In diesem Artikel erklären wir dir, wie du einen Kontakt, der sich über ein externes System bei dir meldet, in umsatz.io übertragen kannst.

Diese Anleitung beinhaltet die folgenden Schritte:

Fehlerbehebung

Um einen Zap mit umsatz.io zu erstellen, musst du dich zunächst in deinen Zapier-Account einloggen.

In diesem ersten Schritt wählst du das Tool aus, das du mit umsatz.io und Zapier verbinden möchstest. In unserem Beispiel wählen wir Calendly.

Klicke anschließend auf Continue und melde dich mit deinem Calendly API Key an. Diesen findest du in Calendly unter Integrationen und dann auf API Key:

Wähle deinen Account und klicke auf Continue:

Nun wird ein erster Test-Kontakt abgerufen:

Anschließend fügen wir noch einen Schritt hinzu, um den Vornamen und den Nachnamen des Kunden zu trennen, um die Felder später separat verwenden zu können. Dazu wähle das Plus und dann Formatter by Zapier und wähle die folgenden Einstellungen:

Klicke Continue und Test Action. Füge über das + nun einen weiteren Schritt hinzu.

Klicke auf Filter.

Anschließend kannst du festlegen, welches Calendly-Event hier betrachtet werden soll, falls du mehrere Calendly-Events hast. In unserem Beispiel wählen wir das Event mit dem EventType Slug "umsatz-io-demo":

Jetzt klickst du auf das + um einen weiteren Schritt hinzuzufügen. Im nächsten Schritt musst du umsatz.io in der Suche eingeben. Dort wirst du einen Eintrag finden mit umsatz.io (Beta)

In diesem Schritt wollen wir zunächst mal überprüfen, ob es unserem Kontakt bereits im System gibt. Dazu wählen wir "Kontakt per E-Mail finden".

Unter Account musst du nun deinen umsatz.io API Key eingeben. Gehe dazu in den Einstellungen auf Integrationen. Dort kannst du dir deinen Schlüssel einblenden lassen und ihn anschließend in dem Zapier Fenster einfügen:

Im nächsten Step geben wir die E-Mail aus dem Kalender-Tool ein und wählen bei "Should this be considered a success when nothing is found" -> "Yes"

Nun gehst du auf Continue und anschließend auf Test Action.

Unser Test sollte jetzt keinen Kontakt gefunden haben, was ja auch völlig normal ist, da es noch keinen Kontakt mit dieser E-Mail in unserem System gibt. Klicke auf das + um einen neuen Step hinzuzufügen. Wähle "Paths" um einen Entweder/Oder-Pfad zu erstellen.

Wir wollen nun die beiden Pfade "Kontakt existiert bereits" und "Kontakt existiert noch nicht" erstellen. Dafür benennen wir die beiden Pfade erstmal um, um mehr Übersicht zu bekommen.

Klicke auf die drei Punkte, um die Pfade umzubenennen.
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Nun klicken wir in den ersten Pfad und wählen folgendes aus. Unter "Only continue if.." in das Feld klicken:

3. Klicken auf: Kontakt per E-Mail finden in umsatz.io und dann auf Show all options.
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Und anschließend auf: "Zap Search Was Found Status false"

Im nächsten Feld rechts daneben auf: (Boolean) Is false

Sobald du auf Continue gehst, sollte dein Schritt dann so aussehen und grün sein.

Jetzt gehst du auf Continue und dann auf das + um einen nächsten Schritt hinzuzufügen.
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Im nächsten Schritt suchst du wieder umsatz.io als App und wählst die Aktion Kontakt erstellen.

Im Kontakt fügst du nun alle relevanten Informationen hinzu. In unserem Beispiel nehmen wir Vorname und Nachname aus dem "Formatter" Step und die E-Mail aus dem Calendly-Step.

Du kannst natürlich auch weitere Felder ausfüllen, die für dich hier relevant sind.

Nur so kann sichergestellt werden, dass das Datum korrekt von umsatz.io dargestellt wird. Falls du ein Datum in einem anderen Format hast, formatiere es bitte in Zapier mit einem Formatter Step um.

Sobald du alle Felder ausgefüllt hast, kannst du auf Continue und Test Action klicken. Das Ergebnis sollte bei dir wie folgt aussehen.

Als Gegenprobe kannst du in deinem umsatz.io Account nachschauen, ob der Kontakt angelegt wurde:

Hinweis: Solltest du an dieser Stelle den folgenden Fehler bekommen, existiert bereits ein Kontakt mit dieser E-Mail Adresse im System. Deshalb kann er nicht nochmal angelegt werden. Falls du keinen Kontakt im System mit dieser E-Mail hast, schaue unbedingt auch im Archiv nach (Einstellungen -> Archiv) und lösche den Kontakt dort und versuche es noch einmal.

Nachdem wir nun den Kontakt angelegt haben, möchten wir nun einen Deal in der entsprechenden Deal-Phase anlegen. Dafür klicken wir auf das + suchen anschließend wieder nach umsatz.io und wählen Deal erstellen.

Dort geben wir einen Deal-Namen ein (Name des Kunden bietet sich an) und anschließend wie folgt den verknüpften Kontakt (Linked contact): siehe GIF Animation.
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Im Anschluss wählen wir noch die Pipeline und die entsprechende Deal-Phase aus, in welcher der Deal angelegt werden soll und klicken auf Continue und Test Action.

Du kannst natürlich auch noch weitere Felder ausfüllen. Für diese Anleitung belassen wir es allerdings bei diesen Feldern.

Nun haben wir den Kontakt und den Deal erfolgreich erstellt. Klicke auf das X oben rechts und wir kümmern uns nun um den anderen Pfad.

Im nächsten Pfad wollen wir uns darum kümmern, was passieren soll, wenn es den Kontakt bereits gibt. Für diesen Fall wollen wir den Deal des Kontakts finden und anschließend in die Phase verschieben die wir haben möchten. Klicke nun auf Kontakt existiert bereits.

Anschließend wählst du folgende Einstellungen:

Sobald du diesen Schritt testest, wirst du merken, dass Zapier uns sagt, dass dieser Schritt nicht ausgeführt werden würde. Das ist auch völlig normal und richtig, weil der Kontakt in dem "Such-Schritt" von vorher ja noch nicht gefunden werden konnte. Klicke nun einfach auf Continue.

Füge über das + Symbol einen neuen Schritt hinzu und suche wieder nach umsatz.io.

Dieses Mal wählst du Verknüpfte Deals per E-Mail finden.

Hier wählst du die E-Mail Adresse deines Kontaktes aus und wählst unter:

"Should this be considered a success when noting is found" -> "Yes".

Anschließend auf Continue.

Anschließend sollte ein Deal für deinen Kontakt gefunden werden:

Füge einen neuen Schritt über das + Symbol hinzu und suche nach umsatz.io.

Füge den Schritt Deal-Aktualisieren hinzu und nimm dort folgende Einstellungen vor:

Du kannst dort natürlich die Pipeline und Deal-Phase auswählen, die für dich relevant ist.

Abschließend gehst du auf Continue und Test Action.

Du kannst nun auf Publish Zap klicken und dein Zap ist erfolgreich erstellt und aktiv!

Falls du Fragen hast, melde dich gerne bei uns!