İzinler modülü birbirinden farklı birçok alandan beslenir. Bu makale hem izinler modülünün temel kullanımını hem de ayrıntılı konuları içerir. Bu makale bitirildiğinde tüm modüle aşina olunması hedeflenir.

İzinler modülü temel olarak İzin Kurallarından beslenir. İzin kuralları kısmında oluşturmuş olduğunuz bir kural kişilere Sicil Bilgilerindeki kıdem yoluyla atanır. Kişinin kıdem bilgisi girilirken izin kuralı seçilir ve bu kural doğrultusunda kişiye hakedişler sağlanır. Sonrasında talep edeceği izinler de bu kural seti temel alınarak belirlenir. Kural setleri izin kategorilerinden (yıllık izin, babalık izni vs.) oluşur.

Bunun dışında Çalışma Takvimi de bu noktada etkilidir. Çalışma takviminde belirlenmiş günler izinlere etki eder ya da etmez. Bu izin kuralları içerisinde bulunan kategori ayrıntısında en son aşama da belirlenebilecek bir kuraldır.

İzin modülünün altında bulunan sorumluluk yönetme menüsüne girerek sağ üstte bulunan ekle butonuna tıklayınız.

Açılan ekrandan öncelikle hangi şube-departman ve pozisyon özelinde sorumluluk verileceğini seçiniz.

Ardından sorumlu personeli seçiniz.

Son olarak izin modülü içinde nelere yetki sahibi olacağını seçip, ekle diyerek işlemi sonlandırınız.

**Birden fazla sorumluluk verebilmeniz mümkündür.

Çalışanın izin talep edeceği 3 farklı alan bulunmaktadır.

1-Menü başlığının altında bulunan ekle modülünün altından.

2-İzin başlığının altında bulunan izinler menüsüne girerek sol üstte bulunan izin ekle alanına girip kendime izin ekle tıklayarak.

3-Anasayfada bulunan profilinin altındaki izin ekle butonundan.

** 3 farklı seçenekteki izin ekleme adımları aynıdır.

İzinler modülüne eriştiğinizde önünüze ilk olarak Bekleyen izinler çıkacaktır. Bu alanda şu an hala onay sürecinde bulunan yani henüz onaylanmamış izinleri göreceksiniz.

İzin ile alakalı tüm ayrıntıları bu ekranda görüntüleyebilirsiniz. Eğer onay sürecinde bulunan kişi iseniz sağ taraftan iznin onay ya da red işlemini sağlayabilirsiniz.

Bunun dışında sağ taraftan izne ait belgeyi dijital imzasıyla beraber pdf olarak indirebilirsiniz.

En sağ kısımda da silme işlemi bulunur. Henüz onay sürecinde olan bir izni silemezsiniz. İznin silinebilmesi için olumlu ya da olumsuz şekilde onay sürecini tamamlamış olması gerekir.

Tüm izinlere ulaşmak için (hem bekleyen hem de onay işlemi tamamlanmış) üst kısımdan Tümü butonuna tıklamanız gerekir. Bu alanda bekleyen ekranındaki izinlerin dışında onay işlemi tamamlanmış izinleri görebilirsiniz. Bu ekran tarih görünmüyor olabilir tarihi görünmeyen izinler sizin personelin sicil bilgilerinden girmiş olduğunuz geçmiş izinleri ifade eder. Bunun dışında kalan tüm izinler tarih aralıkları bu alanda görüntülenebilecektir.

İzin talebinde bulunurken ilk olarak İzin Kuralı seçilir. Burada mutlaka aktif olan kural seçilmelidir. Aktif kuralın yanında Mevcut ibaresi yer alır. Diğer kural seçildiği durumda müşteri rapor çekerken problem yaşayabilir.

Sonrasında İzin Tipi seçilir. Bu alanda izin tipinin sağ tarafında kalan sayısı yazar. Eğer kalan sayısı yazmıyor ise ya kişinin henüz hakediş tarihi gelmemiştir ya da sistem içerisinde kişinin kıdemi bu izin kuralına atanmamıştır. Dolayısıyla hakedişi mevcut olarak görünmez.

Tip seçildikten sonra İleri butonuna tıklanır ve izin başlangıç bitiş tarihleri seçilir. Eğer izin kategorisi içerisinde “Çalışma takvimi devre dışı” butonu işaretlenmediyse bu alan çalışma takviminden beslenir.

Bu alanda saatlik seçim yapılabilmesi için İzin Kategorisi içerisinde hesaplama alanı Saat olarak seçilmiş olmalıdır.

İzin kategorisindeki hesap alanında Yarım gün/Tam gün seçimi yapılır ise ekran görüntüsündeki şekilde, çalışma takvimindeki molaya kadar belirlenmiş vakit ve mola sonrası vakit şeklinde seçim sağlanabilir.

İzin başlangıç ve bitiş tarihi seçildikten sonra ileri butonuna tıklanıp ilerlenir bu alanda izin adresi ve izin açıklaması kısmı mevcuttur. Doldurmak zorunlu değildir. Kişi isteğine göre bu alanları doldurduktan sonra son ekran kişiye alacağı iznin tüm ayrıntıları gösterilir.

Bu alandaki ayrıntılar eğer uygunsa kişi Onayla butonuna tıklar ve kendisine bir adet SMS gelir. Bu SMS kodu izinleri dijital olarak imzalamak adına kullanılır. Bu işlem sonucu eğer bir onay süreci var ise izin bu onay sürecine iletilmiş olur.

Çalışan sistem içerisinden bir izin talep ettiği zaman, talep etmiş olduğu iznin kimlerin onay vererek kayıt altına alınacağını belirten kurgudur.

Onay süreci bazı şirketlerde sadece direkt bağlı yöneticiden oluştuğu gibi bazılarında farklı onaycılar da sürece dahil edilebilir.

İzin menüsünün altında bulunan Onay Süreci ekranına girdikten sonra sağ üstte bulunan ekle butonuna tıklanır.

Açılan onay süreci ekleme ekranından hangi şube-departman için ekleme yapılacak ise ilgili seçim yapılır.

Onay süreci eklenecek departmanın ilk onaycısı kim ise 1. adımda seçilir.Kaç onaycı var ise her adımda ekleme yapılır.

Sistem en fazla 3 onay aşamasına izin verir ancak bir aşamada birden fazla onaycı ekleyebilirsiniz. Örneğin 1.adımda 2 kişi var ise bu kişilerden birinin onayı sonrası izin onayı 2. aşamada bulunan kişiye daha sonra 3.aşamadaki onaycıya geçer gibi..

İzin onay sürecindeki onaycı kişinin direkt bağlı olduğu yöneticisi ise ekrandaki yönetici butonunu açmanız ve ekstra bir aşama ekleyecekseniz ileri eklemeyecekseniz kaydet demeniz yeterlidir.

**İzin onay sürecindeki 3 adımı aslında her birinin bir aşama olduğunu belirtmek ifade açısından daha net olmasını sağlayacaktır.

İzin raporu çekebilmek için İzin modülü altında bulunan Personel İzin Raporu alanına ilerleyin. Bu alanda sağ üst kısımda filtre butonu göreceksiniz. Filtre butonu üzerinden dilediğiniz şekilde filtreleme sağlayın. Bu filtreleme sonucunda çıkan raporu yine sağ üst kısımda bulunan Excel indir butonu aracılığıyla indirebilirsiniz.

Filtre butonuna tıkladığınızda sizleri detaylı bir filtre ekranı karşılayacak. Bu ekran içerisinde şube departman ve personel bazında ayrışımlar sağlanabilirken tarhi seçimi gerçekleştirip bu tarihler aralığındaki rapor da çekilebilir. Filtre ekranının en üstünde 3 adet ana filtre bulunur bunlar sırasıyla;

1- İzin: İçeride bulunan tüm izinleri önünüze getirecek olan alandır. Burdan yaptığınız seçim sonucunda belirttiğiniz diğer filtrelere göre Teamso içerisinde alınmış olan tüm izinler önünüze gelir.

2- Hak Ediş: Bu rapor sayesinde personelin toplam hakedişini görüntüleyebilirsiniz. Eğer bir personelin kıdem aracılığıyla hakedişinin atanıp atanmadığından emin değilseniz ilk önce mutlaka bu ekrandan kontrol sağlayınız. Eğer bu ekranda personele dair hiçbir hakediş çıkmıyor ise kıdem bilgisi girip kişiyi atanacak olan izin kuralına atayabilirsiniz.

3- İzin Bakiye Raporu: Bu alanda personellerin sistem içerisinde totalde kullanmış oldukları izinleri ve geri kalan bakiyeleri görünür. Kişiler ana sayfalarında da bu veriye ulaşabilirler. Kurulum yapıldıktan sonra tüm herkesin hakediş ve kalan bakiyelerinin kontrolünü sağlamak için sıklıkla kullanılan bir alandır.

Personelin izin süresi, iznini hak ettiği tarihteki hizmet süresine ve 4857 sayılı Kanunun 55 inci maddesine göre belirlenir.

Sistemde Türk İş Kanunun belirlemiş olduğu örnek bir kural kurgusu vardır.Bu izin kural kurgusu direkt kullanılabilir veya içinde düzenlemeler yaparak yeni bir izin kural kurgusu çalışabilir.

Veya tamamen farklı bir izin kural kurgusu da eklemek mümkündür.

Hangi izin kural kurgusu kullanılacaksa izin girişi yapılmadan tüm çalışanlara, kural atamasının yapılması önemlidir.

Açılan ekrandan izin kuralna tabi tüm çalışanlar seçilir ve devam et diyerek atama işlemi tamamlanır.

İzin kuralının sağında bulunan kalem işaretine tıklayarak açılan ekrandan, ,izin kuralının içindeki izin kategorilerinden istediklerinizi pasife alabilir, silebilir , düzenleyebilir ve en üstte gözükmesi için birincil olarak ayarla’yı seçebilirsiniz.

Sıfırdan özel bir izin kuralı eklenecek ise eğer İzin Kuralları ekranından İzin Kuralı Ekle butonundan açılan ekrandan İzin kuralının adı ve isteğe bağlı açıklaması girilir.

Oluşturulan izin kurgusu içinde herhangi bir kural olmadan oluşacaktır. Kuralların yani izin kategorilerinin eklenmesi gerekmektedir.

Yeni kategori ekle diyerek hangi izin kategorisi eklenecekse izin kural kurgusuna ilgili seçim yapılır.

İzin kategorisi seçildikten sonra ilgili kategori ayarları yapılır ve kaydedilir. İzin kategorileri ile ilgili detaylı bilgi için sonraki makaleye bakınız.

İzin kuralı altında bulunan izin tiplerine izin kategorileri denir. İzin kategorili yıllık izin, babalık izni ve ücretsiz izin gibi izin tipleridir. Sıfırdan bir izin kategorisi oluşturabileceğiniz gibi var olan izin kategorisini de düzenleyebilirsiniz. Mevcutta var olan izin kuralı içerisindeki kategorileri düzenleyemezsiniz. Düzenlenebilir bir kategori seti oluşturmak için var olan izin kuralını kopyalamanız (kuralın sağındaki kopyala butonu ile) ya da yeni bir kural seti oluşturmanız gereklidir.

İzin kategorisi içerisindeki düzenlenebilir ayrıntılar 5 ana aşamadan oluşur ve her aşamanın altında çeşitli düzenlenebilir seçenekler mevcuttur. Eğer kategorinin hakediş sıklığı yıllık değil ise 3 adet düzenlenebilir ana başlık çıkacaktır. Düzenlemek için kuralın sağında bulunan Kalem ikonuna tıklayınız. Bu alan sizlere ayrıntılı şekilde tüm kategorilerin görünür olduğu bir ekran açacaktır.

Düzenlemek istediğiniz kategorinin sağında düzenle butonuna tıklayıp düzenleme işlemlerini gerçekleştirebilirsiniz.

Düzenleme ekranına eriştiğinizde karşınıza ilk olarak Başlangıç alanı çıkar. Bu alanda iznin adını, açıklamasını ve kısa adını düzenleyebilirsiniz. Sağ altta bulunan devam et butonuna tıklayarak sonraki aşamayı düzenlemeye geçebilirsiniz.

2. aşama Hakediş Atama aşamasıdır. Bu alanda ilk olarak izin tipini seçmeniz istenir. Ücretli ya da Ücretsiz olarak iki tipten biri seçilebilir, ektra bir etkisi yoktur.

Sonrasında Hakediş Gün sayısı seçilir, bu izinden gelecek olan hakediş miktarıdır. Buraya girdiğiniz sayı gün olarak kişinin hakedişine şartlar belirlendiğinde eklenecek olan gün miktarıdır.

Sonrasında kategori içinde hesaplamaya dahil et alanı mevcuttur. Bu standart olarak işaretli halde gelir. Bu alan bu izin tipinin 18 yaş altında ve 50 yaş üstünde farklı hakedişler almasını sağlar. Buradaki ekranda kategori içinde bulunan kişilere hakediş gün sayısı için girdiğiniz sayıdan bağımsız en az 20 gün eklenebileceğini belirtir. Buradaki sayıyı istediğiniz şekilde değiştirebilirsiniz. Bu sayı hakedişi eklenmez, sadece minimum hakedilecek miktarı belirler.

Önemli: Sisteme eklenen personel 18 yaşında küçük ya da 50 yaşından büyük ise bu durumdan etkilenecektir. Buradaki etki kişinin şirkete başladığı çalışma tarihini dikkate almaz. Kişi sisteme eklendiğinde doğum günü geçmişse ve 50 yaşına girmişse kişinin sistemdeki tüm yıllık izinleri en az 20 gün olacak şekilde hesaplanır. Bunu düzenlemek için kişiye fazlalığı kadar ekstradan kullanılmış izin günü girilir.

Sonraki aşama eksi bakiye kapsamıdır. Bu alanda 3 adet seçenek mevcuttur.

İlk seçenek olan eksi bakiyeye düşemez seçeneği, personel izin hakkını bitirdiğinde daha fazla bu izin kategorisinden yararlanamayacağı anlamına gelir.

İkinci seçenek olan eksi bakiyeye limitsiz düşebilir seçeneği, personel izin hakkını bitirse dahi sınırsız miktar bu izin tipinden faydalanabilir anlamına gelir.

Üçüncü seçenek ise eksi bakiyeye limitli düşebilir seçeneğidir. Bu seçeneği işaretlerseniz bir kapsam alanı belirecektir. Buraya girdiğiniz sayı kişinin bu izin tipinde hakedişi dışında eksiye doğru gidecek izin sayısının maksimumunu belirlemenizi sağlar.

Sonrasında 3.aşama olan Hakediş Süresi Belirleme alanı vardır. Bu alanda 3 adet seçim bulunur.

İlk olarak hakediş sıklığı seçilir. Bu kısımda yıllık ya da aylık olarak seçim sağlayabilirsiniz. Seçiminize göre personel yıllık ya da aylık olarak hakediş kazanır.

2.sırada Dönem seçimi sağlanır. Dönem olarak süre sonunda ya da süre başında seçeneklerinden birini seçmeniz beklenir. Bu alanda bir önceki aşamada da yaptığınız ay ya da yıl seçimi dikkate alınır. Süre sonunda seçildiği taktirde ay/yıl sonunda kişiye hakediş eklenirken. Sür başında seçildiğinde kişiye hakediş bu sürenin başında eklenir.

Bu alanda eğer süre başında seçerseniz Başlangıç Tarihi kısmına Yılın İlk Günü şeklinde bir seçenek eklenir. Bunu seçtiğiniz taktirde kişinin işe giriş tarihi dikkate alınmaksızın sene başında hakedişleri eklenecektir.

Sonrasında 4.aşama olan Devretme alanının seçimleri sağlanır. Bu alanda kişinin kullandığı ya da kullanmadığı izinleri bakiye olarak nasıl bir devretme politikası izleyecekse bu seçilir.

İlk kısımda bulunan İzin Hakkı Son Bulması, kişinin bakiyesinin artı ya da eksi de ne kadar olduğuna bakılmaksızın sonraki döneme tamamen sıfırlanmış şekilde geçer ve standart hakedişiyle devam eder.

İkinci kısımda bulunan Sınırsız Devir, kişinin izin haklarının artı ve eksi halleriyle beraber sonraki döneme devretmesini sağlar. Eksi halinde ise sonraki dönemden eksiltir ve artı halinde ise sonraki döneme eklenir.

Üçüncü kısımda bulunan Kapsam İçi İzin hakkı seçeneğini işaretlediğinizde kişinin önümüzdeki dönem sahip olabileceği maksimum hakedişi belirlemiş olursunuz. Alt kısımda açılan kutucuğa bu sınırı sayı olarak yazabilirsiniz.

Dördüncü kısımda bulunan Kapsam İçi Devir kısmında ise kişinin mevcut döneminden sonraki dönemine aktarılacak olan maksimum gün sayısını belirlemiş olursunuz.

Kapsam içi izin hakkı ile kapsam içi devir hakkı arasında fark, temelinde, kapsam içi izin hakkının toplam hakediş sınırını belirlemesi ve kapsam içi devir hakkının ise sonraki döneme aktarılacak izinler sayısının sınırını belirlemesidir.

Beşinci kısımda ise Son Kullanma Zamanı ile Devir seçeneği mevcuttur. Bu seçenek ile ilk alanda devredecek olan maksimum gün sayısı ve sonraki alanda da devredilmiş olan bu gün sayısının, hakediş tarihinden itibaren ne kadar gün sonraya kadar kullanabileceğini belirlersiniz.

5.aşama Kıdem Hesaplama aşamasıdır.

Bu alanda kıdem zamanını dolduran kişinin fazladan alacağı izin bakiyesini belirlersiniz. Sağ alt kısımda bulunan Kıdem Hakkı Ekle butonuna tıklayarak ilk olarak kişinin doldurması gereken yılı ardından da bu yılı doldurması sonucu sonraki her yıl kazanacağı ek hakedişi girmeniz gerekir. Bu alanda tanımlanacak ek izin kısmını doldururken sayının başına mutlaka + eklediğinize emin olunuz.

6. ve son aşama olan Talep yönetimi aşamasında ilk olarak minimum ve maksimum talep edilebilir gün sayısı belirlenir. Bu alanda belirlenen sayılar personelin tek seferde en fazla ve en az kaç gün izin talep edebileceğini belirtir.

Sonrasında hesaplama alanı mevcuttur. Bu alanda izin tipinin hangi türden hesaplanacağını seçebilirsiniz. Saat olarak seçerseniz bu izin tipini talep ederken saat seçim alanı da açılacaktır ve personel saatlik olarak iznini talep edebilecektir. Yarım Gün / Tam Gün seçtiğiniz taktirde ise eğer Çalışma takvimi devrede ise direkt olarak çalışma takvimindeki saatlere göre seçim sağlayabilirsiniz. Eğer alt kısımda bulunan alandan çalışma takvimini devre dışı bıraktıysanız yalnızca gün olarak izin talebinde bulunabilirsiniz.

Çalışma takvimi ile izinler birbirleriyle bağlantılı alanlardır. Bir personele çalışma takvimi atandıktan sonra bu personel izin talep ederken izin tipine göre iki adet seçeneği mevcuttur. Üst kısımda bahsetmiş olduğumuz çalışma takvimi devre dışı ya da çalışma takvimi devrede hareketleri. Eğer izin tipinde çalışma takvimi devre dışı ise haftanın 6 gününü aktif çalışma günü olarak hesaplar ve Cumartesiyi de dahil eder.

Bunlar dışında Takvim ayarlarından çalışma takvimini düzenleme ekranına eriştiğinizde. Alt kısımda iki adet seçenek bulunur. Bu noktada eğer zaten Cumartesi günlerini de takvime çalışma günü olarak eklediyseniz aşağıdaki seçenekleri işaretlemenize gerek yoktur çünkü zaten Cumartesi de çalışma günü sayılacak ve her türlü hesaplamaya eklenecektir. Eğer yine de aşağıdaki seçenekleri işaretlerseniz her Cumartesi içeren hesaplamada fazladan 1 gün eklenecektir.

Bunun dışında eğer ekran görüntüsündeki şekilde Cumartesi ekli değil ise aşağıdaki seçenekleri işaretleyebilirsiniz. İlk seçeneği işaretler ve ikinci seçeneği işaretlemezseniz yalnızca Pazartesi’den Cuma’ya kadar alınan izinlere Cumartesi de eklenecektir.

2.seçeneği işaretlediğinizde ise gün aralıkları fark etmeksizin içerisinde Cuma gününü barındıran her izne Cumartesi günü de eklenecektir.