Om du har ett huvudkonto för att hantera flera Teachworks-konton och vill synkronisera dessa Teachworks-konton till ett enda QuickBooks-konto kan du följa instruktionerna som beskrivs i den här artikeln.
OBS! Synkronisering av flera Teachworks-konton kräver en prenumeration på QuickBooks Online Plus så att spårning av plats och klass är tillgänglig. Du hittar mer information här: Spårning av platser och klasser .
Ansluta till QuickBooks från ditt huvudkonto
När du synkroniserar ett enskilt Teachworks-konto med ett enskilt QuickBooks-konto ansluter du till QuickBooks från ditt Teachworks-administratörskonto.
Om du däremot har flera Teachworks-konton och vill synkronisera dem till ett enda QuickBooks-konto måste du ansluta till QuickBooks från ditt huvudkonto i Teachworks. Du kan göra detta genom att följa stegen nedan:
Om ditt QuickBooks-konto redan är anslutet till ett av dina Teachworks-konton måste du först koppla bort det genom att följa dessa instruktioner: Koppla bort från QuickBooks.
Logga in på ditt huvudkonto.
Klicka på "Inställningar" och sedan på "QuickBooks-inställningar".
Klicka på knappen "Anslut till QuickBooks" och följ anvisningarna för att ansluta ditt konto till QuickBooks.
Anslutningsinställningar
Efter att du har anslutit till QuickBooks från ditt huvudkonto kommer du att omdirigeras till ett formulär med anslutningsinställningarna.
Inställningar för huvudkonto
Välj "Försäljning" och "Rabattkonton" från ditt QuickBooks-konto som du kommer att använda för att spåra försäljning och rabatter. Varje filials försäljning kommer att registreras på dessa konton och tilldelas sin egen plats.
Markera de Teachworks-konton som du vill synkronisera med det anslutna QuickBooks-kontot. Om du ska synkronisera något av dina Teachworks-konton med deras egen QuickBooks-företagsfil, lämna kryssrutan för företaget omarkerad så kan du ansluta det Teachworks-kontot till QuickBooks inifrån det kontot.
Skicka in formuläret för att spara inställningarna.
QuickBooks-inställningar
När du synkroniserar flera filialer till ett QuickBooks-konto måste du använda QuickBooks funktioner för "Platser" eller "Kurser" för att spåra försäljningen från vart och ett av dina Teachworks-konton.
Logga in på ditt QuickBooks-konto.
Gå till sidan "Företagsinställningar".
På sidan "Företag", skrolla ner till avsnittet "Kategorier" och aktivera "Spårplatser" och/eller "Spårklasser".
Om du använder inställningen "Klasser", välj alternativet att tilldela klasser "En till hela transaktionen".
Skicka in formuläret för att spara dina ändringar.
När du har aktiverat inställningarna "Spårplatser" och/eller "Spårklasser" går du till sidan "Listor".
Om du spårar efter platser klickar du på länken "Platser" och lägger till platser för vart och ett av de Teachworks-filialkonton som du kommer att synkronisera med detta QuickBooks-konto.
Om du följer per klass klickar du på länken "Klasser" och lägger till klasser för vart och ett av de Teachworks-filialkonton som du kommer att synkronisera med detta QuickBooks-konto.
Faktura- och kreditnotanummer
Fakturor och kreditnotor i Teachworks ökar fakturanumren separat i varje konto. Detta skapar risk för dubbletter av nummer.
Om du vill tillåta dubbletter av nummer måste du justera inställningen i ditt QuickBooks-konto genom att följa stegen nedan:
Klicka på sidan "Företagsinställningar".
På sidan "Försäljning" under avsnittet "Försäljningsformulärsinnehåll" ställer du in inställningen "Anpassade transaktionsnummer" till "Av".
Skicka in formuläret för att spara dina ändringar.
Om du inte vill tillåta dubbletter av nummer måste du se till att alla dina Teachworks-konton har olika fakturanummer.
Detta kan uppnås antingen genom att använda olika "förfix" för fakturor och kreditnotor eller genom att använda avstånd mellan startnumren för vart och ett av dina Teachworks-konton så att de aldrig får dubbletter. Du hittar mer information här: Fakturanumrering .
Inställningar för filialkonto
När ett Teachworks-filialkonto använder anslutningen som upprättats från ett huvudkonto kommer inställningarna att vara något annorlunda än om det anslöt till sitt eget QuickBooks-konto.
Logga in på ett Teachworks-filialkonto som använder anslutningen som upprättats i huvudkontot.
Klicka på "Konto och inställningar" och sedan på "Integrationer och tillägg".
Klicka på "Inställningar" under QuickBooks-integrationen.
Välj en plats och/eller klass i respektive fält. Dessa menyer visar de platser och/eller klasser som du skapade i ditt QuickBooks-konto.
Välj skattekod och insättningskonto som ska användas. Försäljnings- och rabattkontona som normalt visas på den här sidan är inställda i huvudkontot för alla Teachworks-filialkonton som använder den kopplingen.
Välj "Startdatum" för de transaktionsdatum som du vill synkronisera.
OBS! Om du redan har synkroniserat transaktioner från detta Teachworks-konto till ditt QuickBooks-konto bör du ställa in detta datum för att exkludera transaktioner som redan har synkroniserats.
Om du vill undanta betalningar från synkronisering aktiverar du inställningen "Uteslut betalningar".
Skicka in formuläret för att spara inställningarna.
Upprepa dessa steg för var och en av dina grenar.
Synkronisera med QuickBooks
Metoden för att synkronisera ett Teachworks-konto med QuickBooks med hjälp av anslutningen som upprättats i huvudkontot är densamma som för att synkronisera ett enskilt konto.
Klicka på "Konto och inställningar" och sedan på "Integrationer och tillägg".
Klicka på "Synkronisera" under QuickBooks-integrationen.
Du kommer att se en tabell med de posttyper som är osynkroniserade. Du kan visa de enskilda osynkroniserade posterna genom att klicka på ikonen "Visa" i posttypens rad.
Klicka på knappen "Synkronisera".
Logik och regler för synkronisering av posttyper
När du synkroniserar flera Teachworks-konton till ett enda QuickBooks-konto, är logiken och reglerna som tillämpas för att synkronisera poster annorlunda än om du synkroniserade ett enda Teachworks-konto till ett enda QuickBooks-konto.
Kunder
Nya poster – Om en kundpost inte har synkroniserats med QuickBooks söker Teachworks i ditt QuickBooks-konto efter en befintlig kund med samma förnamn, efternamn OCH e-postadress.
Om en matchande post hittas kommer den att kopplas till kundposten i Teachworks och kundkontot i QuickBooks kommer att uppdateras med eventuella kontaktfält för den kunden i Teachworks som inte är tomma.
Om ingen matchning hittas kommer Teachworks att försöka skapa ett nytt kundkonto i QuickBooks.
Uppdatera poster – Om en post redan har synkroniserats med QuickBooks kommer den att uppdateras med eventuella ändringar som gjorts i kundens profil i Teachworks. Endast kontaktfält som inte är tomma i Teachworks kommer att uppdateras på kundens konto i QuickBooks.
Borttagning – Om en kund som har synkroniserats med QuickBooks senare raderas i Teachworks, kontrollerar programvaran om det QuickBooks-kundkontot är kopplat till några aktiva kunder i dina andra Teachworks-konton. Om kunden har raderats eller är inaktiv i alla kopplade Teachworks-konton kommer kunden att ställas in som inaktiv i ditt QuickBooks-konto.
TIPS: Om några av dina kunder har profiler i fler än ett av dina Teachworks-konton och de har samma förnamn, efternamn och e-postadress kommer de att kopplas till ett kundkonto i QuickBooks.
TIPS: För att fakturor och betalningar ska kunna synkroniseras måste dina kunder vara aktiva. Därför bör du bara göra kunder inaktiva i Teachworks efter att du har synkroniserat alla deras osynkroniserade fakturor och/eller betalningar till QuickBooks.
Tjänster
Tjänster läggs till i ditt QuickBooks-konto som serviceartiklar.
Nya poster – Om en post inte har synkroniserats med QuickBooks kontrollerar Teachworks först om det finns ett objekt i QuickBooks med samma namn som tjänsten.
Om en tjänst med samma namn hittas kommer den att kopplas till tjänsten i ditt Teachworks-konto.
Om ingen tjänst med samma namn hittas skapas en ny i QuickBooks.
TIPS: Om dina Teachworks-konton har tjänster med samma namn kommer de att kopplas till samma tjänsteobjekt i ditt QuickBooks-konto.
Uppdatera poster – Om en tjänst redan har synkroniserats med QuickBooks och du ändrar namnet på tjänsten i Teachworks, kommer programvaran att utföra dessa steg:
Kontrollera om det redan finns några tjänsteobjekt i QuickBooks med det nya tjänstnamnet. Om en matchning hittas kommer tjänsten i Teachworks att associeras med tjänsten i QuickBooks. Om ingen matchning hittas går programvaran vidare till nästa steg.
Kontrollera om några tjänster i ditt andra Teachworks-konto är kopplade till den här tjänsten i QuickBooks och om deras tjänstnamn matchar det nya namnet. Om ja, kommer tjänstens objektnamn att uppdateras i QuickBooks. Om nej, går programvaran vidare till nästa steg.
En ny tjänsteartikel kommer att skapas med det nya namnet på Teachworks-tjänsten.
Tjänster som raderas i Teachworks kommer inte att raderas i QuickBooks. Om du vill radera dem i QuickBooks måste du göra detta manuellt.
Tjänstetitlar får vara högst 100 tecken långa.
Fakturor
Nya poster – Om en faktura inte har synkroniserats med QuickBooks skapar Teachworks en ny faktura i QuickBooks.
OBS! När du synkroniserar flera filialer till ett QuickBooks-konto kommer Teachworks att försöka skapa en ny faktura även om en faktura med samma nummer hittas.
Om du inte vill tillåta fakturor med dubbletter av nummer, se instruktionerna under avsnittet "Numrering" nedan.
Uppdatera poster – Om en faktura som tidigare har synkroniserats med QuickBooks ändras i Teachworks kommer motsvarande faktura i QuickBooks att uppdateras med ändringarna.
Raderade och ogiltigförklarade fakturor – Fakturor som raderats eller ogiltigförklarats i Teachworks måste ogiltigförklaras manuellt i QuickBooks.
Platsen och/eller klassen som du har angett för ett Teachworks-konto kommer att tilldelas alla fakturor och kreditfakturor som synkroniseras med QuickBooks.
Numrering - Faktura- och kreditnotanummer ökas sekventiellt i vart och ett av dina Teachworks-konton. Detta skapar risk för dubbletter av nummer mellan Teachworks-konton.
Generera unika nummer – Om du vill ha unika fakturanummer i ditt QuickBooks-konto är det nödvändigt att se till att fakturanumren i dina Teachworks-konton är unika. Detta kan uppnås genom att antingen:
Använda olika faktura- och kreditnotaprefix för varje Teachworks-konto
Genom att placera startnumret för vart och ett av dina Teachworks-konton med mellanrum så att de aldrig får dubbletter.
Om du försöker synkronisera en faktura med samma nummer som en faktura som synkroniserats från ett annat Teachworks-konto, kommer QuickBooks att returnera ett felmeddelande och du måste ändra det duplicerade fakturanumret.
Förhindra dubbletter av nummer – Om du vill förhindra dubbletter av fakturanummer måste du justera följande inställning i ditt QuickBooks-konto:
Gå till sidan "Företagsinställningar"
På sidan "Försäljning" i avsnittet "Försäljningsformulärsinnehåll" ställer du in "Anpassade transaktionsnummer" till "På".
Om du försöker synkronisera fakturor med samma nummer från olika Teachworks-konton med detta inställt på "På", kommer QuickBooks att returnera ett felmeddelande och fakturorna kommer inte att synkroniseras.
Kreditanteckningar
Reglerna ovan för fakturor gäller även för kreditnotor.
Kreditnotor skapas i QuickBooks som kreditnotor.
Kreditnotor som har allokerats till fakturor allokeras inte automatiskt när de synkroniseras med QuickBooks – allokering måste göras i QuickBooks.
Betalningar
En ny betalning skapad i TeachWorks skapar en ny betalning i QuickBooks med matchande uppgifter.
Betalningar allokeras inte till fakturor när de synkroniseras med QuickBooks – allokering måste göras i QuickBooks.
Betalningar som raderas i Teachworks efter att ha synkroniserats med QuickBooks måste raderas manuellt i QuickBooks.