このページでは、オーナー権限を持っているアカウントが作成できる、ワークフロー機能の作成方法と活用例についてご説明します。
こちらの機能は2023年9月1日にリリースされました。
ワークフロー機能とは
荷物に対する処理フローに合わせて文言やデザイン、タスク、通知などを自由にカスタマイズすることが出来る機能です。
荷物を受け取る人は全体の対応プロセスと現在の対応状況を確認することができ、それに加えて荷物を管理する人は対応すべきタスクの詳細を確認することが出来ます。
ワークフローを構成する「タスク」、「リクエスト」については下記のヘルプページもご参照ください。
できるようになること
カテゴリーとリクエストを自由に登録できます。
カテゴリーにリクエストを紐づけ、自動発行を設定しておくと、荷物登録時に選択したカテゴリーに応じてリクエストが自動的に発行されます。
タスクに作業内容を登録しておくと、作業マニュアルとして利用できます。
活用事例
事例１
トドケールを使って宅配物の管理を行っているユーザー様。
課題
荷受人様が転送リクエストを指定した後、転送先の配送ボックスに配達されても自動通知が送れない。
担当者が受取人に対して、個別に配達完了連絡や宅配ボックスの開錠方法をメールしており、対応工数が多くなってしまう。
実現できるようになること
ワークフロー機能で設計したタスクが完了した時に、自動通知を飛ばすことができるようになる。
(具体例)：荷物登録→荷受人がリクエストを送る→担当者が梱包して出荷完了→通知→着荷場に到着→通知→荷受人が受け取り→受け取り完了というフローが設計できる。
荷受人：荷物の現在状況や、転送先に荷物が到着したことを通知で知ることができる。
担当者：荷受人に対して出荷通知を出したり、通知内に開錠方法を記載しておけば連絡する工数が削減できる。
作成方法を動画でご覧いただけます。
各項目の説明
ワークフローの設定は、メニューの「ワークフロー」から行います。各項目の概要は以下のとおりです。詳しい設定方法は、それぞれのヘルプページをご参照ください。
※「リクエスト」「カテゴリー」「通知テンプレート」の設定にはオーナー権限が必要です。
リクエストについて
リクエストは、荷物の受取方法（受取・転送・破棄など）ごとに、対応の流れを定義したものです。リクエストは「フロー」で構成され、フローには「ステータス」と「タスク」を順番に並べて設定します。
受取人に入力してもらう項目がある場合は、リクエストフォームを設定できます。
詳細は下記のヘルプページをご参照ください。
カテゴリーのカスタマイズ
カテゴリーごとに、次の内容を設定できます。
「登録時に使用できるリクエスト」：そのカテゴリーの荷物で選択できるリクエスト
「荷物登録時に上記リクエストを自動発行する」：荷物登録と同時にリクエストを自動で発行する設定
「通知設定」：荷物登録時・リマインダー送信時などに使用する通知テンプレート
※自動発行は、使用できるリクエストが1つだけのカテゴリーで設定できます。リクエストフォームを使用するリクエストは自動発行できません。
詳細は下記のヘルプページをご参照ください。
通知テンプレートの編集
受取人へ届く通知の件名・本文を編集できます。作成した通知テンプレートは、カテゴリーの「通知設定」や、タスクの「完了時に使用する通知」で使用します。
詳細は下記のヘルプページをご参照ください。
タスクについて
タスクは、荷物を管理する担当者が行う作業です。タスクごとに、次の内容を設定できます。
「このタスクについて」：作業内容の説明（作業マニュアルとして利用できます）
「更新に必要な荷物情報」：タスク完了時に更新する荷物情報（宛先・保管場所・送付元・カテゴリー・担当者・メッセージ・PDF）
「完了時に使用する通知」：タスク完了時に受取人へ送る通知
※「更新に必要な荷物情報」にPDFを設定している場合、タスク完了時にPDFを追加・削除すると、荷物詳細の「更新情報」タブに「〇個のPDFファイルがアップロードされました」「〇個のPDFファイルが削除されました。」という履歴が記録されます。履歴に表示されるのはファイルの件数のみです。
詳細は下記のヘルプページをご参照ください。
荷物メモ機能について
荷物ごとにメモを残し、担当者間で共有できます。メモは荷物詳細画面から追加できます。
詳細は下記のヘルプページをご参照ください。
アーカイブ処理について
対応が完了した荷物は、アーカイブ（完了済み）にします。アーカイブは手動で行うほか、受取人の受取報告・受取サインによって行われます。また、ステータスに「このステータスの時アーカイブする」を設定しておくと、そのステータスに到達した時点で自動的にアーカイブされます。
詳細は下記のヘルプページをご参照ください。