanja številk.
Če želite dovoliti podvojene številke, morate prilagoditi nastavitev v svojem računu QuickBooks tako, da sledite spodnjim korakom:
Kliknite na stran »Nastavitve podjetja«.
Na strani »Prodaja« v razdelku »Vsebina prodajnega obrazca« nastavite možnost »Številke transakcij po meri« na »Izklopljeno«.
Pošljite obrazec, da shranite spremembe.
Če ne želite dovoliti podvojenih številk, morate zagotoviti, da ima vsak vaš račun Teachworks različne številke računov.
To lahko dosežete z uporabo različnih »predpogoj« za račune in dobropise ali z razmikom med začetnimi številkami za vsak od vaših računov Teachworks, tako da nikoli ne bodo imeli dvojnikov. Več informacij najdete tukaj: Številčenje računov .
Nastavitve računa poslovalnice
Ko podružnični račun Teachworks uporablja povezavo, vzpostavljeno iz glavnega računa, bodo nastavitve nekoliko drugačne, kot če bi se povezal s svojim lastnim računom QuickBooks.
Prijavite se v račun podružnice Teachworks, ki uporablja povezavo, vzpostavljeno v glavnem računu.
Kliknite »Račun in nastavitve« in nato »Integracije in dodatki«.
V razdelku Integracija QuickBooks kliknite »Nastavitve«.
V ustreznih poljih izberite lokacijo in/ali razred. V teh menijih bodo prikazane lokacije in/ali razredi, ki ste jih ustvarili v svojem računu QuickBooks.
Izberite davčno kodo in depozitni račun, ki ga želite uporabiti. Prodajni in popustni računi, ki se običajno prikažejo na tej strani, so nastavljeni v glavnem računu za vse račune podružnic Teachworks, ki uporabljajo to povezavo.
Izberite »Začetni datum« za datume transakcij, ki jih želite sinhronizirati.
OPOMBA: Če ste transakcije iz tega računa Teachworks že sinhronizirali z računom QuickBooks, morate ta datum nastaviti tako, da izključite vse transakcije, ki so že bile sinhronizirane.
Če želite iz sinhronizacije izključiti plačila, omogočite nastavitev »Izključi plačila«.
Pošljite obrazec, da shranite nastavitve.
Ponovite te korake za vsako od svojih vej.
Sinhronizacija s QuickBooksom
Metoda za sinhronizacijo računa Teachworks s QuickBooks z uporabo povezave, vzpostavljene v glavnem računu, je enaka kot za sinhronizacijo enega samega računa.
Kliknite »Račun in nastavitve« in nato »Integracije in dodatki«.
V razdelku Integracija QuickBooks kliknite »Sinhronizacija«.
Videli boste tabelo z vrstami zapisov, ki niso sinhronizirani. Posamezne nesinhronizirane zapise si lahko ogledate tako, da v vrstici vrste zapisa kliknete ikono »Ogled«.
Kliknite gumb »Sinhroniziraj«.
Logika in pravila za sinhronizacijo vrst zapisov
Ko sinhronizirate več računov Teachworks z enim samim računom QuickBooks, se logika in pravila, ki veljajo za sinhronizacijo zapisov, razlikujejo od tistih, če bi sinhronizirali en sam račun Teachworks z enim samim računom QuickBooks.
Stranke
Novi zapisi – Če zapis stranke ni bil sinhroniziran s QuickBooksom, bo Teachworks v vašem računu QuickBooks poiskal obstoječo stranko z istim imenom, priimkom IN e-poštnim naslovom.
Če je najden ujemajoči se zapis, bo povezan z zapisom stranke v Teachworksu, račun stranke v QuickBooksu pa bo posodobljen z vsemi polji s kontaktnimi podatki za to stranko v Teachworksu, ki niso prazna.
Če ne najde nobenega ujemanja, bo Teachworks poskušal ustvariti nov uporabniški račun v QuickBooksu.
Posodabljanje zapisov – Če je bil zapis že sinhroniziran s QuickBooksom, bo posodobljen z vsemi spremembami, ki so bile narejene v profilu stranke v Teachworksu. V računu stranke v QuickBooksu bodo posodobljena samo polja s kontaktnimi podatki, ki v Teachworksu niso prazna.
Brisanje – Če stranko, ki je bila sinhronizirana s QuickBooksom, pozneje izbrišete v programu Teachworks, bo programska oprema preverila, ali je ta račun stranke QuickBooks povezan s katero koli aktivno stranko v vaših drugih računih Teachworks. Če je bila ta stranka izbrisana ali je neaktivna v vseh povezanih računih Teachworks, bo stranka v vašem računu QuickBooks nastavljena na Neaktivno.
NASVET: Če imajo nekatere vaše stranke profile v več kot enem od vaših računov Teachworks in imajo isto ime, priimek in e-poštni naslov, bodo v QuickBooksu povezane z enim računom stranke.
NASVET: Za uspešno sinhronizacijo računov in plačil morajo biti vaše stranke aktivne. Zato stranke v Teachworksu deaktivirajte šele, ko sinhronizirate vse njihove nesinhronizirane račune in/ali plačila s QuickBooksom.
Storitve
Storitve so dodane v vaš račun QuickBooks kot storitveni elementi.
Novi zapisi – Če zapis ni bil sinhroniziran s QuickBooksom, bo Teachworks najprej preveril, ali v QuickBooksu obstaja element z istim imenom kot storitev.
Če je najdena storitev z istim imenom, bo povezana s storitvijo v vašem računu Teachworks.
Če ni najdena nobena storitev z istim imenom, bo v QuickBooksu ustvarjena nova.
NASVET: Če imajo vaši računi Teachworks storitve z istim imenom, bodo te povezane z isto storitvijo v vašem računu QuickBooks.
Posodabljanje zapisov – Če je bila storitev že sinhronizirana s QuickBooksom in spremenite ime storitve v Teachworksu, bo programska oprema izvedla te korake:
Preverite, ali v QuickBooksu že obstajajo kakšne storitvene postavke z novim imenom storitve. Če se najde ujemanje, bo storitev v Teachworksu povezana s storitvijo v QuickBooksu. Če se ne najde nobeno ujemanje, se programska oprema premakne na naslednji korak.
Preverite, ali so s to storitvijo v QuickBooksu povezane katere koli storitve v vašem drugem računu Teachworks in ali se njihova imena storitev ujemajo z novim imenom. Če je odgovor pritrdilen, se bo ime storitvenega elementa v QuickBooksu posodobilo. Če ne, programska oprema nadaljuje z naslednjim korakom.
Ustvarjen bo nov element storitve z novim imenom storitve Teachworks.
Storitve, izbrisane v Teachworksu, ne bodo izbrisane v QuickBooksu. Če jih želite izbrisati v QuickBooksu, morate to storiti ročno.
Nazivi storitev morajo biti dolgi največ 100 znakov.
Računi
Novi zapisi – Če račun ni bil sinhroniziran s QuickBooksom, bo Teachworks v QuickBooksu ustvaril nov račun.
OPOMBA: Pri sinhronizaciji več poslovalnic z enim računom QuickBooks bo Teachworks poskušal ustvariti nov račun, tudi če bo najden račun z isto številko.
Če ne želite dovoliti računov s podvojenimi številkami, glejte navodila v spodnjem razdelku »Oštevilčevanje«.
Posodabljanje zapisov – Če se račun, ki je bil predhodno sinhroniziran s QuickBooksom, spremeni v Teachworksu, se bo ustrezni račun v QuickBooksu posodobil s spremembami.
Izbrisani in razveljavljeni računi – Račune, izbrisane ali razveljavljene v programu Teachworks, je treba ročno razveljaviti v programu QuickBooks.
Lokacija in/ali razred, ki ste ga nastavili za račun Teachworks, bosta dodeljena vsem računom in dobropisom, ki so sinhronizirani s QuickBooksom.
Številčenje – Številke računov in dobropisov se v vsakem od vaših računov Teachworks zaporedno povečujejo. To ustvarja možnost podvojenih številk med računi Teachworks.
Ustvarjanje edinstvenih številk – Če želite imeti v svojem računu QuickBooks edinstvene številke računov, morate zagotoviti, da so številke računov v vaših računih poslovalnic Teachworks edinstvene. To lahko dosežete na enega od naslednjih načinov:
Uporaba različnih predpon računov in dobropisov za vsak račun Teachworks
Z razmikom med začetnimi številkami za vsak vaš račun Teachworks, da nikoli ne bodo imeli dvojnikov.
Če poskušate sinhronizirati račun z isto številko kot račun, sinhroniziran iz drugega računa Teachworks, bo QuickBooks vrnil sporočilo o napaki in morali boste spremeniti podvojeno številko računa.
Preprečevanje podvojenih številk – Če želite preprečiti podvojene številke računov, morate v svojem računu QuickBooks prilagoditi naslednjo nastavitev:
Pojdite na stran »Nastavitve podjetja«
Na strani »Prodaja« v razdelku »Vsebina prodajnega obrazca« nastavite možnost »Številke transakcij po meri« na »Vklopljeno«.
Če je ta možnost nastavljena na »Vklopljeno«, bo QuickBooks pri poskusu sinhronizacije računov z istimi številkami iz različnih računov Teachworks vrnil sporočilo o napaki in računov ne bo sinhroniziral.
Dobropisi
Zgornja pravila za račune veljajo tudi za dobropise.
Dobropisi se v QuickBooksu ustvarijo kot dobropisi.
Dobropisi, ki so bili dodeljeni računom, se pri sinhronizaciji s QuickBooksom ne dodelijo samodejno – dodeljevanje je treba opraviti v QuickBooksu.
Plačila
Novo plačilo, ustvarjeno v TeachWorksu, bo ustvarilo novo plačilo v QuickBooksu z ujemajočimi se podatki.
Plačila se pri sinhronizaciji s QuickBooksom ne dodelijo računom – dodeljevanje je treba opraviti v QuickBooksu.
Plačila, ki so po sinhronizaciji s QuickBooksom izbrisana v programu Teachworks, je treba v QuickBooksu izbrisati ročno.