Aparte de usar fichas prediseñadas por defecto, dentro de tu portal podrás crear y personalizar tus propias plantillas de ficha y de entrada. Si todavía no conoces las principales diferencias entre estos dos tipos de plantilla, las de ficha y las de entrada, consulta este artículo donde te lo explicamos todo.
1. Cómo crear tus propias plantillas de ficha
Ve a Configuración/Documentos y firmas/Plantillas y dentro del apartado izquierdo Fichas pulsa en el botón +
Se abrirá la plantilla en la que puedes cambiar el nombre en la parte superior izquierda y luego, en la parte de la derecha donde está el icono de la ruedita, que se llama Ajustes de la ficha, podrás configurar:
La privacidad
Si escoges la opción Público, todos los profesionales del centro podrán ver esta ficha.
En caso de escoger la opción Restringido, solo los profesionales seleccionados podrán ver esa ficha.
Dentro de la Exportación a PDF de la ficha
Activa Incluir Logotipo si quieres que salga tu logo en la ficha
Activa Incluir Datos del cliente si quieres que aparezcan todos los datos que tienes guardados en su ficha de cliente
En el campo Encabezado podrás añadir texto en modo de resumen o presentación de tu ficha
En el Pie de página podrás añadir texto como cierre o conclusiones
Una vez configurada esta parte, si quieres saber cómo puedes crear y usar cada uno de los botones de la derecha al detalle, ve directamente al punto 3 de esta guía.
2. Cómo crear tus propias plantillas de Entradas de historial
Ve a Configuración/Documentos y firmas/Plantillas y dentro del apartado derecho Entradas de Historial pulsa en el botón +
Se abrirá la plantilla en la que puedes cambiar el nombre en la parte superior izquierda y luego, en la parte de la derecha donde está el icono de la ruedita, que se llama Ajustes de la entrada, podrás configurar:
La privacidad
Si escoges la opción Público, todos los profesionales del centro podrán ver esta ficha.
En caso de escoger la opción Restringido, solo los profesionales seleccionados podrán ver esa ficha.
Permitir añadir pizarras. Con las pizarras gráficas podrás subir imágenes o esquemas a tus fichas de pacientes para marcar de forma precisa puntos de dolor, zonas de tratamiento o diagnósticos visuales. Si activas este check, permitirás que dentro de la entrada se puedan usar las pizarras. Para más info sobre cómo crear y utilizar pizarras, consulta esta guía.
Permitir adjuntar archivos. Al activar este check, podrás subir documentos de apoyo a tu entrada que te ayuden a completar la información del cliente o paciente (por ejemplo, ecografías, radiografías, etc).
Dentro de la Exportación a PDF de la ficha
Activa Incluir Logotipo si quieres que salga tu logo en la ficha
Activa Incluir Datos del cliente si quieres que aparezcan todos los datos que tienes guardados en su ficha de cliente
En el campo Encabezado podrás añadir texto en modo de resumen o presentación de tu ficha
En el Pie de página podrás añadir texto como cierre o conclusiones
En el siguiente punto, el punto 3, repasamos cómo puedes crear y usar cada uno de los botones de la derecha al detalle.
3. Cómo usar y configurar el apartado de Bloques o botones
Dentro de nuestara plantilla, en el apartado Bloques podremos ir añadiendo y configurando todos los botones que necesitemos para nuestra plantilla. Simplemente con clicar encima del botón deseado del menú de la izquierda, este se nos habilitará en la parte central para poder hacer los ajustes que quieras. Vamos a repasar cada uno de ellos.
A. Botón H1 Título
Este botón te permite añadir un título con letra grande. Puede servir simplemente para iniciar el documento con un título grande o para ir añadiendo diferentes títulos destacados a la plantilla.
En la parte central añade el texto que quieres que aparezca y se guardará directamente.
Además, si pulsas encima del bloque, se te habilitará en la parte derecha un apartado con la opción de escribir el texto del título desde ahí y además podrás escoger qué tamaño quieres que tenga (disponible en 3 tamaños: Título 1, Título 2 y Título 3):
En la parte derecha de la configuración de este bloque también podrás marcar el check Ancho medio para reducir el tamaño de dicho bloque a la mitad. De esta manera, podrás aprovechar la otra mitad que ocupaba el bloque para añadir otro apartado si lo deseas (por ejemplo, puedes añadir una respuesta corta que veremos más adelante en el documento).
B. Botón Texto
Este botón te permite añadir un texto con la extensión que quieras y además lo puedes editar.
Tienes la opción de:
Marcar texto en negrita
Marcar texto en cursiva
Marcar texto subrayado
Añadir color a tus textos
Realizar enumeraciones con puntos o números
Justificar el texto
Aumentar o disminuir el interlineado del texto
Si pulsas encima del bloque, se te habilitará en la parte derecha un apartado con varias opciones. En primer lugar, si seleccionas Ancho Medio para reducir el tamaño de dicho bloque a la mitad y que puedas poner otro bloque a su lado:
Si pulsas en los 3 puntitos que hay al lado de Texto, podrás guardar dicho texto en tu biblioteca para que ese texto puedas reutilizarlo en otras plantillas nuevas
Te aparecerá una ventana nueva en la que podrás poner un título al texto con el que quieres que se quede guardado en tu biblioteca para futuros usos.
Estos textos podrás reutilizarlos en futuras plantillas clicando sobre el apartado Biblioteca del menú de la izquierda (al lado de Bloques) y pulsando sobre el propio texto se abrirá en tu plantilla.
C. Botón de Selector de Fecha
Al pulsar sobre este botón podrás darle un título al bloque y quedará habilitado el propio selector de la fecha para que cuando abras la plantilla en la ficha del cliente puedas marcar una fecha (por ejemplo, fecha prevista de parto).
En la parte derecha de la configuración de este bloque podrás marcar el check Ancho medio para reducir el tamaño de dicho bloque a la mitad:
Por otro lado, podrás en la parte derecha también verás la opción Valor por defecto, donde puedes escoger si quieres que no haya una fecha seleccionada por defecto, para que la puedas escoger tú luego dentro de la plantilla del cliente (por ejemplo, si quieres escoger una fecha de cumpleaños concreta) o podrás marcar la opción Hoy para que el día que le asignes la plantilla al cliente, ese campo quede marcado por defecto con la fecha de ese día (por ejemplo, si quieres que ese campo se use para dejar constancia de la fecha de creación del documento).
Por último, también podrás marcar que este bloque sea obligatorio marcando el check llamado Obligatorio de la parte derecha:
D. Botón Respuesta corta
Al pulsar sobre este botón podrás darle un título al bloque y quedará habilitado el propio campo de texto corto para que cuando abras la plantilla en la ficha del cliente puedas introducir el texto que quieras (por ejemplo, si quieres indicar la actividad física que realiza el paciente, pilates 2 veces/semana).
Si pulsas encima del bloque, se te habilitará en la parte derecha un apartado con varias opciones.
Desde arriba, en Respuesta Corta, si pulsas los tres puntitos/Guardar en biblioteca, podrás guardar el texto en la biblioteca para usarlo en otras plantillas diferentes
Ancho medio: para reducir el tamaño de dicho bloque a la mitad.
Título Pregunta: podrás también cambiar desde ahí el título del bloque.
Texto de ejemplo: para que puedas sugerir luego en la plantilla un texto de ejemplo que oriente a quien está rellenando la plantilla luego desde la ficha del cliente (este texto se mostrará en gris como ejemplo, pero no se mostrará como respuesta).
Límite de caracteres: para poder limitar el total de caracteres que quieras que pueda rellenarse en este campo.
Multiselección: si lo activas, permite añadir varias respuestas escribiendo y pulsando Intro.
Obligatorio: si activas este check, este campo será obligatorio para rellenar en la plantilla.
Punto de alerta: resalta este campo con un color para llamar la atención sobre él.
E. Botón Respuesta larga
Funciona exactamente igual que la respuesta corta, pero permite además ampliar la vista inicial del ancho del bloque desde la opción Líneas iniciales de la derecha. Puedes escoger entre 2,4, 6, 8 o 10. Cuantas más líneas escojas, más amplio se verá el bloque de texto. Este bloque está diseñado para añadir textos más largos (antecedentes, evoluciones clínicas, etc).
F. Botón Sí/No
Este botón sirve para que luego en la plantilla podamos marcar o desmarcar un SÍ o No. Por ejemplo: si queremos informar de si es fumadora la persona, si está embarazada, etc.
En el menú de edición de la derecha podemos marcar, aparte del ancho medio para que se reduzca a la mitad el tamaño del bloque:
El estilo (si queremos que sea un interruptor como el que hay activado por defecto o una casilla).
Si queremos que en el estado inicial del botón venga activado o desactivado por defecto
Y, por último, si queremos que sea obligatorio este botón.
G. Botón Buscador
Es un campo de búsqueda que está conectado con dos bases de datos:
Diagnósticos Médicos, que es una clasificación internacional de enfermedades
Vademecum, que es la lista oficial de medicamentos
Por tanto, a este botón le puedes dar diferentes usos. Por ejemplo, si lo quieres usar como un buscador de diagnósticos, puedes nombrarlo así en el título del bloque y luego en el Tipo de Catálogo escoger la opción de Diagnósticos Médicos para que luego en la plantilla del cliente uses este botón como buscador de diagnósticos. Desde ahí te saldrá para autocompletar el código y la nomenclatura de enfermedades como por ejemplo la lumbalgia crónica.
Otro uso que puedes darle es como buscador de medicamentos. Para ello, en Tipo de Catálogo escoge la opción de Vademécum para que luego en la plantilla del cliente uses este botón como buscador de medicamentos (si buscas "Nuro..." te aparecerá Nurofén 500mg, por ejemplo).
En el cuadro de edición de la derecha, además, podrás ajustar lo siguiente:
El ancho medio del bloque para que ocupe la mitad.
El título del bloque.
Podrás añadir un texto de ejemplo para que el profesional luego tenga una referencia.
El Tipo de Catálogo que quieres usar luego en la plantilla como buscador como hemos explicado antes: Diagnósticos Médicos y Vademécum.
El check de Multiselección, que permite seleccionar a la vez varios resultados del catálogo.
Permitir texo libre: permite escribir una respuesta que no está en el catálogo, es decir, con este check activado el bloque funcionaría como un campo normal de respuesta corta.
El check de Obligatorio para que el bloque siempre sea necesario responderlo.
Punto de alerta: si marcas este check, podrás resaltar este campo con un color para llamar la atención sobre él.
H. Botón Selección única
Este botón es para poder escoger en la plantilla del cliente una de varias opciones. En la parte superior izquierda añadiremos el título del bloque (Por ejemplo: Sexo) y luego en la parte de la derecha que se llama Opciones de respuesta añadiremos las diferentes opciones: Hombre, Mujer...
También podremos activar el Ancho Medio para que el bloque ocupe la mitad o activar que sea Obligatoria.
I. Botón Selección Múltiple
Es exactamente igual que el botón de Selección única, pero en este caso desde la plantilla de respuestas podrás seleccionar más de una opción a la vez. Por ejemplo, si queremos seleccionar diferentes alergias dentro de diferentes opciones: legumbres, frutos secos, pescado azul...
J. Botón Escala numérica
Este botón sirve para establecer escalas numéricas de dolor, intensidad, incluso para realizar valoraciones o poner puntuaciones para encuestas.
En el editor de la derecha, puedes ajustar el número mínimo y máximo en la escala. Si por ejemplo quieres que sea una escala del 0 al 5, añade un 0 en el campo Mínimo y un 5 en el campo Máximo.
K. Botón Etiquetas
Este botón te permite añadir en la plantilla del cliente distintas etiquetas. Por ejemplo, si queremos indicar que la paciente está embarazada o que viene para un tratamiento postquirúrgico, podremos usar este tipo de etiquetas diferenciales que nos ayudarán a clasificar fácilmente cada caso.
Luego, desde la propia plantilla del cliente podrás escribir la palabra clave que quieras, por ejemplo "embarazada" y pulsar en Enter para que se quede guardada como una etiqueta.
En el editor de la derecha del bloque podrás escoger qué color de etiqueta quieres y si quieres que sea un botón obligatorio desde el check Obligatorio o si quieres que ocupe la mitad del bloque desde el check Ancho Medio.
L. Botón Firma
Te permite añadir un bloque para que desde la plantilla del cliente firme el profesional en el momento o use su firma guardada.
Podrás convertir este campo en Obligatorio o ajustar el ancho a la mitad desde el menú de edición de la derecha.
Si quieres tener la firma ya subida de antemano a tu base de datos y que no tengas que firmar a mano cada plantilla, ve a Documentos y firmas/Firmas/Añadir Firma:
Podrás subirla en forma de imagen desde la opción Subir una Imagen o bien dibujarla desde la opción Dibujar firma
De este modo, ya tendrás tu firma guardada para que aparezca directamente en futuros documentos en los que hayas seleccionado el botón Firma.
M. Botón Separador
Sirve para poder establecer líneas de separación entre bloques o botones.
Desde el editor de la parte derecha podrás escoger el Estilo de la línea (Sólida o Discontinua) y el tamaño del margen en Márgenes (Pequeño, Medio o Grande).
Cómo localizar y usar textos de la Biblioteca ya guardados
Ve a Configuración/Documentos y firmas/Plantillas y dentro del apartado izquierdo Fichas o del apartado derecho Entradas de historial pulsa en el botón + o abre alguna de tus plantillas ya existentes si deseas editar alguna.
Una vez abierta la plantilla, clica sobre el apartado Biblioteca del menú de la izquierda (al lado de Bloques) y pulsa sobre el propio texto deseado para que se abra el texto guardado en tu biblioteca en un nuevo bloque.
5. Cómo editar plantillas de fichas y entradas
Ve a Configuración/Documentos y firmas/Plantillas y bien desde el apartado izquierdo de Fichas o bien desde el apartado derecho de Entradas pulsa sobre los 3 puntitos de la plantilla que quieres editar y luego en la opción Editar
Desde ahí accederás dentro de la plantilla de la ficha o entrada y podrás realizar los ajustes que desees.
6. Cómo duplicar plantillas de fichas y entradas
Ve a Configuración/Documentos y firmas/Plantillas y bien desde el apartado izquierdo de Fichas o bien desde el apartado derecho de Entradas pulsa sobre los 3 puntitos de la plantilla que quieres editar y luego en la opción Duplicar
Una vez pulsada esta opción, se generará una nueva ficha con el nombre de la original, pero además añadirá un (copia) al final.
6. Cómo eliminar plantillas de fichas y entradas
Para eliminar una plantilla de fichas y entradas, ve a Configuración/Documentos y firmas/Plantillas y bien desde el apartado izquierdo de Fichas o bien desde el apartado derecho de Entradas pulsa sobre los 3 puntitos de la plantilla que quieres editar y luego en la opción Eliminar.
Te preguntará el motivo por el que deseas eliminarlo, escríbelo y pulsar Eliminar de nuevo para eliminarla definitivamente.
Por último, una vez creadas la plantillas de fichas y entradas, podrás asignarlas a tus pacientes o clientes desde su ficha. Consulta en esta guía cómo hacerlo: https://intercom.help/viday/es/articles/17732876-como-asignar-las-plantillas-de-fichas-y-entradas-a-las-fichas-de-los-clientes
Para cualquier otra duda o cuestión, no dudes en escribir al equipo de soporte a través del chat morado.