Nếu bạn có Tài khoản chính để quản lý nhiều tài khoản Teachworks và muốn đồng bộ hóa các tài khoản Teachworks này với một tài khoản QuickBooks duy nhất, bạn có thể làm theo hướng dẫn được mô tả trong bài viết này.
LƯU Ý: Việc đồng bộ nhiều tài khoản Teachworks yêu cầu đăng ký QuickBooks Online Plus để có thể theo dõi Địa điểm và Lớp học. Bạn có thể tìm thêm thông tin tại đây: Theo dõi Địa điểm & Lớp học .
Kết nối với QuickBooks từ tài khoản chính của bạn
Khi bạn đồng bộ hóa một tài khoản Teachworks với một tài khoản QuickBooks, bạn sẽ kết nối với QuickBooks từ tài khoản quản trị viên Teachworks của mình.
Tuy nhiên, nếu bạn có nhiều tài khoản Teachworks và muốn đồng bộ hóa chúng với một tài khoản QuickBooks duy nhất, bạn cần kết nối với QuickBooks từ tài khoản Teachworks chính của mình. Bạn có thể thực hiện việc này bằng cách làm theo các bước dưới đây:
Nếu tài khoản QuickBooks của bạn đã được kết nối với một trong các tài khoản Teachworks, trước tiên bạn cần ngắt kết nối theo hướng dẫn sau: Ngắt kết nối khỏi QuickBooks.
Đăng nhập vào tài khoản chính của bạn.
Nhấp vào "Cài đặt" rồi nhấp vào "Cài đặt QuickBooks".
Nhấp vào nút "Kết nối với QuickBooks" và làm theo hướng dẫn để kết nối tài khoản của bạn với QuickBooks.
Cài đặt kết nối
Sau khi kết nối với QuickBooks từ tài khoản chính của bạn, bạn sẽ được chuyển đến một biểu mẫu chứa các thiết lập kết nối.
Cài đặt tài khoản chính
Chọn các tài khoản "Doanh thu" và "Chiết khấu" từ tài khoản QuickBooks mà bạn sẽ sử dụng để theo dõi doanh thu và chiết khấu. Doanh thu của mỗi chi nhánh sẽ được ghi vào các tài khoản này và được chỉ định theo vị trí riêng của từng chi nhánh.
Chọn các tài khoản Teachworks mà bạn muốn đồng bộ hóa với tài khoản QuickBooks đã kết nối. Nếu bạn sẽ đồng bộ hóa bất kỳ tài khoản Teachworks nào với tệp công ty QuickBooks riêng của chúng, hãy bỏ chọn ô công ty và bạn sẽ có thể kết nối tài khoản Teachworks đó với QuickBooks từ bên trong tài khoản đó.
Gửi biểu mẫu để lưu cài đặt.
Cài đặt QuickBooks
Khi đồng bộ nhiều chi nhánh vào một tài khoản QuickBooks, bạn cần sử dụng các tính năng "Địa điểm" hoặc "Lớp học" của QuickBooks để theo dõi doanh số bán hàng từ mỗi tài khoản Teachworks của bạn.
Đăng nhập vào tài khoản QuickBooks của bạn.
Hãy truy cập trang "Cài đặt công ty".
Trên trang "Công ty", cuộn xuống phần "Danh mục" và bật "Theo dõi địa điểm" và/hoặc "Theo dõi lớp học".
Nếu sử dụng cài đặt "Lớp", hãy chọn tùy chọn gán lớp "Một cho toàn bộ giao dịch".
Gửi biểu mẫu để lưu các thay đổi của bạn.
Sau khi bạn đã bật cài đặt "Vị trí đường đua" và/hoặc "Phân loại đường đua", hãy chuyển đến trang "Danh sách" của bạn.
Nếu muốn theo dõi theo địa điểm, hãy nhấp vào liên kết "Địa điểm" và thêm địa điểm cho từng tài khoản chi nhánh Teachworks mà bạn sẽ đồng bộ hóa với tài khoản QuickBooks này.
Nếu muốn theo dõi theo lớp học, hãy nhấp vào liên kết "Lớp học" và thêm các lớp học cho từng tài khoản chi nhánh Teachworks mà bạn sẽ đồng bộ hóa với tài khoản QuickBooks này.
Số hóa đơn và số phiếu ghi nợ
Trong Teachworks, hóa đơn và phiếu ghi nợ tự động tăng số hóa đơn trong từng tài khoản riêng biệt. Điều này tạo ra nguy cơ trùng lặp số hóa đơn.
Nếu bạn muốn cho phép các số trùng lặp, bạn cần điều chỉnh cài đặt trong tài khoản QuickBooks của mình bằng cách làm theo các bước dưới đây:
Nhấp vào trang "Cài đặt công ty".
Trên trang "Bán hàng", trong phần "Nội dung biểu mẫu bán hàng", hãy đặt tùy chọn "Số giao dịch tùy chỉnh" thành "Tắt".
Gửi biểu mẫu để lưu các thay đổi của bạn.
Nếu bạn không muốn cho phép các số hóa đơn trùng lặp, bạn cần đảm bảo rằng mỗi tài khoản Teachworks của bạn đều có số hóa đơn khác nhau.
Bạn có thể thực hiện điều này bằng cách sử dụng các "tiền tố" khác nhau cho hóa đơn và phiếu ghi nợ, hoặc bằng cách giãn cách số đầu tiên cho mỗi tài khoản Teachworks của bạn để tránh trùng lặp. Bạn có thể tìm thêm thông tin tại đây: Đánh số hóa đơn .
Cài đặt tài khoản chi nhánh
Khi tài khoản chi nhánh Teachworks sử dụng kết nối được thiết lập từ Tài khoản Chính, các thiết lập sẽ hơi khác so với khi kết nối trực tiếp với tài khoản QuickBooks của chính nó.
Đăng nhập vào tài khoản chi nhánh Teachworks đang sử dụng kết nối đã thiết lập trong Tài khoản Chính.
Nhấp vào "Tài khoản & Cài đặt" rồi nhấp vào "Tích hợp & Tiện ích bổ sung".
Nhấp vào "Cài đặt" trong phần Tích hợp QuickBooks.
Chọn Địa điểm và/hoặc Lớp học trong các trường tương ứng. Các menu này sẽ hiển thị các địa điểm và/hoặc lớp học mà bạn đã tạo trong tài khoản QuickBooks của mình.
Chọn mã số thuế và tài khoản tiền gửi cần sử dụng. Các tài khoản bán hàng và chiết khấu thường hiển thị trên trang này được thiết lập trong tài khoản chính cho tất cả các tài khoản chi nhánh Teachworks sử dụng kết nối đó.
Chọn "Ngày bắt đầu" cho các ngày giao dịch mà bạn muốn đồng bộ hóa.
LƯU Ý: Nếu bạn đã đồng bộ hóa các giao dịch từ tài khoản Teachworks này sang tài khoản QuickBooks của mình, bạn nên đặt ngày này để loại trừ bất kỳ giao dịch nào đã được đồng bộ hóa trước đó.
Nếu bạn muốn loại trừ các khoản thanh toán khỏi quá trình đồng bộ hóa, hãy bật tùy chọn "Loại trừ thanh toán".
Gửi biểu mẫu để lưu cài đặt.
Lặp lại các bước này cho từng chi nhánh của bạn.
Đồng bộ hóa với QuickBooks
Phương pháp đồng bộ hóa tài khoản Teachworks với QuickBooks bằng cách sử dụng kết nối được thiết lập trong Tài khoản Chính cũng giống như phương pháp đồng bộ hóa một tài khoản riêng lẻ.
Nhấp vào "Tài khoản & Cài đặt" rồi nhấp vào "Tích hợp & Tiện ích bổ sung".
Nhấp vào "Đồng bộ hóa" bên dưới phần Tích hợp QuickBooks.
Bạn sẽ thấy một bảng hiển thị các loại bản ghi chưa được đồng bộ hóa. Bạn có thể xem từng bản ghi chưa được đồng bộ bằng cách nhấp vào biểu tượng "Xem" trong hàng của loại bản ghi đó.
Nhấp vào nút "Đồng bộ".
Logic và quy tắc để đồng bộ hóa các loại bản ghi
Khi bạn đồng bộ nhiều tài khoản Teachworks với một tài khoản QuickBooks duy nhất, logic và các quy tắc áp dụng cho việc đồng bộ hóa bản ghi sẽ khác so với khi bạn đồng bộ một tài khoản Teachworks duy nhất với một tài khoản QuickBooks duy nhất.
Khách hàng
Hồ sơ mới - Nếu hồ sơ khách hàng chưa được đồng bộ hóa với QuickBooks, Teachworks sẽ tìm kiếm trong tài khoản QuickBooks của bạn khách hàng hiện có có cùng tên, họ và địa chỉ email.
Nếu tìm thấy bản ghi phù hợp, bản ghi đó sẽ được liên kết với hồ sơ khách hàng trong Teachworks và tài khoản khách hàng trong QuickBooks sẽ được cập nhật với bất kỳ trường thông tin liên hệ nào của khách hàng đó trong Teachworks mà không bị trống.
Nếu không tìm thấy kết quả phù hợp, Teachworks sẽ cố gắng tạo tài khoản khách hàng mới trong QuickBooks.
Cập nhật hồ sơ - Nếu hồ sơ đã được đồng bộ hóa với QuickBooks, nó sẽ được cập nhật với bất kỳ thay đổi nào được thực hiện đối với hồ sơ khách hàng trong Teachworks. Chỉ những trường thông tin liên hệ không trống trong Teachworks mới được cập nhật trên tài khoản khách hàng trong QuickBooks.
Xóa - Nếu một khách hàng đã được đồng bộ hóa với QuickBooks sau đó bị xóa trong Teachworks, phần mềm sẽ kiểm tra xem tài khoản khách hàng QuickBooks đó có được liên kết với bất kỳ khách hàng đang hoạt động nào trong các tài khoản Teachworks khác của bạn hay không. Nếu khách hàng đó đã bị xóa hoặc không hoạt động trong tất cả các tài khoản Teachworks được liên kết, thì khách hàng đó sẽ được đặt thành Không hoạt động trong tài khoản QuickBooks của bạn.
MẸO: Nếu một số khách hàng của bạn có hồ sơ trong nhiều tài khoản Teachworks khác nhau và họ có cùng tên, họ và địa chỉ email – thì họ sẽ được liên kết với một tài khoản khách hàng duy nhất trong QuickBooks.
MẸO: Để hóa đơn và thanh toán được đồng bộ thành công, khách hàng của bạn phải đang hoạt động. Do đó, bạn chỉ nên vô hiệu hóa khách hàng trong Teachworks sau khi đã đồng bộ tất cả hóa đơn và/hoặc thanh toán chưa được đồng bộ của họ với QuickBooks.
Dịch vụ
Các dịch vụ được thêm vào tài khoản QuickBooks của bạn dưới dạng các mục dịch vụ.
Bản ghi mới - Nếu một bản ghi chưa được đồng bộ hóa với QuickBooks, Teachworks sẽ kiểm tra xem trước tiên liệu có mục nào tồn tại trong QuickBooks với cùng tên với dịch vụ hay không.
Nếu tìm thấy dịch vụ có cùng tên, dịch vụ đó sẽ được liên kết với dịch vụ trong tài khoản Teachworks của bạn.
Nếu không tìm thấy dịch vụ nào có cùng tên, một dịch vụ mới sẽ được tạo trong QuickBooks.
MẸO: Nếu tài khoản Teachworks của bạn có các dịch vụ cùng tên, chúng sẽ được liên kết với cùng một mục dịch vụ trong tài khoản QuickBooks của bạn.
Cập nhật hồ sơ - Nếu một dịch vụ đã được đồng bộ hóa với QuickBooks và bạn thay đổi tên dịch vụ đó trong Teachworks, phần mềm sẽ thực hiện các bước sau:
Kiểm tra xem đã có mục dịch vụ nào tồn tại trong QuickBooks với tên dịch vụ mới hay chưa. Nếu tìm thấy mục trùng khớp, dịch vụ trong Teachworks sẽ được liên kết với dịch vụ trong QuickBooks. Nếu không tìm thấy mục trùng khớp, phần mềm sẽ chuyển sang bước tiếp theo.
Kiểm tra xem có dịch vụ nào trong tài khoản Teachworks khác của bạn được liên kết với dịch vụ này trong QuickBooks hay không và tên dịch vụ của chúng có khớp với tên mới hay không. Nếu có, tên mục dịch vụ sẽ được cập nhật trong QuickBooks. Nếu không, phần mềm sẽ chuyển sang bước tiếp theo.
Một mục dịch vụ mới sẽ được tạo với tên mới là dịch vụ Teachworks.
Các dịch vụ bị xóa trong Teachworks sẽ không bị xóa trong QuickBooks. Nếu bạn muốn xóa chúng trong QuickBooks, bạn phải thực hiện việc này thủ công.
Tiêu đề dịch vụ phải có độ dài tối đa 100 ký tự.
Hóa đơn
Bản ghi mới - Nếu hóa đơn chưa được đồng bộ hóa với QuickBooks, Teachworks sẽ tạo một hóa đơn mới trong QuickBooks.
LƯU Ý: Khi đồng bộ nhiều chi nhánh vào một tài khoản QuickBooks, Teachworks sẽ cố gắng tạo hóa đơn mới ngay cả khi đã tìm thấy hóa đơn có cùng số.
Nếu bạn không muốn cho phép các hóa đơn có số trùng lặp, hãy tham khảo hướng dẫn trong phần "Đánh số" bên dưới.
Cập nhật hồ sơ - Nếu một hóa đơn đã được đồng bộ hóa với QuickBooks trước đó được thay đổi trong Teachworks, hóa đơn tương ứng trong QuickBooks sẽ được cập nhật với những thay đổi đó.
Hóa đơn đã xóa và hủy - Các hóa đơn đã xóa hoặc hủy trong Teachworks phải được hủy thủ công trong QuickBooks.
Địa điểm và/hoặc lớp học mà bạn đã thiết lập cho tài khoản Teachworks sẽ được gán cho bất kỳ hóa đơn và phiếu ghi nợ nào được đồng bộ hóa với QuickBooks.
Đánh số - Số hóa đơn và số phiếu ghi nợ được tăng dần trong mỗi tài khoản Teachworks của bạn. Điều này có thể dẫn đến việc trùng lặp số giữa các tài khoản Teachworks.
Tạo số hóa đơn duy nhất - Nếu bạn muốn có số hóa đơn duy nhất trong tài khoản QuickBooks của mình, điều cần thiết là phải đảm bảo rằng số hóa đơn trong các tài khoản chi nhánh Teachworks của bạn là duy nhất. Điều này có thể được thực hiện bằng một trong hai cách sau:
Sử dụng các tiền tố hóa đơn và phiếu ghi nợ khác nhau cho mỗi tài khoản Teachworks.
Bằng cách tạo khoảng cách cho số bắt đầu của mỗi tài khoản Teachworks để tránh trùng lặp.
Nếu bạn cố gắng đồng bộ hóa một hóa đơn có cùng số với một hóa đơn đã được đồng bộ từ tài khoản Teachworks khác, QuickBooks sẽ trả về thông báo lỗi và bạn cần phải thay đổi số hóa đơn trùng lặp đó.
Ngăn chặn số hóa đơn trùng lặp - Nếu bạn muốn ngăn chặn số hóa đơn trùng lặp, bạn cần điều chỉnh cài đặt sau trong tài khoản QuickBooks của mình:
Truy cập trang "Cài đặt công ty".
Trên trang "Bán hàng", trong phần "Nội dung biểu mẫu bán hàng", hãy đặt "Số giao dịch tùy chỉnh" thành "Bật".
Khi tùy chọn này được đặt thành "Bật", nếu bạn cố gắng đồng bộ hóa các hóa đơn có cùng số từ các tài khoản Teachworks khác nhau, QuickBooks sẽ trả về thông báo lỗi và sẽ không đồng bộ hóa các hóa đơn đó.
Phiếu ghi nợ
Các quy định nêu trên đối với hóa đơn cũng áp dụng cho phiếu ghi nợ.
Phiếu ghi nợ được tạo trong QuickBooks dưới dạng Ghi nhớ tín dụng.
Các phiếu ghi nợ đã được phân bổ cho hóa đơn sẽ không được tự động phân bổ khi đồng bộ hóa với QuickBooks - việc phân bổ phải được thực hiện trong QuickBooks.
Thanh toán
Một khoản thanh toán mới được tạo trong TeachWorks sẽ tạo ra một khoản thanh toán mới trong QuickBooks với các chi tiết trùng khớp.
Khi đồng bộ hóa với QuickBooks, các khoản thanh toán không được phân bổ cho hóa đơn - việc phân bổ phải được thực hiện trong QuickBooks.
Các khoản thanh toán bị xóa trong Teachworks sau khi đã được đồng bộ hóa với QuickBooks cần được xóa thủ công trong QuickBooks.