El Pool de contactos (Shark tank) es una pileta donde caen los contactos desatendidos para que otros agentes puedan tomarlos.
Funciona por demanda: en lugar de que una persona reasigne el contacto manualmente, el agente lo puede ir a buscar y tomarlo.
Como administrador, tú defines quiénes pueden tomar, cuántos contactos y en qué orden.
👉 Importante:
Solo los usuarios administradores pueden crear y configurar estados de reasignación.
Para saber cómo lo usan los agentes, consulta el artículo ¿Cómo usar el Pool de contactos (Shark tank) en Tokko Broker?
🔍 Paso a paso
1. Crear o editar un estado ⚙️
Accede a Mi empresa > Oportunidades.
En la configuración de oportunidades, puedes crear un estado nuevo o editar uno existente (por ejemplo, Sin contactar).
Opción A: crear un estado nuevo
A.1. Haz clic en Agregar estado.
A.2. Se abre la pantalla Nuevo estado (antes esta configuración se abría como una ventana emergente). Puedes crear tantos estados de reasignación como necesites.
A.3. Completa los datos del estado:
En Nombre, escribe el nombre del estado.
En Color del estado, elige el color que lo identificará en el tablero.
En Descripción, agrega una descripción del estado.
Opción B: editar un estado existente
B.1. Despliega la configuración del estado que quieres editar y presiona el botón editar.
B.2. Se abre la pantalla de edición del estado. Si lo necesitas, modifica el nombre, el color o la descripción.
Una vez en la pantalla del estado, ya sea nuevo o en edición, continúa con el paso 2: la configuración es la misma en ambos casos.
2. Activar el estado de reasignación 🔁
2.1. Activa el switch Configurar como estado de reasignación y selecciona el método de reasignación
2.2. Elige una de las dos opciones:
Manual: una persona con permiso para reasignar oportunidades elige a qué agente se reasigna cada contacto.
Solo los usuarios con ese permiso verán el estado. Funciona igual que antes.
Pool de contactos (Shark tank): los agentes pueden tomar los contactos por su cuenta. Los agentes que habilites verán este estado en Oportunidades aunque no tengan permiso para reasignar.
2.3. Selecciona Pool de contactos (Shark tank) para ver su configuración.
3. Elegir qué agentes pueden tomar contactos 👥
👉 Importante:
Solo los agentes seleccionados verán este estado y podrán tomar contactos del pool.
Los administradores y los usuarios con permiso para reasignar siempre verán el estado, aunque no estén en la configuración.
Los agentes seleccionados verán solo el nombre y la búsqueda de todos los contactos del pool, aunque no tengan permiso para ver los contactos de otros agentes.
3.1. En Agentes autorizados para tomar contactos del pool, elige el tipo de selector: Sucursal, Equipos o Agentes.
3.2. Abre el desplegable de la derecha, marca las opciones que quieras y haz clic en Aplicar.
Puedes seleccionar varias.
3.3. Para combinar criterios, haz clic en Agregar. Puedes configurar hasta 3 selectores (uno por sucursales, otro por equipos y otro por agentes).
Por ejemplo: 2 sucursales + 1 equipo.
ℹ️ Qué verás según tu cuenta
Cuenta con un solo usuario: no aparece la opción de reasignación, porque no hay a quién reasignar el contacto.
Una sola sucursal y sin equipos: solo aparece el selector de Agentes.
Varias sucursales y sin equipos: aparecen los selectores de Sucursal y Agentes.
4. Definir la cantidad y el orden de toma 🔢
En Cantidad, elige una opción:
Sin límite: los agentes pueden tomar contactos ilimitadamente.
Con límite diario: los agentes pueden tomar una cantidad determinada de contactos por día. Indica el número en Puede tomar hasta [X] contactos por día.
En Selección de contactos elige el orden:
Cualquiera del pool: el agente elige el contacto que prefiera.
El más antiguo primero: el agente debe tomar primero el contacto que lleva más tiempo en el pool
5. Guardar el estado 💾
5.1. Si quieres que los contactos que nadie tomó no queden en el Pool indefinidamente, configura la regla de la fila inferior.
En "Después" indica el tiempo (minutos, horas o días); en el desplegable siguiente, elige la condición (Sin acciones sobre el contacto o En este estado); y en Mover contactos a, selecciona el estado al que deben pasar.
Por ejemplo: si pasa 1 día y nadie tomó el contacto, puede pasar a un estado de reasignación manual para que alguien con permiso lo reasigne.
5.2. Haz clic en Guardar.
6. Definir cuándo caen los contactos al Pool ⏱️
Crear el estado Pool de contactos no alcanza para que los contactos lleguen a él: tienes que definir cuándo un contacto se considera vencido. Esto se configura en el estado donde el contacto espera ser atendido.
Por ejemplo, cuando un contacto se asigna a un agente, pasa al estado Pendiente contactar. Si pasado el tiempo que definas el agente no lo cambió de estado, significa que no lo contactó: el contacto se vence y pasa automáticamente al Pool de contactos.
6.1. Edita el estado donde esperan los contactos que quieres enviar al Pool (por ejemplo, Pendiente contactar), como se explica en el paso 1, opción B.
6.2. En la fila inferior, configura la regla:
En Después, indica cuánto tiempo puede permanecer el contacto en este estado y elige la unidad (minutos, horas o días).
En el desplegable siguiente, elige la condición:
Sin acciones sobre el contacto: el tiempo se cuenta desde la última acción realizada sobre el contacto.
En este estado: el tiempo se cuenta desde que el contacto entró a este estado.
En Mover contactos a, selecciona el flujo y el estado Pool de contactos.
Por ejemplo: si un contacto lleva 4 días en Pendiente contactar y el agente no lo cambió de estado, pasa al Pool de contactos.
6.3. Haz clic en Guardar.
ℹ️ Nota: Puedes configurar esta regla en los estados que necesites, para definir en qué momento los contactos pasan al Pool.
🎉 ¡Felicitaciones! Ya configuraste un Pool de contactos (Shark tank) y tus agentes habilitados podrán tomar los contactos vencidos.
Preguntas frecuentes
¿Quiénes ven el estado Pool de contactos?
¿Quiénes ven el estado Pool de contactos?
Solo los agentes, equipos y sucursales seleccionados en la configuración. Los administradores y los usuarios con permiso para reasignar siempre lo ven.
¿Los límites aplican a los administradores?
¿Los límites aplican a los administradores?
No. Los límites configurados en el Pool no aplican a administradores ni a usuarios con permiso para reasignar.
¿Puedo crear más de un estado de reasignación?
¿Puedo crear más de un estado de reasignación?
Sí. Puedes crear tantos estados de reasignación como necesites, manuales o de tipo Pool.
¿Un contacto puede volver al Pool?
¿Un contacto puede volver al Pool?
Sí. Si el contacto vuelve a cumplir las reglas de vencimiento, puede reingresar al Pool.
¿Qué diferencia hay entre un estado de reasignación manual y el Pool de contactos?
¿Qué diferencia hay entre un estado de reasignación manual y el Pool de contactos?
Los estados de reasignación manual solo los ven los usuarios con permiso para reasignar oportunidades y los administradores. El Pool de contactos, en cambio, lo ven en el módulo de Oportunidades todos los agentes, equipos y sucursales que habilites en la configuración de ese estado, aunque no tengan permiso para reasignar.
¿Qué cuenta como una acción sobre el contacto?
¿Qué cuenta como una acción sobre el contacto?
Cuando eliges la condición Sin acciones sobre el contacto, el tiempo se cuenta desde la última acción realizada sobre el contacto.
Cuentan como acción: enviarle un mail o un WhatsApp, editarlo, agregarle una nota y agregarle una etiqueta.
No cuentan como acción, y por lo tanto no renuevan su vigencia: destacarle una propiedad, guardarle una búsqueda y agendar un evento.
Además, enviar un mail o un WhatsApp puede cambiar el contacto de estado, según tu configuración de Oportunidades en Asignación de estados (por defecto, pasa a Esperando respuesta).
Si tienes una duda escríbenos por el chat que está en la parte inferior derecha de la pantalla.