Anleitung: Vertriebs-Controlling und Call-Tracking

1. Einführung

Wir freuen uns, euch unser neues Feature "Vertriebs-Controlling" vorzustellen. In diesem Artikel erklären wir euch, wie das Feature funktioniert und wie ihr es optimal nutzen könnt.

2. Anleitung zum Vertriebs-Controlling

Unser Feature "Vertriebs-Controlling" basiert auf dem Erfassen und Tracken eurer Anrufaktivitäten. Es ermöglicht das Tracken von Opening Calls, Setting Calls und Closing Calls und zeigt entsprechende Kennzahlen dafür an. Für diese Kennzahlen könnt ihr auch Benchmarks festlegen, die eure farbliche Darstellung verbessern und individuell auf euren Vertrieb anpassen.

3. Wann landet ein Call im Vertriebs-Controlling?

Ein Call landet im Vertriebs-Controlling, sobald er als Anrufaktivität erfasst und getrackt wird. Bitte beachtet, dass andere Aktivitäten nicht im Vertriebs-Controlling erfasst werden.

4. Bedeutung der Kennzahlen

Die Kennzahlen im Vertriebs-Controlling bieten einen umfassenden Überblick über eure Vertriebsaktivitäten. Sie beziehen sich auf verschiedene Aspekte eurer Calls, wie z.B. die Anzahl der Wählversuche, die Anzahl der erreichten Gatekeeper und Entscheider, und die Anzahl der vereinbarten Termine. Je nach Call Type können verschiedene Kennzahlen relevant sein.

Opening-Call Kennzahlen
Setting-Call Kennzahlen
Closing-Call Kennzahlen

Opening-Call Kennzahlen

Kennzahl	Erläuterung
Wählversuche	Zeigt an, wie viele gespeicherte Wählversuche insgesamt durchgeführt wurden.
Gatekeeper	Zeigt an, wie oft ein Gatekeeper (Vorzimmer, Assistent, etc.) bei den Wählversuchen erreicht wurde.
Entscheider	Zeigt an, wie viele Entscheider insgesamt erreicht wurden. Die obere Zahl zeigt die Entscheider, die nach dem Gatekeeper durchgestellt wurden, die untere Zahl zeigt die Entscheider, die direkt am Telefon erreicht wurden.
Davon terminiert	Zeigt an, mit wie vielen Entscheidern ein Termin vereinbart wurde. Die obere Zahl zeigt die Anzahl der Termine, die nach Kontakt mit einem Gatekeeper vereinbart wurden, die untere Zahl zeigt die Anzahl der Termine, die direkt mit einem Entscheider vereinbart wurden.
Termine total	Zeigt an, wie viele Termine insgesamt gesetzt wurden.
Erreichbarkeitsquote	Anzahl der erreichten Personen (Gatekeeper + Entscheider) geteilt durch die gesamten Wählversuche.
Durchstellquote	Anzahl der durchgestellten Entscheider geteilt durch die Anzahl der erreichten Gatekeeper.
Terminierungsquote	Zeigt an, wie viele der erreichten Entscheider letztendlich einen Termin vereinbart haben. Bezieht sich sowohl auf Entscheider, die nach einem Gespräch mit einem Gatekeeper erreicht wurden, als auch auf Entscheider, die direkt erreicht wurden.

Setting-Call Kennzahlen

Kennzahl	Erläuterung
Nicht stattgefunden	Zeigt an, wie viele Calls nicht durchgeführt wurden.
Stattgefunden	Zeigt an, wie viele Calls durchgeführt wurden.
Nicht erreicht	Zeigt an, wie oft der Interessent nicht erreicht wurde (nicht ans Telefon gegangen).
Verschoben	Zeigt an, wie oft der Interessent erreicht wurde oder sich gemeldet hat und es abgesprochen wurde, das Gespräch zu verschieben.
Abgesagt	Zeigt an, wie oft der Interessent erreicht wurde oder sich gemeldet hat und den Termin abgesagt hat.
Follow-Up	Zeigt an, wie viele Interessenten nach einem initialen Gespräch weiterverfolgt werden müssen. Dies bedeutet in der Regel, dass noch offene Fragen geklärt werden müssen oder dass weitere Informationen benötigt werden, bevor der Interessent für einen Closing-Call geeignet ist.
Qualifiziert	Zeigt an, wie viele Interessenten für ein Closing-Call geeignet sind, allerdings wurde noch kein Termin dafür festgelegt.
Terminiert	Zeigt an, wie viele Interessenten für ein Closing-Call geeignet sind und es wurde ein Termin dafür festgelegt.
Unqualifiziert	Zeigt an, wie viele Interessenten für das Angebot nicht geeignet sind und disqualifiziert wurden.
No-Show-Rate	Anzahl der nicht stattgefundenen Calls durch die Gesamtzahl der Calls.
Qualifizierungsquote	Anzahl der Interessenten die qualifiziert wurden durch alle Calls insgesamt.
Terminierungsquote	Anzahl der Interessenten die terminiert wurden durch alle Calls insgesamt.

Closing-Call Kennzahlen

Kennzahl	Erläuterung
Nicht stattgefunden	Zeigt an, wie viele Calls nicht durchgeführt wurden.
Stattgefunden	Zeigt an, wie viele Calls durchgeführt wurden.
Nicht erreicht	Zeigt an, wie oft der Interessent nicht erreicht wurde (nicht ans Telefon gegangen, nicht erschienen, nicht im Zoom Raum).
Verschoben	Zeigt an, wie oft der Interessent erreicht wurde oder sich gemeldet hat und es abgesprochen wurde, das Gespräch zu verschieben.
Abgesagt	Zeigt an, wie oft der Interessent erreicht wurde oder sich gemeldet hat und den Termin abgesagt hat.
Verkauft	Zeigt an, wie oft der Interessent zum Kunden geworden ist.
Nicht verkauft	Zeigt an, wie oft der Interessent nicht zum Kunden geworden ist.
No-Show-Rate	Anzahl der nicht stattgefundenen Calls durch die Gesamtzahl der Calls.
Abschlussquote	Anzahl der abgeschlossenen Calls (der Interessent ist zum Kunden geworden) durch die Gesamtzahl der Calls.

5. Call-Types zusammenfassen

Aktuell ist es noch nicht möglich, Call-Types zusammenzufassen, allerdings ist diese Funktion bereits in Planung.

6. Anpassung des Call Flows

Eine Anpassung des Call Flows ist nicht vorgesehen, um eine sinnvolle Darstellung der Kennzahlen und des Trackings zu gewährleisten.

7. Verwendung der Call-Types

Opening-Call:

Diese Art von Anruf ist oft der erste Kontakt mit einem potenziellen Kunden. Sie dienen dazu, Interesse zu wecken und einen Eindruck vom Bedarf des Kunden zu bekommen. Unterschiedliche Arten von Opening-Calls können sein:

DMC Call: Ein "Direct Mailing Coldcall (+ Outreach)" wird durchgeführt, wenn du zuvor Material (z.B. Broschüren, Produktinformationen) per Post an einen potenziellen Kunden gesendet hast und in diesem Anruf darauf Bezug nimmst. Es dient dazu, das Interesse zu wecken und möglicherweise einen weiteren Anruf oder ein Treffen zu vereinbaren.
Cold Call: Ein Cold Call wird durchgeführt, wenn du einen potenziellen Kunden ohne vorherigen Kontakt anrufst. Dies ist oft der erste Schritt im Vertriebsprozess.
Book-Opening Call: Ein Book-Opening Call wird durchgeführt, wenn du Personen anrufst, die ein Buch gekauft haben, und nach ihrem Interesse fragst. Es dient dazu, eine mögliche Geschäftsbeziehung aufzubauen und zu verstehen, wie dein Angebot ihren Bedürfnissen entsprechen könnte.

Setting-Call:

Diese Anrufe dienen dazu, den Bedarf des Kunden weiter zu erkunden, offene Fragen zu klären und die Eignung des Kunden für dein Angebot zu beurteilen. Hier einige Beispiele für Setting Calls:

Qualifizierungs-Gespräch: Hierbei handelt es sich um ein tiefergehendes Gespräch, bei dem die Bedürfnisse und Anforderungen des Kunden im Detail besprochen werden.
Goodwill Calls: Diese Anrufe dienen dazu, eine Beziehung zum Kunden aufzubauen und das Vertrauen zu stärken.

Closing-Call:

Diese Anrufe sind dazu da, das Geschäft abzuschließen. Sie können in verschiedenen Formen auftreten:

Sales-Call: Ein Sales Call ist das finale Gespräch, bei dem du versuchst, den Kunden von deinem Angebot zu überzeugen und den Verkauf abzuschließen.
Upsell-Call: Bei einem Upsell Call versuchst du, dem Kunden zusätzliche Produkte oder Dienstleistungen anzubieten, die über das ursprüngliche Angebot hinausgehen.
Closing-Follow-Up Call: Dieser Anruf dient dazu, nach dem Abschluss des Geschäfts nachzuverfolgen, ob alles zur Zufriedenheit des Kunden verlaufen ist und ob es weitere Anforderungen gibt.

Um das Tracking und die Organisation deiner Anrufe zu verbessern, kannst du für jeden dieser Call Types mehrere untergeordnete Calls anlegen. Dies ermöglicht dir, genau zu verfolgen, welche Art von Anruf du durchgeführt hast und gibt dir einen besseren Überblick über deinen Vertriebsprozess.

8. Anpassung der Farben

Die Anpassung der Farben ist in den Einstellungen der jeweiligen Call Types möglich. Diese Anpassungen sind individuell für jeden Betrieb.

9. Festlegen von Benchmarks

Benchmarks sind individuell für jeden Betrieb und sollten auf der Grundlage eurer bisherigen Kennzahlen oder eurer Ziel-Kennzahlen festgelegt werden. Denkt darüber nach, welche Ziele ihr erreichen möchtet und legt eure Benchmarks entsprechend fest.

10. Abschluss

Wir hoffen, dieser Artikel hilft euch dabei, das Maximum aus unserem neuen Feature "Vertriebs-Controlling" herauszuholen. Bei weiteren Fragen stehen wir euch natürlich gerne zur Verfügung. Lasst uns gemeinsam euren Vertrieb auf das nächste Level heben!