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発送荷物の登録・管理方法

発送管理(WEB版)で発送する荷物を登録し、一覧で管理する方法をご説明します。

対応者:佐藤萌衣

このページでは、発送管理(WEB版)で発送する荷物を登録し、荷物一覧で管理する方法をご説明します。

※モバイルアプリからの登録方法は、【モバイル版】発送管理モードで荷物を登録するをご参照ください。


荷物を登録する

1.発送管理の「荷物一覧」を開き、画面右上の「+」をクリックしてください。

2.「荷物新規作成」画面が表示されます。以下の項目を入力してください。

項目

必須/任意

説明

発送元

任意

「編集する」をクリックし、差出人を選択します

お届け先

任意

「編集する」をクリックし、お届け先を選択します

発送方法

必須

普通郵便・レターパック・佐川急便・ヤマト運輸などから選択します

経理番号

任意

費用管理用の経理番号を選択します

追跡番号

任意

配送業者の追跡番号(伝票番号)を入力します

タグ

任意

分類用のタグを選択します(複数可)

画像・PDF

任意

荷物の写真や送り状などのPDFを追加します

備考

任意

荷物に関するメモを入力します

3.入力が完了したら、「作成」をクリックしてください。

以上で荷物の登録は完了です。

※佐川急便・ヤマト運輸の送り状(伝票)を発行する場合は、佐川急便・ヤマト運輸の送り状(伝票)を発行するをご参照ください。

▶ OCRモードで登録する

「荷物新規作成」画面上部の「OCRモード」をONにすると、荷物の登録時に、画像やPDFから荷物情報を自動で解析します。

※「OCRモード」は、オーナー権限・管理者権限のアカウントにのみ表示されます。

⚠ 解析結果は荷物の状態によって異なります。登録前に必ず内容をご確認ください。

※OCRモードで登録する際にタグを選択していない場合、解析結果をもとにタグが自動で付くことがあります。自動で付いたタグは、荷物の詳細から外せます。

▶ 受取管理の荷物を発送管理に登録する

受取管理で受け取った荷物を、そのまま発送管理に登録して再発送することもできます。詳しくは【受取管理】荷物転送データ連携機能をご参照ください。


荷物一覧で荷物を管理する

登録した荷物は「荷物一覧」で管理します。荷物一覧では、以下の操作ができます。

  • 荷物の絞り込み・並び替え

  • よく使う絞り込み・並び替え・表示項目をビューとして保存・切り替え

  • 荷物の詳細の確認・編集

  • 配送ステータスの変更(個別・一括)

  • 承認の依頼・承認(個別・一括)

  • 荷物の削除(個別・一括)

  • 配送ラベル・配送書類の印刷

  • CSVのダウンロード

承認の依頼・承認の方法は、発送荷物の承認を依頼する・承認するをご参照ください。

▶ 荷物を絞り込む

画面左上の「絞り込み」をクリックすると、以下の条件で荷物を絞り込めます。複数の条件を組み合わせることもできます。

絞り込み条件

説明

承認状況

未依頼・承認待ち・承認完了・却下で絞り込み

登録日

期間を指定、または「今月」「先月」などの期間から選択して絞り込み

発送方法

発送方法で絞り込み

配送ステータス

発送待ち・配送中・配達完了・キャンセルで絞り込み

タグ

タグで絞り込み

経理番号

経理番号で絞り込み

絞り込みや並び替え、表示項目の設定は「ビュー」として保存し、タブで切り替えられます。詳しくは、下記のヘルプページをご参照ください。

▶ 荷物を編集する

1.荷物一覧で、編集したい荷物をクリックしてください。

2.画面右側に荷物の詳細が表示されます。変更したい項目を編集してください。

3.画面下に表示される「更新」をクリックしてください。

以上で荷物の編集は完了です。


配送状況(ステータス)を管理する

登録した荷物には、以下の配送状況が表示されます。

ステータス

意味

発送待ち

登録済みだが、まだ発送していない荷物

配送中

発送手続きが完了し、配送業者が輸送中の荷物

配達完了

お届け先への配達が完了した荷物

キャンセル

あて先不明や保管期限切れなどにより、配送がキャンセルされた荷物

⚠ 佐川急便・ヤマト運輸で発行した追跡番号がある荷物は、配送業者の追跡情報をもとに配送状況が自動で更新されます。自動更新の対象になっている間は、手動でステータスを変更できません。

※日本郵便やその他の配送方法をご利用の場合、配送状況は自動更新されないため、手動で変更してください。

⚠ 承認を依頼するときに「発送をロックする」を選んだ荷物は、承認完了まで配送ステータスを「発送待ち」から変更できません。

▶ 1件ずつ変更する

荷物の詳細の「配送ステータス」から変更したいステータスを選択し、「更新」をクリックしてください。

▶ まとめて変更する

1.荷物一覧で、対象の荷物の左端のチェックボックスにチェックを入れてください。

2.一覧の左下に表示される「一括操作」をクリックしてください。画面右側に操作メニューが表示されます。

3.「配送ステータスを変更する」をクリックし、変更先のステータスを選択してください。

※まとめて変更できるのは、配送状況が自動更新されない荷物のみです。


荷物を削除する

  • 1件ずつ削除する:荷物の詳細画面右上の「︙」をクリックし、「削除」を選択してください。

  • まとめて削除する:荷物一覧でチェックボックスにチェックを入れ、「一括操作」から「削除する」をクリックしてください。

⚠ 削除した荷物は元に戻せません。削除前に内容をご確認ください。


配送ラベルを印刷する

  • 1件ずつ印刷する:荷物の詳細画面右上の「︙」をクリックし、「ラベルを印刷」を選択してください。発送方法が佐川急便・ヤマト運輸の荷物では、「佐川急便 伝票を印刷」「ヤマト運輸 伝票を印刷」と表示されます。

  • まとめて印刷する:荷物一覧でチェックボックスにチェックを入れ、「一括操作」から「配送書類の印刷」をクリックしてください。

詳しい印刷方法は、【発送管理】配送ラベルを印刷する方法をご参照ください。A4サイズの送付状を印刷する場合は、A4送付状の印刷方法(発送管理)をご参照ください。


CSVをダウンロードする

荷物データをCSV形式でダウンロードできます。費用集計やレポート作成に活用できます。

「絞り込み」で「登録日」の期間を指定したうえで、画面右上のダウンロードアイコン(↓)からダウンロードしてください。詳しい手順は、発送管理:期間指定によるCSVエクスポート機能をご参照ください。


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