Birden fazla Teachworks hesabını yönetmek için bir Ana Hesabınız varsa ve bu Teachworks hesaplarını tek bir QuickBooks hesabıyla senkronize etmek istiyorsanız, bu makalede açıklanan talimatları izleyebilirsiniz.
NOT: Birden fazla Teachworks hesabını senkronize etmek için, Konum ve Sınıf takibinin kullanılabilmesi için QuickBooks Online Plus aboneliğine ihtiyacınız vardır. Daha fazla bilgiyi burada bulabilirsiniz: Konum ve Sınıf Takibi .
Ana Hesabınızdan QuickBooks'a Bağlanma
Tek bir Teachworks hesabını tek bir QuickBooks hesabıyla senkronize ettiğinizde, QuickBooks'a Teachworks yönetici hesabınızdan bağlanırsınız.
Ancak, birden fazla Teachworks hesabınız varsa ve bunları tek bir QuickBooks hesabıyla senkronize etmek istiyorsanız, ana Teachworks hesabınızdan QuickBooks'a bağlanmanız gerekir. Bunu aşağıdaki adımları izleyerek yapabilirsiniz:
QuickBooks hesabınız zaten Teachworks hesaplarınızdan birine bağlıysa, öncelikle şu talimatları izleyerek bağlantıyı kesmeniz gerekecektir: QuickBooks'tan bağlantıyı kesme.
Ana hesabınıza giriş yapın.
"Ayarlar"a ve ardından "QuickBooks Ayarları"na tıklayın.
"QuickBooks'a Bağlan" düğmesine tıklayın ve hesabınızı QuickBooks'a bağlamak için talimatları izleyin.
Bağlantı Ayarları
Ana hesabınızdan QuickBooks'a bağlandıktan sonra, bağlantı ayarlarının yer aldığı bir forma yönlendirileceksiniz.
Ana Hesap Ayarları
Satış ve indirimleri takip etmek için kullanacağınız QuickBooks hesabınızdan "Satış" ve "İndirim Hesapları"nı seçin. Her şubenin satışları bu hesaplara kaydedilecek ve kendi lokasyonlarıyla ilişkilendirilecektir.
Bağlı QuickBooks hesabına senkronize etmek istediğiniz Teachworks hesaplarını seçin. Teachworks hesaplarınızdan herhangi birini kendi QuickBooks şirket dosyasına senkronize edecekseniz, şirket onay kutusunu işaretlemeden bırakın; böylece o Teachworks hesabını QuickBooks'a o hesap içinden bağlayabilirsiniz.
Ayarları kaydetmek için formu gönderin.
QuickBooks Ayarları
Birden fazla şubeyi tek bir QuickBooks hesabına senkronize ederken, her bir Teachworks hesabınızdan gelen satışları takip etmek için QuickBooks'un "Konumlar" veya "Sınıflar" özelliklerini kullanmanız gerekecektir.
QuickBooks hesabınıza giriş yapın.
"Şirket Ayarları" sayfasına gidin.
"Şirket" sayfasında, "Kategoriler" bölümüne kadar aşağı kaydırın ve "Konumları İzle" ve/veya "Sınıfları İzle" seçeneklerini etkinleştirin.
"Sınıflar" ayarını kullanıyorsanız, sınıfları "Tüm işleme bir tane" olarak atama seçeneğini seçin.
Değişikliklerinizi kaydetmek için formu gönderin.
"Parkur Konumları" ve/veya "Parkur Sınıfları" ayarlarını etkinleştirdikten sonra, "Listeler" sayfanıza gidin.
Konum bazında izleme yapıyorsanız, "Konumlar" bağlantısına tıklayın ve bu QuickBooks hesabına senkronize edeceğiniz her Teachworks şube hesabı için konum ekleyin.
Sınıf bazında takip yapacaksanız, "Sınıflar" bağlantısına tıklayın ve bu QuickBooks hesabına senkronize edeceğiniz her Teachworks şube hesabı için sınıflar ekleyin.
Fatura ve Kredi Notu Numaraları
Teachworks'te faturalar ve kredi notları, her hesapta fatura numaralarını ayrı ayrı artırır. Bu durum, mükerrer numaraların oluşmasına yol açabilir.
Eğer aynı numaradan birden fazla kayıt yapılmasına izin vermek istiyorsanız, aşağıdaki adımları izleyerek QuickBooks hesabınızdaki ayarı değiştirmeniz gerekecektir:
"Şirket Ayarları" sayfasına tıklayın.
"Satışlar" sayfasındaki "Satış Formu İçeriği" bölümünde, "Özel İşlem Numaraları" ayarını "Kapalı" konumuna getirin.
Değişikliklerinizi kaydetmek için formu gönderin.
Eğer aynı numaranın tekrar kullanılmasını istemiyorsanız, Teachworks hesaplarınızın her birinin farklı fatura numaralarına sahip olduğundan emin olmanız gerekecektir.
Bu, farklı fatura ve kredi notu "ön ekleri" kullanarak veya Teachworks hesaplarınızın her birinin başlangıç numarasını aralıklı hale getirerek, hiçbir zaman mükerrer kayıt olmamasını sağlayarak gerçekleştirilebilir. Daha fazla bilgiyi burada bulabilirsiniz: Fatura Numaralandırma .
Şube Hesap Ayarları
Bir Teachworks şube hesabı, Ana Hesaptan kurulan bağlantıyı kullandığında, ayarlar kendi QuickBooks hesabına bağlandığı duruma göre biraz farklı olacaktır.
Ana hesapta kurulan bağlantıyı kullanan bir Teachworks şube hesabına giriş yapın.
"Hesap ve Ayarlar"a ve ardından "Entegrasyonlar ve Eklentiler"e tıklayın.
QuickBooks Entegrasyonu altında "Ayarlar"a tıklayın.
Lütfen ilgili alanlardan bir Konum ve/veya Sınıf seçin. Bu menüler, QuickBooks hesabınızda oluşturduğunuz konumları ve/veya sınıfları gösterecektir.
Kullanılacak vergi kodunu ve mevduat hesabını seçin. Bu sayfada normalde görünen satış ve indirim hesapları, bu bağlantıyı kullanan tüm Teachworks şube hesapları için Ana hesapta ayarlanır.
Senkronize etmek istediğiniz işlem tarihleri için "Başlangıç Tarihi"ni seçin.
NOT: Eğer bu Teachworks hesabınızdan QuickBooks hesabınıza zaten işlem senkronizasyonu yaptıysanız, bu tarihi, daha önce senkronize edilmiş işlemleri hariç tutacak şekilde ayarlamanız gerekir.
Ödemeleri senkronizasyondan hariç tutmak istiyorsanız, "Ödemeleri Hariç Tut" ayarını etkinleştirin.
Ayarları kaydetmek için formu gönderin.
Bu adımları her bir şubeniz için tekrarlayın.
QuickBooks ile senkronizasyon
Ana hesapta kurulan bağlantı kullanılarak bir Teachworks hesabının QuickBooks ile senkronize edilme yöntemi, tek bir hesabın senkronize edilmesiyle aynıdır.
"Hesap ve Ayarlar"a ve ardından "Entegrasyonlar ve Eklentiler"e tıklayın.
QuickBooks Entegrasyonu altında bulunan "Senkronize Et" seçeneğine tıklayın.
Senkronize edilmemiş kayıt türlerini içeren bir tablo göreceksiniz. Kayıt türünün satırındaki "Görüntüle" simgesine tıklayarak senkronize edilmemiş kayıtları tek tek görüntüleyebilirsiniz.
"Senkronize Et" düğmesine tıklayın.
Kayıt Türlerini Senkronize Etme Mantığı ve Kuralları
Birden fazla Teachworks hesabını tek bir QuickBooks hesabına senkronize ederken, kayıtların senkronizasyonuna uygulanan mantık ve kurallar, tek bir Teachworks hesabını tek bir QuickBooks hesabına senkronize ettiğiniz zamankinden farklıdır.
Müşteriler
Yeni Kayıtlar - Eğer bir müşteri kaydı QuickBooks ile senkronize edilmemişse, Teachworks QuickBooks hesabınızda aynı ad, soyad ve e-posta adresine sahip mevcut bir müşteri arayacaktır.
Eşleşen bir kayıt bulunursa, bu kayıt Teachworks'teki müşteri kaydıyla ilişkilendirilecek ve QuickBooks'taki müşteri hesabı, Teachworks'te o müşteriye ait boş olmayan tüm iletişim bilgileri alanlarıyla güncellenecektir.
Eşleşme bulunamazsa, Teachworks QuickBooks'ta yeni bir müşteri hesabı oluşturmayı deneyecektir.
Kayıtların Güncellenmesi - Bir kayıt zaten QuickBooks ile senkronize edilmişse, Teachworks'te müşterinin profilinde yapılan değişikliklerle güncellenecektir. QuickBooks'teki müşteri hesabında yalnızca Teachworks'te boş olmayan iletişim bilgisi alanları güncellenecektir.
Silme - QuickBooks ile senkronize edilmiş bir müşteri daha sonra Teachworks'te silinirse, yazılım bu QuickBooks müşteri hesabının diğer Teachworks hesaplarınızdaki aktif müşterilerle ilişkili olup olmadığını kontrol eder. Eğer bu müşteri tüm ilişkili Teachworks hesaplarında silinmiş veya pasif durumdaysa, QuickBooks hesabınızda da Pasif olarak işaretlenir.
İPUCU: Müşterilerinizden bazılarının Teachworks hesaplarınızdan birden fazlasında profili varsa ve aynı ad, soyad ve e-posta adresine sahiplerse, QuickBooks'ta tek bir müşteri hesabıyla ilişkilendirileceklerdir.
İPUCU: Faturaların ve ödemelerin başarıyla senkronize edilebilmesi için müşterilerinizin aktif olması gerekir. Bu nedenle, tüm senkronize edilmemiş faturalarını ve/veya ödemelerini QuickBooks'a senkronize ettikten sonra müşterilerinizi Teachworks'te pasif hale getirmelisiniz.
Hizmetler
Hizmetler, QuickBooks hesabınıza hizmet kalemleri olarak eklenir.
Yeni Kayıtlar - Eğer bir kayıt QuickBooks ile senkronize edilmemişse, Teachworks öncelikle QuickBooks'ta hizmetle aynı ada sahip bir öğenin olup olmadığını kontrol edecektir.
Aynı ada sahip bir hizmet bulunursa, bu hizmet Teachworks hesabınızdaki hizmetle ilişkilendirilecektir.
Aynı isimde bir hizmet bulunamazsa, QuickBooks'ta yeni bir hizmet oluşturulacaktır.
İPUCU: Teachworks hesaplarınızda aynı ada sahip hizmetler varsa, bunlar QuickBooks hesabınızda da aynı hizmet öğesiyle ilişkilendirilecektir.
Kayıtları Güncelleme - Bir hizmet zaten QuickBooks ile senkronize edilmişse ve Teachworks'te hizmetin adını değiştirirseniz, yazılım şu adımları gerçekleştirecektir:
QuickBooks'ta yeni hizmet adıyla zaten mevcut olan herhangi bir hizmet öğesi olup olmadığını kontrol edin. Eşleşme bulunursa, Teachworks'teki hizmet QuickBooks'taki hizmetle ilişkilendirilecektir. Eşleşme bulunmazsa, yazılım bir sonraki adıma geçer.
Diğer Teachworks hesabınızdaki hizmetlerden herhangi birinin QuickBooks'taki bu hizmetle ilişkili olup olmadığını ve hizmet adlarının yeni adla eşleşip eşleşmediğini kontrol edin. Eşleşiyorsa, QuickBooks'taki hizmet öğesi adı güncellenecektir. Eşleşmiyorsa, yazılım bir sonraki adıma geçer.
Teachworks hizmetinin yeni adıyla yeni bir hizmet öğesi oluşturulacaktır.
Teachworks'te silinen hizmetler QuickBooks'ta silinmeyecektir. Bunları QuickBooks'tan silmek istiyorsanız, bunu manuel olarak yapmanız gerekir.
Hizmet başlıkları en fazla 100 karakter uzunluğunda olmalıdır.
Faturalar
Yeni Kayıtlar - Eğer bir fatura QuickBooks'a senkronize edilmemişse, Teachworks QuickBooks'ta yeni bir fatura oluşturacaktır.
NOT: Birden fazla şubeyi tek bir QuickBooks hesabına senkronize ederken, Teachworks aynı numaraya sahip bir fatura bulunsa bile yeni bir fatura oluşturmaya çalışacaktır.
Aynı numaraya sahip faturalara izin vermek istemiyorsanız, aşağıdaki "Numaralandırma" bölümündeki talimatlara bakın.
Kayıtların Güncellenmesi - Daha önce QuickBooks ile senkronize edilmiş bir faturada Teachworks'te değişiklik yapılırsa, QuickBooks'taki ilgili fatura da değişikliklerle güncellenir.
Silinen ve İptal Edilen Faturalar - Teachworks'te silinen veya iptal edilen faturalar, QuickBooks'ta manuel olarak iptal edilmelidir.
Teachworks hesabınız için belirlediğiniz konum ve/veya sınıf, QuickBooks ile senkronize edilen tüm faturalara ve kredi notlarına atanacaktır.
Numaralandırma - Fatura ve iade faturası numaraları, Teachworks hesaplarınızın her birinde ardışık olarak artırılır. Bu durum, Teachworks hesapları arasında mükerrer numaralar oluşma potansiyeli yaratır.
Benzersiz Numaralar Oluşturma - QuickBooks hesabınızda benzersiz fatura numaralarına sahip olmak istiyorsanız, Teachworks şube hesaplarınızdaki fatura numaralarının da benzersiz olduğundan emin olmanız gerekir. Bu, aşağıdaki yöntemlerden biriyle sağlanabilir:
Her Teachworks hesabı için farklı fatura ve kredi notu ön ekleri kullanmak
Teachworks hesaplarınızın her birinin başlangıç numaralarını aralıklı olarak yazarak, hiçbirinin mükerrer olmamasını sağlayabilirsiniz.
Başka bir Teachworks hesabından senkronize edilmiş bir faturayla aynı numaraya sahip bir faturayı senkronize etmeye çalışırsanız, QuickBooks bir hata mesajı verecektir ve yinelenen fatura numarasını değiştirmeniz gerekecektir.
Yinelenen Fatura Numaralarını Önleme - Yinelenen fatura numaralarını önlemek istiyorsanız, QuickBooks hesabınızda aşağıdaki ayarı yapmanız gerekecektir:
"Şirket Ayarları" sayfasına gidin.
"Satışlar" sayfasındaki "Satış Formu İçeriği" bölümünde, "Özel İşlem Numaraları" seçeneğini "Açık" olarak ayarlayın.
Bu ayar "Açık" olarak ayarlandığında, farklı Teachworks hesaplarından aynı numaraya sahip faturaları senkronize etmeye çalışırsanız, QuickBooks bir hata mesajı verecek ve faturaları senkronize etmeyecektir.
Kredi Notları
Yukarıda faturalar için geçerli olan kurallar, kredi notları için de geçerlidir.
QuickBooks'ta Alacak Notları, Alacak Bildirimi olarak oluşturulur.
Faturalara tahsis edilmiş olan kredi notları, QuickBooks ile senkronize edildiğinde otomatik olarak tahsis edilmez; tahsis işlemi QuickBooks'ta yapılmalıdır.
Ödemeler
Teachworks'te oluşturulan yeni bir ödeme, QuickBooks'ta da aynı ayrıntılarla yeni bir ödeme oluşturacaktır.
Ödemeler QuickBooks ile senkronize edildiğinde faturalara atanmaz; atama işlemi QuickBooks'ta yapılmalıdır.
QuickBooks ile senkronize edildikten sonra Teachworks'te silinen ödemelerin QuickBooks'te de manuel olarak silinmesi gerekir.