V Inboxu máme pravidlo, na základě kterého se nezpracované e-maily po 3 měsících přesunou do koše. Tam zůstanou ještě další měsíc, pak jsou automaticky smazány. Důvodem promazávání je ochrana osobních údajů podle nařízení EU o ochraně osobních údajů, tzv. GDPR.

Uchazeči z Inboxu, kteří byli uloženi k pozicím nebo do databáze, zůstávají v Teamiu po dobu 6 měsíců, protože jde o zpracování osobních údajů na základě účelu.

Zpracování osobních údajů na základě účelu, kterým je účast uchazeče ve výběrovém řízení. V tomto případě není potřeba, aby uchazeč udělil zaměstnavateli souhlas se zpracováním osobních údajů, výběrového řízení se může zúčastnit i „bez souhlasu“ (základní princip dobrovolného, svobodně uděleného souhlasu). Tento účel trvá v Teamiu PRO maximálně po dobu 6 měsíců od reakce uchazeče.

Verze Teamio Posting maže uchazeče ve většině případů rychleji. Zaměstnavatel může během této doby s uchazečem pracovat v rámci probíhajícího výběrového řízení, nebo mu nabídnout jinou relevantní pozici. Tuto lhůtu může zaměstnavatel zkrátit a smazat uchazeče dříve, nebo prodloužit, pokud výběrové řízení trvá déle. Uchazeč může tuto lhůtu prodloužit tím, že zaměstnavateli dodatečně souhlas se zpracování osobních údajů udělí.

Při ukládání uchazeče z Inboxu se ve formuláři zobrazuje informace, že uchazeč zůstane v Teamiu po dobu 6 měsíců.

Navíc vás nabádáme, abyste uchazeči dali nějakým způsobem vědět, že s ním pracujete. A to buď pomocí ručního vložení souhlasu (který jste od něj již získali) nebo zasláním žádosti o souhlas pro zaměstnavatele.

Pokud už souhlas se zpracováním osobních údajů máte, vyberte možnost Zadat ručně. Zvolíte datum přijetí souhlasu a jeho platnost, tedy na kolik měsíců souhlas od uchazeče máte. Dále také potvrzujete, že souhlasíte s podmínkami se zpracováním osobních údajů. Jedná se o prohlášení, že se doba platnosti zadaná v Teamiu shoduje s dobou platnosti, kterou vám poskytl uchazeč.

TIP: Určitě je dobré si potvrzený souhlas se zpracováním osobních údajů od uchazeče uložit jako přílohu do Teamia, ať ho máte ihned po ruce a v kartě uchazeče.

Pokud souhlas nemáte, můžete o něj požádat uchazeče prostřednictvím tlačítka Zaslat uchazeči žádost e-mailem.

Jak na to? Vyplňte všechny kolonky potřebné k uložení uchazeče do Teamia a zvolte možnost, že chcete zaslat uchazeči žádost o udělení souhlasu e-mailem. V Teamiu máte připravené šablony s textem, které můžete pro tuto komunikaci použít (samozřejmě si je můžete libovolně upravit nebo vytvořit vlastní).

V textu šablony musí vždy zůstat speciální hashtag ##CALL_TO_ACTION##, který se uchazeči v e-mailu zobrazuje jako tlačítko Potvrdit souhlas. Kliknutím na toto tlačítko se uchazeči otevře znění souhlasu, zvolí Souhlasím a tato informace se automaticky dostane do Teamia. Na kartě uchazeče pak můžete vidět, zdali vám uchazeč souhlas dal nebo ne a do kdy je platný.

Pokud vám uchazeč z nějakého důvodu souhlas nedá, budete ho mít v Teamiu k dispozici po dobu 6 měsíců. Pokud vám souhlas potvrdí, budete s ním moci v Teamiu pracovat po dobu platnosti souhlasu. Ta je automaticky přednastavena na 3 roky. Na vaši žádost je možné tuto dobu upravit.

TIP: Nevíte, na jakou dobu máte u nás nastavený souhlas se zpracováním osobních údajů? Aktuální znění souhlasu najdete u každé vaší aktivní pozice na pracovních portálech nebo Kariérních stránkách. Stačí kliknout u pozice na tlačítko Odpovědět, kde u odpovědního formuláře znění souhlasu najdete.