Um die Einhaltung der DSGVO und anderer lokaler Vorschriften (wie LGPD, APPI usw.) zu gewährleisten, ist es wichtig, dass Sie von allen Teilnehmern eine Einwilligung zur Aufzeichnung Ihrer Meetings haben. tl;dv hat das jetzt noch einfacher gemacht!
Wie funktioniert die Einwilligungsanfrage?
Damit diese Funktion funktioniert, benötigen Sie:
eine vollständig synchronisierte Kalenderintegration (hier erfahren Sie wie)
aktivierte automatische Aufzeichnung aller Kalenderereignisse, auch wenn Sie nicht teilnehmen
Wenn Sie Ihren Kalender nicht mit Ihrem tl;dv-Konto synchronisiert haben oder keine automatische Aufzeichnung wünschen, kann tl;dv die Informationen aus Ihrem Kalenderereignis, die für die Einwilligungsanfrage benötigt werden, nicht erfassen.
Denken Sie daran, dass tl;dv nur Informationen zu Ereignissen in Ihrem Hauptkalender sammelt.
Wenn die Option zur Einwilligungserfassung aktiviert ist, ersetzt tl;dv den Meeting-Raum-Link in Ihrem Kalenderereignis durch einen anderen Link, der zu einem Einwilligungsbildschirm innerhalb von tl;dv selbst weiterleitet. Dies wird auch in den Kalenderereignissen selbst etwas anders aussehen. Anstatt den Meeting-Raum-Link zu sehen, werden Sie einen Link sehen, der zu tl;dv weiterleitet.
Wenn Sie der Meeting-Gastgeber sind, wird der Meeting-Raum nicht anders aussehen, wenn Sie auf den Link klicken. Aber wenn Ihre externen Eingeladenen den Meeting-Raum betreten möchten, sehen sie einen Bildschirm, der nach ihrer Einwilligung fragt, bevor sie den Meeting-Raum selbst betreten können:
🗣️ WICHTIGER HINWEIS: Wenn Sie den Meeting-Raum betreten und die Aufzeichnung manuell starten vor dem geplanten Beginn des Ereignisses, hat die Einwilligungserfassung keine Auswirkung. Diese Funktion funktioniert nur für Meetings, die automatisch aufgezeichnet werden.
Was passiert, wenn meine Eingeladenen der Aufzeichnung nicht zustimmen?
Wenn Ihre externen Eingeladenen die Seite zur Einwilligungserfassung öffnen und auf "Einwilligung ablehnen und am Meeting teilnehmen" klicken, können sie trotzdem den Meeting-Raum betreten und Sie können Ihr Meeting wie gewohnt abhalten! Aber tl;dv wird daran gehindert, auf das Meeting zuzugreifen und es aufzuzeichnen, entweder automatisch oder manuell.
Ihre Chrome-Erweiterung oder Desktop-App wird Ihnen mitteilen:
"tl;dv-Aufzeichnung ist deaktiviert, weil einige Teilnehmer die Aufzeichnungseinwilligung abgelehnt haben."
Und was ist, wenn Sie ein Meeting mit mehreren Eingeladenen haben, aber noch nicht alle angemeldet sind oder entschieden haben, ob sie einwilligen oder nicht? Bis sie das tun, ist die Aufzeichnung weiterhin nicht möglich.
Sie werden in Ihrer tl;dv-Benutzeroberfläche sehen:
"Manuelle Aufzeichnung ist deaktiviert - dieses Meeting wird nur automatisch aufgezeichnet, wenn alle Teilnehmer beim Beitreten ihre Einwilligung geben."
Solange nicht jeder, der in der Meeting-Einladung aufgeführt ist, der Aufzeichnung zustimmt, können Sie tl;dv nicht verwenden, um das Meeting aufzuzeichnen. Eine Einwilligung kann nicht implizit sein, sie muss bestätigt werden. Wenn keine Bestätigung der Einwilligung vorliegt, wird die Aufzeichnung nicht fortgesetzt.
Wie aktiviere ich die automatische Einwilligungserfassung für meine Aufzeichnungen?
In Ihrem Automatisierungs-Tab finden Sie die Option, die automatische Erfassung der Einwilligung zur Aufzeichnung zu aktivieren:
Oder wenn Sie ein Team-Administrator sind, können Sie diese Option auch für alle Mitglieder in Ihrem Team aktivieren (diese Option gilt nicht für Sie, da Sie nicht von Administrator-Kontrollen betroffen sind, Sie müssen Ihre eigene Einwilligungserfassung aktivieren).
Wenn Sie diese Option der automatisierten Einwilligungsanfrage für sich selbst oder für Ihr Team aktivieren, müssen Sie tl;dv aktualisierte Berechtigungen zum Schreiben auf Ihre Kalenderereignisse erteilen. Da wir den Meeting-Raum-Link durch die Seite ersetzen werden, die die Einwilligung Ihrer Eingeladenen sammelt, benötigen wir neue Berechtigungen für den Zugriff auf Ihren Kalender.
Warum ist es wichtig, die Einwilligung zur Aufzeichnung anzufordern?
Sie sind die Hauptverantwortliche Person für die Einhaltung lokaler Vorschriften und für die rechtmäßige Nutzung der von uns angebotenen Tools.
Es ist wichtig, dass Sie die Einwilligung aller Ihrer externen Teilnehmer haben, um die Meetings aufzuzeichnen, an denen Sie teilnehmen, da Ihre Eingeladenen jederzeit die Einwilligung verweigern oder sogar während der Dauer des Meetings zurückziehen können.
Wenn Ihre externen Teilnehmer nicht der Aufzeichnung zustimmen, wird tl;dv die Aufzeichnung nicht ermöglichen, und Sie sind weiterhin durch Datenschutz- und Datensicherheitsvorschriften verpflichtet, die Einwilligung oder deren Fehlen seitens Ihrer Eingeladenen zu respektieren.