[Uitleg video]
Introductie
In dit artkel vertellen we je alles over registraties. Registraties zijn eigenlijk alles waar Time On om draait. Registraties komen daarom ook op meerdere plekken in de Time On applicatie terug:
Mijn registratie: De plek waar jij en je medewerkers hun registraties zullen gaan maken. Dit is ook het startscherm van Time On.
Rapportage: In het overzicht komen diverse registraties terug. Hier is het mogelijk om registraties in te zien.
Planning: In de planborden is het mogelijk om registraties te maken op de groepering die is ingesteld.
Goedkeuren: Het is mogelijk om registraties goed te keuren. Je kunt zelf bepalen welke medewerkers welke klanten en projecten mogen goedkeuren.
Declareren: Natuurlijk wil je de gemaakte registraties ook factureren naar je klanten. Dit gebeurt hier.
Zo als je ziet komen registraties op bijna alle functies van Time On terug. Daarom is het belangrijk te weten hoe ze werken. We nemen je in dit artikel mee door het registratiescherm (Mijn Registratie) en de functionaliteiten van het registratiepaneel. Voor de andere plekken van de applicatie kun je klikken op de links in de bulletpoints hierboven.
Wat zijn registraties?
Registraties (ook wel: boekingen) zijn wat medewerkers invullen in Time On. Dit hoeven niet altijd alleen uren te zijn.
Registraties kunnen bestaan uit:
Uren: Aantal uren gewerkt.
Kilometers: Afstand in kilometers.
Onkosten: Kosten die zijn gemaakt in euro's.
Producten: Producten die zijn gebruikt die moeten worden geregistreerd.
Deze waardes worden ook ergens op geregistreerd. Dit kan op klant en/of op project zijn.
Mijn Registratie
Mijn Registratie is het startscherm van Time On. Hier gaan jij en je medewerkers normaal gesproken de registraties maken.
Het scherm van Mijn Registratie bestaat uit twee delen:
Registratiescherm
Hierin komen de bestaande registraties terug. De weergave van het scherm is zelf naar wens te maken. Want niet iedere weergave werkt voor iedereen.
Met de weergave instellingen stel je in of je een week (maandag t/m zondag) of een werkweek (maandag t/m vrijdag) wilt zien.
De weergaven nemen we hier onder met je door:
1. Weekweergave
De weekweergave is aan te raden voor gebruikers die niet meer dan 5 registraties per dag doen en het grotere plaatje graag in beeld willen houden.
Zo kun je in de weekweergave eenvoudig registraties verslepen naar andere dagen. Ook hou je een goed overzicht door dat je kunt zien waar je de rest van de week op geregistreerd hebt.
2. Dagweergave
De dagweergave is voor gebruikers die meerdere (denk aan 10 of meer) registraties per dag doen van relatief kleinere aantallen. In de dagweergave is hier namelijk alle ruimte voor.
Ook kun je hier uren verslepen naar andere dagen door ze naar het juiste tabblad van de dag te verslepen.
3. Compacte weergave
Zowel de dag- als de weekweergave bieden beide ook nog de optie om deze in de compacte weergave te bekijken.
In de compacte weergave laten we je alleen de belangrijke zaken zien:
Klant en/of project
De aantallen
De status (gedeclareerd, goed- of afgekeurd)
Zaken zoals kenmerk, tarieven, en producten zullen worden weggelaten. We raden deze weergave vooral aan om even het overzich te kunnen bewaren. En snel door je registraties heen te kunnen kijken.
Vergeet niet dat dit nog overzichtelijker kan in de rapportage functie.
Registratiepaneel
Het registratiepaneel is de plek waar de registraties worden vertoond. Na het openen van een registratie komt het registratiepaneel tevoorschijn. Dit is ook het geval bij het aanmaken van registraties.
We nemen de functionaliteiten met je door:
Let op: Het kan zijn dat de volgende beschreven functionaliteiten niet werken op je registratie. Als de registratie gedeclareerd of goedgekeurd is, is hij niet meer aanpasbaar.
Het aanmaken van een registratie
Het aanmaken van een registratie doe je door in het scherm op de nieuw knop te drukken. Standaard zal een nieuwe registratie ook altijd open staan. Vul de velden naar wens in en klik op opslaan. Deze nieuwe registratie verwijderen kan eenvoudig door op annuleren te klikken.
Het verwijderen van een registratie
Dit kan bovenin het registratie paneel met het 🗑️ verwijder icoon. Deze uren zullen worden verplaats naar de prullenbak.
Het kopiëren van een registratie
Dit kan bovenin het registratiepaneel met het kopieer icoon. Versleep vervolgens deze registratie naar de gewenste dag of verander de datum in het registratiepaneel en klik op opslaan.
Tabbladen voor uren, kilometers, onkosten en/of producten
Binnen deze tabbladen kun je de waardes opgeven voor deze benoemde velden. Zie hier voor de eigen hulpartikelen:
Facturabele of niet facturabele registratie
Een registratie kan als wel of niet facturabel worden opgeslagen.
Registreerbare velden
Een registratie kan op meerdere velden worden gemaakt. Wat deze velden zijn en wat je er mee kan kun je lezen in dat artikel.