Du har fået en liste fra e-conomic med de abonnementer, som der skal dannes udlæg af, så jeres kunder kan faktureres det rigtige beløb.
VIGTIGT
Du har også fået et program til at styre logon processen. Programmet hedder TimeViewExcelLogin.exe og kan placeres på din egen computer, eller et centralt sted, hvor alle kan starte den fra. TimeView konsulenten hjælper med dette.
Nu åbner du Excel filen import Economic udlæg.xlms og starter på fanen Stamdata.
Grundindstillinger
I har i forvejen fået sat de rigtige indstillinger i samarbejde med vores konsulent, men her får du alligevel en kort forklaring på de vigtigste.
Navn | Værdi |
Brugernavn | Den bruger der skal stå på udlæggene |
Tenant | Jeres fulde servernavn: [tenant].api.timeview.dk |
Opgaveprioritet* | Man kan vælge mellem År og Opgave |
Opgaveår fra | Processen søger efter opgaver fra og med dette årstal |
Opgaveår til | Processen søger efter opgaver til og med dette årstal |
Fane | Navnet på fanen med kunder og e-conomic abonnementer |
Udlægs tekst | Den tekst I vil have der står som kommentar |
Kommentar | Den tekst I vil have der står på selve tidsregistreringen til udlægget |
Udlægstype – Navn | Den arbejdstype I bruger til udlæg i TimeView |
*Når man vælger år, sorteres opgaverne efter år og så opgavetype.
*Når man vælger opgave, sorteres opgaverne efter opgavetype og så år.
Prioritet på opgavetype
Når der søges opgaver frem som udlæggene skal oprettes på, kan du vælge en prioriteringsrækkefølge, baseret på opgavetype.
Opgavestatus
Her vælger du hvilke status opgaverne kan have, når der oprettes udlæg på dem.
Brugergrupper
Hvis du navigerer helt ud i højre side af Excel, finder du i celle BA en liste over de brugergrupper, der må bruge det. Grupperne skal eksistere i jeres TimeView.
Placering af loginprogrammet
Vi har sendt loginprogrammet, TimeViewExcelLogin.exe, til dig. Det bruges til at oprette forbindelse til TimeView, så Excel kan søge på kunder og opgaver.
Du bestemmer selv hvor loginprogrammet skal placeres. Det kan være på din egen computer eller på et fællesdrev, hvis der er flere, der kommer til at lave importfilen.
Du skal bare sørge for at skrive stien til den mappe, hvor du har kopieret den ind.
Stien til programmet, skal stå i celle BC i Excel filen.
Her er valgt en placering der hedder %Temp%\TimeViewExcelConnector.
%Temp% er en variabel der står for
C:\Users\[brugernavn]\AppData\Local\Temp
I Temp mappen er oprettet en ny mappe der hedder TimeViewExcelConnector og det er i denne mappe, TimeViewExcelLogin.exe programme er kopieret hen.
Log ind
Klik på Log ind.
Når du logger ind, bliver du sendt videre til din internet browser, hvor du skal logge ind med din Microsoft-bruger og kode.
Synkroniseringen af data bliver ikke startet, når du klikke på Log ind. Det kommer i næste trin. Hvis der bliver vist data efter du har klikke på Log ind, er det dem fra sidste gang, du importerede fra e-conomic filen.
Start importen
Når du er logget ind, så klikkes på Start, for at starte synkroniseringen af data.
Klikker man på Start inden log ind, så vil log ind processen startes først.
Første gang du bruger Importen, kommer der en boks frem om OData-feed. Du skal bare klikke på Opret forbindelse.
Der kommer muligvis en boks frem vedr. niveauer for beskyttelse af personlige oplysninger. Du skal blot markere Ignorer kontrol og klikke på Gem.
Klik Ok, når synkroniseringen er færdig.
Nu vil du se, at der er kommet 3 nye faner i Excel.
EconomicData
På den fane der hedder EconomicData, kan du nu se de linjer, der er importeret fra den fil, du har fået fra e-conomic.
ImportToTimeView
På denne fane har du listen over de data der bliver importeret. Du kan allerede her se, hvilken opgave de bliver importeret til.
NoCustomerOrTask
Her vises de udlæg der ikke kan importeres, da der enten ikke findes en kunde eller en opgave, inden for det filter du har angivet.
Nu kan du tage stilling til, om du skal rette i listen fra e-conomic og dermed også i de data listen stammer fra, eller om du bare skal lave udlæggene manuelt.
Det kan for eksempel være, at kundenummeret i e-conomic ikke stemmer med det kundenummer I har i TimeView.
Du kan gå tilbage til listen fra e-conomic og rette de linjer, der er mangler på og importere listen til Excel igen, eller du kan lave de manglende udlæg manuelt i TimeView.
Det vil være en fordel at rette det i e-conomic, så det stemmer næste gang du får en liste fra e-conomic, der skal importeres udlæg til TimeView.
Gem liste til import
Sørg for at stå på fanen ImportToTimeView og gem listen som en csv fil.
Klik på Filer øverst til venstre
Klik på Gem en kopi
Klik på Gennemse i den anden kolonne
Vælg en mappe og angiv et filnavn
Vælg filtypen: CSV UTF-8
klik på Gem
Klik OK til advarslen om filtype.
Import til TimeView
Nu har du en fil, der er klar til at importere til TimeView.
Du kan se hvordan du kan importere udlæggene til TimeView i artiklen
Har du spørgsmål til ovenstående, kontakt da venligst vores support på