Jak poznám, že zpráva uchazeči nebyla doručena?
Pokud dojde k problému s doručením e-mailu uchazeči, Teamio vás o tom informuje na několika místech:
Na výpisu reakcí ve sloupečku se záznamem kontaktu je zobrazen červený trojúhelník s vykřičníkem s informací „Nepodařilo se doručit“.
V detailu reakce najdete také červený trojúhelník s upozorněním.
V historii reakce je u zprávy opět uvedeno „Nepodařilo se doručit“. Zároveň po rozkliknutí na detail aktivity zobrazujeme banner s bližší informací. Například „Na e-mailovou adresu nelze odesílat zprávy“ v případě chybně uvedené adresy.
U akcí, kde se uchazeči odesílá zpráva (Napsat uchazeči, Pozvat, Zamítnout, Přiřadit k náboru, Požádat o souhlas), se zobrazí informace, že na daný e-mail nelze odesílat zprávy.
V případě, že uchazeče zamítáte, uchazeč se posune do statusu Zamítnut, ale zamítací e-mail mu neodejde.
Do notifikačního centra pod ikonu zvonečku vám zašleme oznámení, že e-mail se danému uchazeči nepodařilo doručit.
Proč se to děje?
Nejčastěji se jedná o překlep v e-mailové adrese. Proto první věcí, kterou byste měli zkontrolovat, je právě to, jestli je adresa správně napsána. Zkontrolujte si proto její správnost třeba z životopisu nebo zavolejte uchazeči. Po aktualizaci e-mailu se pokusíme zprávu odeslat a pokud bude v pořádku, email se doručí.
Dalším důvodem může být přání uživatele nedostávat e-maily od daného odesílatele, či jeho/její označení jako spam. Řada poskytovatelů e-mailů totiž nabízí svým uživatelům možnost označit odesílatele jako nechtěného nebo spam. Od okamžiku, kdy uchazeč odesílatele takto označí, jsou všechny jeho zprávy klasifikovány jako spam. To znamená, že se nedostanou do doručené pošty a Teamio je vyhodnotí jako nedoručené.
Někdy se stane, že sám emailový klient (jako je Outlook) vyhodnotí, že se jedná o nevyžádanou poštu a označí ji za spam.
Co s tím lze dělat?
Pokud si jste jisti, že e-mailová adresa je správná a zprávy se uchazeči přesto nedoručují, ozvěte se nám do chatu, e-mailem na pomuzeme@teamio.com nebo telefonicky. My můžeme prověřit, jestli e-mail není na tzv. supression listě. Pokud ano, tak jej smažeme, takže další e-mail by se pak měl uchazeči doručit. Jestli tam ale je z důvodu, že si uživatel nepřál dostávat e-maily, tak jej vymazat nemůžeme (jedině po domluvě a se souhlasem uchazeče).
Pokud se vám přesto nedaří poslat uchazeči e-mail, doporučujeme komunikovat přes jinou platformu, například telefonicky.
Co když se mi nedoručují e-maily od uchazečů?
Požádejte vaše IT oddělení, aby povolilo IP adresu a doménu Teamia - tzv. "whitelistování domény". Odkaz můžete najít zde.
💡 Často bývá problém v tom, že váš firemní server odmítá přijmout e-maily z Teamia. Můžete se proto obrátit na své IT oddělení, ať ověří, jestli je doména Teamia zařazena na seznam povolených domén. Sdílejte s vaším IT oddělením tyto informace: IP: 192.174.88.216, hostname: mta-88-216.sparkpostmail.com, dodavatel:Sparkpost, možné odesílací domény: @teamio.com, @app.teamio.com, @recruit.teamio.com a @teamio.eu.
Zkontrolujte si složku spam/nevyžádaná pošta, jestli vám e-maily od uchazečů nespadly tam. Jak je uvedeno výše, někdy sám e-mailový klient z nějakého důvodu vyhodnotí zprávu jako spam. Sami můžete naučit algoritmy vyhodnocovat tyto zprávy jako bezpečné (že se nejedná o spam) tak, že je budete přesunovat ze spamu do doručené pošty.
Co když mi emaily chodí, ale se zpožděním?
Koukněte se do svého mailového klienta, jestli nemáte u sebe nastaveno, že se vám přijaté maily aktualizují třeba každých 30 minut.
Zeptejte se svého IT oddělení, jestli vaše firma nemá nastaveno přijímání emailů jen v určitých časových intervalech.
Pokud máte nastavené přeposílání do jiného email. klienta (například gmail), podívejte se rovnou do prioritní emailové schránky, odkud se emaily přeposílají. Přeposílání zpožďuje maily.