Quand un apprenti rompt son contrat, deux choses vont de pair : vous déclarez la rupture, puis vous régularisez la facturation avec l’OPCO, souvent au moyen d’un avoir. Cet article couvre les deux, dans le bon ordre, car la facturation dépend du traitement de la rupture par l’OPCO.
1. Déclarer la rupture dans votre espace
Ouvrez le dossier concerné depuis Contrats.
Cliquez sur Actions, puis sur Déclarer une rupture.
Renseignez la date de rupture et le motif (le motif est nécessaire pour générer le document de rupture).
Cochez ou non Maintien en formation (voir ci-dessous).
Cliquez sur Déclarer la rupture.
Avec ou sans maintien en formation ?
Avec maintien : l’apprenti continue sa formation au CFA malgré la fin de son contrat de travail, jusqu’à une date de fin de maintien. La prise en charge de la formation par l’OPCO peut se poursuivre sur cette période.
Sans maintien : la formation s’arrête à la date de rupture.
À tout moment, vous pouvez consulter ou annuler la rupture depuis le dossier (bouton en haut de la fiche, ou Actions puis Annuler la rupture).
2. Déposer la rupture auprès de votre OPCO
Déclarer la rupture dans votre espace ne suffit pas : vous devez ensuite la déposer auprès de votre OPCO. Cette démarche est manuelle et à votre main.
Un document de notification de rupture est généré à l’étape 1 : vous le retrouvez dans le dossier, dans la rubrique rupture (bouton Télécharger). C’est ce document qui vous sert pour le dépôt auprès de l’OPCO.
C’est ensuite l’OPCO qui, une fois la rupture traitée de son côté, recalcule l’échéancier et ajuste la prise en charge à la présence réelle de l’apprenti. Tant que l’OPCO n’a pas traité la rupture, l’échéancier n’est pas modifié.
⚠️ Ne facturez pas tant que la rupture n’est pas traitée par l’OPCO. L’échéancier n’étant pas encore recalculé, vous risqueriez de facturer un montant qui devra ensuite être corrigé par un avoir. Attendez que la rupture soit prise en compte.
3. Régulariser la facturation après traitement
Une fois la rupture traitée par l’OPCO et l’échéancier recalculé, comparez le nouveau montant avec ce que vous avez éventuellement déjà facturé :
si vous n’aviez pas encore facturé : facturez simplement le nouveau montant ;
si vous aviez facturé plus que le nouveau montant pris en charge : établissez un avoir pour annuler le trop-facturé, puis refacturez au bon montant.
Certificat de réalisation : selon votre OPCO, un certificat de réalisation peut être exigé pour justifier les heures réellement effectuées avant de procéder au règlement. Fournissez-le si votre OPCO le demande.
4. Créer un avoir
Un avoir est une facture au montant négatif qui annule tout ou partie d’une facture existante :
Allez dans Facturation et ouvrez l’échéancier concerné (cliquez sur sa ligne).
Cliquez sur Créer un avoir personnalisé.
Sélectionnez l’échéance concernée et saisissez le montant de l’avoir (il s’inscrit en négatif).
Cliquez sur Générer. L’avoir est créé et rattaché à l’échéancier.
La bonne pratique comptable : un avoir pour annuler la facture erronée, puis une nouvelle facture au montant correct.
5. Transmettre l’avoir à l’OPCO
Point important : générer un avoir ne le transmet pas automatiquement à votre OPCO. Comme une facture, l’avoir doit être envoyé à l’OPCO pour être pris en compte. Tant qu’il n’est pas transmis, votre OPCO continue de voir l’ancien montant.
La transmission suit le même principe que l’envoi d’une facture : voir l’article Comment envoyer une facture à un OPCO.
Bonnes pratiques
Déclarez la rupture dès qu’elle est connue, et déposez-la sans tarder auprès de l’OPCO.
N’émettez pas de facture tant que la rupture n’est pas traitée par l’OPCO : l’échéancier n’est pas encore à jour.
Après un avoir, vérifiez le nouveau montant de l’échéance, refacturez si nécessaire, et pensez à transmettre l’avoir à l’OPCO (l’étape la plus souvent oubliée).
Besoin d’aide ?
Un cas particulier (avoir sur un dossier déjà transmis, écart de montant, plusieurs échéances concernées, rupture pour liquidation ou force majeure) ? Écrivez-nous depuis la messagerie en bas à droite de l’écran en décrivant le dossier : on regarde avec vous.