Pour rester en conformité avec le RGPD et les autres réglementations locales (telles que la LGPD, l'APPI, etc.), il est important que vous obteniez le consentement de chaque personne pour enregistrer vos réunions. tl;dv a encore simplifié les choses !
Comment fonctionne la demande de consentement ?
Pour que cette fonctionnalité fonctionne, vous devez disposer des éléments suivants :
une intégration d’agenda entièrement synchronisée (consultez la procédure ici)
l’enregistrement automatique activé de tous les événements de l’agenda, même si vous n’y participez pas
Si votre agenda n’est pas synchronisé avec votre compte tl;dv ou si vous ne souhaitez pas activer l’enregistrement automatique, tl;dv ne sera pas en mesure de recueillir les informations nécessaires de l’événement de votre agenda pour demander le consentement.
N’oubliez pas que tl;dv collecte uniquement des informations sur les événements de votre agenda principal.
Lorsque l’option de collecte du consentement est activée, tl;dv remplace le lien de la salle de réunion dans l’événement de votre agenda par un autre lien qui redirige vers un écran de consentement dans tl;dv. L’apparence dans les événements de l’agenda sera également légèrement différente. Au lieu de voir le lien de la salle de réunion, vous verrez un lien redirigeant vers tl;dv.
Si vous êtes l’hôte de la réunion, la salle de réunion n’aura pas l’air différente lorsque vous cliquerez sur le lien. Toutefois, lorsque vos invités externes souhaitent entrer dans la salle de réunion, un écran leur demandant leur consentement s’affiche avant qu’ils ne puissent entrer dans la salle de réunion :
🗣️ REMARQUE IMPORTANTE : Si vous entrez dans la salle de réunion et démarrez manuellement l’enregistrement avant l’heure de début de l’événement, la collecte du consentement n’aura aucun effet. Cette fonction ne fonctionne que pour les réunions enregistrées automatiquement.
Que se passe-t-il si mes invités ne consentent pas à être enregistrés ?
Si vos invités externes ouvrent la page de collecte du consentement et cliquent sur « Refuser le consentement et participer à la réunion », ils pourront quand même entrer dans la salle de réunion et vous pourrez tenir votre réunion normalement ! Mais tl;dv sera bloqué et ne pourra pas accéder à la réunion ni l’enregistrer, que ce soit automatiquement ou manuellement.
Votre extension Chrome ou votre application de bureau vous indiquera :
« Enregistrement tl;dv désactivé. Certains participants ont refusé le consentement d’enregistrement. »
Et si vous avez une réunion avec plusieurs invités, mais que tous ne se sont pas encore connectés ou n’ont pas encore choisi s’ils consentent ou non ? En attendant, vous ne pouvez toujours pas enregistrer.
Vous verrez dans votre interface utilisateur tl;dv :
« L’enregistrement manuel est désactivé : cette réunion sera enregistrée automatiquement uniquement si tous les participants donnent leur consentement lors de leur inscription. »
Tant que toutes les personnes figurant dans l’invitation à la réunion n’ont pas consenti à être enregistrées, vous ne pouvez pas utiliser tl;dv pour enregistrer la réunion. Le consentement ne peut pas être implicite, il doit être confirmé. S’il n’y a pas de confirmation de consentement, l’enregistrement ne se fera pas.
Comment activer la collecte automatique du consentement pour mes enregistrements ?
Dans votre onglet Automatisations, vous trouverez l’option permettant d’activer la collecte automatique du consentement à l’enregistrement :
Si vous êtes un administrateur d’équipe, vous pouvez également activer ou désactiver cette option pour tous les membres de votre équipe (cette option ne s’applique pas à vous, car vous n’êtes pas concerné par les contrôles d’administration. Vous devez activer votre propre collecte de consentement).
Lorsque vous activez cette option de demande de consentement automatisée pour vous-même ou pour votre équipe, vous devez accorder à tl;dv des autorisations mises à jour pour écrire sur les événements de votre agenda. Étant donné que nous allons remplacer le lien de la salle de réunion par la page qui collectera le consentement de vos invités, nous devons disposer de nouvelles autorisations pour accéder à votre agenda.
Pourquoi est-il important de demander le consentement d’enregistrement ?
Vous êtes le principal responsable du respect des réglementations locales et de l’utilisation légale des outils que nous proposons.
Il est important que vous ayez le consentement de tous vos participants externes pour enregistrer les réunions auxquelles vous participez, car vos invités peuvent à tout moment refuser le consentement ou même le retirer pendant la durée de la réunion.
Si vos participants externes ne consentent pas à être enregistrés, tl;dv ne permettra pas l’enregistrement et vous êtes toujours tenu par les réglementations en matière de confidentialité et de sécurité des données de respecter le consentement ou l’absence de consentement de vos invités.