Geteilte Kontakte und Anlässe synchronisieren sich mit den entsprechenden Fahrtenbüchern Ihrer Fahrer. Bei der Kategorisierung einer Fahrt werden den Fahrern, die Mitglieder einer Gruppe sind, die bereits angelegten Kontakte und Anlässe vorgeschlagen. Dies kann Ihren Fahrern das individuelle Anlegen von Kontakten und Anlässen in vielen Fällen ersparen.
In diesem Artikel:
Gruppe anlegen
Klicken Sie im Menü auf Einstellungen und dann auf den Menüpunkt Geteilte Kontakte.
Klicken Sie auf das + Symbol oben rechts in der Übersicht Geteilte Kontakte.
Geben Sie einen Namen für die Gruppe ein.
Sie müssen hier schon mindestens einen Mitarbeiter der Gruppe zuordnen. Beginnen Sie, den Namen der Person einzugeben. Sobald der Name in der Dropdown-Liste erscheint, können Sie ihn auswählen.
Geben Sie nun weitere Namen ein oder klicken Sie gleich auf Speichern. Sie können jederzeit in den Gruppendetails weitere Mitglieder zuordnen.
Mitglieder zuordnen
Klicken Sie in der Gruppenübersicht auf das Kästchen Mitglieder bei der entsprechenden Gruppe.
Klicken Sie in der Zeile eines Nicht-Mitglieds auf Hinzufügen, oder setzen Sie ein Häkchen bei mehreren Nicht-Mitgliedern, um Sie gleichzeitig hinzuzufügen.
Durch Klick auf Entfernen in der Mitgliederliste können Sie Mitglieder von der Gruppe entfernen.
Kontakt anlegen
Klicken Sie in der Gruppenübersicht auf das Kästchen Kontakte bei der entsprechenden Gruppe.
Klicken Sie auf das Plus-Symbol rechts oben auf der Seite.
Geben Sie die Details zum Kontakt ein.
Klicken Sie auf Speichern.
Hinweis: Kontakte, die über die Fahrtenbücher der einzelnen Nutzer hinzugefügt werden, tauchen nicht in der Gruppe auf. In der Gruppe sind nur die Kontakte sichtbar, die vom Fleet-Administrator in die Gruppe eingepflegt wurden.
Kontakte importieren
Um eine Vielzahl an Kontakten einzupflegen, können Sie die Kontakte in einer Excel-Datei erfassen und in Fleet importieren.
Die Datei darf maximal 2.500 Kontakte enthalten. Wenn Sie mehr Kontakte hochladen möchten, verwenden Sie mehrere Dateien.
Klicken Sie in der Gruppenübersicht auf das Kästchen Kontakte bei der entsprechenden Gruppe.
Klicken Sie oben rechts in der Übersicht der Kontakte auf Massenimport.
Klicken Sie auf Vorlage herunterladen.
Füllen Sie die Vorlage aus und speichern Sie sie im .xls-, .xlsx- oder .ods-Format ab.
Klicken Sie oben rechts in der Übersicht der Kontakte auf Massenimport.
Klicken Sie auf Datei hochladen.
Die Felder in der Datei zum Längen- und Breitengrad sind optional. Solange Sie eine valide Adresse mit Straße, Hausnummer, Postleitzahl und Stadt eingeben, werden die entsprechenden Koordinaten automatisch ermittelt.
Die Koordinaten dienen der Umkreiserkennung in der Fahrtenbuch-App. Ist die Umkreiserkennung aktiviert, werden bereits besuchte oder hinterlegte Kontakt-, Privat- und Geschäftsadressen bei der Kategorisierung von Betriebsfahrten als Zieladressen vorgeschlagen, sofern sich diese in unmittelbarer Nähe befinden.
So finden Sie den Längengrad und Breitengrad
Öffnen Sie Google Maps auf Ihrem Computer oder Smartphone und suchen Sie nach der Adresse.
Auf dem Computer: Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Markierung der Adresse. Die Koordinaten werden im Kontextmenü angezeigt.
Auf dem Smartphone: Berühren Sie die Markierung solange, bis die Koordinaten im Suchfeld erscheinen.
Anlass anlegen
Anlässe sind Gründe für Betriebsfahrten wie zum Beispiel Meetings oder Verhandlungen, die wiederholt auftauchen.
Klicken Sie in der Gruppenübersicht auf das Kästchen Anlässe bei der entsprechenden Gruppe.
Klicken Sie oben rechts in der Übersicht der Anlässe auf das + Symbol.
Geben Sie einen Namen ein und klicken Sie auf das Häkchen am Ende der Zeile.
Fahrer anlegen
Mitglieder einer Gruppe haben immer ihren eigenen Zugang zur Fahrtenbuch App, Fahrer aber nicht unbedingt. Das Anlegen von Fahrern kann z.B. hilfreich sein, wenn Sie einen Gruppenzugang für eine Abteilung anlegen und alle Mitarbeiter, die das Fahrzeug fahren dürfen, hier hinterlegen.
Die hinterlegten Fahrer stehen bei der Kategorisierung der Fahrten im Feld Fahrer/in zur Auswahl.
Klicken Sie in der Gruppenübersicht auf das Kästchen Fahrer bei der entsprechenden Gruppe.
Klicken Sie oben rechts in der Übersicht der Fahrer auf das + Symbol.
Geben Sie den Vornamen und Nachnamen ein und klicken Sie auf das Häkchen am Ende der Zeile.