Ако имате главни налог за управљање више Teachworks налога и желите да синхронизујете ове Teachworks налоге са једним QuickBooks налогом, можете пратити упутства описана у овом чланку.
НАПОМЕНА: Синхронизација више Teachworks налога захтева претплату на QuickBooks Online Plus како би праћење локације и разреда било доступно. Више информација можете пронаћи овде: Праћење локација и разреда .
Повезивање са QuickBooks-ом са вашег главног налога
Када синхронизујете један Teachworks налог са једним QuickBooks налогом, повезали бисте се са QuickBooks-ом са свог Teachworks администраторског налога.
Међутим, ако имате више Teachworks налога и желите да их синхронизујете са једним QuickBooks налогом, потребно је да се повежете са QuickBooks-ом са свог Master Teachworks налога. То можете учинити пратећи кораке у наставку:
Ако је ваш QuickBooks налог већ повезан са једним од ваших Teachworks налога, прво ћете морати да га искључите пратећи ова упутства: Искључивање из QuickBooks-а.
Пријавите се на свој Мастер налог.
Кликните на „Подешавања“, а затим на „Подешавања QuickBooks-а“.
Кликните на дугме „Повежи се са QuickBooks-ом“ и пратите упутства да бисте повезали свој налог са QuickBooks-ом.
Подешавања везе
Након повезивања са QuickBooks-ом са вашег Master налога, бићете преусмерени на образац са подешавањима везе.
Подешавања главног налога
Изаберите „Продаја“ и „Рачуни попуста“ са вашег QuickBooks налога које ћете користити за праћење продаје и попуста. Продаја сваке филијале биће евидентирана на овим рачунима и означена према својој локацији.
Изаберите Teachworks налоге које желите да синхронизујете са повезаним QuickBooks налогом. Ако ћете синхронизовати било који од ваших Teachworks налога са њиховом сопственом QuickBooks датотеком компаније, оставите поље за потврду компаније неозначено и моћи ћете да повежете тај Teachworks налог са QuickBooks-ом из тог налога.
Пошаљите образац да бисте сачували подешавања.
Подешавања QuickBooks-а
Када синхронизујете више филијала са једним QuickBooks налогом, мораћете да користите функције QuickBooks „Локације“ или „Часови“ да бисте пратили продају са сваког од ваших Teachworks налога.
Пријавите се на свој QuickBooks налог.
Идите на страницу „Подешавања компаније“.
На страници „Компанија“ померите се надоле до одељка „Категорије“ и омогућите „Локације праћења“ и/или „Часове праћења“.
Ако користите подешавање „Класе“, изаберите опцију за додељивање класа „Једна целој трансакцији“.
Пошаљите образац да бисте сачували измене.
Након што омогућите подешавања „Праћење локација“ и/или „Праћење класа“, идите на страницу „Листе“.
Ако пратите по локацијама, кликните на везу „Локације“ и додајте локације за сваки од налога филијале Teachworks које ћете синхронизовати са овим QuickBooks налогом.
Ако пратите по разреду, кликните на везу „Разреди“ и додајте разреде за сваки од налога филијале Teachworks које ћете синхронизовати са овим QuickBooks налогом.
Бројеви фактура и кредитних дознака
Фактуре и кредитне ноте у програму Teachworks повећавају бројеве фактура на сваком рачуну засебно. Ово ствара могућност дуплих бројева.
Ако желите да дозволите дуплиране бројеве, мораћете да прилагодите подешавање на свом QuickBooks налогу пратећи кораке у наставку:
Кликните на страницу „Подешавања компаније“.
На страници „Продаја“ у одељку „Садржај продајног обрасца“, подесите подешавање „Прилагођени бројеви трансакција“ на „Искључено“.
Пошаљите образац да бисте сачували измене.
Ако не желите да дозволите дуплирање бројева, мораћете да се уверите да сваки од ваших Teachworks налога има различите бројеве фактура.
Ово се може постићи коришћењем различитих „префикса“ за фактуре и кредитне напомене или размацима између почетних бројева за сваки од ваших Teachworks налога тако да никада неће имати дупликате. Више информација можете пронаћи овде: Нумерисање фактура .
Подешавања налога филијале
Када налог филијале Teachworks користи везу успостављену са главног налога, подешавања ће бити мало другачија него када би се повезао са сопственим QuickBooks налогом.
Пријавите се на налог филијале Teachworks који користи везу успостављену у главном налогу.
Кликните на „Налог и подешавања“, а затим кликните на „Интеграције и додаци“.
Кликните на „Подешавања“ под QuickBooks интеграцијом.
Изаберите локацију и/или разред у одговарајућим пољима. Ови менији ће приказати локације и/или разреде које сте креирали у свом QuickBooks налогу.
Изаберите порески код и депозитни рачун који ћете користити. Рачуни продаје и попуста који се обично приказују на овој страници подешени су на главном рачуну за све рачуне филијала Teachworks-а који користе ту везу.
Изаберите „Почетни датум“ за датуме трансакција које желите да синхронизујете.
НАПОМЕНА: Ако сте већ синхронизовали трансакције са овог Teachworks налога са вашим QuickBooks налогом, требало би да подесите овај датум да бисте искључили све трансакције које су већ синхронизоване.
Ако желите да искључите плаћања из синхронизације, омогућите подешавање „Искључи плаћања“.
Пошаљите образац да бисте сачували подешавања.
Поновите ове кораке за сваку од ваших грана.
Синхронизација са QuickBooks-ом
Метод за синхронизацију Teachworks налога са QuickBooks-ом коришћењем везе успостављене у главном налогу је исти као и за синхронизацију једног налога.
Кликните на „Налог и подешавања“, а затим кликните на „Интеграције и додаци“.
Кликните на „Синхронизација“ под QuickBooks интеграцијом.
Видећете табелу са типовима записа који нису синхронизовани. Можете погледати појединачне несинхронизоване записе кликом на икону „Приказ“ у реду типа записа.
Кликните на дугме „Синхронизација“.
Логика и правила за синхронизацију типова записа
Када синхронизујете више Teachworks налога са једним QuickBooks налогом, логика и правила која се примењују на синхронизацију записа су другачија него када бисте синхронизовали један Teachworks налог са једним QuickBooks налогом.
Муштерије
Нови записи - Ако запис о купцу није синхронизован са QuickBooks-ом, Teachworks ће претражити ваш QuickBooks налог за постојећег купца са истим именом, презименом И адресом е-поште.
Ако се пронађе одговарајући запис, он ће бити повезан са записом купца у услузи Teachworks, а налог купца у QuickBooks-у ће бити ажуриран свим пољима за контакт податке за тог купца у услузи Teachworks која нису празна.
Ако се не пронађе подударање, Teachworks ће покушати да креира нови кориснички налог у QuickBooks-у.
Ажурирање записа - Ако је запис већ синхронизован са QuickBooks-ом, биће ажуриран свим променама направљеним на профилу клијента у Teachworks-у. Само поља за контакт податке која нису празна у Teachworks-у биће ажурирана на налогу клијента у QuickBooks-у.
Брисање - Ако се корисник који је синхронизован са QuickBooks-ом касније избрише у Teachworks-у, софтвер ће проверити да ли је тај QuickBooks кориснички налог повезан са неким активним корисницима на вашим другим Teachworks налозима. Ако је тај корисник избрисан или је неактиван на свим повезаним Teachworks налозима, онда ће корисник бити постављен као Неактиван на вашем QuickBooks налогу.
САВЕТ: Ако неки од ваших купаца имају профиле на више ваших Teachworks налога и имају исто име, презиме и адресу е-поште – биће повезани са једним корисничким налогом у QuickBooks-у.
САВЕТ: Да би се фактуре и плаћања успешно синхронизовали, ваши купци морају бити активни. Стога би требало да купце учините неактивним у програму Teachworks тек након што синхронизујете све њихове несинхронизоване фактуре и/или плаћања са QuickBooks-ом.
Услуге
Услуге се додају на ваш QuickBooks налог као ставке услуга.
Нови записи - Ако запис није синхронизован са QuickBooks-ом, Teachworks ће прво проверити да ли у QuickBooks-у постоји ставка са истим именом као и услуга.
Ако се пронађе услуга са истим именом, она ће бити повезана са услугом на вашем Teachworks налогу.
Ако се не пронађе услуга са истим именом, нова ће бити креирана у QuickBooks-у.
САВЕТ: Ако ваши Teachworks налози имају услуге са истим именом, оне ће бити повезане са истом ставком услуге на вашем QuickBooks налогу.
Ажурирање записа - Ако је услуга већ синхронизована са QuickBooks-ом и промените назив услуге у Teachworks-у, софтвер ће извршити ове кораке:
Проверите да ли већ постоје ставке услуга у QuickBooks-у са новим називом услуге. Ако се пронађе подударање, услуга у Teachworks-у ће бити повезана са услугом у QuickBooks-у. Ако се не пронађе подударање, софтвер прелази на следећи корак.
Проверите да ли су неке услуге на вашем другом Teachworks налогу повезане са овом услугом у QuickBooks-у и да ли се њихова имена услуга подударају са новим именом. Ако јесте, име ставке услуге ће бити ажурирано у QuickBooks-у. Ако не, софтвер прелази на следећи корак.
Нова ставка услуге биће креирана са новим именом услуге Teachworks.
Услуге обрисане у програму Teachworks неће бити обрисане у програму QuickBooks. Ако желите да их обришете у програму QuickBooks, то морате урадити ручно.
Називи услуга морају имати 100 знакова или мање.
Фактуре
Нови записи - Ако фактура није синхронизована са QuickBooks-ом, Teachworks ће креирати нову фактуру у QuickBooks-у.
НАПОМЕНА: Приликом синхронизације више филијала са једним QuickBooks налогом, Teachworks ће покушати да креира нову фактуру чак и ако се пронађе фактура са истим бројем.
Ако не желите да дозволите фактуре са дуплираним бројевима, погледајте упутства у одељку „Нумерисање“ испод.
Ажурирање записа - Ако се фактура која је претходно синхронизована са QuickBooks-ом промени у програму Teachworks, одговарајућа фактура у QuickBooks-у ће бити ажурирана са променама.
Обрисане и поништене фактуре - Фактуре обрисане или поништене у програму Teachworks морају се ручно поништити у програму QuickBooks.
Локација и/или разред који сте подесили за Teachworks налог биће додељени свим фактурама и кредитним нотама које су синхронизоване са QuickBooks-ом.
Нумерисање - Бројеви фактура и кредитних нота се секвенцијално повећавају у сваком од ваших Teachworks налога. Ово ствара могућност дуплих бројева између Teachworks налога.
Генерисање јединствених бројева - Ако желите да имате јединствене бројеве фактура на свом QuickBooks налогу, неопходно је да осигурате да су бројеви фактура на вашим Teachworks филијалама јединствени. То се може постићи на један од следећих начина:
Коришћење различитих префикса фактура и кредитних нота за сваки Teachworks налог
Размаком између почетних бројева за сваки од ваших Teachworks налога како никада неће имати дупликате.
Ако покушате да синхронизујете фактуру са истим бројем као фактура синхронизована са другог Teachworks налога, QuickBooks ће вратити поруку о грешци и мораћете да промените дуплирани број фактуре.
Спречавање дуплих бројева - Ако желите да спречите дуплиране бројеве фактура, мораћете да подесите следећа подешавања на свом QuickBooks налогу:
Идите на страницу „Подешавања компаније“
На страници „Продаја“ у одељку „Садржај продајног обрасца“, подесите „Прилагођени бројеви трансакција“ на „Укључено“.
Када је ово подешено на „Укључено“, ако покушате да синхронизујете фактуре са истим бројевима са различитих Teachworks налога, QuickBooks ће вратити поруку о грешци и неће синхронизовати фактуре.
Кредитне ноте
Горенаведена правила за фактуре важе и за кредитне ноте.
Кредитне ноте се креирају у QuickBooks-у као кредитне ноте.
Кредитне ноте које су додељене фактурама се не додељују аутоматски када се синхронизују са QuickBooks-ом -- додељивање мора да се изврши у QuickBooks-у.
Плаћања
Нова уплата креирана у програму TeachWorks креираће нову уплату у програму QuickBooks са одговарајућим детаљима.
Плаћања се не додељују фактурама када се синхронизују са QuickBooks-ом - додељивање мора да се изврши у QuickBooks-у.
Плаћања која су обрисана у програму Teachworks након синхронизације са QuickBooks-ом потребно је ручно обрисати у QuickBooks-у.